Современный бухгалтер немыслим без компьютера и бухгалтерских компьютерных программ, помогающих оформить платежные документы, приходные и расходные кассовые ордера, вести учет поступления и движения товаров, выписывать счета-фактуры и многое, многое другое. В книге подробно рассматриваются специализированные бухгалтерские программы "1С: Предприятие", 7.7 и 8.0, а также редактор электронных таблиц Microsoft Excel, приводятся конкретные примеры их использования для ведения бухгалтерского учета на предприятии.
Последовательность изложения материала позволяет уже на этапе обучения начать практическое применение полученных знаний.
Содержание:
Виолетта Олеговна Филатова - Компьютер для бухгалтера 1
Введение 1
От издательства 1
Часть I Начальные сведения 1
Глава 1 Как устроен компьютер 1
Глава 2 Основы работы в операционной системе Windows 4
Глава 3 Файловая система 7
Глава 4 Контекстное меню и диалоговые окна 9
Глава 5 Работа в Интернете 10
Часть II Офисные программы 14
Глава 6 Работа с программой Word 14
Глава 7 Создание таблиц и слияние документов 17
Глава 8 Знакомство с программой Excel 19
Глава 9 Начинаем работу 22
Глава 10 Работа с формулами и функциями 25
Глава 11 Примеры использования программы Excel 28
Часть III Программа "1С: Предприятие 7.7" 31
Глава 12 Знакомимся с программой 31
Глава 13 Начинаем работу со справочниками 33
Глава 14 Оформление и учет первичных документов 38
Глава 15 Учет товарно-материальных ценностей 42
Глава 16 Получение итоговой информации 45
Глава 17 Приемы эффективной работы 47
Глава 18 Знакомство с модулем "1С: Торговля и Склад" 48
Глава 19 Оформление документов в модуле "1С: Торговля и Склад" 50
Глава 20 Модуль "1С: Зарплата и Кадры" 52
Часть IV Система программ "1С: Предприятие 8.0" 56
Глава 21 Система "1С: Предприятие 8.0" 56
Глава 22 Программа "1С: Бухгалтерия 8.0" 57
Глава 23 Операции с денежными средствами 59
Глава 24 Учет товаров, продукции, услуг 61
Глава 25 Учет основных средств и нематериальных активов 63
Глава 26 Учет начисления и выплаты зарплаты 66
Глава 27 Получение итоговой информации 67
Глава 28 Программа "Управление торговлей" в системе "1С: Предприятие 8.0" 68
Глава 29 Автоматизация работы с помощью документов 70
Глава 30 Конфигурация "Зарплата и Управление персоналом" 72
Глава 31 Настройка системы на особенности учета 73
Глава 32 Формирование структуры предприятия и штатного расписания 74
Глава 33 Учет кадров 75
Глава 34 Начисление заработной платы и расчет налогов 76
Подведение итогов 77
Виолетта Олеговна Филатова
Компьютер для бухгалтера
Введение
Использование компьютера в бухгалтерской практике стало необходимостью. Специалист, не умеющий работать на компьютере, сейчас вряд ли может рассчитывать на успех.
В настоящее время существует большое количество различных бухгалтерских программ. Все они имеют свои достоинства и свои недостатки. Программы, предоставляющие больше возможностей для специфических видов учета, обычно проигрывают по причине излишней перегруженности деталями. Другие программы проще и доступнее в работе, но каких-то функций при работе с ними может не хватать. Чаще всего выбор программного обеспечения зависит от конкретных задач, которые вам предстоит решать. Каждый бухгалтер оформляет платежные документы, приходные и расходные кассовые ордера, но бухгалтерия производственного предприятия, где требуется вести учет поступления и движения товаров и материалов, выписывать счета-фактуры и вести книги продаж и покупок, значительно отличается от бухгалтерии государственного учреждения, где все эти функции, скорее всего, будут лишними.
Как же разобраться в этом многообразии программного обеспечения постоянно занятому бухгалтеру? Какие программы выбрать для использования в работе? Ответы на эти вопросы вы найдете в лежащей перед вами книге.
Основа у всех бухгалтерских программ одна: все они построены по принципу двойной записи, которая применяется в бухгалтерском учете. Истоки такого ведения бухгалтерии восходят к францисканскому монаху-математику Луке Пачоли, жившему в XV веке (1445–1517). Непременными элементами бухгалтерии являются баланс, счета и двойная запись. Эти же элементы используются и в бухгалтерских программах.
В настоящее время практически все программы бухгалтерского учета адаптированы к операционной среде Windows. Для успешного использования этих программ необходимо иметь не только навыки работы на компьютере, но и определенные знания об операционной системе Windows, поэтому первая часть книги посвящена этой операционной системе и основным понятиям, связанным с работой на компьютере. Вы познакомитесь также с основами работы в сети Интернет. Умение использовать ресурсы Сети для получения необходимой информации – это требование времени.
Во второй части книги мы изучим основы работы в программах Microsoft Word и Microsoft Excel и возможности применения этих программ в бухгалтерской практике. В ней будет показано, как можно использовать программу Excel для ведения бухгалтерского учета, оформления и создания некоторых документов. Редактор Word незаменим при работе с текстом, создании отчета или таблицы.
Многие бухгалтеры считают, что им вполне достаточно уметь работать только в Excel. Однако знание программы "1С: Предприятие" в настоящее время можно считать необходимым для бухгалтера, третья и четвертая части книги посвящены именно этой программе.
Несомненным достоинством программы "1С: Предприятие" является возможность оформления большого количества бухгалтерских документов. Всевозможные отчеты, которые можно создавать в этой программе, позволяют взглянуть на счет с разных сторон. Кроме того, овладев общими принципами работы в одном из модулей программного пакета "1С: Предприятие", вы сможете легко освоить работу и в других специализированных программах фирмы "1С".
В большинстве случаев материал в данной книге изложен кратко, что вполне устроит постоянно занятого бухгалтера.
Мы искренне надеемся, что знакомство с этой книгой доставит вам удовольствие, а полученные благодаря ей знания пригодятся в дальнейшем в вашей бухгалтерской практике.
От издательства
Ваши замечания, предложения и вопросы отправляйте по адресу электронной почты comp@piter.com (издательство "Питер", компьютерная редакция).
Мы будем рады узнать ваше мнение!
На веб-сайте издательства вы найдете подробную информацию о наших книгах.
Часть I Начальные сведения
В этой части книги вы познакомитесь с программами, которые может использовать бухгалтер для создания документов и проведения расчетов. Это программы Microsoft Word и Microsoft Excel. Немало полезного вы узнаете также, прочтя главы, посвященные работе в сети Интернет. Те пользователи, которые не умеют работать в операционной системе, смогут познакомиться с основами работы в операционной системе Windows.
Глава 1 Как устроен компьютер
Эта глава посвящена обзору аппаратных средств персонального компьютера. В ней мы также кратко познакомимся с понятием программного обеспечения и узнаем о назначении операционной системы.
• Аппаратные средства ПК
• Как включить компьютер
• Работа с приводами компакт-дисков и дискет
• Кодирование информации
• Клавиатура, монитор, мышь
• Дополнительные устройства
• Какой компьютер выбрать для работы
• Программное обеспечение
• Понятие операционной системы
Аппаратные средства ПК
Персональный компьютер (ПК) состоит из нескольких компонентов, среди которых основными считаются:
• системный блок;
• клавиатура;
• монитор;
• мышь.
Компьютер стали называть персональным тогда, когда его использование стало возможным для неискушенных в технических вопросах пользователей. Сейчас для людей многих профессий, в том числе и для бухгалтеров, компьютер – это надежный и умный помощник.
Простому пользователю достаточно понимать назначение нескольких жизненно важных устройств, входящих в состав компьютера. Заглянем внутрь системного блока.
Основные компоненты компьютера
Системный блок содержит материнскую плату с большим количеством микросхем. На ней находится "сердце" компьютера – центральный процессор.
Центральный процессор (или просто процессор) – это самый важный элемент компьютера. Он представляет собой микросхему, выполняющую все основные действия в компьютере. Быстродействие процессора определяется тактовой частотой, с которой он работает. Тактовая частота процессора обычно указывается в характеристиках компьютера, например: Pentium 4 1700 МГц – тактовая частота процессора составляет 1700 МГц. В настоящее время вам предложат кроме процессора Pentium 4 процессоры Celeron, Athlon, Duron. Как видно, лидерами рынка являются две компании – Intel и AMD.
Процессор устанавливается на материнской (системной) плате. Основным элементом системной платы является чипсет. Наиболее часто встречаются чипсеты фирмы Intel. В настоящее время в продаже имеется большое количество материнских плат разных производителей.
Важной составляющей компьютера является оперативная память, или ОЗУ (оперативное запоминающее устройство), которую иногда также называют памятью произвольного доступа (Random Access Memory, RAM). Она, подобно буферу, хранит данные, находящиеся в пути от постоянных запоминающих устройств (дисков) к центральному процессору и обратно. После выключения компьютера вся информация из оперативной памяти стирается. Если данные необходимо сохранить, их записывают на постоянное запоминающее устройство – лазерный диск, флэш-память или жесткий диск. Дискеты применяются теперь очень редко.
Емкость RAM на современных ПК составляет 256 Мбайт и более. Достаточной для комфортной работы считается емкость памяти 256 Мбайт. Для бухгалтерских программ такого объема памяти вполне достаточно. Кроме ОЗУ в персональном компьютере имеется постоянное запоминающее устройство (ПЗУ), называемое также памятью только для чтения (Read-Only Memory, ROM). ПЗУ предназначено для хранения информации, необходимой для запуска компьютера.
Кэш-память повышает быстродействие компьютера. Она располагается "между" процессором и оперативной памятью, и при обращении процессора к памяти сначала производится поиск нужных данных в кэш-памяти. Поскольку время доступа к кэш-памяти в несколько раз меньше, чем к обычной оперативной памяти, а в большинстве случаев данные для работы находятся именно в кэш-памяти, среднее время доступа к памяти уменьшается.
В системном блоке находятся также контроллеры и шина. Контроллеры управляют работой внешних устройств, таких как монитор, диски, принтер. Взаимодействие внешних устройств с процессором происходит через системную шину.
Подключение новых устройств к компьютеру выполняется предельно просто. Для этого на материнской плате имеются разъемы (слоты). В эти слоты вставляются электронные схемы, управляющие работой внешних устройств.
Внешняя память
В состав системного блока входят также устройства внешней памяти:
• жесткий диск (винчестер);
• дисководы для гибких магнитных дисков;
• дисковод для компакт-дисков (CD-привод);
• флэш-память, которая подключается через USB-порт.
Вся информация – ваши документы и программы – хранится в компьютере на жестком диске. Он находится внутри системного блока. Жесткий диск – это диск из сплава алюминия или керамики, покрытый ферромагнитным слоем и расположенный вместе с магнитными головками в герметично закрытом корпусе. На передней панели системного блока находится индикатор работы жесткого диска. Если происходит обращение к жесткому диску, индикатор горит красным или оранжевым светом.
Наименование диска – "жесткий" – подчеркивает его отличие от гибкого диска: магнитное покрытие такого диска наносится на жесткую подложку. Первый жесткий диск был создан в 1973 году по технологии фирмы IBM и имел кодовое обозначение "30/30", что совпадало с обозначением калибра легендарного охотничьего ружья "винчестер". Этим словом стали называть и жесткий диск компьютера.
В настоящее время появились сменные жесткие диски. Их удобно использовать для архивации данных. Сменные носители хорошо подходят для хранения закрытой и секретной информации.
Накопители на гибких магнитных дисках, или НГМД (Floppy Disk Drive, FDD), предназначены для работы с дискетами. В ПК могут использоваться дискеты размером 3,5 дюйма. Сам носитель можно рассматривать как совокупность носителя и соответствующего привода.
Дискеты используются для переноса информации с одного компьютера на другой. На одной дискете можно сохранить не более 600 страниц текста. Для современных программ это очень мало, поэтому дискеты используются все реже, а отчеты в налоговые инспекции можно теперь посылать по электронной почте.
К малогабаритным устройствам резервного копирования относятся накопители Zip на сменных гибких магнитных дисках. Картридж накопителя Zip содержит гибкие магнитные диски, обеспечивающие хранение данных объемом до 750 Мбайт. Сам накопитель может быть внешним или встраиваемым. Эти устройства используют традиционную технологию магнитных носителей, но имеют более совершенную систему позиционирования головок чтения-записи и надежную механику привода. В накопителях этого типа предусмотрена функция введения пароля, что позволяет хранить конфиденциальную информацию.
Магнитооптический (МО) накопитель представляет собой накопитель информации, в основу которого положен магнитный носитель с лазерным управлением.
По принципу устройства МО-носители похожи на компакт-диски. Но между слоем носителя и рефлектора нанесено дополнительное напыление, которое реагирует как на оптическое, так и на магнитное воздействие. Роль головки чтения-записи выполняет лазер, который нагревает отдельные участки поверхности до температуры около 150 °C. Благодаря этому элементы промежуточного слоя взаимодействуют друг с другом и после охлаждения намагничиваются. Этот процесс можно многократно повторять, потому что поверхность и внутренний слой носителя защищены.
CD-ROM – это устройство для чтения лазерных дисков, или компакт-дисков (Compact Disk, CD). Это устройство позволяет только читать информацию с диска, поэтому также используется все реже. Гораздо более практично устройство CD-RW, которое позволяет не только читать, но и записывать информацию.
...
Примечание
В настоящее время используются записываемые (Recordable Compact Disk, CD-R) и перезаписываемые (Re-Writable Compact Disk, CD-RW) лазерные диски, на которых довольно удобно хранить или переносить большие объемы информации, и, соответственно, устройства не только для чтения, но и для записи компакт-дисков.
CD-приводы позволяют:
• устанавливать и обновлять программное обеспечение;
• работать с программами;
• осуществлять поиск в базах данных и архивах информации;
• работать с обучающими и развлекательными программами;
• просматривать видео;
• прослушивать музыкальные компакт-диски.
Бурное развитие переживают сейчас устройства для чтения дисков высокой плотности – DVD-приводы. Основные аргументы в пользу DVD-приводов заключаются в том, что они способны полностью заменить CD-приводы при незначительно более высокой стоимости. При этом кроме выполнения обычных функций (чтение дисков CD-ROM, CD-R, CD-RW) они предоставляют такие возможности, как чтение дисков DVD-ROM (объем информации от 4,7 до 17 Гбайт), просмотр высококачественного видео в формате MPEG-2, многоканальный звук, воспроизведение звуковых дисков формата DVD-Audio. На DVD-носителях распространяются игры, программные продукты, фильмы.
Для DVD разработано несколько типов устройств с функцией записи: DVD-R (с однократной записью), DVD-RAM, DVD-RW (с многократной записью). Среди этих устройств наиболее перспективным считается DVD-RAM.
Вероятнее всего, что эти устройства вскоре полностью заменят CD-приводы.
Как включить компьютер
Чтобы включить компьютер, надо нажать кнопку включения питания на системном блоке. Обычно эта кнопка подписана словом Power (питание). Для перезапуска компьютера используется кнопка Reset, расположенная на передней панели компьютера.