* * *
Итак, в данный момент вы произвели сортировку задач, "зачистку" расписания, назначили время для выполнения задач и уплотнили его. Ваша жизнь наполняется важными и осмысленными делами, которые помогают вам в достижении ваших стратегических целей. Жизнь кажется прекрасной. Вы в полном порядке. Чего не хватает? Гармонии. В главе 11 вы научитесь поддерживать постоянное равновесие и гармонию в своей жизни и справляться с кризисами - ежедневными, периодически повторяющимися и длительными, - которые могут выбить вас из колеи.
11. Гармонизация
Планирование и управление временем совсем не похоже на тупую рутинную процедуру. Это постоянное взаимодействие между вами, вашими целями и постоянно меняющимся ритмом и темпом жизни. Жизнь полна сюрпризов, и ваш путь может приносить вам радость, если у вас есть план и навыки, чтобы реагировать на его изменения, сопротивляясь или приспосабливаясь к ним.
В этом суть гармонизации: отслеживать текущую ситуацию и затем вносить коррективы, чтобы не сбиться с намеченного курса. Управляя своим временем, вы должны заботиться о гармонизации своей жизни и уравновешивать свое расписание - ежедневно или раз в два месяца, и всегда, когда вы выбиваетесь из графика, срывая свои планы. Сохранять равновесие, даже когда жизнь делает неожиданные повороты, - большое искусство.
Ежедневный мониторинг.
Для того чтобы не отклоняться от курса (или хотя бы знать, насколько далеко вы отклонились), вам необходимо просматривать свой планировщик как минимум дважды в день: один раз утром и один раз в конце дня. Кроме того, вам необходимо постоянно заглядывать в него на протяжении дня, если ваш график сильно загружен или содержит много различных задач.
В конце каждого дня приводите свое расписание в порядок, производя вечернюю "зачистку" вашего плана распределения времени. Просмотрите список своих дел и отметьте все, что вы сделали. Изучите задачи, к которым вы не приступали, и подумайте, можете ли вы удалить некоторые из них. Задача, казавшаяся очень важной утром, может стать абсолютно неуместной к вечеру. Например, вы собирались составить и отправить важное письмо с деловыми предложениями одному их своих потенциальных клиентов, но тем временем этот клиент позвонил сам и сделал вам заказ, поэтому теперь вы можете вычеркнуть эту задачу из своего списка.
Задачи, которые вы все еще собираетесь выполнить, должны быть перенесены в вашем планировщике на следующие дни. Просмотрите свое расписание на ближайшие несколько дней и решите, когда вы приступите к выполнению этих задач, вписав их в план на соответствующий день.
Я люблю ставить значок в виде кружочка слева от каждого дела, за которое я не успела взяться в течение дня, просто чтобы получить представление о соотношении сделанных и несделанных дел за истекший день. Это дает мне возможность честно оценить эффективность планирования своего времени и помогает совершенствоваться; я постоянно совершенствую свои навыки оценки необходимого времени, планирования и делегирования задач.
Пересмотр планов раз в два месяца и другие корректировки.
Поскольку жизнь быстро меняется, для успешного планирования и управления своим временем раз в два месяца вы должны пересматривать свои планы. Ваш план распределения времени должен отражать ваши текущие цели, приоритеты и интересы. Каждые два месяца пересматривайте свой план распределения времени, чтобы убедиться, что он действительно отражает ваши текущие цели. Вам может потребоваться увеличить время, отведенное на один вид деятельности, и сократить время для других видов задач.
Несмотря на то, что ваши стратегические цели меняются редко, виды деятельности, которые вы выбрали для достижения своих целей, будут меняться постоянно. Каждые два месяца пересматривайте выбранные вами виды деятельности и оценивайте, заслуживают ли они места в вашем расписании. Возможно, вы уже достигли некоторых из своих целей или ваши приоритеты к этому времени уже изменились.
Кроме того, имейте в виду, что как бы ни менялась ваша жизнь, вы должны перестраивать свой план распределения времени в соответствии с этими изменениями. Если в вашей семье рождается ребенок, вы должны внести в свои планы время для ухода за малышом, оставив тем не менее время для себя и для своих отношений с другими близкими людьми. Продвижение по службе потребует модернизации вашего расписания; может быть, вам придется больше общаться с посетителями и поэтому зарезервировать больше времени для помех извне или вам чаще придется принимать участие в различных совещаниях, чем раньше. Если вы вступили в брак, решили снова пойти учиться или у вас просто появились новые интересы, которым вы хотите посвятить свое время, - вам потребуется встроить эти новые дела в свое расписание, скорректировать время, отведенное для других видов задач, или изменить привычное время их выполнения.
Как поддерживать равновесие в периоды кризисов.
В жизни каждого из нас бывают периоды, когда сразу несколько бед подряд обрушиваются на нас и наши приоритеты сходятся в одной точке времени, вступая в конфликт между собой. Каким бы организованным и уравновешенным вы ни были в нормальных обстоятельствах, внезапно вы обнаруживаете, что находитесь в ситуации, когда все ваши дела - срочные, важные и неотложные. В таких ситуациях вы должны внести изменения в образ ваших действий. Столкнувшись с таким давлением, вы можете испытать побуждение вернуться к жизни в реактивном режиме, реагируя на то, что в данный момент громче всех взывает о помощи. Однако это далеко не лучший подход.
Первое, что вам нужно сделать, - отойти в сторону и подняться над хаосом. Вы должны собраться с мыслями и проанализировать ситуацию, а делать это лучше всего, стоя в стороне. Если возможно, установите в прямом смысле слова дистанцию между собой и ситуацией. Прогуляйтесь, примите душ, съездите за город или сходите в тренажерный зал. Момент перегруппировки позволит вам отвлечься от деталей, подняться над суетой и начать принимать правильные решения. Ваша цель - выработать план действий, который точно и подробно описывал бы, что вам делать и когда делать, чтобы вы могли заниматься только самыми важными вещами.
Воспользуйтесь нашей процедурой обработки задач. Отсортируйте все задачи, с которыми вы столкнулись. Удалите из своего расписания все, что возможно. Спросите себя, от каких дел можно отказаться, а какие - сократить. Рассмотрите возможности делегирования выполнения каждой из ваших задач или отдельных ее частей. Когда жизнь похожа на лихорадку, вам нужно сохранять здравый ум и экономить силы для тех задач, которые представляют для вас наибольшую важность, назначая время в своем плане только для этих дел.
Вам придется на время отказаться от некоторых повседневных дел. Может быть, вам не следует, как обычно, тратить много времени на приготовление здоровой пищи или постоянно содержать свой автомобиль в идеальной чистоте. Примите это и не чувствуйте себя виноватым.
Даже если вы относитесь к тому типу людей, которым нравится жить в обстановке неопределенности, сохраняя гибкость и спонтанность, когда вы находитесь в кризисе и все дела оказываются срочными, вы должны четко структурировать свое время. Запланируйте "встречи с самим собой" для каждой задачи в списке ваших дел. Так вы сохраните сосредоточенность и высокую продуктивность на работе, и ни одна задача не сможет монополизировать ваше время - в обстановке высокого напряжения вы не можете себе этого позволить.
Ваш план позволит вам сконцентрироваться только на текущем моменте времени. Распланировав, когда и как вы будете проводить свое время, и отведя для каждого дела место в своем расписании, вы больше не должны беспокоиться о том, как вы успеете сделать все, что запланировали. Вы уже решили это и теперь можете сосредоточиться только на том, что делаете в данный момент.
Какой бы напряженной ни была ваша работа, убедитесь, что вы всегда оставляете некоторое количество времени для отдыха и восстановления сил. Определите, какая деятельность наиболее эффективно восстанавливает ваши силы (тренажерный зал, массаж, занятия любовью), и отведите для этого время. Это даст вам силы, которые необходимы, чтобы справиться с кризисом. Берегите себя: хорошо питайтесь, отдыхайте и занимайтесь физическими упражнениями. Выберите одно занятие из всех критически важных для вас областей жизни (отношения с детьми, свидания с любимым человеком, общение с друзьями) и встройте его в свой график. Затем запланируйте все остальное и сосредоточьтесь на кризисе.
Восстановите идеальный баланс между различными видами деятельности как можно скорее. Когда кризис прошел, вам может понадобиться несколько недель, чтобы компенсировать то, что вы не смогли сделать в тот период времени.
Имейте в виду, что иногда кризис требует от вас постоянной корректировки ваших планов и расписания, потому что обстоятельства вокруг вас постоянно меняются. После каждого кризиса пересматривайте свой план распределения времени, возможно, он будет нуждаться в изменениях.
Простите себе свои неудачи.
Если вы так и не смогли приступить к выполнению всего, что запланировали на текущий день или в период кризиса, не ругайте себя. Очень немногие люди добираются до завершения последней задачи в своем списке дел на день. По мере того, как вы планомерно добиваетесь достижения всех важных для вас целей в жизни, вам уже не придется беспокоиться о том, что вы не выполнили отдельную текущую задачу.
Поскольку жизнь меняется слишком быстро, ваши приоритеты могут меняться вместе с ней. Ваше настроение непостоянно, и ваши силы и энергия также подвержены периодическим изменениям. Проект, для завершения которого вам, кажется, практически не нужно прилагать никаких усилий, оказывается очень трудным и изматывающим, что, в свою очередь, повлияет на ваше настроение и самочувствие в конце недели. Есть обстоятельства, которые могут вас расстраивать: проблемы в личной жизни, болезни. Есть обстоятельства, которые, напротив, могут придать вам сил и энергии, - вы влюбляетесь, и внезапно у вас оказывается столько энергии и уверенности в себе, что за одно утро вы справляетесь с делами, намеченными на ближайшие два дня. Дайте себе возможность "оседлать" такие приливы энергии и всегда заглядывайте в свой планировщик, чтобы внести в расписание соответствующие изменения.
Худшее, что можно сделать, - это ругать себя за периодическую медлительность, за снижение время от времени темпа работы и за то, что иногда вам не удается сделать все, что вы наметили. Время и энергия, которые вы потратите, обвиняя себя, обернутся вашей собственной непродуктивностью. Даже у самых энергичных и эффективных людей иногда бывают неудачные дни. Искусство тайм-менеджмента состоит в том, чтобы считать эти дни частью своей жизни, прощать себя, вносить соответствующие коррективы в свои планы и идти дальше.
Если день складывается неудачно, найдите время и проанализируйте, что идет не так. Вы слишком сильно загружены, расслабились, устали или чрезмерно напряжены? Какое событие заставило вас пренебречь своими планами? Как можно избежать этой проблемы в будущем?
Самый важный аспект управления временем по принципу "изнутри наружу", аспект, который делает нас поистине свободными людьми, - это тот способ планирования и создания собственной жизни, который питает наше существо и дает нам возможность чувствовать всю полноту жизни. Вы - хозяин своей жизни, и хотя вы не можете управлять всеми событиями, происходящими вокруг вас, вы можете управлять своими реакциями на эти события. Вместо того чтобы останавливаться на достигнутом, поверьте в то, чего вы можете достичь.
Отпразднуйте свой успех.
Особые моменты успеха дают нам повод для радости и возможность отпраздновать их. Слишком часто мы стремимся не обращать внимания на эти мгновения, торопясь скорее приступить к выполнению следующей задачи в своем расписании. Когда мы так поступаем, мы лишаем себя одного из величайших удовольствий в жизни.
Найдите время, чтобы отпраздновать свои победы. Вы наконец заключили большой контракт, над которым долго и напряженно работали? У вас появился верный повод для ликования - ура! Позвоните другу, откройте бутылку шампанского, купите себе билеты в театр - сделайте для себя что-нибудь веселое и приятное. Когда у вас есть цели и вы достигаете их, вы ощущаете потрясающий вкус успеха! Наслаждайтесь этим чувством и пригласите людей, которые вам близки, разделить его с вами. Это поддержит вашу самооценку, придаст вам сил и вдохновит вас на новые достижения.
Когда вы начнете применять приемы и технологии, изложенные в этой книге, это покажется вам непростой работой.
Однако через некоторое время вы заметите, что ваше время находится под контролем, и вы продвигаетесь по направлению к значимым для вас целям - и достигаете их. Вы набираете скорость и начинаете чувствовать уверенность в своих силах и любить свою жизнь. Это и есть настоящий смысл успеха, и вы должны это отпраздновать!
* * *
Поздравляем вас! Вы познакомились с совершенно новым подходом к планированию и управлению своим временем. Навыки, которые вы приобрели, читая эту книгу, будут служить вам на протяжении всей вашей жизни, независимо от того, через какие личные изменения вы пройдете, и от того, какие сюрпризы ждут вас впереди.
В танце, когда меняется мелодия, нам часто требуется некоторое время, чтобы уловить новый ритм и подстроиться под него. И если у вас есть немного терпения и вы продолжаете концентрироваться на своем партнере и на музыке, вы даже не замечаете, как входите в новый ритм. То же самое происходит и в жизни. Когда вас заносит на очередном крутом вираже жизни, вам нужен короткий период адаптации. Но до тех пор, пока вы продолжаете обращать пристальное внимание на свои потребности и на то, что делает ваш партнер (время), вы будете тотчас же возвращаться на твердую почву реальности.
Тайм-менеджмент "изнутри наружу" - замечательный способ жить насыщенной и полноценной жизнью и радоваться каждому своему шагу на этом пути. Поэтому ни минуты более не оставайтесь в стороне. Выходите на арену жизни, словно на танцевальную площадку, и танцуйте! Позвольте себе быть тем, кто вы есть, и стремитесь к своей мечте. Удивительная, полная радости жизнь уже ждет вас…
ПРИЛОЖЕНИЕ
Интернет-ресурсы и источники информации по тайм-менеджменту и сопутствующим продуктам
Органайзеры и другие инструменты для планирования времени
Day-Runner: www.dayrunner.com
Day-Timer: www.daytimer.com
Time Manager: www.timemanager.ru
Franklin Covey Co.: www.franklincovey.com
Filofax: www.filofax.com
Harold Taylor: www.taylorontime.com
Электронные планировщики, палм-топы
CASIO: www.casio.com
Hewlett-Packard: www.hp.com
Palm: www.palm.com
Psion: www.psion.com
Sharp: www.sharp.com
Календари и программы планирования времени
На этих сайтах вы можете вести ваши личные календари и графики времени, а также организовать доступ к ним со стороны третьих лиц.
Yahoo! Calendar: www.calendar.yahoo.com
Franklin Covey Co.: www.franklinplanner.com
ОБ АВТОРЕ
Джулия Моргенстерн - основатель компании Task Masters, которая оказывает профессиональные консалтинговые услуги по планированию и организации рабочей среды предприятиям, организациям и частным лицам. Среди ее корпоративных клиентов - компании American Express, Sony Music и Microsoft. Джулия - постоянный участник шоу The Home Page на канале MSNBC и частый гость многих других телевизионных программ, читает лекции и проводит семинары в разных уголках Америки. Джулия живет в Нью-Йорке вместе со своей дочерью.
Примечания
1
Москва: Издательство "Добрая книга", 2003 г
2
Проактивное поведение - поведение, которое является следствием сознательного выбора и основывается на внутренних ценностях человека. Проактивному поведению противопоставляется поведение реактивное, то есть поведение, характеризующееся автоматическими реакциями на определенный стимул или воздействие со стороны внешней среды. - Прим. пер.
3
На российском рынке представлены не все перечисленные здесь марки органайзеров; кроме того, их широкому распространению препятствует высокая цена. Российским покупателям хорошо знакомы более дешевые версии таких планировщиков, которые в широком обиходе называют органайзерами или тайм-менеджерами. В их конструкции реализован тот же самый принцип взаимозаменяемости различных бланков и бумажных форм, которые по мере необходимости вставляются в раскрывающийся кольцевой механизм обложки, и повторяют структуру и стандартные форматы классических планировщиков. - Прим. ред.
4
Небольшие бланки бумаги для записей с клеевым слоем типа Post-It, PostNote и др. - Прим. пер.