В третьих, это создание информационной сети связывающей все структурные подразделения организации в интересах работы службы бизнес – разведки. В нашей стране накоплен немалый опыт создания таких сетей. Разумеется, при правильной, т.е. рыночной, ориентации фирмы нужду в разнообразной аналитической информации о внешней среде испытывают практически все ее подразделения. Поэтому вполне естественным кажется стремление ориентировать БР на удовлетворение соответствующих потребностей, возникающих у всех без исключения подразделений. Именно на этом принципе традиционно строились отечественные информационные службы (ОНТИ). Как показала жизнь, такой подход ведет к распылению всегда ограниченных ресурсов и к преимущественной ориентации на решение наиболее простых задач по выдаче "сырой" информации преимущественно научно-технического характера, с преобладанием количественных, а не качественных показателей эффективности работы. В результате потребителям выдается намного больше документов, чем те в состоянии переработать, причем большинство этих документов оказывается бесполезными. Это приводит к разочарованию в информационной службе и в информационной деятельности в целом. Поэтому информационная сеть в рассматриваемой организации – агрессоре должна обеспечивать информацией прежде всего службу бизнес – разведки, многократно усиливая ее возможности.
В четвертых, место службы бизнес – разведки в оргструктуре фирмы, ее подчиненность непосредственно Руководству. Сколь бы малой ни была служба БР (на небольших фирмах вполне достаточно и одного человека), вопрос выбора уровня, на котором она находится, является критичным для ее успеха. Существует тенденция (более характерная для западных фирм) включать службу БР (или эквивалентную ей по задачам службу) в состав подразделений маркетинга или стратегического планирования. В нашей стране по этому вопросу также накоплен значительный опыт. Информационные службы объединяли с патентными, помещали в состав технических, конструкторских и других отделов, выделяли из них аналитические службы (например, прогнозирования). Включение БР в состав крупных функциональных подразделений ведет к непропорциональному укреплению их информационного потенциала (на опасность такой ситуации для фирмы в целом уже указывалось). Подключение службы БР к слабому подразделению снижает ее статус и подрывает авторитет. В любом случае наличие длинной иерархической цепочки между БР и Руководством таит опасность фильтрации, сознательного или несознательного искажения данных. Пятой особенностью организации – агрессора является ее способность работать с широким кругом источников.
Эти источники можно разделить на четыре большие группы.
Первую, самую большую, составляют опубликованные документы открытого доступа (книги, журналы, газеты, фирменные и рекламные издания и т.п.). Ведущая роль в этой группе быстро переходит к электронным источникам, причем особый интерес для задач БР представляют онлайновые базы данных (БД). Нужно, однако, отметить, что данные, содержащиеся в различных источниках, как правило, многократно дублируют друг друга. Поэтому простое количественное увеличение привлекаемых источников первой группы быстро приводит к переполнению информационных каналов повторяющимися, т.е. бесполезными данными. Для БР, как и для любой информационной системы, эта ситуация намного более опасна, чем информационный голод, и нужны специальные приемы для преодоления этой трудности.
Вторую группу составляют сведения, находящиеся в неопубликованных (конфиденциальных) документах, имеющихся на фирме, а также данные, которыми располагают ее сотрудники (например, результаты маркетинговых исследований, данные о планах, достижениях или неудачах конкурентов, полученные в ходе контактов на выставках или конференциях, при общении с реальными или потенциальными клиентами, торговцами и т.д.). Речь идет о том, что в каждой организации имеется много информации о других организациях. По некоторым оценкам, объем данных, которыми располагают сотрудники фирмы, может доходить до 80% от необходимого БР объема. Однако создать эффективную систему передачи сведений второй группы в службу БР крайне сложно, т.к. для обладателей этих сведений их передача другим связана не только с дополнительными хлопотами, но и с ослаблением своей информационной монополии. По понятным причинам особенно трудно извлечь данные, которые могут нанести ущерб тому, кто их предоставляет (например, данные о неконкурентоспособности новой модели, имеющиеся у ее разработчика). Наличие в организации взаимовыгодного информационного обмена о других организациях – характерная черта бизнес – разведки.
К третьей группе относятся сведения, поступающие от внешних "агентов БР", например, работающих в научных центрах, в других фирмах, в органах управления и т.д., а также сведения, полученные с помощью специальных технических средств и других действий, называемых промышленным шпионажем. Граница между этичным и неэтичным использованием источников этой группы довольно тонкая. Например, этично ли копаться в бумажном мусоре, выбрасываемом конкурентом? Ответ некоторых специалистов: "Нет". Ответ других специалистов: "Нет, пока мусор находится на территории фирмы. Да, за ее пределами". Кстати, по оценке ведущего эксперта по бизнес-разведке Леонарда Фулда, на Западе 99,9 % сведений, используемых для бизнес-разведки, получают совершенно легальным образом из открытых источников.
Весьма перспективными являются и источники четвертой группы – фирмы, оказывающие услуги в сфере бизнес – разведки. Шестая особенность организации – агрессора – оптимальные формы обработки исходных материалов и представления результатов работы БР. Поступающие от БР к Руководству материалы должны нести новую и актуальную информацию, способствующую принятию важных управляющих решений и при этом представленную в максимально концентрированной форме. Этим критериям удовлетворяют, например, "информационные сигналы" – сообщения о недавно произошедших или предстоящих событиях, важных для фирмы, – информационные справки, или "портреты" фирм-партнеров, поставщиков или клиентов и т.д. Однако высшей формой работы БР является глубокая переработка множества (часто сотен, тысяч и десятков тысяч) отдельных, часто не связанных друг с другом, неполных или по отдельности ненадежных источников, с подготовкой аналитического обзора или прогноза, синтезирующего разрозненные данные в целостную картину ситуации. Именно такой вариант работы позволяет Руководству принять наилучшее решение.
Таким образом, мы сформировали модель организации агрессора, занимающейся бизнес – разведкой. У этой организации бизнес-разведка – важный и даже необходимый инструмент для успеха бизнеса в динамичных российских условиях. Она имеет конкретную цель по анализу внешней среды и формирует собственные подразделения для этой цели. Более того, бизнес – разведка у нее – одна из базовых функций менеджмента. Структурно выделена служба бизнес – разведки, подчиняющаяся непосредственно Руководству. Различные подразделения этой организации связаны информационной сетью с подразделением бизнес – разведки, придавая этой деятельности силу организации. Службой обрабатывается значительное количество информации, начиная с он-лайновой базы данных и заканчивая данными от разведывательных организаций, специализирующихся в бизнесе. Имеет возможности переработки множества (часто сотен, тысяч и десятков тысяч) отдельных, часто не связанных друг с другом, неполных или по отдельности ненадежных источников, и формирование на этой базе целостной картины ситуации.
Для выживания предприятия в условиях современной конкурентной борьбы первоочередное значение начинает играть разведка намерений конкурентов, изучение основных тенденций бизнеса, анализ возможных рисков и т.д. Бизнес-разведка является мощным инструментом исследования рынка и конкурентной среды, и в настоящее время представляет собой бурно развивающуюся дисциплину, возникшую на стыке экономики, юриспруденции и специальных дисциплин. Бизнес-разведка занимается сбором и анализом информации о конкуренте (собственно разведкой), защитой своей информации (промышленная контрразведка), а также проведением специальных операций (например, защитой имиджа предприятия и руководителя, противодействию "черному" PR и т.д.).
Основное отличие бизнес-разведка от промышленного шпионажа – поиск и получение всей необходимой информации исключительно законными (с точки зрения норм существующего права) методами. Отличием бизнес-разведки от промышленного шпионажа является то, что БР проводится в рамках действующих правовых норм, и свои результаты получает благодаря аналитической обработке огромного количества разнообразных открытых информационных материалов. Появление новых информационных технологий (Internet, коммерческих баз данных, систем поиска информации и т.д.) и относительная дешевизна доступа к информационным ресурсам позволяют аналитикам БР готовить качественные материалы, пригодные для принятия решений руководством компаний. Методы промышленного шпионажа ориентированы на использование всех доступных средств для получения искомой информации, включая как прямое нарушение законов ( шантаж, подкуп, воровство, насилие и т.д.), так и неэтичные методы (обман, распространение компрометирующих сведений, выпытывание и т.д.). Методы бизнес-разведки исключают использование уголовно наказуемых средств, и в большей степени ориентированы на цивилизованные способы ведения бизнеса. Однако грань между этичными и неэтичными методами ведения бизнес-разведки (хотя и при соблюдении в обоих случаев действующих законов) остается очнь размытой. По мере возрастания потребностей в получении ценной деловой информации возрастает роль этических норм. При возникновении проблем с получением информации в подразделении бизнес-разведки появляются стимулы "срезать углы" и нарушить этические ограничения. Иногда само руководство компании толкает на такие действия, так как для нее неважно, как получена информация, лишь бы была выполнена работа.
Сетевое сообщество живет по своим законам, которые необходимо соблюдать. Хотя эти законы не регламентированы, "де-факто" они уже существуют. При ведении разведки в сети и проведении PR-акций необходимо выполнять определенные правила, в частности, при сборе деловой информации не выдавать себя за другое лицо или организацию (зарегистрировавшись под чужим, но известным именем); не заниматься сбором сведений, составляющих коммерческую тайну конкурента (участвуя в электронных конференциях); не переманивать ведущих специалистов конкурента; не "забивать" сайты конкурентов; не публиковать компромат на конкурентов в любой форме.
Два подхода в методах сбора необходимой информации: Соблюдение законов, но пренебрежение нормами морали (подглядывание, обман при найме на работу, переманивание ведущих специалистов, получение информации из "мусорных ящиков" конкурентов) при ведении разведки. В обоих примерах руководством фирм были наняты частные детективы, которые собирали деловую информацию из "мусорных ящиков" конкурентов. Этично ли это? На данный вопрос нет однозначного ответа у профессионалов бизнес-разведки. Если метод сбора информации легален, всегда ли он соответствует принятым этическим нормам? Все зависит от среды воспитания сотрудника бизнес-разведки.
Для правильной организации своей деятельности компании нуждаются в собственном наборе этических правил – своеобразном кодексе поведения.
Незаконно получение какой-либо информации (составляющая коммерческую тайну или нет) от конкурента силой или обманом. Отказ от противоправных действий (например, нарушение чужого права владения или перехват телефонных сообщений) при сборе информации.
Возврат владельцу конфиденциальной и частной информации, полученной случайно или непреднамеренно. В случае получения конфиденциальной правительственной информации, государственные органы должны быть уведомлены о нарушении государственной безопасности.
Важно отметить, что приобретение информации, о которой вы не знаете, что она "ворованная", или получение секретной информации, о конфиденциальности которой вы не знаете, не является нарушением закона. Однако, после того как вы узнали о ее противозаконном приобретении, невозвращение владельцу или использование ее в своих целях уже может рассматриваться как нарушение.
Поскольку многие менеджеры все еще полагают, что бизнес-разведка связана с чем-то непорядочным, абсолютно необходимо, чтобы руководитель подразделения бизнес-разведки представил директору компании "Этический кодекс бизнес-разведки", который был бы составной частью "Этического кодекса компании" (если он существует). В действительности, специфика кодекса бизнес-разведки должна заключаться в том, что в нем указываются виды информации, которые можно собирать и которые нельзя собирать, и приводятся дозволенные и недозволенные методы сбора информации. Кодекс также должен включать положения о поведении сотрудников бизнес-разведки при случайном получении запрещенной информации, например конфиденциальных заметок или личных писем. В течение длительного времени приверженцы этического поведения утверждают, что нарушение норм морали и снижение этических стандартов общества приведет к огромным затратам на обеспечение его безопасности. В качестве аргумента выдвигается тезис, что если повсеместно этические стандарты ухудшаются, бизнесменам придется больше платить, чтобы защитить себя от агрессивной тактики поведения конкурента, которая может стать общепринятой нормой поведения в деловом мире, и тогда превентивные меры могут оказаться очень дорогими.
Можно сделать вывод, что если в деловом сообществе будет стремительно распространяться неэтичное поведение, то у высшего руководства не будет иного выхода, как ограничить информацию для своих сотрудников. Ограничения пользованием служебным телефоном и ограниченный доступ к внутрифирменной информации для служащих компании, желающих расширить свои знания, налагают очевидные препятствия на внутренний обмен информацией, жизненно важной для фирмы. Когда исследователям отказывали в представлении информации о проектах, над которыми они сами работали, и в сведениях о том, как их работа связана с работой других людей, они тем самым отсекались от побудительной и творческой полезной информации. Для сбора требуемой информации нет необходимости нарушать Этический Кодекс. Даже для этой молодой дисциплины – бизнес-разведки – действуют старые истины. Одна из них гласит: "85% информации, которая Вам необходима, находится в общественном пользовании. Другие 15%, возможно, вам и не потребуются никогда". Некоторые аналитики говорят о 90%. Используя экспертный анализ и соблюдая этические нормы, профессионалы бизнес-разведки в состоянии выполнять свою работу квалифицированно и эффективно.
Частные службы и самостоятельные консультанты бизнес-разведки должны объявить, какие виды деятельности им разрешены, а какие запрещены и осуждаются ими. Например, ведущая американская компания в области деловой разведки Fuld & Company, опубликовала свои собственные этические правила поведения, названные "Десять заповедей легального сбора разведывательной информации". По этим заповедям сотрудники компании не должны:
1. Лгать, когда представляетесь.
2. Нарушать официальную генеральную линию вашей компании.
3. Записывать на диктофон разговор с собеседником без его разрешения.
4. Предлагать взятки.
5. Устанавливать подслушивающие устройства.
6. Умышленно вводить собеседника в заблуждение при переговорах.
7. Получать от конкурента и передавать ему ценную конфиденциальную информацию.
8. Распространять дезинформацию.
9. Воровать промышленные секреты.
10. Осознанно давить на собеседника с целью получения требуемой информации, если это может подвергнуть опасности его жизнь или репутацию.
Наконец высший управленческий персонал должен следить за тем, чтобы этические нормы соблюдались не только в бизнес-разведке, но и в самой компании в целом.
Глава 8
Проверка контрагентов
Важнейшей функцией службы безопасности предприятия является всесторонняя проверка контрагентов.
Причины, которые снижают надежность контрагента и могут явиться основаниями для отказа от подписания договора с ним:
– отсутствие у фирмы собственного помещения (фирма арендует помещение, причем недавно);
– отсутствие работников, в штате – лишь одни руководители;
– отсутствие движения денежных средств по счету;
– фирма обслуживается в ненадежном банке;
– фирма несвоевременно рассчитывается с бюджетом, банками, срывает сроки поставки и т.п.
– фирма зарегистрирована в оффшорной зоне;
– несовпадение юридического адреса фирмы и фактического местонахождения, прописка руководителя фирмы в другом регионе;
– негативная информация о руководителе фирмы.
Следует внимательно проанализировать учредительные и иные документы контрагента, желательно также произвести их экспертизу. Криминалистическая экспертиза документов производится прежде всего на предмет установления их подлинности и отсутствия признаков подделки, таких как:
– подчистки;
– дописки;
– травление;
– допечатки на пишущих машинках;
– подделки печатей и штампов;
– подделки подписей.
Обязательным условием эффективной системы безопасности предприятия является формирование собственной картотеки клиентов с разбивкой по степени их надежности, а также участие в формировании межсубъектных региональных и общероссийских банков данных, использование их информации о контрагентах.
Изучение репутации и надежности партнеров
Изучение репутации Вашего потенциального партнера. Его репутация должна быть безупречной. Фирма – партнер или клиент, должна быть изучена с точки зрения ее имущественной (недвижимость), коммерческой, финансовой и правовой надежности. Немаловажное значение имеют личные, деловые и моральные качества руководителей фирмы или банка как честных и компетентных бизнесменов и финансистов.
Имущественное положение фирмы