Третий вопрос связан с максимальной эффективностью: "Что можете сделать вы, и только вы, что заметно улучшит положение, если будет выполнено профессионально?" В любой момент ответ на этот вопрос может быть только один - это то дело, которое не будет сделано вообще, если его не сделаете вы. Но если вы его сделаете, и сделаете хорошо, то все может сильно измениться. Что бы это ни было, вам нужно над ним работать в первую очередь. Именно здесь вы можете внести максимальный вклад.
Четвертый вопрос, возможно, самый точный в отношении управления временем. Он прост: "Как использовать свое время сейчас с наибольшей пользой?" Каков бы ни был ответ на этот вопрос, обязательно уделите ему большую часть времени.
Умение в каждом случае ставить такие вопросы и отвечать на них позволит вам не сбиться с пути и работать с максимальной отдачей. "Какие дела самые важные и ценные? За что мне платят деньги? Что могу сделать я, и только я, что улучшит положение, если будет сделано, как надо? Как использовать свое время сейчас с наибольшей пользой?" Заставьте себя работать только над ответами на эти вопросы, и продуктивность удвоится.
Глава 7.
Применяйте правило 80/20
Правило 80/20, или принцип Парето, один из самых важных принципов управления временем. Это правило принадлежит итальянскому экономисту Вильфредо Парето, который разделил все действия на жизненно важные, которых меньшинство, и тривиальные, которых большинство. Согласно этому правилу, жизненно важные 20% по своей значимости равны остальным 80%.
И, наоборот, 80% из того, что вы делаете, имеют лишь 20% полезной нагрузки. Это правило применимо ко всем аспектам бизнеса и личной жизни. В бизнесе 80% продаж вы получите от 20% клиентов, 80% прибыли от 20% товаров. Целых 80% продаж являются результатом работы 20% продавцов, а 80% вашего дохода, успеха и профессионального роста связаны с 20% ваших действий. Если вы подготовите список десяти дел на день, два из них будут важнее, чем все остальные вместе взятые. Ваш успех и продуктивность во многом зависят от умения выявить 20% главных задач и сосредоточиться на их решении. Попробуйте творчески подойти к правилу 80/20.
Поскольку нельзя делать все сразу, естественно, что-то придется отложить. Научитесь не торопиться с теми 80% дел, которые мало влияют на вашу жизнь и на результаты работы. Обычно люди откладывают самые важные дела, но такой подход не для вас. Расположитесь у камина и сознательно и долго игнорируйте дела, в которых мало толку, даже если вы сделаете их.
Убедитесь, что вы отобрали 20% самых нужных дел, и только потом приступайте к работе. С остальными можно не торопиться.
Глава 8.
Работайте с максимальной энергией
Умение постоянно находиться в отличной физической, умственной и эмоциональной форме является важнейшим условием высокой продуктивности. Самые высокопродуктивные, преуспевающие и высокооплачиваемые люди обладают огромным зарядом энергии и умеют поддерживать его в течение длительного времени.
Чтобы работать с полной отдачей и пополнять запас энергии, необходимо правильно питаться, распределять физические нагрузки и отдыхать. Ешьте легкую, питательную и богатую белками пищу и постарайтесь исключить из своего рациона жирные блюда, сахар, белый хлеб, макароны, картофель, конфеты, сладкие напитки и десерты.
Регулярно, три-пять раз в неделю, занимайтесь спортом в течение 30-60 минут. Меня всегда поражало, что марафонцы и триатлонисты, которые порой тренируются по несколько часов в день, обычно находятся в числе самых высокооплачиваемых и продуктивных специалистов в своей профессии. Очевидно, существует прямая связь между хорошей физической формой и запасом энергии, с одной стороны, и высокой продуктивностью - с другой. Обязательно хорошо отдыхайте, особенно если много работаете. Необходим как минимум семи-восьмичасовой ночной сон. Чтобы работать с максимальной отдачей, нужно отдыхать по крайней мере один полный день в неделю и две недели в течение года.
Установите, когда вам лучше работается. У одних это получается лучше утром, у других во второй половине дня или вечером. Планируйте решение самых сложных и требующих творческого подхода задач на самое плодотворное для вас время. Вы должны быть на пике энергии, особенно когда творите, - пишете отчеты или готовите предложения. Возможно, самое ценное качество в вашей работе - это способность здраво мыслить и эффективно действовать. Чтобы демонстрировать максимальную эффективность и продуктивность, необходимо заботиться о своем физическом и умственном состоянии и выполнять самую ответственную работу тогда, когда вы чувствуете наивысший прилив сил.
Глава 9.
Решайте основные задачи по отдельности
Один из наиболее действенных рычагов управления временем - умение сосредоточиться на одной проблеме. Ваша продуктивность возрастет больше чем на 50%, как только вы начнете следовать этому принципу. Когда же это станет привычкой, вы сможете фактически удвоить свою продуктивность, даже если оставите без внимания все другие рекомендации данной программы.
Делается это просто. Составьте список предстоящих дел. Выберите главное дело, на которое ваше время будет потрачено с максимальной пользой. После этого приступайте к работе и не отвлекайтесь, пока не выполните ее.
Эндрю Карнеги, один из самых богатых людей, начал трудовую жизнь поденным работником на сталелитейном заводе в Питтсбурге. Он говорил, что своим богатством и успехом во многом обязан этой простой формуле и что она изменила его жизнь и жизнь его сотрудников.
Помните, что ключи к успеху - это сосредоточенность и концентрация. Способность полностью сосредоточиться на самом важном вопросе и не отвлекаться ни на что, пока он не будет решен, поможет добиться успеха быстрее, чем какое-либо иное качество.
Если вы начинаете дело, бросаете его, чтобы затем снова и снова возвращаться к нему, то в итоге вы потратите на него в пять раз больше времени. Если же вы беретесь за работу и заставляете себя довести ее до конца, затраты времени можно сократить на 80%. Это один из великих секретов искусства управления временем и высокой продуктивности, и его можно освоить путем многократного применения на практике.
Умение сосредоточиться на одном деле дает вам два преимущества. Во-первых, вы станете одним из самых ценных и высокооплачиваемых специалистов своего дела, причем очень быстро. Во-вторых, что еще важнее, всякий раз, выполнив большое дело, вы будете испытывать прилив сил. В мозгу выделяется химическое вещество, дающее ощущение благополучия. Вы будете довольны и горды собой. Вы испытаете прилив энергии и желание взяться за новое дело.
Глава 10.
Съешьте лягушку
Старая притча гласит: "Если первым делом поутру вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с вами за весь день".
И еще: "Если вам предстоит съесть живую лягушку, не надо смотреть на нее слишком долго".
Ваша "лягушка" - это самое большое, неприятное, трудное и одновременно самое важное дело, которое нужно сделать в текущий момент.
Любое дело, которое может повлиять на вашу работу и жизнь, всегда требует большого и напряженного труда. Именно такую работу обычно стараются отложить на потом, хотя знают, какое значение она будет иметь, когда будет сделана.
Есть формула сосредоточенности на главном: вечером подготовьте список дел на следующий день. С помощью метода АБВГД определите приоритеты. Выберите задачу "А1" (самое важное дело) и, прежде чем уйти с работы, положите материалы по ней на самом видном месте вашего рабочего стола.
На следующее утро, еще до того, как вы начнете звонить по телефону, читать газеты или беседовать с коллегами, возьмитесь за работу и доведите ее до конца. Каждое утро заставляйте себя "съесть лягушку", пока это не войдет в привычку. Это будет означать громкое начало дня, после которого у вас будет больше энергии, сосредоточенности и прыти в работе. Вы всегда будете делать гораздо больше в течение дня, если утром будете "съедать лягушку".
Лет пять назад я проводил семинар в компании с годовым оборотом 30 миллионов долларов и рассказал его участникам о лягушке. История им настолько понравилась, что на рождество каждый руководитель компании получил в подарок настольную медную лягушку, как напоминание о важности этого принципа.
За пять лет годовой объем продаж компании увеличился с 30 миллионов долларов до более чем 100 миллионов. Все руководители, с которыми я продолжал сотрудничать, гордо показывают медные лягушки на своих столах и говорят о том, как это повлияло на их жизнь. Попробуйте сами, "съешьте лягушку"!
Глава 11.
Организуйте свое рабочее пространство
Те, кто показывает высокие результаты, работают за чистым столом, на котором нет ничего лишнего. У людей малоэффективных, непродуктивных и несобранных все наоборот. На их рабочем месте царит такой беспорядок, как будто разорвалась граната, - кругом валяются папки и бумаги.
Пусть постоянная уборка рабочего места и работа за чистым столом станут привычкой. Даже если вам приходится все убирать со стола и класть позади себя на пол или на столик. Запомните - рабочий стол должен быть чистым!
До 30% рабочего времени может быть потеряно на поиски затерявшейся бумаги. Когда кто-то говорит, что ему лучше работается за захламленным столом, - это неправда. Когда того же человека заставят прибрать со стола и приступить к решению задач он будет работать вдвое быстрее, что его самого приводит в немалое изумление.
Применяйте правило TRAF (Toss, Refer, Action,File - выбросить, передать, работать, в архив).
Корзина для мусора - один из самых полезных инструментов управления временем в вашем кабинете. Выбрасывайте все, что можно, чтобы не увязнуть в чтении. Особенно это касается присылаемой по почте рекламы, журналов, газет и других ненужных материалов.
Второе слово из вышеуказанного правила относится к делам, которыми должен заниматься кто-то другой. Сделайте пометку и отправьте материал. Старайтесь делегировать все, что можно, чтобы оставить больше времени для решения задач, которые под силу только вам.
Для дел со словом "работать" заведите красную папку, чтобы она выделялась среди других. В ней должны храниться все дела, по которым вам предстоит принимать решения в обозримом будущем. Складывая их в папку, вы уже принимаете решение и избавляетесь от них.
Последняя составляющая правила, "в архив", касается тех бумаг и документов, которые вам могут понадобиться в будущем. Помните, однако, что 80% из того, что вы положили в папку, больше никогда не пригодится. Ставя пометку "в архив", вы создаете работу другим. Отправляйте в архив только то, что необходимо.
Специалистам по управлению временем платят по несколько сотен долларов в день только за то, что они помогают руководителям компаний навести порядок на рабочих столах и в помещениях. В первую очередь они помогают разобраться с кипами бумаг, которые складывались для прочтения в будущем. Есть правило: если что-то не прочитано в течение полугода, это - мусор. Выбросьте его!
Мне помогает содержать кабинет в чистоте следующий подход: "сомневаешься - выбрось". Это относится также к старой одежде и мебели, к старым игрушкам и ко всему, что захламляет жизнь.
Многие имеют привычку складировать журналы, газеты и все прочее, что они находят в почтовом ящике. Такая неспособность избавляться от вещей обычно является результатом бедного детства, собственного или родителей. Но ведь вы никогда не сможете прочитать всю информацию, которую получаете в течение дня! Заставьте себя выбросить все это как можно быстрее. Ваше рабочее пространство должно быть чистым, и в любой момент времени перед вами должно лежать одно дело.
Глава 12.
Продуктивно используйте время в дороге
Автомобиль и самолет - основные способы передвижения. Превратите время своего перемещения в самое продуктивное.
За рулем слушайте образовательные аудиопрограммы. Человек в среднем проводит в машине от 500 до 1000 часов в год. Это эквивалентно одному или двум полным университетским семестрам. Сотрудники университета Южной Каролины недавно пришли к заключению, что если в автомобиле слушать аудиопрограммы, можно получить образование, эквивалентное полноценному университетскому курсу. Превратите свой автомобиль в университет на колесах, относитесь к нему как к обучающей машине.
Многим такие аудиопрограммы помогли стать по-настоящему образованными людьми и сделать карьеру. Вам следует поступать так же. С сегодняшнего дня вы должны взять за правило, что ваш автомобиль не тронется с места, пока не будет транслироваться какая-нибудь образовательная программа.
Также продуктивно надо использовать время в самолете. Специалисты по управлению временем считают, что час работы в самолете равен трем часам работы в офисе. Причина в том, что в самолете ничто не отвлекает, если все спланировать и организовать заранее.
Рассматривайте каждый полет как возможность поработать и повысить свою продуктивность. Заранее спланируйте поездку. Составьте график работы и план того, что вы намереваетесь сделать в полете. Не спеша соберите вещи и уложите все необходимое, чтобы полет прошел с пользой.
В аэропорт следует прибыть заранее, скажем, за час до вылета, чтобы без спешки занять место в самолете.
Как только самолет оторвется от земли, опустите столик, достаньте документы и сразу начинайте работать. Не поддавайтесь искушению почитать журнал или посмотреть фильм. Не пейте алкоголь. Выпивайте два стакана воды в час - это сохранит ясность и свежесть мысли и поможет адаптироваться к разнице во времени.
И последнее правило для поездок. Улетая в другой город, работайте над серьезными вопросами, требующими большой концентрации и энергии. На обратном пути читайте книги и журналы, поскольку вы устали и острота восприятия уже не та, что утром.
Дорожите каждой минутой, не уподобляйтесь тем, кто в машине слушает радио, а в самолете либо пьет, либо смотрит в иллюминатор. Превратите автомобиль в мобильную школу, а кресло в самолете - в летающий офис. Используйте их для того, чтобы вырваться вперед и уже не отставать.
Глава 13.
Совершенствуйтесь в решении ключевых задач
Это один из наилучших способов управления временем. Чем лучше вы умеете справляться со сложными проблемами, тем меньше времени нужно на их решение. Это умение может удвоить продуктивность вашего труда. Оно значительно повышает качество и количество выполняемой работы и отражается на ваших доходах.
На своих семинарах я привожу такой пример. Человек, печатающий на машинке одним пальцем, набирает от пяти до восьми слов в минуту. Немного потренировавшись, тот же человек может печатать вслепую. За три месяца, тренируясь по 30 минут в день, можно увеличить скорость печатания до 5080 слов в минуту.
Что же произошло? Всего за три месяца, освоив столь важный навык, человек от 58 слов в минуту перешел к 5080, т.е. налицо десятикратное повышение производительности.
Так же обстоит дело и в других областях. Если вы занимаетесь продажами, поставьте себе цель стать лучшим в поиске новых клиентов, в презентациях и последующем обслуживании и в завершении сделки. Если вы менеджер, научитесь подбирать нужных специалистов, делегировать полномочия, четко контролировать работу и умело взаимодействовать с ключевыми работниками.
Есть замечательный вопрос: "Какой навык окажет максимальное влияние на мою карьеру, если я буду владеть им в совершенстве?"
Ответ на этот вопрос столь же важен. Какой навык поможет вам преуспеть в работе? Какой навык, доведенный до совершенства, больше всего повлияет на ваши доходы?
Если вы не знаете ответ, спросите у своего начальника, у коллег, у жены, у друзей и клиентов. Но ответ обязательно найдите.
Уяснив свой главный навык, запишите его, составьте план его освоения, установите сроки и немедленно принимайтесь за дело. Старайтесь, чтобы каждый день прибавлялось мастерство в том, что принесет вам максимальную пользу.
Глава 14.
Работайте в реальном времени
Это чрезвычайно важный принцип, от которого зависит повышение продуктивности. Выработайте в себе чувство неотложности дел. Учитесь работать быстро. Сделайте упор на действии. Увеличьте темп. Делайте все незамедлительно!
Сегодня существует невероятная потребность в скорости. Тот, кто работает хорошо и быстро, считается лучшим, более ценным и компетентным, чем тот, кто медлит в работе. Принимайте решения быстро. Не менее 80% всех решений можно принять в момент возникновения проблемы. Медлительность только тормозит движение.
Делайте не требующую много времени работу сразу, как только она появляется. Любое дело, которому нужно уделить не больше двух минут, следует выполнять немедленно. Всегда помните, что если вы не сделаете этого сейчас, потом вам потребуется гораздо больше времени для разгона и решения вопроса.
Примите срочный телефонный звонок и тут же решите вопрос. Обсудите вопрос и немедленно примите решение. Быстро реагируйте на просьбы начальника или клиентов. Если есть необходимость или возможность - действуйте. Создайте себе репутацию человека, который работает быстро и надежно.
Поставьте перед собой цель приобрести репутацию человека, на которого всегда можно положиться в ситуации, когда что-то нужно сделать быстро. Это откроет для вас новые перспективы самореализации и предоставит возможности продемонстрировать свое умение делать все быстро и хорошо.