Правило 80/20. Одно из самых полезных правил в управлении делами и временем, а в особенности в расстановке задач по приоритетности, – правило "80/20" или "принцип Паре́то", названный так в честь экономиста, который сформулировал этот закон в 1895 году. Итальянский ученый отмечал, что социум сам по себе, естественным образом, делится на две группы: "элита" составляет 20 процентов, включающая в себя влиятельных и богатых людей, а остальные 80 процентов составляет "масса". Позднее было обнаружено, что экономическая деятельность людей работает также по этому принципу: 20 процентов усилий приносят 80 процентов результата. То есть 20 процентов клиентов принесут 80 процентов выручки. Таким образом, два пункта из десяти могут стоить в пять или десять раз больше, чем оставшиеся.
Как это правило мы можем использовать в расстановке приоритетов? Все очень просто. Бывает такое, что есть 10 заданий и все они требуют одинакового количества времени на выполнение. Но всегда будет одно, два или три, которое будет ценнее по сравнению с другими. Это то самое задание, которое нужно брать на выполнение первым. К сожалению, именно такие, требующие больше всего затрат личных ресурсов или времени, или того и другого, задания всегда откладываются на потом. И вместо него загружают себя мелкими задачками, которые малоце́нны с точки зрения общего результата.
Нужно понять, что самые существенные задачи одновременно и самые трудные. Но вкладывая силы в первую очередь в выполнение таких дел, мы сможем получить отдачу. Научитесь противостоять соблазну начать с простых, из тех самых восьмидесяти процентов, задач.
Метод ABCDE. Сила этого метода в легкости его применения. Его можно использовать изо дня в день, для планирования задач на день, недели и месяцы.
Итак, все очень просто. Возьмите список дел (правила составления реально работающего списка дел вы найдете в Главе четвертой). Перед тем как начать выполнение первого пункта, следует поставить напротив него букву A, B, C, D или E. Эти буквы обозначают степень важности дела.
"A" – "очень важное дело". Это то задание, которое обязательно надо выполнить: встреча с важным клиентом, годовой отчет по работе или ваше выступление на совещании. Обычно это дело, невыполнение которого приведет к серьезным негативным последствиям; с другой стороны, если вы его выполните на "отлично", то наметятся положительные сдвиги в дальнейшем. В списке может быть несколько пунктов А, постарайтесь среди них выбрать "очень-очень важное дело" и помечайте их соответственно А1, А2 и так далее.
"В" – "желательное дело". Естественно, вы не можете приступить к выполнению дел под буквой "В", пока остаются невыполненные под буквой "А". Это те дела, которые вам надо было бы сделать, но последствия от их выполнения или невыполнения не сильно отразятся на вас: проверка электронной почты, ответы на звонки и письма.
"С" – эти дела не связаны непосредственно с вашей работой, это те дела, которые не будут иметь последствий для вашего карьерного роста: перерыв на обед, уборка рабочего места, звонки личного характера.
"D" – те дела, которые можно перепоручить. Чем больше у вас дел, помеченных этой буквой, тем лучше для вас. Вы сможете бросить все силы на выполнение дел с буковкой "А".
"Е" – обычно эта буква нужна при пересмотре планов, когда появляются в силу новых обстоятельств дела более важные и сложные. В таком случае все дела под этой буквой смело вычеркиваются.
Так работают два самых популярных метода "80/20" и "ABCDE". Есть еще несколько советов, которых мы вам советуем придерживаться в вопросах расстановки приоритетов.
Во-первых, не жалейте времени на то, чтобы разобраться со своими целями и приоритетами. Важно, чтобы поставленные задачи не завели вас в тупик. Всегда тщательно продумывайте, приведут ли запланированные действия и порядок их выполнения в направлении чего-то, что будет иметь для вас ценность.
Во-вторых, не жалейте времени, потраченного на выполнение заданий высокого приоритета.
В-третьих, запомните, что самое главное в расстановке приоритетов – это ваша способность делать выбор. Все зависит только от вас.
Глава третья. Управляй временем
Замечали ли вы, что порой, вкладывая максимальные усилия – умственные, физические, эмоциональные, вы все равно не приходите к успешным результатам? Правильная организация своего времени – вот еще один основной принцип на пути к личной эффективности. Если с умом подойти к распределению своего рабочего времени, то производительность увеличится без вреда для эмоционального и физического состояния, и, в свою очередь, появится свободное время, которое можно посвятить и новым проектам, и своим любимым занятиям, и общению с друзьями и родными. Кто-то думает, что это невозможно и лелеет мечту о восьмом дне недели. Да, на первый взгляд это может показаться нереальным, но для начала давайте разберемся, почему вам постоянно не хватает времени. Кратко пройдемся по ошибкам в организации времени, чтобы потом перейти к способам их устранения.
3.1. Ошибки в организации времени
Конечно, первой ошибкой является отсутствие целей, а точнее отсутствие конкретных представлений о том, чем вы хотите заниматься и что вы хотите иметь в вашем обозримом и необозримом будущем. Личные цели очень важны в организации времени: если у вас есть цели, значит, вы знаете, к чему стремитесь и примерно можете рассчитать время и ресурсы, которые вам понадобятся для выполнения тех или иных задач на пути к цели. Когда у человека нет целей, время начинает казаться не столь ценным и оно, как говорится, уходит впустую. Еще одна ошибка целеполагания может привести к нерациональному использованию времени, и о ней было сказано ранее, – неправильно выбранная цель.
Вторая ошибка – это неправильная расстановка приоритетов. Как часто бывает такое, что вы беретесь за все сразу и в итоге ничего не успеваете? У вас есть несколько заданий, вы беретесь за одно и, не успев довести его до конца, беретесь за другое. Итоги будут не утешительны: качество работы окажется низким или, что хуже, к сроку сдачи работы вы просто не успеете закончить начатое. И время опять окажется потраченным впустую.
Вторая ошибка также проявляется в неспособности говорить "нет". У вас нет времени выполнить свою работу, но вы не можете отказать в помощи коллеге? Или на вас навалились домашние дела, которые уже давно пора привести в порядок, но друзья зовут провести вечер вместе с ними, и вы не можете им отказать? Это проблема выбора, проблема расстановки приоритетов. Возможно, на данном этапе вы не замечаете ее негативного влияния, но в дальнейшем неправильная расстановка приоритетов может сильно помешать вам, особенно в профессиональном плане. Задумайтесь, каких вершин вы могли бы достичь, вовремя сказав "нет".
Привычка браться за слишком многое – это самая распространенная ошибка среди руководителей. Связано это в некоторой степени и с переоценкой собственных возможностей и одновременно с преуменьшением способностей подчиненных. Пытаясь взять все под собственный контроль, руководитель рискует не только потерять авторитет, но и снизить эффективность работы всей организации.
Третья ошибка – отсутствие планирования режима дня. Бывает и так, что человек занимается планированием и ведет список дел, но в итоге время используется все равно не продуктивно, эффективность падает, цели не достигаются. Тогда, возможно, дело в неправильности составления планов.
Четвертая ошибка – прокрастинация. Постоянное затягивание со сроками начала или сдачи работы порождает внутреннее чувство вины, которое в свою очередь мешает приступить к исправлению сложившейся ситуации. Вы откладываете и откладываете дела на потом, и в итоге дел накапливается так много, что вы уже не знаете, как начать их выполнение. Этот замкнутый круг действительно опасен. Человек начинает терять чувство уверенности в себе и своих способностях, что влечет за собой негативный эмоциональный настрой. Ситуация может развиться вплоть до возникновения депрессии.
Так называемая прокрастинация проявляется не только в откладывании важных дел, но и в "ничегонеделании". Этот недуг становится уже определением современного поколения, которое не мыслит и минуты без социальных сетей, развлекательных сайтов, компьютерных игр и проведения всего свободного времени за просмотром сериалов.
Пятая ошибка – вы не отдыхаете. Вы работаете всегда и везде, берете работу на дом, работаете в отпуске? Это так же плохо, как и частые перерывы в работе, из-за которых невозможно сосредоточиться должным образом на выполнении дел. Непрерывное решение задач, горы бумаг, телефонные звонки могут отнять у вас последние силы, а на лечение неврозов уйдет гораздо больше времени.
Ну что ж, если вы обнаружили среди описанных выше ошибок свойственные вам, то необходимо срочно переходить к их устранению.
Мы предлагаем вам некоторые простые, но эффективные правила и методы, которые стоит взять на вооружение для того, чтобы выполнение заданий и проектов продвигалось быстрее и не в ущерб качеству, а рабочие вопросы решались без больших физических нагрузок и эмоционального напряжения.
3.2. "Индивидуальные часы" или секреты планирования
У каждого существуют свои "биологические часы". Ученые давно пришли к выводу, что биоритм человека напрямую определяет активность мозга, в том числе циклы физической, умственной и эмоциональной активности. Поэтому попробуйте понаблюдать за собой и своим организмом, чтобы выяснить, в какое время суток вы чувствуете себя максимально активным. Определив, в какое время вы наиболее работоспособны, попытайтесь в дальнейшем эти часы посвящать важным заданиям или проектам, наиболее приоритетным в вашем плане.
Активность мозга напрямую влияет на нашу работоспособность. Рассмотрим общепринятые часы максимальной работоспособности для человеческого организма:
Время с 6 до 7 утра: в этот час вся услышанная или прочитанная информация легко усваивается. Если вы встаете в это время, вам несказанно повезло – долговременная память работает на максимуме. Не тратьте это время зря: за чашечкой кофе или чая читайте, а если в это время вы находитесь в транспорте или за рулем, то слушайте аудиокниги или, например, аудиокурсы по иностранному языку, до которых никак не доходили руки.
Время с 8 до 11 утра: одни из самых плодотворных часов за сутки. Все дело в том, что в этот промежуток времени активно включено логическое мышление, что позволяет с легкостью заниматься работой информационного и аналитического характера. Также это время благоприятно для работы со статистикой.
Время с 11 до 12 дня: интеллектуальные способности мозга начинают снижаться, рекомендуется заняться чем-то отвлеченным, позвольте себе немного расслабиться. Так же этот час называют "творческим". И совсем не зря: активно начинает работать правое полушарие мозга, которое отвечает за образное мышление.
Время с 14 до 18 вечера: "вторая волна" активности мозга, в том числе и всего организма в целом. В это время максимально успешны и занятия спортом, и труд, где необходимы физические усилия.
Время с 18 до 20 вечера: исследователи отмечают, что в эти часы скорость реакции человека достигает своего пика, однако при этом психическое состояние не стабильно, возможны нервные срывы. В это время самое главное не довести активность мозга до состояния переработки. Первый признак работы на износ – трудности с засыпанием в привычное для вас время.
Время с 20 вечера: нормализуется общее психическое состояние, хорошо работает память. Также многие отмечают, что с восьми вечера тяжело переносится одиночество, так что не отказывайте себе в общении с родными и друзьями.
Наиболее знакомый нам ритм "бодрствование – сон" связан со сменой дня и ночи. И как бы то ни было, этот ритм неизменяем: например, температура тела повышается к вечеру, а за несколько часов до пробуждения падает, в свою очередь работа органов пищеварения ночью приостанавливается и возобновляется с восходом солнца. Исследования показали, что даже если человек работает по ночам и использует энергетические стимуляторы (напитки и добавки, содержащие кофеи́н, таури́н, гуара́ну), суточный цикл организма все равно сохраняется. В период между 2 и 4 часами ночи, человек начинает испытывать трудности с памятью и координацией движений, падает острота зрения, что приводит к появлению большого количества ошибок при выполнении интеллектуальной работы и заданий, требующих внимательности. Старайтесь предотвращать ситуации, когда приходится доделывать работу дома поздно ночью. Если вы фрилансе́р, то распределяйте свое рабочее время так, чтобы оно совпадало с часами наивысшей активности организма.
Суточный ритм человека, а именно периоды подъемов и спадов активности, индивидуален. Одни с легкостью встают в 6 утра и готовы к работе, а другие в это время видят только первые сны. Да, с малых лет мы слышим о жаворонках и совах, и, скорее всего вы причисляете себя к кому-то из пернатых. На самом деле существует немало тестов на выявление так называемого хронотипа, и наиболее популярен тест Хо́рна-О́стберга, его онлайн-версию вы без труда найдете в Интернете. Чем вас может быть полезна информация о хронотипе? Благодаря знанию о том, в какие часы ваша активность на пике, вы сможете использовать время более продуктивно. Если выше описанные часы активности мозга и организма характерны для хронотипа "голубь" (наиболее распространенный тип среди людей, живущих по общепринятому режиму труда и отдыха, а также легко подстраивающихся к переменам), то для "совы" и "жаворонка" приведенные промежутки активности зачастую не подходят. Рассмотрим некоторые рекомендации для них.
"Жаворонки", как известно, не испытывают трудностей с пробуждением ранним утром, но это чревато такой проблемой, как сонливость в обеденные часы и особенно в конце рабочего дня. У большинства из них наблюдается два периода за сутки, когда интеллектуальная активность на максимуме, и, что дает им преимущество перед совами, эти пики активности длятся дольше по времени. Первый начинается утром, примерно в 8–9 часов и заканчивается в полдень, а второй – с 4 часов дня до 6 часов вечера. Что касается периодов, благоприятных для физической активности, то это утренние часы с 7 до 11 и вечерние – с 4 дня до 7 вечера. Врачи отмечают, что такому типу людей желательно перед сном не перегружать себя, поэтому если вы "жаворонок", постарайтесь за час до сна не заниматься работой, которую вы взяли на дом или самообразованием. Лучше будет, если вы это время посвятите домашним делам, вечерней прогулке или общению с близкими.
"Совы" с удовольствием просыпались бы в 10–11 часов утра, а то и позже. Но в большинстве своем графики работы ориентированы на "голубей" и "жаворонков", поэтому мы можем только посоветовать, как смягчить этот неприятный момент пробуждения ранним утром. Во-первых, разбудите свое тело: постарайтесь после звонка будильника не позволять себе "еще минуточку", лучше пересилить себя и принять контрастный душ. Во-вторых, подберите для себя энергетический завтрак: не на всех одинаково бодряще с утра действует кофе или крепкий черный чай. Одними из самых энергетически богатых натуральных продуктов являются мед, лимон и сорта зеленого чая, в особенности матэ́. В-третьих, не забывайте о своих мечтах, мотивируйте себя на день, думайте о приятном, как только открыли глаза.
Естественно, что пики активности "сов" и "жаворонков" отличаются. У "сов" насчитывается три периода максимальной активности. Приблизительно они выпадают в такие часы: дневной с 13.00 до 14.00, вечерний с 18.00 до 20.00 и ночной – с 22 до 1.00. Самым плодотворным обычно оказывается третий. Если вы "сова", то для наибольшей эффективности реализуйте свои планы именно в эти часы. Для занятий, в которых приходится задействовать физическую активность, предпочтительно выбрать время в промежуток с14.00 до 21.00.
Разобравшись со своими биоритмами, попытайтесь составить режим дня, в котором намеченные дела будут выпадать на благоприятные для этого часы. Подойдите к этому творчески: визуализируйте свои "часы" в рисунке, на котором будут отображены периоды активности и часы спада энергии. И запомните, что к какому бы хронотипу вы ни относились, не доводите организм до состояния перегруженности, составляйте распорядок дня согласно вашим "биологическим часам" и старайтесь изо дня в день вставать и ложиться спать в одно и то же время. Прислушиваясь к своим биоритмам, вы тем самым избегаете переработки и сопутствующих ей стрессовых ситуаций, негативно отражающихся на личной эффективности.
3.3. Диагноз: прокрастинация. Причины. Лечение
В начале главы при описании ошибок, влияющих на неправильность организации времени, мы указали прокрастинацию и раскрыли значение этой "болезни современности". Даже если вы никогда до этого не слышали слова "прокрастинация", мы уверены, что с его смыслом вам приходилось сталкиваться. На данном этапе мы постараемся помочь искоренить постоянное откладывание дел на потом. Во-первых, нужно понять, что это действительно вредная привычка. Минусов и негативных последствий от прокрастинации много, перечислим наиболее опасные последствия.
– Даже если мы завершаем намеченные дела, то происходит это в спешке, и в итоге получаем некачественный результат. То есть прокрастинация вредит рабочей производительности и продуктивности, что в дальнейшем препятствует достижению целей и мешает следовать за нашей мечтой.
– Прокрастинация способствует повышению уровня стресса, подрывает положительный эмоциональный настрой, загоняя в круг постоянных негативных мыслей. Прокрастинация порождает чувство вины, нанося вред самоуважению. Откладывая все на потом, вы начинаете думать о том, что вы ленивы, недисциплинированны, не компетентны в своей профессиональной сфере.
– Прокрастинация отнимает у вас время: зачастую она вынуждает потратить гораздо больше времени, заставляя работать дольше за счет ограничения в других сферах жизни.
Для того чтобы избавиться от прокрастинации, нужно найти причину ее появления. Какие же могут быть причины?
Причина № 1 Неправильно расставленные приоритеты и отсутствие эффективно работающего списка дел.
Причина № 2 Вам не нравится определенное задание, которое вам поручили выполнить.
Причина № 3 Боязнь принятия решений. Вы боитесь, что совершили ошибки и это приводит к невозможности завершения работы.
Причина № 4 Вы не можете завершить работу из-за перфекционизма, постоянно возвращаетесь к доработке в попытке довести все до идеального состояния.
Причина № 5 Вы боитесь приступить к работе, не уверены в собственных силах.
Нужно понимать, что прокрастинация проявляется в тот момент, когда мы себе даже не представляем, что она принесет вред. Существует один простой пошаговый рецепт в лечении прокрастинации, с него и начнем.