Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовая книга могут вестись как вручную, так и автоматизированными способами.
8. СИНТЕТИЧЕСКИЙ И АНАЛИТИЧЕСКИЙ УЧЕТ НА СЧЕТЕ "КАССА" И СУБСЧЕТАХ
Для учета наличия и движения денежных средств в кассе используется активный счет 50 "Касса". По дебету счета 50 "Касса" отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 "Касса" отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.
К счету 50 "Касса" могут быть открыты субсчета: 50-1 "Касса организации"; 50-2 "Операционная касса", 50-3 "Денежные документы" и др. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета. На субсчете 50-1 "Касса организации" учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты (например, 50-4 "Валютная касса"), а также субсчета второго порядка (например, 50–41 – в долларах США, 50–42 – в евро) для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты. На субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т. п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.
Находящиеся в кассе организации денежные документы, ценные бумаги (бланки трудовых книжек, оплаченные курортные путевки, оплаченные авиабилеты, почтовые марки, акции, облигации, векселя), выпускаемые самой организацией или приобретенные на стороне, учитываются на субсчете 50-3 "Денежные документы". Для их учета открывается отдельная кассовая книга. Для каждого вида документов отведены отдельные страницы. Учет поступления денежных документов осуществляется по накладной. Она выписывается кассиром в двух экземплярах при приеме денежных документов. Для учета денежных документов в иностранной валюте в рабочем плане счетов также выделяются соответствующие субсчета. К примеру, 50–31 "Денежные документы в долларах США, 50–32 "Денежные документы в евровалюте" и т. д.
Выдача денежных документов из кассы осуществляется на основании требования, которое выписывается бухгалтером. Учет денежных документов ведется по номинальной стоимости. При движении денежных документов составляется отдельный кассовый отчет и передается бухгалтеру.
Для учета кассовых операций, отражаемых на счете 50 "Касса", предназначены: на промышленных предприятиях – журнал-ордер № 1, в строительных организациях – журнал-ордер № 1-с, в снабженческих и сбытовых организациях – журнал-ордер № 1-сн с ведомостями к ним соответственно № 1, 1-с и 1-сн. Записи в этих журналах-ордерах и ведомостях производятся по итогам за день на основании отчетов кассира, подтвержденных приложенными к ним документами.
9. СИНТЕТИЧЕСКИЙ И АНАЛИТИЧЕСКИЙ УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ НА РАСЧЕТНЫХ СЧЕТАХ
В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и Инструкцией по его применению для обобщения информации о наличии и движении денежных средств на расчетном счете организации используется балансовый счет 51 "Расчетные счета". Сальдо счета 51 "Расчетные счета" указывает на наличие суммы свободных денег на расчетном счете организации на начало и конец месяц; оборот по дебету характеризует суммы, поступившие на расчетный счет, а по кредиту – суммы, перечисленные со счета. Учет движения денежных средств на счете 51 может быть организован с использованием субсчетов.
В ходе совершения операций по расчетному счету банк выдает организации выписку из ее лицевого счета об остатках и движении денежных средств на расчетном счете на определенный момент с приложением к ней первичных расчетных документов. В выписке указывается: остаток средств на счете на дату, предшествующую выписке; суммы, зачисленные на счет; суммы, списанные со счета; остаток на дату выписки. В банковской выписке остатки и поступление (увеличение) денежных средств указываются с позиции банка по кредиту расчетного счета, а выбытие (уменьшение) средств – по дебету.
После получения выписки бухгалтер организации производит ряд операций:
1) сопоставляет остаток средств на расчетном счете на конец дня последней выписки с остатком средств на начало дня следующей выписки;
2) проверяет приложенные к выписке оправдательные документы, полноту отражения информации в выписке и арифметические ошибки. Суммы, ошибочно отнесенные в дебет или кредит расчетного счета организации и обнаруженные при проверке выписок банка, отражаются на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (субсчет "Расчеты по претензиям"). Обо всех обнаруженных ошибках делается письменное сообщение банку. Приложенные к выписке документы должны быть обязательно погашены специальным штампом банка;
3) контировка сумм в банковской выписке, которая заключается в отметке на полях выписки номера соответствующего корреспондирующего счета.
Порядок дальнейшей обработки банковской выписки зависит от количества операций по расчетному счету в течение месяца. При малом количестве операций суммы могут записываться непосредственно в учетный регистр. Если выписки поступают каждый день, то по счету 51 "Расчетные счета" открывается оборотно-сальдовая ведомость. По окончании месяца в ведомости подводятся итоги, которые переносятся в учетный регистр счета 51 и одновременно в регистры корреспондирующих счетов.
10. УЧЕТ ОПЕРАЦИЙ ПО СПЕЦИАЛЬНЫМ СЧЕТАМ В БАНКАХ
Специальные счета открываются банком для обособленного хранения части безналичных денежных средств клиента, предназначенных для конкретных целей. К счету 55 "Специальные счета в банках" могут быть открыты субсчета: 55-1 "Аккредитивы"; 55-2 "Чековые книжки"; 55-3 "Депозитные счета" и др.
На субсчете 55-1 "Аккредитивы" учитывается движение средств, находящихся в аккредитивах. Аккредитив – условное денежное обязательство, принимаемое банком по поручению плательщика, произвести платежи в пользу получателя средств по предъявлении последним документов, соответствующих условиям аккредитива, или предоставить полномочия другому банку произвести такие платежи. Банки-эмитенты могут открывать следующие виды аккредитивов: 1) покрытые (депонированные) и непокрытые (гарантированные); 2) отзывные и безотзывные (могут быть подтвержденными).
Зачисление денежных средств в аккредитивы отражается следующей бухгалтерской проводкой: Д-т 55 "Специальные счета в банках", субсчет 55-1 "Аккредитивы" К-т 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета", 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам".
По мере использования этих средств (согласно выпискам банка) производится запись: Д-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" К-т 55 "Специальные счета в банках", субсчет 55-1 "Аккредитивы".
Неиспользованные средства в аккредитивах после восстановления банка на тот счет, с которого они были перечислены, отражаются бухгалтерской записью: Д-т 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета" К-т 55 "Специальные счета в банках", субсчет 55-1 "Аккредитивы".
Аналитический учет по субсчету 55-1 "Аккредитивы" ведется по каждому отдельно выставленному аккредитиву.
Чеки. Чек – это ценная бумага, ничем не обусловленная. Чек оплачивается плательщиком за счет денежных средств чекодателя. Чекодатель (т. е. юридическое лицо, имеющее денежные средства на счете в банке) не вправе отозвать чек до истечения установленного срока для его предъявления к оплате.
Представление чека в банк, обслуживающий чекодержателя (юридическое лицо, в пользу которого выдан чек), для получения платежа считается предъявлением чека к оплате. Для осуществления безналичных расчетов могут применяться чеки, выпускаемые кредитными организациями.
Плательщик по чеку обязан удостовериться всеми доступными ему способами в подлинности чека. Порядок возложения убытков, возникших вследствие оплаты плательщиком подложного, похищенного или утраченного чека, регулируется законодательством.
На субсчете 55-2 "Чековые книжки" учитывается движение средств, находящихся в чековых книжках.
На субсчете 55-3 "Депозитные счета" учитывается движение денежных средств, вложенных организацией в банковские и другие вклады (сберегательные сертификаты на депозитные счета в кредитные организации и т. п.). Однако согласно ПБУ 19/02 "Учет финансовых вложений" депозитные вклады в кредитных организациях учитываются в составе финансовых вложений.
11. ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА РАСЧЕТНЫХ ОПЕРАЦИЙ
Безналичные расчеты организуются на основе определенных принципов. Первый принцип – правовой режим осуществления расчетов и платежей.
К главным законодательным источникам регулирования расчетов относятся: Гражданский кодекс РФ, Положение о безналичных расчетах в РФ; Федеральный закон "О банках и банковской деятельности".
Главным регулирующим органом платежной системы является Центральный банк РФ. Согласно Федеральному закону "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" от 10 июля 2002 г. основная задача Банка России – обеспечение эффективного и бесперебойного функционирования системы расчетов.
Второй принцип – осуществление расчетов преимущественно по банковским счетам. Безналичные расчеты ведутся юридическими и физическими лицами через банк, в котором им открыт счет. Для расчетного обслуживания между банком и клиентом заключается договор банковского счета – самостоятельный двусторонний (участники имеют как права, так и обязанности) гражданско-правовой договор. Третий принцип – обеспеченность платежа, поддержание ликвидности на уровне, обеспечивающем бесперебойное осуществление платежей. Этот принцип предполагает наличие денежных средств либо договоренности на получение кредита. Четвертый принцип – периодическая очередность платежей. Очередность может быть хронологическая, целевая, законодательная. Списание средств со счета по требованиям, относящимся к одной очереди (ст. 855 ГК РФ), производится в порядке календарной очередности поступления документов. Пятый принцип – согласие (акцепт) плательщика на платеж реализуется путем применения соответствующего платежного документа – чека, простого векселя, платежного поручения, свидетельствующего о распоряжении владельца на списание средств; либо специального акцепта документов, выписанных получателями средств, – платежных требований-поручений, платежных требований, переводных векселей. Шестой принцип – срочность платежа. Расчеты должны осуществляться строго в установленные сроки. Седьмой принцип – контроль всеми участниками правильности совершения расчетов, соблюдения установленных положений о порядке их проведения. Восьмой принцип – имущественная ответственность за соблюдение договорных условий, т. е. нарушения договорных обязательств в части расчетов влекут применение гражданско-правовой ответственности в форме возмещения убытков, уплаты неустойки (штрафа, пени), а также иных мер ответственности.
12. ПОНЯТИЕ И ФОРМЫ РАСЧЕТОВ С ДЕБИТОРАМИ И КРЕДИТОРАМИ
Существуют два вида задолженности:
1) дебиторская задолженность – это задолженность другой организации работников и физических лиц данной организации, которая называется дебитором;
2) кредиторская задолженность – это задолженность данной организации другим организациям, работникам и физическим лицам, которые называются кредиторами.
Дебиторскую и кредиторскую задолженность по сфере возникновения можно подразделить на две группы:
1) задолженность, обусловленная процессами основной деятельности организации;
2) задолженность по другим операциям.
К первой группе относится задолженность покупателей (дебиторская задолженность) и задолженность перед поставщиками (кредиторская задолженность). Задолженность первой группы учитывается на счетах 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" и 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".
К дебиторской задолженности второй группы относятся:
• авансы, выдаваемые физическим лицам (счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами");
• суммы по предъявленным претензиям и судебным искам (счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет 76-2 "Расчеты по претензиям");
• задолженность работников организации по товарам, проданным в кредит, выданным займам, возмещению материального ущерба (счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям");
• задолженность учредителей по вкладам в уставный капитал (счет 75 "Расчеты с учредителями", субсчет 75-1 "Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал";
• задолженность по прочим операциям (счет 76).
К кредиторской задолженности второй группы относятся:
• задолженность по различным платежам в бюджет (счет 68 "Расчеты по налогам и сборам");
• задолженность по платежам в фонд социального страхования, пенсионный фонд, фонд медицинского страхования (счет 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению)";
• задолженность страховым компаниям по заключенным договорам имущественного и личного страхования (счет 76, субсчет 76-1 "Расчеты по имущественным и личному страхованию";
• обязательства по выплате дивидендов (счет 75, субсчет 75-2 "Расчеты по выплате доходов");
• задолженность по операциям некоммерческого характера (счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".
Дебиторская задолженность отражается в активе баланса обособленно в зависимости от предполагаемых сроков ее погашения (в течение 12 месяцев или более чем через 12 месяцев после отчетной даты), кредиторская задолженность фиксируется в пассиве баланса.
13. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОСТАВЩИКАМИ И ПОДРЯДЧИКАМИ
К поставщикам и подрядчикам относятся организации, поставляющие различные товарно-материальные ценности (готовую продукцию, товары, сырье), оказывающие услуги (посреднические, арендные, коммунальные) и выполняющие разные работы (строительные, ремонтные и др.).
Операции по учету расчетов за поставленную продукцию (товары), выполненные работы или оказанные услуги отражаются на синтетическом счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" в соответствии с условиями договора и расчетными документами. Счет 60 является преимущественно пассивным. По кредиту счета 60 отражается возникающая кредиторская задолженность, а по дебету – ее погашение. Счет 60 может быть активным только в случае, если была произведена авансовая оплата поставщику (подрядчику), при этом для усиления контроля за движением денежных средств целесообразно открыть к данному счету субсчет "Авансы выданные". Если счет поставщика был акцептован (оплачен) до поступления груза, то записью по кредиту счета 60 погашается дебиторская задолженность за поставщиками (подрядчиками) по предоплате.
Кредиторская задолженность перед поставщиками и подрядчиками начисляется по факту:
• акцепта расчетных документов по принятым ценностям, работам, услугам;
• приемки ценностей, поступивших от поставщиков без расчетных документов (неотфактурованные поставки);
• выявления излишка при приемке товарно-материальных ценностей.
В соответствии с условиями заключенного между организациями договора расчеты с поставщиками и подрядчиками осуществляются после отгрузки ими товаров, выполнения работ или оказания услуг либо в любой другой момент.
На предъявленные к оплате счета поставщиков кредитуется счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и дебетуются счета по учету ценностей (08 "Вложения во внеоборотные активы, 10 "Материалы", 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей", 41 "Товары" и др.) или счета по учету затрат (20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 29 "Обслуживающие производства и хозяйства", 97 "Расходы будущих периодов" и др.).
После акцепта счета при приемке поступивших ценностей на склад может обнаруживаться недостача сверх норм естественной убыли; при проверке акцептованного счета поставщика (подрядчика) могут выявляться несоответствия цен, обусловленных договором, и арифметические ошибки. В этих случаях счет 60 кредитуется на сумму претензии в корреспонденции с дебетом счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет 76-2 "Расчеты по претензиям". Данной проводкой начисляется дебиторская задолженность за поставщиками по претензиям.
14. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОКУПАТЕЛЯМИ И ЗАКАЗЧИКАМИ
Операции по учету расчетов за отгруженную продукцию (товары), выполненные работы или оказанные услуги отражаются на синтетическом счете 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками". Счет 62 является преимущественно активным. По дебету счета 62 при отгрузке продукции покупателям отражается возникающая дебиторская задолженность по цене продажи продукции, а по кредиту – ее погашение. Счет 62 может быть пассивным только в случае, если был получен аванс от покупателя (заказчика) в качестве предварительной оплаты по договору. Для обобщения информации о расчетах по авансам, полученным под поставку материальных ценностей либо под выполнение работ, а также по оплате продукции и работ, произведенных для заказчиков по частичной готовности, следует открыть субсчет "Авансы полученные" к счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками".
На суммы оплаты отгруженных товаров или продукции, выполненных работ и оказанных услуг организация выставляет расчетные документы покупателю или заказчику. В бухгалтерском учете делается запись: Д-т 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"; К-т 90 "Продажи".
При погашении покупателями и заказчиками своей задолженности она списывается с кредита счета 62 в дебет счетов денежных средств (50 "Касса", 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета" и др.).