Интерфейс программы
Рассмотрим интерфейс программы. Outlook – приложение MS Office, и основу его интерфейса составляют общие для всех приложений MS Office элементы, такие как рабочее окно, строка состояния и плавающие панели инструментов.
Особенность Outlook заключается в том, что, кроме стандартного интерфейса, эта программа имеет еще один интерфейс – свой собственный. Основа этого интерфейса – элементы. Элемент – это основной объект, в котором хранятся данные.
Элементы Outlook включают почтовые сообщения, встречи, контакты, задачи и записи в дневнике и, кроме того, в Outlook имеются также опубликованные элементы и документы.
Стандартный Outlook 2003 в исходном виде имеет в своем составе следующие основные элементы: папки электронной почты ("Входящие", "Исходящие" и т. п.), календарь, контакты, задачи, заметки, дневник.
Обычный интерфейс MS Office дополняется в Outlook интерфейсом элемента.
Итог выглядит таким образом: стандартное окно MS Office с заголовком и системным меню, затем – строка меню и панели (по умолчанию активна только панель "Стандартная"). Рабочая область программы занята интерфейсом элемента, который состоит из двух подчиненных окон – окна со списком папок с расположенной внизу областью перехода и окна элемента со списком записей.
Панель "Стандартная" представлена следующими кнопками (слева направо):
1) "Создать". Эта кнопка запускает процедуру создания записи для элемента. Она содержит раскрывающийся список, в котором как элементы меню перечислены все доступные виды записей для всех элементов;
2) "Печать". Запускает процедуру быстрой печати;
3) "Переместить в папку". Перемещает выделенную запись (элемент) в выбранную папку. Список основных (стандартных) папок раскрывается автоматически при обращении к кнопке. Если есть папки нестандартные (пользовательские), то нажатие клавиш CTRL + SHIFT + V раскрывает окно со списком всех доступных папок;
4) "Удалить". Здесь следует обратить внимание на следующий недостаток Outlook: клавиши команды удаления (CTRL + D) расположены рядом с клавишами сохранения (CTRL + S), так что при малейшей небрежности в нажатии клавиш сохранения и создаваемая запись удаляется. К счастью, удаление в Outlook просто помещает запись в папку "Удаленные", откуда ее можно потом извлечь (если вовремя спохватиться);
5) "Найти", активирующая панель поиска в окне элемента, с помощью которой можно производить не только поиск, но и просмотр найденной записи;
6) "Адресная книга", открывающая адресную книгу Outlook (об этой книге будет рассказано позже).
Поле поиска, в котором вводятся данные для поиска контактов в списке элемента "Контакт". Если ввести в это поле имя или фамилию (или еще какие-то личные данные), то программа найдет и автоматически откроет соответствующую запись.
Кроме панели "Стандартная", Outlook использует также панель "Дополнительная".
На этой панели расположены следующие кнопки:
1) кнопка "Outlook сегодня". Это не совсем кнопка, а скорее гиперссылка. Она переходит на так называемую "Домашнюю страницу Outlook". Домашняя страница – настраиваемый элемент Outlook, который открывается при запуске программы автоматически. В нем отображаются выбранные элементы, например праздники;
2) кнопка "Назад" – тоже гиперссылка, она переходит в предыдущее окно, так же как аналогичная кнопка в браузере Интернета.
Следующая группа кнопок – управление просмотром папки элемента и его записей. Она состоит из трех кнопок – "Перейти на уровень вверх"; "Область чтения" и "Предварительный просмотр". Последняя кнопка показывает, как будет выглядеть выделенный элемент в печати, а первая – переход на один уровень вверх. Кнопка "Область чтения" открывает в нижней части окна элемента дополнительное окно, в котором выделенный элемент просматривается полностью.
Следующая за группой просмотра группа кнопок имеет разный состав для разных элементов. Это группа редактирования, она содержит те кнопки, которые используются для редактирования записей текущего элемента. Часть кнопок этой группы постоянна. Это такие кнопки как: "Отмена", поле "Текущее представление", "Область группировки", "Выбрать поле".
Кнопка "Отмена" отменяет последнее выполненное действие, т. е. выполняет функцию отката.
Список фильтров, по которым формируется представление данных записи в окне элемента (по телефонам, по категориям и т. д.) содержит поле "Текущее представление".
Кнопка "Область группировки" открывает в верхней части окна элемента панель. Если перетащить на эту панель заголовок столбца представления записи, то все записи будут сортированы по данному значению. Чтобы отменить группировку, т. е. вернуться к исходному представлению, нужно перетащить столбец обратно на свое место.
Произвести выбор представляемых в окне элемента полей записи, а также создать дополнительное поле с помощью кнопки "Создать" можно с помощью кнопки "Выбрать поля".
Рассмотрим особенности MS Office Outlook 2003. Особенности этой программы составляет следующий набор средств: контакты, календарь и дневник.
Контакты (и сотрудничающая с этим элементом адресная книга Outlook) собирают личные сведения о клиентах и сотрудниках, выполняют автоматическое отслеживание событий по ним, а также позволяют установить соединение (позвонить) или отослать сообщение.
Календарь – средство планирования и организации рабочего времени. С его помощью также можно отслеживать праздники, выполнять организацию событий. Но главное назначение календаря для секретаря – это конечно же организация личного времени сотрудников и планирование личного расписания руководителя.
Дневник – это настраиваемое средство наблюдения за работой приложений MS Office, установленных на компьютере. В дневник автоматически записываются и располагаются на временной шкале выбранные пользователем действия, имеющие отношение к выбранным контактам.
Также дневник выполняет отслеживание почтовых сообщений и, кроме того, ведет запись истории файлов, с которыми работают приложения MS Office, – Word, Excel, Access. В дневник также могут записываться любые виды взаимодействия, которые требуется сохранять, даже сведения, которые не хранятся в компьютере, например телефонные переговоры, отправленные и полученные рукописные сообщения.
Дневник используется для записи дат и времени взаимодействия с контактами, например количества часов работы с определенной учетной записью.
Для создания списка всех элементов, имеющих отношение к контакту, следует воспользоваться отслеживанием действий, вместо того чтобы связывать эти элементы с контактом.
Задачи – средство отслеживания загруженности сотрудников, инструмент для генерации отчетов и создания форм, а также способ автоматизации регистрации документооборота.
Многие задачи делопроизводства (такие, например, как выставление счетов за постоянное (месячное) обслуживание) могут быть автоматизированы средствами Outlook.
Работа с электронной почтой
Получение и отправление сообщений
Для получения и отправки сообщений используются команды подменю "Отправить / Получить" в меню "Сервис".
В большинстве случаев сообщения автоматически отправляются при нажатии кнопки "Отправка". Для получения (доставки) сообщений часто используются различные условия, такие как автоматическая доставка корреспонденции, при запуске программы Outlook или истечении заданного интервала времени. Кроме того, возможен также и запрос отправки и получения вручную.
Для отправки и получения сообщений для всех учетных записей используется указанное выше подменю "Отправить / Получить", команда "Отправить / Получить все".
Если же Outlook использует несколько учетных записей электронной почты, то обычно указывается, какие именно учетные записи использовать для получения сообщений. По умолчанию сообщение отправляется с использованием учетной записи, указанной для использования по умолчанию в "Мастере учетных записей электронной почты".
Для того чтобы отправить сообщение с использованием конкретной учетной записи, нужно выбрать соответствующую учетную запись (ту, которая была отведена для отправки сообщений). Делается это путем нажатия кнопки "Учетные записи" в окне сообщения.
Учетные записи почты, настроенные в Outlook, могут быть объединены в группы отправки и получения. Для этой группы могут быть заданы такие параметры, как интервалы отправки и получения сообщений, способы обработки почты при работе в оперативном и автономном режимах. Группы отправки и получения позволяют задавать следующие параметры:
1) включение учетной записи при отправке и получении почты;
2) отправку, получение или отправку и получение почты для учетной записи;
3) загрузку вложений;
4) предельные размеры загружаемых сообщений;
5) папки, включаемые при отправке и получении;
6) загрузку только заголовков новых сообщений;
7) разные настройки для работы Outlook в оперативном и автономном режимах.
Когда пользователь находится в сети, для учетных записей электронной почты Exchange, IMAP и HTTP сообщения отправляются и получаются немедленно. Для учетных записей электронной почты POP3 сообщения отправляются немедленно в том случае, если на вкладке "Настройка почты" установлен флажок "Немедленная отправка при наличии подключения" (меню "Сервис", команда "Параметры"). При автономной работе все учетные записи используют запланированное время отправки и получения в диалоговом окне "Группы отправки и получения".
Особенностью MS Office Outlook является управление сообщениями с помощью правил.
Правила – это одно или несколько действий, автоматически выполняемых над почтовыми сообщениями и приглашениями на собрание, которые отвечают определенным условиям, с возможными из этих условий исключениями.
Назначение правил – управление сообщениями электронной почты, выполнение с сообщениями действия, отвечающего заданному набору условий. Созданное правило применяется в Outlook к сообщениям, поступающим в папку "Входящие", или к отправляемым сообщениям. Например, можно задать следующие правила, действующие автоматически.
Все правила разделены на две основные категории: уведомления и организацию.
Правила уведомления служат для оповещения пользователя тем или иным способом о получении определенного сообщения (например, можно создать правило, автоматически отправляющее сообщение электронной почты на сотовый телефон пользователя при получении сообщения от члена семьи). Правила организации выполняют над сообщением некоторые действия. Например, можно создать правило, перемещающее определенные сообщения в определенную папку или помечающее их к исполнению к определенной дате.
Правила можно также запустить вручную. При запуске вручную правила могут применяться к отдельным сообщениям, уже находящимся в папке "Входящие", и к сообщениям в других папках.
В правилах могут быть предусмотрены исключения для особых случаев (например, для сообщений, снабженных отметкой к исполнению или отнесенных к высшей категории важности). Если сообщение подпадает хотя бы под одно из заданных условий исключения, правило к нему не применяется.
Правила управляемы, т. е. могут включаться и отключаться, могут измениться или удалиться. В работе с электронной почтой заметную роль играет учетная запись.
Что такое "учетная запись"? Учетная запись – это имя сервера, имя пользователя, пароль или адрес электронной почты, которые используются для подключения к электронной почте. При этом в Outlook используются данные, представленные администратором, или провайдером (поставщиком услуг Интернета, ISP). Отправка сообщений с помощью учетной записи ISP может потребовать соединения с поставщиком услуг Интернета для получения разрешения на использование почтового сервера.
Настройка учетных записей MS Office Outlook 2003 и электронной почты
Чтобы настроить Outlook для работы с электронной почтой, нужно знать следующие параметры:
1) тип сервера (обычно для работы с электронной почтой используется POP3, IMAP или Hotmail);
2) имя (здесь можно указать имя, которое будет отображаться в поле ОТ в исходящих сообщениях);
3) электронный адрес (обычно электронный адрес включает: имя_пользователя@имя_провайдера (организация). ru);
4) имя пользователя (имя учетной записи, обычно оно совпадает с частью электронного адреса. Например, для адреса user@mail. ru имя учетной записи – user);
5) пароль (пароль, который получил пользователь при регистрации электронного адреса);
6) сервер входящих / исходящих сообщений (эти параметры узнают при регистрации. Обычно сервер входящих сообщений и сервер исходящих сообщений совпадают).
POP3 – протокол Post Office Protocol Version 3. Используется для приема сообщений электронной почты с почтового сервера Интернета.
IMAP – протокол Internet Message Access Protocol. При использовании IMAP на сервере создаются папки, в которых сообщения хранятся и упорядочиваются для загрузки другими ПК. При этом пользователю только остается читать заголовки сообщений и выбирать сообщения, которые он хочет загрузить.
HTTP – Hypertext Transfer Protocol. Протокол передачи гипертекста, который используется для доступа к веб-страницам через Интернет. Именно этот протокол используется в Outlook в качестве почтового протокола.
Кроме этого, Outlook поддерживает протокол IMAP4, а также использует учетные записи MS Exchange Server.
Итак, все нужные сведения получены от поставщика услуг Интернета или администратора: известны имена серверов входящей и исходящей почты; имя пользователя; адрес электронной почты и пароль.
Следующий этап – подключение к почтовому серверу. Подключение может осуществляться двумя способами – либо по телефонной линии, либо через локальную сеть ЛВС. В первом случае, т. е. при подключении через телефонную линию, соединение устанавливается средствами удаленного доступа автоматически при запуске Outlook либо вручную. Если устанавливается подключение к серверу POP3 или IMAP, поставщик услуг Интернета может представить сведения об используемых телефонных номерах, настройках модема и необходимых сетевых протоколах. Во втором случае, т. е. при соединении через локальную сеть, организацией должен предоставляться доступ к Интернету через ЛВС. Администратор представляет учетную запись и определяет необходимые сетевые протоколы для доступа к почтовым серверам.
Далее – процедура получения сообщений электронной почты с сервера.
Если в качестве учетной записи используется запись MS Exchange Server, может быть выбрана работа в оперативном или автономном режиме. По умолчанию в Outlook используется оперативный режим (с подключением к серверу). Отправляемые и получаемые сообщения доставляются немедленно. При работе в автономном режиме может быть задана частота подключения Outlook к серверу для отправки и получения сообщений.
Если используется учетная запись почты Интернета, может быть задана частота подключения Outlook к почтовому серверу Интернета для отправки и получения сообщений.
При использовании учетной записи электронной почты с сервером Exchange сообщения электронной почты по умолчанию хранятся на этом сервере.
Для других учетных записей почты в Outlook автоматически создается файл данных, используемый по умолчанию для хранения сообщений и других элементов. В качестве файла данных используется файл личных папок (pst).
Outlook 2003 имеет усовершенствованную систему учетных записей, использующую кеширование.
Кеширование сервера Exchange заключается в том, что при использовании учетной записи электронной почты сервера Exchange рекомендуется применять кеширование сервера Exchange. Локальная копия почтового ящика хранится на компьютере пользователя и обеспечивает простой доступ к сведениям независимо от изменения типа подключения. Сведения из локального почтового ящика постоянно синхронизируются с сервером Exchange. Обработка данных может быть продолжена при отсутствии связи с сервером MS Exchange. После восстановления соединения Outlook выполняет автоматическую синхронизацию изменений. Папки и элементы вновь становятся идентичными. Преимущество здесь заключается в том, что нет необходимости в переключении в автономный режим: работа может быть продолжена при отсутствии соединения. Пользователю не требуется совершать попытки повторного подключения к серверу, так как Microsoft Office Outlook 2003 выполняет их автоматически. Кеширование сервера Exchange выбирает папки, которые требуются для автономной работы, и совершает их синхронизацию с сервером, тем самым предоставляя возможность не проводить настройку групп отправки и получения. Outlook дает возможность подключения к MS Exchange Server 2003 через Интернет без необходимости использования медленного и периодически недоступного соединения через виртуальную частную сеть (VPN). Эта возможность предоставляет удаленный доступ к учетной записи сервера MS Exchange Server 2003 через Интернет при работе вне системы защиты доступа организации, без использования специальных аппаратных средств и подключений, таких как смарт-карты или жетоны безопасности.
Кеширование управляется, т. е. может быть включено или отключено.
Для включения кеширования надо использовать команду "Учетные записи электронной почты" в меню "Сервис" и затем в открывшемся окне "Мастера" выбрать опцию "Просмотреть или изменить имеющиеся учетные записи электронной почты", после чего можно переходить к следующему шагу, нажав кнопку "Далее".
В окне второго шага настройки кеширования в списке "Outlook обрабатывает почту для этих учетных записей в следующем порядке" надо выбрать учетную запись электронной почты сервера Exchange, а затем нажать кнопку "Изменить". В группе MS Exchange Server надо установить флажок "Использовать режим кеширования Exchange". После этого остается только перезапустить Outlook для завершения включения кэширования.
Для отключения кэширования нужно проделать всю ту же процедуру и в том же порядке, с той только разницей, что флажок в группе MS Exchange Server надо не установить, а снять.