Степень владения деловым языком и стилем проявляется не только при составлении, но и при анализе текстов. Вот один из примеров подобного анализа.
На Ваше заявление Алексинская швейная фабрика индпошива и ремонта одежды по заказам населения сообщает.
Факты, изложенные в заявлении, подтвердились. Администрация фабрики приняла меры для срочного выполнения Вашего заказа. Жалоба обсуждалась на общем собрании коллектива, доведена до сведения всех работников фабрики. Меры приняты.
Лица, виновные в нарушении сроков исполнения и за грубость, наказаны согласно приказа фабрики от 13.10.04 г. № 76/2. Сменному мастеру В.В. Волковой объявлен выговор, закройщик А.П. Гусев переведен портным в бригаду по пошиву мужской верхней одежды.
Дир-р фабрики А.Ю. Петрова
Данный текст может быть проанализирован и отредактирован следующим образом.
1. Первое предложение является характерным примером пустословия. Приведено полное название предприятия, которое имеется в авторских реквизитах фирменного бланка, однако ничего не сказано о том, с какой именно просьбой обращался заказчик, т. е. предложение не содержит никакой полезной информации и должно быть объединено со следующим.
2. Термин "индивидуальный пошив одежды" применительно к сфере обслуживания населения устарел и возможен лишь в сфере индивидуальной трудовой деятельности. На предприятиях же пошив давно перестал быть индивидуальным – повсеместно используются бригадные формы организации труда. Поэтому следует использовать термин "пошив одежды по индивидуальным заказам".
3. В первых двух предложениях обращение заказчика классифицируется как заявление, а в последующем – как жалоба. Между тем эти понятия далеко не синонимичны. Заявление – это форма выражения гражданами своих прав, а жалоба – форма несогласия граждан с действиями должностных лиц или учреждений. Видимо, здесь имела место жалоба, но все же лучше было бы употребить обобщающий термин – "письмо".
4. Предложение Жалоба обсуждалась на общем собрании коллектива, доведена до сведения всех работников фабрики является характерным примером тавтологии. Если состоялось общее собрание коллектива, то, естественно, все работники в курсе дела.
5. Фраза Меры приняты также не нужна, поскольку дублирует предыдущую.
6. Фраза Лица, виновные в нарушении сроков исполнения и за грубость, наказаны выстроена стилистически неправильно.
7. В сочетании согласно приказа фабрики допущены три неточности: во-первых, предлог согласно, как уже было отмечено, требует после себя дательного падежа существительного; во-вторых, приказ издает директор, а не фабрика, поэтому правильно будет написать приказ директора фабрики или приказ по фабрике; в-третьих, слово фабрика необоснованно повторяется почти в каждом предложении.
8. Сообщение, что закройщик переведен именно в бригаду по пошиву мужской верхней одежды, содержит излишнюю информацию. Вызовет недоумение адресата и тот факт, что закройщик переведен на работу портным, поскольку непосвященному непонятно, чем портной хуже (и по должности, и по зарплате), чем закройщик. Кстати, из текста неясно, на какой срок закройщик понижен в должности.
9. Ничего не сказано о том, что больше всего волнует заказчика: будет ли выполнен его заказ и как скоро?
10. Перед заказчиком следовало извиниться за причиненные неприятности.
11. Сокращение слова директор в деловых документах не допускается.
После анализа и редактирования текст должен быть переписан, например, следующим образом.
Уважаемый Алексей Иванович!
Изложенные в Вашем письме факты задержки заказа (квитанция № 714305) и грубости работников фабрики проверены и полностью подтвердились.
Приказом по фабрике от 13.10.04 г. № 76/2 сменному мастеру В.В. Волковой объявлен выговор, закройщик А.П. Гусев на месяц переведен на нижеоплачиваемую работу.
Ваш заказ передан другому закройщику и будет выполнен в течение недели.
Приносим Вам свои извинения.
Директор фабрики А.Ю. Петрова
Культура делового письма
Письменная речь – это самостоятельная целостная целенаправленная речевая структура, обеспечивающая общение с по-мощью письменного текста. Письменный текст в данном случае является представителем автора как участника общения.
В литературе существуют различные точки зрения на то, что представляет собой письменная речь – монолог или диалог.
Со времен Античности и вплоть до начала XIX в. монологическая речь считалась более сложной и действенной, чем диалогическая. К середине XIX в. риторика стала пониматься преимущественно как теория и практика изучения письменной монологической речи. Основными категориями этой речи стали описание, повествование и рассуждение; каждая из них характеризовалась определенным набором стилистических и риторических средств и приемов.
Однако со второй половины XIX в. в ряде работ по теории языка, истории и теории риторики было продемонстрировано, что диалогическая речь значительно сложнее монологической. Более того, монологическая речь стала порой трактоваться, как производная от диалогической. В качестве доказательства приводится довод, что монолог – это лишь часть какого-то диалога, понятого, как совокупность сообщений на одну и ту же тему или по одному и тому же поводу, созданных различными участниками общения в разных обстоятельствах, разных фактурах речи (устной, рукописной, печатной или опосредованной новейшими техническими устройствами) и в разное время.
Р. Л. Ларсон, один из представителей англо-американской школы, опубликовавший в 1968 г. "План для обучения риторическому изобретению", отмечал, что обучение письменному монологу включает в себя элементы диалога – внутреннего диалога создателя речи с ее предметом.
Все это свидетельствует о достаточной сложности письменной речи, поскольку каждый неграмотный человек может стать участником устной (если он, разумеется, не глухонемой), но не письменной диалогической речи (с той или иной степенью успеха).
Можно, конечно, представить письменный монолог как внутренний диалог. Но можно представить и диалог как цепочку прерванных монологов. В любом случае каждый из видов письменной речевой коммуникации имеет свои сложности и свои особенности, достойные изучения.
Текст
Основой письменной речи в целом и делового письма в частности является текст. К текстам служебных документов следует предъявлять строгие требования – они должны быть четкими, точными, логичными и соответствовать нормам официально-делового стиля.
В зависимости от количества вопросов, затрагиваемых в документе, текст может быть простым или сложным по содержанию. В простом тексте рассматривается один вопрос, в сложном – несколько. Простые тексты более удобны в обработке в процессе документооборота и очевиднее в исполнении. Сложные тексты, (отчеты, обзоры, доклады и т. п.), как правило, имеют большой объем, поэтому их целесообразно приводить к простому варианту за счет членения на параграфы, пункты и подпункты.
Тексты делового письма должны быть максимально унифицированы. Так, при проведении унификации текстов в области сервиса соблюдаются следующие положения:
• объективное отражение управленческой ситуации;
• соответствие состава информации функциональному назначению документа;
• использование унифицированных речевых средств, устойчивых словосочетаний и речевых формул;
• использование терминологии, общепринятых сокращений, стандартных обозначений величин и единиц измерения.
В общем плане унификация текста представляет собой деление информации на постоянную и переменную и разработку на этой основе трафаретных и типовых текстов.
В трафаретном тексте постоянная информация уже напечатана, а для переменной оставлены пробелы. При составлении подобного текста следует располагать постоянную информацию перед переменной.
Типовой текст – это образец, на основе которого строится текст нового документа. Такой текст может быть представлен в виде отдельных фраз или абзацев. Для облегчения подбора рекомендуется составить каталог типовых текстов.
Характерной особенностью текста является самостоятельность. Разумеется, она не абсолютна, поскольку текст реально функционирует только во взаимодействии с адресатом. Адресат же при восприятии текста может что-то упустить, утратить из вложенного в текст автором содержания, а что-то добавить от себя, домыслить. Самостоятельность текста подразумевает ограниченность во времени и (или) пространстве, принадлежность одному (в том числе и коллективному) автору.
Часть текста (особенно объемного) при определенных условиях может приобрести самостоятельность и стать отдельным текстом – например, глава или параграф монографии, опубликованные в виде статьи. В этих случаях либо структура основного текста претерпевает некоторые изменения, либо дается соответствующая оговорка, придающая публикации статус самостоятельного текста.
Другая особенность текста, органически связанная с первой, – целенаправленность. В тексте реализуется определенная и единая в своей комплексности цель, и каждая его часть целенаправленна.
В целевом комплексе текста различают два целевых подкомплекса: коммуникативную цель, которая ограничивается пределами данной коммуникативной ситуации, и экстракоммуникативную цель, выходящую за рамки данной речевой коммуникации. Иными словами, текст может определяться более узкой или более широкой коммуникативной целью, причем эти цели могут почти совпадать, а могут и весьма существенно различаться.
Еще одна особенность текста – его целостность, т. е. единство содержания и речевой формы. Различают целостность внутренней формы (внутренняя организованность, структурность и оформ-ленность содержания текста) и целостность внешней языково-речевой формы (оформление начала и окончания произведения, соразмерность членения на части, обозначение связей и переходов между частями, стилистическая целостность, принципы отбора номинативных единиц и т. д.).
Между внутренней и внешней формами существуют отношения преобладающего единства и относительной самостоятельности. В самом деле, создавая текст, человек занят поисками языково-речевых форм для выражения мысли, а читая текст, созданный другим, – расшифровкой, семантизацией, синтезом значений языково-речевых форм, запоминанием содержания.
Существуют три основных типа внутренних текстовых структур: предметно-логический, "плетеный" и свободный образно-ассоциативный. Предметно-логическую структуру имеют тексты научно-учебные, официально-деловые, общественно-деловые, информационно-аналитические; "плетеную" – обычно публицистические; свободные образно-ассоциативные структуры характерны для художественных текстов и требуют, как правило, наличия творческой одаренности и мастерства.
Факторы речевого продуцирования
Процесс речевого продуцирования предполагает знание и использование ряда взаимосвязанных факторов, категорий, понятий. Создает текст автор (один человек или коллектив авторов). Он приступает к созданию текста при наличии ситуации, которая вызывает необходимость создания текста: человек, устраиваясь на работу, должен составить текст заявления о приеме; на дипломную работу принято писать отзыв; в определенных ситуациях составляются поздравление, дружеское или официальное письмо и т. п.
Для того чтобы составить текст, автор должен располагать соответствующим материалом. Предположим, работник социальной сферы в силу сложившейся ситуации (официальное обращение к нему за помощью) отстаивает интересы конкретной многодетной семьи. Для составления текста письма в организацию, которая компетентна решить этот вопрос по существу, он должен иметь материал, т. е. знать, сколько в этой семье детей и какого возраста, где работают родители и каков их заработок, каковы жилищные условия, в чем в данном случае ущемлены их права, каковы юридические основания для положительного решения данного вопроса и т. д.
Текст создается для того, чтобы его воспринял адресат. Даже автор художественного произведения, иногда не уверенный, что оно будет опубликовано, все же адресует его какой-то группе читателей. Поэтому автор текста должен достаточно четко представлять своего адресата, его способность воспринимать текст и быть подверженным его влиянию.
Другими словами, при составлении текста необходимо учитывать образовательный, профессиональный, социальный и культурный уровень того, кому он адресуется. Так, если предполагается, что адресат – предприниматель, не имеющий высшего образования, то не следует перегружать деловой текст специальной терминологией, особенно заимствованной: деловой партнер может решить, что его хотят унизить.
Цели создания текста могут быть внешними и внутренними, открытыми и скрытыми, осознанными и неосознанными, объективными и субъективными, истинными и ложными – так же как и жизненные цели: например, один студент стремится получить образование и стать высокообразованным и квалифицированным специалистом в своей области знаний, а другой – получить диплом и любую высокооплачиваемую должность.
Эти цели могут быть противопоставлены одна другой: если побеждает первая, то студент готов большую часть времени посвящать занятиям, а если побеждает вторая, то он мало думает о науках. В то же время эти цели могут мирно сосуществовать, составляя целевой комплекс, объединяющий в данном случае потребность в самовыражении и развитии личности, укреплении своего положения в обществе, приобретении круга новых друзей, желание пожить "студенческой жизнью" и пр.
Цели могут изменяться с течением времени. Например, в начале обучения студента заботит только получение диплома, но, увлеченный специальными дисциплинами, он уже мечтает об аспирантуре.
Под предметом текста понимается некая целостная часть действительного мира, отраженного в речевом произведении, – человек, группа людей, материальный объект, явление, событие и т. п.
Тема текста – главное, о чем говорится в тексте: это и материал, отобранный и организованный в соответствии с задачами текста, это и предмет, отраженный в определенном ракурсе и ставший поэтому содержанием текста.
Проблема – это мыслительная задача, которую автор должен решить в тексте. Проблема нередко настолько тесно связана с темой, что разделить их бывает очень трудно. В этом случае тема сама как бы становится проблемой и можно говорить о проблемной теме.
Таким образом, понятия предмета, темы и проблемы весьма взаимосвязаны. Например, тема (или проблемная тема) "Заботы молодой семьи" включают в себя проблемы жилья, совместного ведения хозяйства, досуга, стиля общения, взаимоотношений с родителями, рождения ребенка, а также соответствующие предметы. Если выделить из этого комплекса проблему досуга, то речевое продуцирование может вестись с использованием следующих тем: спорт, туризм, телевизор, театр, летний отпуск и др.
Кроме того, понятия предмета, темы и проблемы конкретизируются в зависимости от жанрово-стилистической принадлежности текста. Под жанром в данном случае понимаются коллективно выработанные в процессе коммуникативно-речевого опыта и развития типовые модели текста. Каждый жанр предполагает определенный физический объем текста, принципы отбора и расположения словесного материала и его стилистического оформления соответственно условиям и целям общения.
Жанр может либо свободно избираться автором, либо предписываться ему. Если автор вправе выбирать жанр, то знание жанровых критериев помогает ему успешно прогнозировать, в каком жанре может оптимально воплотиться задуманное содержание. Если же жанр предписан, то знание его законов помогает автору определить объем текста и его стилистико-речевое оформление.
Текст создается, как правило, от общего к частному, но воспринимается в основном от частного к общему, т. е. читатель воссоздает содержание текста, запоминая фрагменты; автор же создает текст, отталкиваясь от общей темы, проблемы, цели. Однако возможен и другой способ: написание отдельных частей в более или менее случайном порядке, а затем оформление их в композиционное целое.
Содержание бывает текстовым, затекстным и подтекстным. Затекстное содержание характерно для научных и учебных текстов, значительной части газетных информационных текстов, а также информационно-аналитических и официально-деловых текстов. Подтекстное содержание подразумевает наличие намека, о котором адресат может или должен догадаться. В одних случаях автор заинтересован, чтобы подтекст был понятен лишь адресату, а не кому-то другому; в других случаях, наоборот, автор может быть заинтересован в том, чтобы текст стал понятен не непосредственному адресату, а третьему лицу (косвенному адресату), или в том, чтобы сам автор впоследствии мог утверждать, что в его произведении имется определенный подтекст. В тексте может проявиться и подтекстное содержание, не предусмотренное автором или даже нежелательное для него, например демонстрирующее пробел в его культурном развитии или его неискренность.
Затекстное и подтекстное содержание в одних случаях вполне различимы, в других – полностью сливаются. Например, в официально-деловом документе возможна аргументирующая ссылка на какое-то постановление применительно к проблеме содержания текста. Если у автора нет иного намерения, кроме аргументирующего напоминания, то налицо затекстное содержание, но если автор намекает на предусмотренную постановлением ответственность за игнорирование данного аргумента, то налицо подтекстное содержание.
Тексты деловых писем
Деловые письма – это обобщенное название различных по содержанию документов, которые являются средством письменного общения юридических и физических лиц в процессе социальной, управленческой и производственной деятельности.
В зависимости от содержания деловые письма могут быть сопроводительными, гарантийными, рекламными, арбитражными и другими, содержать запрос, напоминание, подтверждение, извещение, приглашение и т. д.
Рассмотрим принципы составления текстов некоторых видов деловых писем.
Сопроводительное письмо подтверждает факт отправки приложенных к нему документов. Составление подобного письма оправдано лишь в тех случаях, когда его текст содержит дополнительную информацию к приложенным документам или когда прилагаемые документы составлены на нескольких листах или в нескольких экземплярах. Текст сопроводительного письма краток, может состоять даже из одного предложения и начинается с ключевого слова направляем. Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о приложении.
Пример:
Направляем Вам предварительно согласованный договор о творческом содружестве.
Просим подписать, заверить печатью и выслать нам один экземпляр.
Приложение: на 4 л. в 2 экз.
Гарантийное письмо составляется с целью обеспечения гарантии выполнения тех или иных обязательств. Его текст состоит, как правило, из двух частей: выражения просьбы и подтверждения гарантии.