А если ненавистное вам дело просто невозможно поручить другим, – например, делать зарядку или ходить к зубному врачу? В этом случае найдите способ сделать задачу более привлекательной, и это даст вам преимущество, чтобы победить медлительность в тяжелой борьбе с самим собой. Соедините эту задачу с тем, что вы при любых обстоятельствах любите делать. Если вы ненавидите физические упражнения, соедините занятия на велотренажере с просмотром вашей любимой телепередачи; возьмите аудиоплейер и слушайте любимую музыку во время утренней пробежки; ходите в тренажерный зал с другом, общаться с которым вам приятно, или кататься на коньках вместе со своими детьми.
Вы можете помочь себя перенести внушающее вам страх дело иначе: подкупив самого себя. Запланируйте маникюр сразу после каждого посещения стоматолога. Читайте "желтую прессу" (те газеты и журналы, наслаждаться чтением которых вы обычно стесняетесь) всегда, когда ожидаете своей очереди к стоматологу – и только тогда.
Очень помогает концентрация на своих целях. Когда вы сосредоточены на той пользе, которую принесет выполненная задача, а не на процессе ее выполнения, внушающем вам ужас, это может сделать любую процедуру более сносной.
И, наконец, вы всегда можете ограничить выполнение такой задачи коротким промежутком времени. По возможности, раздробите задачу: если вам нужно потратить тридцать минут в месяц, чтобы оплатить свои счета, и вы считаете эту работу пыткой, разбейте ее на две пятнадцатиминутные сессии вместо одной, продолжающейся изнуряюще долго. Сознание того, что эти мучения не будет длиться вечно, поможет вам перестать откладывать выполнение задачи. У вас даже будет стимул закончить дело раньше намеченного срока.
НЕУДАЧНЫЙ ВЫБОР ВРЕМЕНИ. В главе 3 вы читали о том, что следует уважать собственные ритмы жизни и циклы изменения энергии. Когда вы признаете наличие подъемов и спадов сил для занятий различными видами деятельности и учитываете их, можно преодолеть медлительность, вызванную тем, что вы приступаете к определенной задаче в неподходящее время. Если вы не можете заставить себя сделать в доме уборку после напряженного рабочего дня, сделайте ее в выходные или утром, когда вы полны сил.
НЕОБХОДИМОСТЬ ВНЕШНЕГО ДАВЛЕНИЯ. Многие люди и в самом деле работают лучше, находясь под давлением внешних обстоятельств. Когда их работа ограничена жесткими сроками, и над ними висят санкции за просрочку ее выполнения, таким людям легче освободиться от излишнего "перфекционизма". Это помогает им оживиться, перестать беспокоиться и просто заниматься своим делом.
Если вы и в самом деле способны лучше справляться со своими задачами, откладывая все до последней минуты, первое, что вы должны сделать, – принять эти особенности своей натуры. Затем, помимо заданных вам сроков, установите свои сроки выполнения задач. Если вы должны составить бизнес-план к пятнице, установите себе срок на три дня раньше. Затем запланируйте другие срочные дела на последующие дни. Это создаст необходимое напряжение, оставив вам трехдневный резерв времени на случай, если работа на самом деле пойдет плохо. Вы будете вне опасности.
В практике моей работы большинство людей, взявших на вооружение эту практику "ложных сроков", в конечном итоге перерастали свою потребность откладывать все на последнюю минуту. Через некоторое время они понимали, насколько свободно можно чувствовать себя, заканчивая дела за несколько дней до намеченного срока, и начинали наслаждаться этим.
Преодолеваем привычку хронически опаздывать
Что делать, если вы постоянно опаздываете? Если вы вечно отстаете от намеченного графика, то, в конце концов, разрушаете все свои планы. Вы приходите на встречу на двадцать минут позже назначенного времени и чувствуете себя крайне неудобно. Вы тратите еще десять минут на извинения, в течение следующих пятидесяти минут – расстраиваетесь, испытывая чувство вины, и ругаете себя, постоянно повторяя заклинание о том, что вы больше никогда не будете опаздывать.
Привычка хронически опаздывать так же выбивает вас из графика, как и медлительность. Более того, она деморализует вас, заставляя постоянно извиняться и ругать себя. Многие из приемов преодоления медлительности помогут вам справиться и с постоянными опозданиями, но в последней привычке есть некоторые особенные черты, которые надо рассмотреть отдельно.
Несмотря на то, что хронически опаздывающих людей часто обвиняют в невежливости, я верю, что они никогда и не думали о том, чтобы быть невежливыми по отношению к другим. Они просто настолько закружились в хаосе своих дел, что им даже не приходит в голову подумать о том, что они могут нанести другим людям вред своими опозданиями. И только после запоздалого, как правило, исцеления от этой привычки они понимают, насколько невнимательными казались другим людям, которым приходилось их ждать.
Если вы боретесь с привычкой опаздывать, вы изо всех сил пытаетесь все делать во время, но, кажется, что-то все время встает у вас на пути. Для того чтобы установить истинную причину своих опозданий, спросите себя: "Я всегда опаздываю на одно и то же время, или нет?" Если вы опаздываете по-разному, скорее всего, вы совершаете чисто технические ошибки в планировании времени, а именно: вам трудно точно подсчитать необходимое для выполнения задач время. Вернитесь к главе 7 "Сортировка задач", чтобы научиться лучше это делать. В другом случае, если вы всегда опаздываете на одно и то же время (например, вам всегда не хватает пятнадцати минут), вы, скорее всего, сталкиваетесь с психологическими препятствиями (смотрите главу 2 "Что вам мешает?"). Обратите особое внимание на "Психологическое препятствие" № 2: "Укрощение хаоса" и № 3: "Страх вынужденного бездействия".
Если проблема в том, что вы плохо оцениваете время, необходимое для выполнения своих дел, решение состоит в том, чтобы научиться делать это лучше, используя те приемы, которые я предложила в главе 7. До тех пор, пока вы не научитесь точно оценивать время, необходимое для выполнения долгих дел, запланируйте достаточные резервы времени перед своими деловыми встречами. Планируйте свое прибытие к месту за пятнадцать минут до встречи и захватите с собой материалы для чтения, пока вы ждете. Переведите свои часы на десять минут вперед и действуйте так, будто они показывают точное время.
Если от своевременного выхода на встречу ваше внимание отвлекают внезапно возникшие помехи, вернитесь к вышестоящему разделу этой главы, который посвящен минимизации помех и перерывов в работе. Помните, умение справляться с возникающими помехами – очень важный навык для уплотнения времени и реализации ваших планов.
Подавляем стремление к совершенству во всем ("перфекционизм")
Если вы и в самом деле хотите уплотнить время выполнения своих задач, вы должны победить свое стремление к абсолютному совершенству во всем. Бывает очень тяжело прекратить выполнение дела, когда вы пытаетесь довести результат до совершенства, особенно, если это важное дело или если оно вам нравится. Когда вы убираете ванную комнату, вы понимаете, что она будет выглядеть гораздо лучше, если вы еще немного почистите ванну и плитку чистящим средством. Составляя письмо, вы обязательно будете находить все более и более изящные способы выражения своих мыслей. Таким образом, письмо будет переписываться несколько раз, и вы наверняка выйдите за пределы отведенного на эту задачу времени.
Овладеть искусством уплотнения времени означает научиться в нужное время оставить свое стремление к совершенству, чтобы не затягивать выполнение задачи снова и снова. Чтобы увидеть место конкретной задачи в перспективе своей жизни, отвлекитесь на секунду и спросите себя, какой смысл в том, чтобы шлифовать результат, пытаясь еще на одну ступень приблизить его к совершенству, и чего вы хотите этим добиться. Не придется ли вам из-за этого отрывать время от другого важного дела?
Чтобы избежать неразумного затягивания работы над завершением задачи, установите для себя четкий срок его завершения и сразу после него запланируйте другую задачу. Если вы скажете: "Я должен написать письмо, и я просто буду писать его до тех пор, пока не закончу", эта задача займет у вас гораздо больше времени, чем тогда, когда вы скажете себе: "Я собираюсь написать это письмо за полчаса и затем позвонить Джо и поговорить с ним о нашем новом клиенте". Вы действительно не отстанете от графика, если запишите в своем органайзере: "14:30–15:00: Написать письмо. 15:00–15:30: Разговор с Джо".
Жесткие сроки могут не только создавать напряжение, но и быть большим благом. Ли, известный ведущий радиопередач, говорит, что не будь строгих сроков, ни одна передача никогда бы не вышла в эфир. Редакторы продолжали бы писать и переписывать сценарии, бесконечно совершенствуя и оттачивая текст".
Сроки вынуждают вас принимать решения и ограничивать ваше стремление к совершенству. Когда что-то ожидает вас по ту сторону установленного срока, вы значительно более заинтересованы в том, чтобы закончить одно дело и приступить к другому.
Когда вы привыкните работать со своим планом распределения времени, вам будет легче помнить, что затягивание дела для того, чтобы просто еще немного "поиграть" с ним, заставит вас производить в своем расписании замены, которые вам совсем не хотелось бы делать.
* * *
Итак, в данный момент вы произвели сортировку задач, "зачистку" расписания, назначили время для выполнения задач и уплотнили его. Ваша жизнь наполняется важными и осмысленными делами, которые помогают вам в достижении ваших стратегических целей. Жизнь кажется прекрасной. Вы в полном порядке. Чего не хватает? Гармонии. В главе 11 вы научитесь поддерживать постоянное равновесие и гармонию в своей жизни и справляться с кризисами – ежедневными, периодически повторяющимися и длительными, – которые могут выбить вас из колеи.
11
Гармонизация
Планирование и управление временем совсем не похоже на тупую рутинную процедуру. Это постоянное взаимодействие между вами, вашими целями и постоянно меняющимся ритмом и темпом жизни. Жизнь полна сюрпризов, и ваш путь может приносить вам радость, если у вас есть план и навыки, чтобы реагировать на его изменения, сопротивляясь или приспосабливаясь к ним.
В этом суть гармонизации: отслеживать текущую ситуацию и затем вносить коррективы, чтобы не сбиться с намеченного курса. Управляя своим временем, вы должны заботиться о гармонизации своей жизни и уравновешивать свое расписание – ежедневно или раз в два месяца, и всегда, когда вы выбиваетесь из графика, срывая свои планы. Сохранять равновесие, даже когда жизнь делает неожиданные повороты, – большое искусство.
Ежедневный мониторинг
Для того чтобы не отклоняться от курса (или хотя бы знать, насколько далеко вы отклонились), вам необходимо просматривать свой планировщик как минимум дважды в день: один раз утром и один раз в конце дня. Кроме того, вам необходимо постоянно заглядывать в него на протяжении дня, если ваш график сильно загружен или содержит много различных задач.
В конце каждого дня приводите свое расписание в порядок, производя вечернюю "зачистку" вашего плана распределения времени. Просмотрите список своих дел и отметьте все, что вы сделали. Изучите задачи, к которым вы не приступали, и подумайте, можете ли вы удалить некоторые из них. Задача, казавшаяся очень важной утром, может стать абсолютно неуместной к вечеру. Например, вы собирались составить и отправить важное письмо с деловыми предложениями одному их своих потенциальных клиентов, но тем временем этот клиент позвонил сам и сделал вам заказ, поэтому теперь вы можете вычеркнуть эту задачу из своего списка.
Задачи, которые вы все еще собираетесь выполнить, должны быть перенесены в вашем планировщике на следующие дни. Просмотрите свое расписание на ближайшие несколько дней и решите, когда вы приступите к выполнению этих задач, вписав их в план на соответствующий день.
Я люблю ставить значок в виде кружочка слева от каждого дела, за которое я не успела взяться в течение дня, просто чтобы получить представление о соотношении сделанных и несделанных дел за истекший день. Это дает мне возможность честно оценить эффективность планирования своего времени и помогает совершенствоваться; я постоянно совершенствую свои навыки оценки необходимого времени, планирования и делегирования задач.
Пересмотр планов раз в два месяца и другие корректировки
Поскольку жизнь быстро меняется, для успешного планирования и управления своим временем раз в два месяца вы должны пересматривать свои планы. Ваш план распределения времени должен отражать ваши текущие цели, приоритеты и интересы. Каждые два месяца пересматривайте свой план распределения времени, чтобы убедиться, что он действительно отражает ваши текущие цели. Вам может потребоваться увеличить время, отведенное на один вид деятельности, и сократить время для других видов задач.
Несмотря на то, что ваши стратегические цели меняются редко, виды деятельности, которые вы выбрали для достижения своих целей, будут меняться постоянно. Каждые два месяца пересматривайте выбранные вами виды деятельности и оценивайте, заслуживают ли они места в вашем расписании. Возможно, вы уже достигли некоторых из своих целей, или ваши приоритеты к этому времени уже изменились.
Кроме того, имейте в виду, что как бы ни менялась ваша жизнь, вы должны перестраивать свой план распределения времени в соответствии с этими изменениями. Если в вашей семье рождается ребенок, вы должны внести в свои планы время для ухода за малышом, оставив, тем не менее, время для себя и для своих отношений с другими близкими людьми. Продвижение по службе потребует модернизации вашего расписания; может быть, вам придется больше общаться с посетителями и поэтому зарезервировать больше времени для помех извне, или вам чаще придется принимать участие в различных совещаниях, чем раньше. Если вы вступили в брак, решили снова пойти учиться или у вас просто появились новые интересы, которым вы хотите посвятить свое время, – вам потребуется встроить эти новые дела в свое расписание, скорректировать время, отведенное для других видов задач, или изменить привычное время их выполнения.
Как поддерживать равновесие в периоды кризисов
В жизни каждого из нас бывают периоды, когда сразу несколько бед подряд обрушиваются на нас, и наши приоритеты сходятся в одной точке времени, вступая в конфликт между собой. Каким бы организованным и уравновешенным вы ни были в нормальных обстоятельствах, внезапно вы обнаруживаете, что находитесь в ситуации, когда все ваши дела – срочные, важные и неотложные. В таких ситуациях вы должны внести изменения в образ ваших действий. Столкнувшись с таким давлением, вы можете испытать побуждение вернуться к жизни в "реактивном" режиме, реагируя на то, что в данный момент громче всех взывает о помощи. Однако это далеко не лучший подход.
Первое, что вам нужно сделать, – отойти в сторону и подняться над хаосом. Вы должны собраться с мыслями и проанализировать ситуацию, а делать это лучше всего, стоя в стороне. Если возможно, установите в прямом смысле слова дистанцию между собой и ситуацией. Прогуляйтесь, примите душ, съездите за город или сходите в тренажерный зал. Момент перегруппировки позволит вам отвлечься от деталей, подняться над суетой и начать принимать правильные решения. Ваша цель – выработать план действий, который точно и подробно описывал бы, что вам делать и когда делать, чтобы вы могли заниматься только самыми важными вещами.
Воспользуйтесь нашей процедурой обработки задач. Отсортируйте все задачи, с которыми вы столкнулись. Удалите из своего расписания все, что возможно. Спросите себя, от каких дел можно отказаться, а какие – сократить. Рассмотрите возможности делегирования выполнения каждой из ваших задач или отдельных ее частей. Когда жизнь похожа на лихорадку, вам нужно сохранять здравый ум и экономить силы для тех задач, которые представляют для вас наибольшую важность, назначая время в своем плане только для этих дел.
Вам придется на время отказаться от некоторых повседневных дел. Может быть, вам не следует, как обычно, тратить много времени на приготовление здоровой пищи или постоянно содержать свой автомобиль в идеальной чистоте. Примите это, и не чувствуйте себя виноватым.
Даже если вы относитесь к тому типу людей, которым нравится жить в обстановке неопределенности, сохраняя гибкость и спонтанность, когда вы находитесь в кризисе и все дела оказываются срочными, вы должны четко структурировать свое время. Запланируйте "встречи с самим собой" для каждой задачи в списке ваших дел. Так вы сохраните сосредоточенность на работе и высокую продуктивность, и ни одна задача не сможет монополизировать ваше время – в обстановке высокого напряжения вы не можете себе этого позволить.
Ваш план позволит вам сконцентрироваться только на текущем моменте времени. Распланировав, когда и как вы будете проводить свое время и отведя для каждого дела место в своем расписании, вы больше не должны беспокоиться о том, как вы успеете сделать все, что запланировали. Вы уже решили это и теперь можете сосредоточиться только на том, что делаете в данный момент.
Какой бы напряженной ни была ваша работа, убедитесь, что вы всегда оставляете некоторое количество времени для отдыха и восстановления сил. Определите, какая деятельность наиболее эффективно восстанавливает ваши силы (тренажерный зал, массаж, занятия любовью), и отведите для этого время. Это даст вам силы, которые необходимы, чтобы справиться с кризисом. Берегите себя: хорошо питайтесь, отдыхайте и занимайтесь физическими упражнениями. Выберите одно занятие из всех критически важных для вас областей жизни (отношения с детьми, свидания с любимым человеком, общение с друзьями), и встройте его в свой график. Затем запланируйте все остальное и сосредоточьтесь на кризисе.
Восстановите идеальный баланс между различными видами деятельности как можно скорее. Когда кризис прошел, вам может понадобиться несколько недель, чтобы компенсировать то, что вы не смогли сделать в тот период времени.
Имейте в виду, что иногда кризис требует от вас постоянной корректировки ваших планов и расписания, потому что обстоятельства вокруг вас постоянно меняются. После каждого кризиса пересматривайте свой план распределения времени, – возможно, он будет нуждаться в изменениях.