Два подхода к быстрому сокращению расходов
К решению вопроса о сокращении расходов есть два подхода.
Первый заключается в том, что мы не будем сокращать расходы, пока не убедимся, что это необходимо. Я имею в виду, что траты остаются, пока нам кто-то не докажет, что их нужно убрать.
В рамках второго подхода мы обосновываем необходимость расходов, а не их сокращение. Поясню: если у вас есть какие-то расходы и вы сомневаетесь, убрать ли их, целесообразнее убрать. Если потом окажется, что они нужны (вам об этом доложат), просто восстановите статью расходов.
Две диаметрально противоположные позиции.
Чтобы сохранить расходы, надо приложить усилия. Обосновать их сокращение проще и безболезненнее. Даже если вы боитесь: "А вдруг мы исключим что-то важное" – отбросьте страх!
В любой организации есть тенденция наращивать расходы на обеспечение. Хотя их, наоборот, надо регулярно сокращать.
Есть еще одна вещь, которую полезно учитывать. Если вы планируете на какое-то мероприятие или проект затраты с запасом – закладываете в бюджет чуть больше, чем по смете, запас всегда будет съедаться.
Именно поэтому лучше не говорить сотрудникам, что в плане есть запас. Резервы нужны, но сотрудникам об этом лучше не знать, иначе они будут благополучно расходовать все доступные средства.
Все, что нужно знать о бюджетировании
Следующая стратегия – бюджетирование. Обязательно составляйте бюджет – роспись конкретного количества денег, выделенных на то или иное направление.
Вы говорите: "У нас ровно столько денег. Больше нет, поэтому как хотите, так и крутитесь". Сначала сотрудники будут возмущаться, а потом окажется, что можно и при скудном бюджете жить неплохо.
Никаких обсуждений! Денег нет, и все. И нечего доказывать, что так правильно.
Задание: откройте бюджет на следующий месяц, который вы составили. Некоторые статьи сократите – сделайте их меньше на 20–30 %, и пусть сотрудники уложатся в эти суммы. Если будут спрашивать, почему вы приняли такое решение, отвечайте просто – нет денег.
Начните с офисных расходов – на бумагу, канцтовары и прочее. Возьмите и сократите. Поверьте, вы удивитесь.
Окажется, что многие расходы можно уменьшить безболезненно.
Правила для новых расходов
Обязательно введите правило: если сотрудник хочет ввести какую-то статью расходов, сначала он должен прийти и проконсультироваться лично с вами и получить согласие.
Почему это важно? Потому что все любят тратить деньги фирмы анонимно.
Заговорить о новой статье расходов проще, когда есть служебная записка от имени отдела, подписанная его руководителем. Но никто не хочет просить деньги лично у шефа без особой на то необходимости.
Поэтому, если кто-то хочет увеличить расходы, запросить дополнительные средства, он должен прийти к вам. Причем с четким письменным обоснованием.
Мы делаем преграды для введения новых типов расходов. Так просить станут меньше, потому что лень писать. Удивительно, но это так.
Еще совет – чаще отказывайте. Пришел к вам сотрудник с предложением: "Давайте еще закупим это" – взяли и отказали. Пришел второй раз – отказали. Если он пришел в третий раз – значит, действительно необходимо.
Когда вы будете постоянно демонстрировать жесткое отношение к расходам и сотрудники будут знать, что вы просто так деньгами не бросаетесь, они побоятся приходить к вам с мелочами и предлагать ерунду.
Сделайте процесс расходования средств сложной процедурой. Чем она проще, тем быстрее ваши деньги вылетят в трубу.
Внимание к мелочам
Следующая стратегия – отношение к мелочам. На самом деле многие мелочи таковыми не являются. Показывайте на личном примере, что для вас важно сэкономить и 100 рублей: когда есть выбор купить что-то за 1000 рублей или за 1100, вы покупаете за 1000.
Сотрудники у вас учатся, поэтому если вы бросаете деньги на ветер, они будут считать, что это нормально, и вести себя соответственно. Если же вы демонстрируете, что каждая статься расходов – зло, которого надо избегать, в крайнем случае минимизировать, это все меняет. Вы думаете, что будете выглядеть мелочным и жадным, но не стоит этого бояться.
Жесткость плюс компетентность рождают уважение. Жесткость плюс некомпетентность – презрение.
Поэтому будьте жесткими в отношении расходов, но при этом компетентными. Тогда все будет хорошо.
Сотрудники не одобряют – что делать?
Следующая стратегия называется "они этого не одобрят". Речь о мерах, которые вашим сотрудникам не понравятся.
Если вы станете совсем жестким в отношении расходов, персонал может начать говорить: "Мы не будем работать в таких условиях". Например, если вы решите перевести офис из центра на окраину, чтобы сэкономить на аренде.
Они скажут: "Как так? Нам придется дольше ездить". Но проходит время, и ничего – все ездят. Например, у меня и у многих клиентов практика показала, что по поводу переездов больше всего возмущаются москвичи, которые живут рядом с офисом и у которых на дорогу уходит 20–30 минут. А те, кто едет из Подмосковья 2,5 или даже 3 часа, не протестуют.
Кто ценит работу – приспособится. А тех, кто не ценит, можно уволить. И за счет них самым ценным сотрудникам поднять зарплату.
Наша психология такова, что мы привыкаем к рутине. У людей есть устоявшийся образ жизни, и они считают его правильным. Им кажется, что его изменение приведет к катастрофе, а этого нельзя допустить.
Поэтому сотрудники начинают возмущаться:
✓ "Как это так – офис переедет?"
✓ "Да что это такое – мы будем жить в меньшем офисе?"
✓ "Почему мы сократили расходы на это?"
✓ "Как это не у всех есть Интернет?"
Но проходит время, и люди привыкают. Им кажется, что все нормально, нет ничего страшного, а деньги сэкономлены. Причем на постоянной основе. Это постоянная прибыль, которую мы нашли в своем бизнесе.
Задание. Мы разобрали основные стратегии, которых необходимо придерживаться в бизнесе. Я прошу вас еще раз посмотреть на эти стратегии и выбрать минимум три, которые вы начнете внедрять в своей компании завтра или в понедельник.
Обведите кружочком три выбранные стратегии и напишите рядом конкретный первый шаг, который вы сделаете завтра.
Итого у вас будет три шага, которые вы сделаете прямо завтра для снижения расходов с точки зрения стратегического видения успеха компании.
Резюме: эффективные приемы снижения затрат
Для снижения затрат используйте следующие приемы:
Подумайте, чего хочет клиент, и обеспечьте ему те качества товара, за которые он готов платить деньги.
Организуйте свое время и время сотрудников таким образом, чтобы максимально использовать его для решения рабочих задач.
Научитесь составлять список дел на каждый день и выделять в нем первоочередные задачи – их старайтесь решить в первой половине дня.
Правильно ставьте задачи перед сотрудниками – должен быть обозначен срок и проконтролировано его соблюдение.
К расходам есть два подхода: в первом вы обосновываете их сокращение, во втором – необходимость.
Если планируете какое-либо мероприятие и закладываете в бюджет чуть больше материальных затрат, чем вышло по смете, не говорите об этом сотрудникам фирмы. Иначе запас быстро иссякнет.
Обязательно составляйте бюджеты – записывайте количество денег, которое выделяете на то или иное направление. И введите для сотрудников правило: если требуется создать дополнительную статью расходов, ее необходимо обсудить лично с вами, предоставить четкое письменное обоснование и получить согласие.
Чаще отказывайте – не соглашайтесь после первой же просьбы купить новый шкаф или компьютер. Если это действительно необходимо, сотрудник придет еще.
Показывайте на личном примере, что готовы экономить деньги и что даже 100 рублей для вас – деньги.
Наконец стойте на своем, принимая непопулярные решения, которые вызывают негодование сотрудников. Например, при переезде офиса из центра на окраину. Человек ко всему привыкает, а тот, кто ценит свою работу, приспособится к меняющимся обстоятельствам.
Следуйте этим нехитрым советам – и скоро вы заметите позитивные изменения в работе своей фирмы и сотрудников.
Тактики снижения затрат
Теперь перейдем к тактике. В этом разделе мы поговорим, как внедрять различные фишки и рецепты снижения затрат.
Ведем переговоры с поставщиками
Работа с поставщиками – один из самых простых и быстрых способов снизить расходы, если вы что-то закупаете (товар либо услуги).
На самом деле поставщиков можно практически всегда сильно "прожать".
К сожалению, поставки и закупки часто считаются на предприятии чем-то второстепенным. По крайней мере директору не очень хочется забивать себе голову этими вопросами, и он отдает их на откуп менеджеру. И зря!
Представим, что 60 % ваших расходов приходится на закупки, 20 % – на производство и 20 % – на административные расходы. Теперь представим, что стоимость закупок удалось снизить на 5 %. А 5 % от 60 % позволяют снизить общие расходы на 3 %!
Чтобы добиться такого же эффекта от производства (чтобы сэкономить за счет него 3 %), нам бы пришлось сократить производственные расходы на целых 15 %! Таким образом, связь очевидна:
15 % от 20 % = 3 %;
5 % от 60 % = те же самые 3 %.
Снизив стоимость закупок всего на 5 %, мы можем сократить общие расходы на 3 %, что эквивалентно сокращению производственных расходов на 15 %.
Что проще – "прожать" поставщиков на 5 % или снизить производственные расходы 15 %? Не всегда, но в большинстве случаев первый вариант намного проще.
Как снижать расходы на закупки
Здесь есть несколько нюансов. Первый – контроль менеджера по закупкам. Никогда не оставляйте закупки без контроля!
Это потенциально опасная область, которую нельзя доверить менеджеру. Когда контроль над закупками находится целиком в его руках и он определяет цены, велик соблазн что-то сделать в свою пользу.
Я имею в виду всем известные откаты, которые процветают в закупках на каждом шагу. Поэтому нужен очень жесткий контроль. Плюс внешний "злодей" по сбиванию цен – человек, который будет отвечать за переговоры по ценам, но без дальнейшей закупки. Он отвечает за обсуждение цены и решение по ней – "да" или "нет".
В этом случае мы разделяем принятие решения о цене и процесс закупок. Это позволяет нам значительно снизить риск откатов и иных проблем.
Еще "злодей" нужен, чтобы менеджерам по закупкам было проще и оставалось лишь говорить: "Мне шеф сказал такую цену. Я понимаю, что для вас она несправедлива, но, извините, я ничего не могу сделать".
Регулярный анализ цен
Следующий важный пункт – регулярный анализ цен. Введите в регламент, должностную инструкцию для менеджера по закупкам обязанность минимум раз в неделю анализировать рынок и искать поставщиков с более низкими ценами.
Схема действий может быть такая: опросили пять поставщиков, нашли самый дешевый вариант и выслали своему поставщику низкий прайс другой фирмы. Часто таким образом можно заставить его снизить цены, потому что есть доказательства: "Смотрите, я нашел у конкурентов такое предложение, а я – ваш постоянный клиент. Дайте мне нормальные цены либо уйду к конкуренту".
Я сам это делал месяца три назад. Мы в большом количестве производим полиграфию для наших курсов (диски, распечатки, брошюры и т. д.). У меня за это отвечает один сотрудник.
Когда он в очередной раз пришел ко мне согласовывать цены, я посмотрел и сказал: "Что-то не то. Езжай в типографию и снижай". Он поехал, но ему отказали. Сотрудник вернулся ко мне и спрашивает: "Что делать?" Я ответил: "Набери в "Яндексе" "типографии" и собери прайсы".
Он собрал, мы нашли более дешевый вариант и вместе поехали к поставщику. Я показал менеджеру типографии прайс и сказал: "Вот список цен конкурентов. Они на 15 % ниже, чем у вас. Мы хотим работать с вами, вы – хорошая компания. Но я считаю деньги. Почему я должен переплачивать?"
Нам сразу без вопросов понизили цены.
Есть еще один важный фактор, который следует учитывать. Помимо того что вы постоянно мониторите рынок, держите поставщиков в курсе, что ищете лучшие цены.
Когда у них в мозгу возникнет мысль: "А не поднять ли цены?", они будут делать это осторожно в отношении вас, потому что будут знать, что вы можете обратиться к кому-то другому.
Если поставщики хотят повысить цены
Случается, что поставщики хотят повысить цены. Когда они пришлют вам уведомление – откажите им. Скажите: "Мы не согласны!"
Нередко одно возражение отбивает 20–30 %. Причем, скорее всего, просто скажут: "Ладно, вот вам старая цена".
Если же они настаивают, дайте такой ответ: "Хорошо. Мы сейчас проанализируем рынок и поищем более дешевый вариант. Если не найдем, продолжим работать с вами". И смотрите, ищите.
Следующий вариант – оплатите счет за вычетом той суммы, на которую они повысили цену. Это более жесткий вариант, крайний. Применять его можно, если у вас действительно финансовые трудности.
При этом скажите: "Правило руководства – цены заморожены. Мы ничего не можем сделать". Это, конечно, не всегда срабатывает, но попробовать, особенно в крупных компаниях, можно. Там устанут "бодаться" и скажут: "Ладно, так и быть. Для вас – старая цена".
Очень часто мы не верим в то, что можем изменить ситуацию, и говорим: "Так не бывает. Наши поставщики будут настаивать на увеличении цен".
Но зачастую, когда поставщики говорят "нет", на самом деле имеют в виду "не хочу".
Поясню. Как правило, у них заложена достаточно высокая норма прибыли, но они хотят больше "прожать" вас. Самое важное, о чем стоит помнить в такой ситуации: для продавцов ценно совершить сделку, цена вторична. Важнее тот факт, что они получили еще одного клиента и закрыли еще одну сделку.
А то, что цена плюс-минус 3–5 %, – не так существенно. Когда вы это осознаете, торг с поставщиками становится гораздо более простым.
Битвы за цены
Следующий важный момент – заставьте поверить, что цена для вас – главное. Начинайте биться за нее и говорить: "Нет, нам важна прежняя стоимость. Обоснуйте, почему вы ее повышаете".
Если вы сейчас что-то закупаете, для вас есть задание. Завтра или в понедельник проанализируйте рынок и найдите прайсы конкурентов своих поставщиков.
Как только найдете более низкие цены, пишите поставщику: "Дорогой друг, мы нашли значительно более низкие цены, и нам хотелось бы, чтобы вы выставили адекватное предложение. Почему мы переплачиваем?"
На услуги цены можно сбивать еще сильнее. Реально получить минус 20–30 %. Если есть возможность, узнайте, сколько платят конкуренты. Это не всегда получается, но иногда выходит. Например, когда вы смогли переманить сотрудника, который раньше работал у конкурентов и знает их цены.
Другая вещь касается закупок в Интернете. Если вы что-то покупаете в онлайне, можете там найти отличные сайты, которые предлагают купоны на приобретение товаров и услуг с хорошей скидкой.
Интернет-магазины периодически раздают их, стимулируя своих клиентов и подписчиков активнее покупать. Можно найти такой купон и добиться скидки 3–5–7–10 %, а на некоторые услуги – значительно больше.
Следующая идея: в Интернете дешевле покупать электронные товары вместо физических. Что я имею в виду? Виртуальный пылесос, конечно, не купишь. Но можно приобрести, например, программное обеспечение, антивирусы и другие программы, которые используются в работе.
Вы можете купить дистрибутив программы, скачать его через Интернет – и это обойдется значительно дешевле, чем заказывать диск, который привезут. Обучающий семинар, записанный на DVD, с курьерской доставкой обойдется дороже, чем участие в вебинаре.
Еще можно сэкономить, закупая сокращенные варианты программ вместо полных. Например, 1С. Далеко не всем нужны полные профессиональные версии. Многим подойдут базовые комплектации, там достаточно функционала. Это часто позволяет прилично сэкономить.
Что ж, думаю, с поставщиками мы разобрались. Переходим к рассмотрению других тактик.
Пересылка документов
Здесь есть несколько возможностей для разумного снижения расходов.
Первое – мы очень активно применяем это у себя – пересылать отсканированные копии документов. Если вы активно общаетесь с контрагентами, что-то закупаете или продаете, то постоянно обмениваетесь документами: договорами, актами, счетами и т. д.
Мы ввели в практику такую вещь: пересылаем друг другу не оригиналы, а копии документов с отсканированной печатью. Это позволяет снизить почтовые расходы и сэкономить время менеджеров. Оригиналы высылаем отдельно, по требованию. Оказывается, они нужны далеко не всем. Примерно две трети наших партнеров не требуют оригиналов, им вполне хватает сканов.
Вы можете сказать: "Да нет, наши будут требовать!" Кто-то будет, а кто-то нет. Не всегда нужны именно оригиналы, а если и нужны, то не всех документов.
Можно переслать, например, счет для оплаты и написать: "Если вам требуются оригиналы, напишите нам, вышлем". Кому-то они окажутся не нужны, другие просто забудут.
Часто так можно неплохо сэкономить. Считайте сами: каждое отправление, даже обычной почтой, – это порядка 100 рублей плюс минимум столько же стоит время менеджера, пока он все сделает. А если пересылок много, получаются серьезные деньги. Отправлять сканы документов намного проще и быстрее.