Как лидеру сформировать здоровые отношения в коллективе
• Будьте внимательны к людям. Интересуйтесь ими. Получайте удовольствие от общения с ними и дарите радость им.
• Возьмите себе за правило не приказывать. Пусть это будет в форме просьбы, предложения. Ведь подчиненные и так знают свои обязанности, в том числе обязанность вам подчиняться, так не надо лишний раз демонстрировать субординацию.
• Учитесь убеждать. Исходите из того, что работникам выгодно делать работу хорошо.
• Будьте внимательны к предложениям сотрудников. Там наверняка есть что-то полезное. Не считайте других глупее себя, и они не будут считать глупцом вас.
• Учитесь слышать подчиненных и ставить себя на их место.
• Искренне интересуйтесь проблемами сотрудников.
• Выстраивайте отношения с подчиненными так, чтобы они могли почувствовать собственную значимость.
• Ваша критика должна быть конструктивной, справедливой и не должна унижать сотрудников.
• Умейте делать комплименты. Но не будьте фальшивы (человек должен чувствовать, что комплимент им заслужен, а не "высосан из пальца"). Обязательно отмечайте чужие успехи, умейте порадоваться за другого. Это очень редкое качество, свойственное только зрелым личностям. Окружающие обязательно его оценят.
• Если вы не правы - сразу это признайте. Это качество сильного человека.
• Говоря об успехах коллектива, употребляйте местоимение "мы"; о неудачах - "я".
• Создавайте условия для профессионального, карьерного и личного роста подчиненных.
Наверняка вы сможете сами продолжить этот список. Ведь секрет общения на самом деле прост и известен издревле: относись к другим так, как хочешь, чтобы они относились к тебе. Это очевидно, но этому, к сожалению, мало кто следует в жизни.
Это касается и мелочей, которым обычно не придают значения, но которые нередко закладывают тон отношений.
О мелочах
Как у вас в коллективе принято обращаться, на "вы" или на "ты"? Знаете ли вы, что многих людей очень раздражает, когда им "тыкают"?
Сейчас многие фирмы для демократичности общения переходят на стиль, когда все обращаются друг к другу на "ты". Хорошо ли это - однозначного ответа нет.
Опыт показывает, что и у стиля на "вы" есть свои плюсы. Он помогает сохранить необходимую дистанцию и избежать фамильярности. Особо важно то, что это простой способ показать уважение к человеку.
В школе учителя обычно обращаются к ученикам на "ты". Но, если находится учитель, который обращается ко всем, даже самым младшим, на "вы", это поднимает такого учителя в глазах детей. Потому что показывает, что он их уважает.
Однако, если обращение на "ты" всех устраивает, то да будет так. Но менеджеру следует иметь в виду, что если сотрудник говорит вам "вы", то он ждет от вас того же в отношении себя. И если один использует уважительное "вы", а другой ему в ответ "тыкает", это всегда раздражает.
Еще одна значимая мелочь - это имя. Знайте имена своих сотрудников, называйте их по именам. И не ошибайтесь в произношении и написании.
Старайтесь называть человека так, как он представляется. Если он представился Алексеем, не называйте его Алешкой или Лехой. Лучше перейти на более полное имя или даже назвать по имени и отчеству. Но никак не упрощать имя по собственному желанию. Уважение к имени - это еще один знак уважения и внимания к человеку.
Огромное значение имеет ваш настрой во время общения с сотрудниками. Они должны чувствовать ваш внутренний подъем и уверенность в себе, вашу деловитость и дружелюбное уважительное расположение. При контактах с подчиненными постарайтесь избегать разговора на эмоциях и, ни в коем случае, не демонстрируйте им свое безразличие.
Наконец, улыбайтесь людям. Правило всем известное и почти всеми игнорируемое. А зря. Как говорят мошенники, улыбка обезоруживает и очаровывает собеседника. А уж эти люди умеют завоевывать доверие.
Практика показывает, что искусство общения по значимости для карьерного роста стоит наравне с образованием и профессионализмом. А часто становится решающим фактором успеха.
История одного взлета. Молодой человек (назовем его Максим) должен был улететь из Москвы в Санкт-Петербург поздно вечером. Но рейс отложили до утра. Пассажирам предстояла неприятная ночь в креслах зала ожидания аэропорта. Максим обратился в администрацию аэропорта с просьбой, чтобы перевозчик, виновный в задержке рейса, предоставил пострадавшим пассажирам компенсацию за неудобства. Конечно, сначала эта просьба вызвала недоумение у сотрудников авиапредприятия (дело было до того, как аэропорты законом обязали заботиться о пассажирах в подобных случаях). Но Максим не поленился привести свои аргументы, искусством общения он владел великолепно, а времени было достаточно: впереди была долгая и скучная ночь. В итоге пассажирам рейса было предоставлено горячее питание и гостиница за счет фирмы.
Но на этом история не закончилась. Среди пассажиров данного рейса оказались руководители крупного российского банка. Они видели, что удалось сотворить их случайному попутчику. И по достоинству оценили его способность убеждать людей и добиваться своего в казалось бы безнадежной ситуации. Максиму была предложена работа.
Из кресла зала ожидания аэропорта наш герой попал прямо в кресло вице-президента банка.
Говорят, шанс судьба дает каждому, но не каждый умеет этим шансом воспользоваться. Сколько звездных шансов упускают люди из-за простого неумения общаться!
О "месте под солнцем"
Существует заблуждение, что лидеры - это особая немногочисленная каста, стоящая над остальными, чей удел - подчиняться. На самом деле лидером в какие-то жизненные моменты может стать любой человек. Главное, чтобы его личный интерес, компетенция и таланты соответствовали интересам группы на данном этапе.
Однако вы можете спросить, а если место уже занято другим? Каждый менеджер стремится стать лидером. Но что делать, если лидер в коллективе уже есть, и это не вы? Сергей, герой нашего первого рассказа, попадал как раз в такие ситуации и, борясь за первенство, вредил своей карьере.
Дело в том, что лидеров даже в очень малочисленных группах может быть несколько. Просто каждый из них становится лидером в том направлении деятельности, в котором он наиболее компетентен по сравнению с другими членами группы. Когда подростки собираются только затем, чтобы напиться, подраться и погромить ларьки - в такой группе деятельность примитивна, и лидер один. Но чем более многогранна и сложна жизнь коллектива, тем больше в нем может быть лидеров. Причем не конкурирующих, а сотрудничающих между собой. Но для этого нужно понимание всеми единой цели и конструктивный, доброжелательный тон взаимоотношений. И задать такой тон, объединить лидеров для сотрудничества - роль руководителя как основного лидера коллектива. Именно этим и должен был заниматься Сергей, вместо того, чтобы бороться с лидерами и своей группой.
Поэтому не тратьте силы на борьбу с другими лидерами, повышайте свой профессионализм и овладеваете искусством общения, и люди пойдут за вами. Места под лидерским солнцем хватит всем.
Искусство письма
Изящное искусство традиционного эпистолярного жанра не вполне подходит для современного делового письма. А порой и вовсе не годится. И вот почему.
Длинные и витиеватые в своей красоте тексты требуют соответствующего неспешного прочтения. И последующего вдумчивого осмысления. Наслаждения стилем. Они подходят для торжественных поздравлений и тому подобных случаев. Но в деловой, повседневной переписке данный стиль резко понижает вероятность даже того, что письмо будет прочитано полностью. И тем более понято. А ведь мы ждем еще и положительного ответа.
Конечно, если вы явно обращаетесь не к тому человеку инее тем вопросом, то форма письма вряд ли сотворит чудо и поможет вам добиться желаемого. Но если ваше предложение потенциально интересно адресату в принципе, то словесная форма может сыграть решающее значение. Хотя искусством современного делового письма порой недостаточно владеют даже специалисты.
К нам за помощью обратилась психолог, бизнес-консультант российского филиала одной международной консалтинговой корпорации. Компания проводит обучение руководителей по вопросам менеджмента и делового общения. Процесс организован по-западному тщательно. Даже такие мельчайшие детали, как, например, оформление методичек, показывает претензию на высочайший класс. Но есть одна трудность для бизнес-консультантов: искать клиентов они должны сами. Есть рекламное письмо для рассылки потенциальным клиентам. Однако, как предупреждают сами руководители компании, эффект от этого письма - нулевой. Поэтому консультантам приходится лично обзванивать и обходить региональные бизнес-предприятия, пробиваться через секретарей на разговоры с начальниками. Процесс этот невероятно трудоемкий при невысокой эффективности.
И вот, знакомый нам бизнес-консультант задалась целью облегчить себе процедуру поиска клиентов. Для чего и попросила нас составить для нее другое рекламное письмо. Это было сделано.
Для сравнения мы приводим здесь два текста: первоначальное, официальное письмо компании и новое, показавшее на практике свою эффективность.
Задачи письма:
1. Выйти на контакт с руководителем без предварительного согласования и мимо секретаря.
2. Договориться о встрече.
Официальное письмо компании:
Уважаемый (Иван Иванович), в настоящее время современным руководителям все чаще приходится сталкиваться с необходимостью изменений в подходах к управлению бизнесом и актуальным вопросом: "Как добиваться значительного и стабильного успеха в условиях постоянно меняющейся бизнес-среды?".
Методики повышения эффективности, разработанные компанией NNN, дают ответ на этот вопрос. Корпорация NNN является компанией мирового уровня по организационному развитию с более чем 40-летним опытом. Нами разработан ряд программ по повышению эффективности, как руководителей, так и организаций в целом путем оценки текущей ситуации, постановки целей и внесения необходимых изменений. Партнерами NNN являются десятки тысяч компаний в 70 странах мира.
Конструктивные изменения в организации - это всегда результат внутренних изменений ее руководителя: его видения ситуации и перспектив, возможностей и средств управления. Определяя вместе с руководителем необходимые изменения, мы путем создания рабочих групп на предприятии и руководства ими помогаем достигать конкретных измеримых результатов. Навыки, приобретенные участниками групп в процессе совместной работы устойчиво закрепляются и впоследствии используются самостоятельно. Это один из самых эффективных способов изменений по сравнению с любыми другими инвестициями.
Некоторые из клиентов NNN: Allianz, American Express, BP, Bank of America, British American Tobacco, Coca Cola, Deutsche Bank Group, Ernst and Young, Fedex, GE, Henkel, Hilton, Holiday Inn, HP, IKEA, L’oreal, McDonald’s, Nike, Nokia, Oracle, Philips, PWC, Ralph Lauren, Saab, Siemens, Texaco, Toshiba, UPS, Xerox, а также российские компании A…, P…, В…, Л…, P…, П…
Уважаемый Иван Иванович, прошу уделить мне 20 минут для встречи. Уверена, что наши услуги могут быть полезны и Вашей компании.
С уважением, Л… Б… Консультант филиала NNN в С-Петербурге.
Новое, эффективное письмо:
Уважаемый Иван Иванович!
Предполагаю, что Вы заинтересованы в росте прибыли и экономической безопасности "…(название его фирмы)…" в условиях кризиса. Поэтому предлагаю Вам рассмотреть возможность сотрудничества с корпорацией NNN.
Она внедряет программы по организационному развитию и является лидером на этом рынке. Среди ее российских партнеров: А., В., Л., Р., П..
Я предлагаю личную встречу, чтобы дать Вам более детальную информацию (о NNN, программах, рекомендации), и обсудить варианты сотрудничества.
Желательная продолжительность встречи - 20 мин.
Прошу сообщить удобное для Вас время и место.
С уважением, Л… Б…, бизнес-консультант.
После рассылки по Интернету данного письма, руководители сами стали звонить консультанту и назначать встречи. В чем же здесь секрет?
Секреты или Правила эффективного письма
1. Возьмите себе за правило никогда не отправлять сразу вновь составленное письмо. Дайте себе возможности еще подумать над текстом. Даже если надо ответить срочно, возьмите паузу хоть на несколько минут. А если есть возможность, то и несколько дней. Вы увидите, что появятся новые соображения, и вы не раз исправите первоначальный текст.
2. Текст должен быть максимально коротким. Ведь вы не знаете, в каком состоянии адресат будет его читать. Возможно, при нехватке времени и внимания, в неподходящем настроении. Длинный текст, особенно от незнакомого или малознакомого человека - раздражает. Более того, длинные письма от незнакомых людей по неизвестному поводу многие просто не дочитывают до конца. Краткость - это уважение к читающему, экономия его времени. Умение выражаться кратко производит хорошее впечатление. Если вы направляете информацию шефу через секретаря, то краткость текста повышает вероятность того, что письмо будет передано по назначению. И без искажающих смысл сокращений.
Только близкое знакомство с адресатом, помноженное на уверенность, что тема письма ему крайне интересна, дает вам право удлинить текст. Но даже в таком случае этого лучше не делать. Помните: кратко и емко выраженная мысль производит более яркое впечатление, чем "растекание мыслью по древу".
3. Изъясняйтесь как можно более короткими фразами. Длинные, витиеватые деепричастные и причастные обороты, сложные предложения оставьте для торжественных случаев. В деловой переписке обходитесь без них насколько возможно. Уже написанный текст старайтесь сократить. Убирайте лишние слова. Рвите предложения по возможности. Чем короче фразы, тем динамичнее воспринимается текст. Тем легче читается. Легче запоминается. И более сильное впечатление производит.
4. Информационно текст составляется по правилам технологии убеждения, описанной нами в первой части книги.
Главная опора и отправная точка - интерес вашего адресата. Это первый шаг технологии убеждения. Естественная разница - мы не выявляем проблему или интерес собеседника в письме. Выяснить это надо заранее. А в письме мы как бы утверждаем этот интерес. Обозначаем его как опору нашего дальнейшего повествования.
Отсюда неудачным будет начало типа: "Я хочу сообщить вам…". Какая ему разница, что вы хотите? Плох и "ликбез" на тему обстановки в современном мире, надвигающемся кризисе; проблемах, с которыми сталкиваются современные руководители (как в первоначальном письме NNN) и т. п. Недостаток такого начала - его обезличенность, отвлеченность и банальность. Такие рассуждения отдаляют переход к сути, рассеивают внимание читателя. И, кстати, заставляют его думать, что пишущий не знает, как подойти к делу. Не может выразить свою мысль.
Хорошее начало, когда вы сразу после приветствия "берете быка за рога". То есть опираетесь на интерес адресата настолько, насколько это возможно. Например: "Знаю, что вы заинтересованы в том-то. ("хотите того-то…", "ищите то-то…", "работаете над такой-то проблемой…")" Слово "знаю" здесь работает как подтверждение интереса в первом шаге технологии убеждения. Но употребить его можно, только если вы в нем уверены. И можете эту уверенность обосновать. Когда адресат говорил или писал об этом своем интересе или желании.
Если же абсолютной уверенности нет, можно написать, например, "полагаю, что вам интересно то-то…". Как было в нашем письме от NNN: "Предполагаю, что Вы заинтересованы вроете прибыли и экономической безопасности"…(название его фирмы)…" в условиях кризиса. Поэтому предлагаю Вам рассмотреть возможность сотрудничества с корпорацией NNN."
Но именно интерес адресата (выявленный точно или предположительно) должен стать основанием вашего предложения. И последовать оно должно сразу, кратко, сжато, понятно. Как второй шаг технологии убеждения. Предложение можно подкрепить какими-то дополнительными основаниями, предвосхищая какие-то вопросы (например, о вашем опыте, рекомендациях). Но тоже очень кратко. После чего переходим к следующему шагу: предложение выбора в рамках положительного решения (насколько возможно). Например, предложение встречи для знакомства с более подробной информацией по данному вопросу. А выбор - удобного для него и вас времени и места данной встречи.
Письмо для NNN - типичный пример работы технологии. Посмотрим на него еще раз:
Уважаемый Иван Иванович!
Шаг 1:
Предполагаю, что Вы заинтересованы в росте прибыли и экономической безопасности "…(название его фирмы)…" в условиях кризиса.
Шаг 2:
Поэтому предлагаю Вам рассмотреть возможность сотрудничества с корпорацией NNN.
Она внедряет программы по организационному развитию и является лидером на этом рынке. Среди ее российских партнеров: A…, B…, Л…, Р…, П….
Шаг 3:
Я предлагаю личную встречу, чтобы дать Вам более детальную информацию (о NNN, программах, рекомендации), и обсудить варианты сотрудничества.
Желательная продолжительность встречи - 20 мин.
Прошу сообщить удобное для Вас время и место. (Предложение выбора в рамках положительного решения.)
С уважением, Л. Б., бизнес-консультант.
Как вы заметили, здесь реализуется только три первых шага технологии убеждения. Работа с вопросами и возражениями, шаг 4, переносится на дальнейшее общение, если оно состоится (встречи, переписка). То же - реализация выбора партнера, шаг 5. Он предполагается в ответе на ваше письмо или каком-то дальнейшем контакте. Прививку, шаг 6, в первом письме тоже обычно сделать неудобно. Для нее появится место в дальнейшем. Но первые три шага технологии убеждения - это ваш надежный алгоритм для практически любого письма, обращения по деловым поводам самого разного характера.
В том числе эта технология работает для обращений в официальные чиновничьи инстанции. Только надо учесть, что опора на интерес адресата здесь будет выглядеть особым образом. В качестве интереса чиновника выступают его служебный долг, исполнение должностных обязанностей. Об этом, конечно, не надо писать в лоб. Опора на интерес-долг должна быть тактично-опосредованной. Надо просто напомнить о каком-нибудь проекте, программе правительства, в рамках которой можно решить тот вопрос, с которым вы обращаетесь. Тогда удовлетворение вашему обращению для чиновника будет иметь вид исполнения его долга. Но это соответствие вашего вопроса и конкретной программы надо убедительно обосновать. Возможно, подтвердить документально.