Вовремя: вы приходите на 5-10 минут раньше начала встречи. У вас есть время спокойно раздеться, выпить чаю в приемной и собраться с мыслями. Этот режим с незнакомыми людьми, особенно более нужными вам, чем вы им, лучше применять по умолчанию. Естественно, полезно иметь заранее заготовленный наполнитель времени ожидания - книгу или список исходящих несрочных телефонных звонков. Если в силу непредвиденных обстоятельств вы слегка опоздаете, то вряд ли заставите человека ожидать вас более пяти минут, что приемлемо.
Академическое опоздание - до 15 минут. Нормально при встрече со знакомыми и коллегами, но только если встречаются два-три человека; если больше, такое опоздание некорректно.
Гибкий процесс: если предстоит коллективная встреча, во время которой кто-то может подключаться, кто-то - на время покидать ее, то регламент довольно гибкий,
Форс-мажорные обстоятельства
Рассчитывайте не столько на свои планы и ожидания, сколько на то, что ситуация, а с ней и планы, может измениться.
Например, вам сказали: "Подъезжайте в такое-то время по такому-то адресу, мой мобильный такой-то". Вы подъехали, никто из прохожих не -знает, где находится улица Цветочная, карту города вы забыли в офисе, мобильный вашего контрагента недоступен, а узнать номер офисного вам не пришло в голову.
Во избежание подобных ситуаций запасайтесь не только информацией, необходимой для осуществления планов, но и дополнительной, которая поможет, если что-то изменится.
Обязательно позвоните за несколько часов до начала и подтвердите встречу, в случае форс-мажора позвоните и сообщите, что можете задержаться, Затраты времени на такую перестраховку- пара минут, а вам они помогут сэкономить много сил и времени. Такими действиями вы также подкрепляете свой имидж человека ответственного, пунктуального и исключительно внимательно относящегося ко всем договоренностям и обязательствам.
Вот контрольный список, которым я настоятельно рекомендую пользоваться при планировании встреч.
Карта города - если приходится брать ее с собой из машины в офис и обратно, заведите запасной экземпляр.
Расчет времени на дорогу с учетом резервов (пробки, неожиданно опустевший бак и т. д.). Эту информацию желательно сохранять в письменном виде для возможного последующего использования вами или вашими коллегами.
Вопросы контрагенту - все номера телефонов (его рабочий и мобильный, общий офисный, секретаря, заместителя);
есть ли контрольно-пропускной режим; как найти здание (если адрес сложный) и офис внутри его.
Не менее полезным будет не только добывать такую информацию, но и хранить ее. При подготовке ко второй встрече с клиентом эти записи окажут неоценимую услугу.
Творчество и самодисциплина совместимы
Наш человек может много работать, но, как ни странно, уровень производительности труда оставляет желать лучшего. По данным исследований, в России показатель выработки продукции на один человеко-час составляет 26,5 % от уровня США. Причина скорее в несобранности и лени, чем в нехватке времени, ведь в американских сутках тоже 24 часа.
Некоторые утверждают, что русский человек - натура творческая, а тайм-менеджмент - слишком прямая система, которая сама по себе отнимает много времени и убивает в человеке творческое начало. Некоторые психологи говорят, что система обязательных действий, сформированная в виде плана, слишком сложна и непривычна для нашего человека - русскому творческому характеру не свойственна самодисциплина. В качестве примера строгой самоорганизации могу привести творческих русских людей. Так, Чайковский жестко организовывал свой день: при любых обстоятельствах писал музыку с б до 12 утра. Еще пример - Пушкин: если посмотреть черновики "Истории Пугачевского бунта", весь процесс работы детально расписан, выделено конкретное количество часов на каждую главу. Творческий -не значит неорганизованный. Можно привести рабочий день Александра Суворова - человека яркого, известного и достигшего многого в жизни:
3:30 - подъем, гимнастика;
04:30-8:00 - работа;
08:00-12:00 - обед с гостями;
12:00-17:00 - сон (Суворов засыпал мгновенно); 18:00-19:30 - ужин с гостями; 19:30-23:00 - работа;
23:00-3:30 -сон.
Как видите, работал он только утром и вечером - всего семь часов в сутки, сон отнимал у Суворова 9,5 часа. При этом он успевал уделить время окружающим.
Есть мнение, что человек западной культуры действует последовательно, пошагово, а русский выполняет сразу несколько действий. Однако одно другому не мешает. Можно составить список приоритетов, а 40 % дня оставить на непредвиденные дела. Пожалуйста, пусть структура планирования будет многовекторной, а система трудового дня - гибкой. Например, таковая будет уместна в работе менеджера, многие задачи которого привязаны не к времени, а к удобному моменту. При гибком планировании менеджер должен в течение дня ловить эти моменты. Например, встретив в коридоре генерального директора, можно быстро решить задачу, на которую ушло бы несколько месяцев. Существуют также удобные моменты мест. Допустим, у вас появляется возможность решить конкретные вопросы, оказавшись в региональном филиале или на совещании: если у вас есть список таких дел, привязанных к конкретным людям и местам, и вы его регулярно просматриваете, то при возникновении нужных обстоятельств вы обязательно ими воспользуетесь. Эта методика называется контекстным планированием.
Тот "факт", что русские не способны к самодисциплине - это просто поиск оправдания. Например, многие говорят: "Для моей работы тайм-менеджмент не подходит. У меня все время звонки и посетители. Сама планировать свое рабочее время я не могу". Это ошибочное мнение. Все рабочее время никогда не планируется, даже в Америке, но какую-то его часть можно расписать при любой работе. Наш народ рассуждает: мы такие восточные, креативные. На самом деле все креативные, и американцы тоже. Почему тогда они первые,
5-16
а мы - 125-е? Самоорганизация необходима любому человеку в любой стране, другое дело, что ее не стоит доводить до крайности. Контекстное планирование изначально более гибкое, ориентированное на изменения обстановки. Оно дает возможность учесть неожиданности. Детально разработана система самомотивации, поскольку отечественному характеру сложно преодолевать себя и приниматься за неприятные, но необходимые задачи. Нужно только определить, какой тип тайм-менеджмента вам больше подходит: активный или реактивный.
При активном тайм-менеджменте сотрудник может самостоятельно планировать основную часть своего времени. Как уже говорилось, в этом случае нужно составлять список дел и задач примерно на 60 % рабочего времени (при восьмичасовом рабочем дне это примерно четыре с половиной или пять часов). На форс-мажорные обстоятельства, непредвиденные звонки и визиты необходимо оставить не менее 20 % времени (примерно полтора часа). Остальное время (также 20 %) отводится на получение новой информации, обучение и развитие. Это время может использоваться ежедневно или накапливаться, как в своеобразном банке времени, чтобы один раз в месяц или два посетить двухдневный семинар или тренинг. При реактивном тайм-менеджменте сотрудник по большей части не может самостоятельно планировать свое время, поэтому нужно определить, сколько рабочего времени действительно необходимо отвести на выполнение дел, которые зависят от обстоятельств, а сколько времени можно спланировать. Составьте свою формулу. Например, 70:20:10, где 70 % времени не расписано, 20 % - планируемое время, 10 % - получение новой информации и обучение. Могут быть и другие варианты: 50:30:20 или 80:10:10. Даже если вы по объективным причинам не можете планировать все свое рабочее время, не отказывайтесь от тайм-менеджмента совсем. Найдите свою формулу, выбирая цифры в соответствии со своей занятостью.
экономим время
Вы наверняка не задумывались, сколько времени тратите на пустые разговоры, на задания, выполнение которых не входит в ваши обязанности, или просто на поиски нужной в данный момент бумаги. Подсчитайте, и полученный результат может неприятно удивить. Теперь умножьте его на количество рабочих дней, и вы поймете, почему до сих пор, к примеру, не стали начальником, почему вас не ценят и не платят столько, сколько положено сотрудникам соответствующей позиции, или почему вы хотите поменять место работы. При этом время - потрясающий капитал, который дан каждому от рождения.
Сегодня любые процессы можно ускорить благодаря, например, компьютеру. Представьте себе, как хорошо было бы озвучить монитору задание, которое дало вам руководство, и по прошествии нескольких секунд получить на экране необходимый ответ с нужными данными, обоснованиями и выкладками, а потом прийти к шефу, отрапортовать и получить похвалу. Когда-нибудь, возможно, так и будет, но пока ваше рабочее место потому и существует, что без вас как специалиста в организации не обойтись. Всему свое время, мы живем здесь и сейчас. Недаром поэт советской поры Александр Куш-нер сказал: "Времена не выбирают, в них живут и умирают". Разберемся, чего нам не хватает, чтобы успешно управлять своим рабочим временем. На это потребуется время, но это выгодное вложение, которое впоследствии окупится.
Спокойно подумайте, как сэкономить на работе уходящие секунды, минуты, часы. Например, почему для пустой беседы вы способны все бросить, а для выполнения важного задания - нет. Правильно - потому что праздная болтовня не требует от вас усилий, а дело нуждается в особой концентрации внимания. Позже поговорим об этом подробнее, а сейчас разложим по полочкам все "за" и "против".
Начнем с того, что необходимо уметь отделять первоочередное от второстепенного, срочное - от того, что может
подождать. Выполнили важное задание - рассыпайтесь в словесных фейерверках, если вам это необходимо. Однако у нас всегда наоборот. Существует еще одна неприятная проблема: вы не можете заставить себя сесть и сделать. Определите, в чем загвоздка: не знаете, как приступить к заданию, не понимаете, как его выполнить за столь короткий срок, жалеете, что вообще ввязались в это дело, вам просто лень или страшно. Допустим, вам поручили то, чего никто еще в вашем отделе не делал. Ничего принципиально нового, но страшновато. "Вдруг я не справлюсь?" - думаете вы и откладываете дело на неопределенный срок. Не совсем подходящий выход. Начните с вопроса, который задавал себе по утрам мастер эпатажа Сальвадор Дали: "Что еще сегодня сделает этот гений?" Конечно, он имел в виду себя. Или напишите большими буквами: "Лучший сотрудник в области решения сложных (грандиозных, масштабных, самых ответственных) задач" и положите перед собой. Этот настраивающий маневр обязательно подтолкнет вас к действию, а в процессе поймете и все остальное, что вас беспокоит. Например, можно ли справиться с заданием в столь ограниченный срок. Главное, чтобы вас никто и ничто не отвлекало. Следующий шаг к успеху - научиться говорить "нет" искушениям и соблазнам, а также похитителям вашего рабочего времени. "Время - деньги", как написал еще в 1748 году известный ученый и политический деятель Бенджамин Франклин в своем сочинении "Молодому купцу", но мы об этом постулате почему-то забываем, когда дело касается выполнения служебных обязанностей. Одна моя знакомая бизнес-леди, большая умница, человек увлекающийся и очень коммуникабельный, вынуждена основное время работать дома. Раньше в ее офис уже к двенадцати часам дня подтягивались друзья и мешали ей работать: "Лена, что ты все сидишь за бумагами? Поехали обедать в новый ресторан! Не пойти ли нам в бутик?" Вместо того чтобы отказать доброжелателям, женщина упускала выгодные контракты, те отслеживала уже имеющиеся и в результате теря-
ла большие деньги. В удручающем положении дел она был виновата сама: не умела сказать "нет", когда это было нужно. Делать это, как уже говорилось, большое искусство. Если вы относитесь к категории людей, которые не умеют отказывать, усвойте следующие основные правила.
Как говорят психологи, не вешайте на себя обезьян: если вас попросили что-то сделать, а вы очень заняты, не берите на себя обязательств. Так и скажите: "Ничего обещать пока не могу".
Сначала войдите в положение просящего, чтобы не обидеть его, затем мысленно просчитайте возможные последствия своего отказа и скажите приблизительно следующее: "Я, конечно, понимаю, насколько это важно для тебя, но сейчас никак не могу".
Обязательно предложите альтернативное решение. Например, к предложению в предыдущем пункте добавьте: "Попросите Ивана Степановича, он разбирается в этом вопросе лучше меня".
Если вам предстоит кому-то отказать, не избегайте неприятного разговора ("Для Ивановой меня сегодня нет" - знакомая фраза?). Лучше сразу объяснитесь с человеком: и он не будет питать иллюзий, и у вас гора с плеч.
Отказывая на работе, особенно важно показать, что этого требуют интересы дела, что вы руководствуетесь не личными мотивами: "Ценю вашу настойчивость и бесконечное обаяние, но предложенное вами вложение средств нашей фирмы никак не вписывается в бюджет рекламной кампании на этот год".
Старайтесь улучшать собственные коммуникационные навыки и организованность. В связи со всем вышеперечисленным на работе необходимо научиться общаться быстро и эффективно, тогда вы с полным правом сможете считать, что, если ваши сослуживцы или тем более подчиненные не сразу реагируют на ваши четкие указания, это их проблемы.
Постарайтесь и сами быстро улавливать суть того, что вам говорят и о чем просят. Допустим, ваш секретарь долго описывает, что ее мобильный в ремонте, рабочий компьютер
повис, в факсе закончилась бумага, у сына день рождения и он позвал друзей. Вы сразу понимаете, к чему она клонит, поэтому остановите собеседницу: "Тебе нужно сегодня пораньше домой? Ты свободна". Пусть на объяснения уходит как можно меньше вашего времени. Секретарь уйдет домой, а вы останетесь и будете работать еще два часа.
Если чувствуете, что разговор слишком резкий, смягчите его фразой типа: "Как приятно иметь дело с таким обязательным (внимательным, энергичным, деловым, толковым, демократичным) человеком, как вы". Если вы начальник, научитесь функционально и эффективно делегировать полномочия и не забывайте контролировать процесс выполнения заданий. Возможно, то, что вам понятно с полуслова, для вашего подчиненного не так очевидно.
Не жалейте времени на то, чтобы разобрать бумаги на рабочем столе. Все необходимое должно быть перед глазами. Расстаньтесь со старыми записями и документами. Только если вы точно знаете, что данные документы когда-нибудь понадобятся, создайте архив: папка номер такой-то, хранить до такого-то. В указанное время не поленитесь еще раз просмотреть бумаги и уничтожить ненужные. Не зацикливайтесь на прошлом - начнутся мысли вроде "вот тогда мы делали это так, а надо было бы и лучше", и вы потеряете необходимый темп.
Еще один момент. Какой бы ни была ваша работа - перекладываете вы бумажки в приемной, стоите днями у ксерокса или рисуете картины в мастерской, - свой КПД сделайте максимальным. Будьте ответственны, даже незначительную на первый взгляд мелочь учитесь делать качественно. Помните: сделанное плохо придется исправлять. Это необходимо, чтобы эффективно использовать свое время, а значит, быть на хорошем счету и продвигаться по служебной лестнице, да и просто чтобы уважать себя.
Большую часть времени на работе поглощает непродуктивное общение с окружающими: пустые разговоры, совещания и нескончаемые отчеты. Однако причина нехватки
времени не только в лени. Большое значение имеет и недостаточный отдых в перерывах между делами - это доказали результаты соцопроса, в котором приняла участие тысяча респондентов - сотрудников московских фирм. Так, обеденный перерыв 70 % из них длится менее часа. При этом 55 % работников предпочитают перекусить прямо на рабочем месте. По словам 69 % опрошенных, в результате недостаточного полуденного отдыха они настолько сильно устают, что им приходится отменять запланированные на вечер мероприятия. 73 % указали на спад энергии во второй половине дня, который приводит к потере примерно 30 минут рабочего времени ежедневно. Отсюда вывод: как работодатели, так и вы сами должны следить, чтобы эффективно отдыхать от работы, хотя закона, согласно которому сотрудники обязаны отдыхать не менее часа в течение рабочего дня, не существует. У кого-то обеденный перерыв длится час, у кого-то 45 минут. Однако промежуточный отдых может значительно повысить производительность и снизить число неявок на работу, связанных с чрезмерной усталостью и стрессами. Не бойтесь расслабляться на рабочем месте. Вот несколько рекомендаций. Делайте небольшие перерывы, хотя бы чтобы выпить чаю. Распределяйте дела в течение дня так, чтобы не пришлось проводить весь день за компьютером. Прогуливайтесь на свежем воздухе во время обеденного перерыва. Регулярно проветривайте офис.
Еще один совет. Если на работе приходится выполнять разные действия (звонить по телефону, просматривать документы, общаться с коллегами, партнерами и клиентами), то лучше планировать рабочий день по блокам. Например, утром - блок исходящих и входящих звонков, днем - общение, к вечеру - работа с документами. Если вы будете планировать день блочным способом, меньше времени будет потеряно на адаптацию и переключение.
Последний совет. Не забывайте о принципе закрытых часов, то есть для концентрации и тщательного выполнения
важных дел, когда нельзя допустить ошибку, лучше уединиться, не принимать посетителей и не отвечать на звонки. Пусть это будет один час утром, днем или вечером, и важная работа будет выполнена качественно и без ошибок.
восьмой шаг к успеху
Для успешной организации рабочего времени:
□ настройте личную систему планирования рабочего дня с использованием жестких и гибких задач, чтобы успевать выполнять главное;
□ выделяйте 10 минут вечером или утром для обзора задач на день;
□ при планировании в ежедневнике используйте разные цвета, закладки и стикеры;
j заведите стратегическую картонку - закладку с ключевыми долгосрочными целями;
□ в плане дня разделяйте жесткие, гибкие и бюджетируемые задачи;
J делайте список гибких задач ориентированным на результат;
□ выделяйте в списке несколько приоритетных задач и начинайте день именно с них;
□ при планировании жестких встреч закладывайте резервы;
□ согласовывайте с партнерами нормы пунктуальности;
& запасайтесь избыточной информацией - все может пойти не по плану;
□ экономьте время на работе: избегайте ненужного общения;
используйте принцип закрытых часов, чтобы спокойно решить важные вопросы.
глава 9
ОТДЫХ: КАК СДЕЛАТЬ ЕГО ЭФФЕКТИВНЫМ