При этом процесс управления платежами включает процедуру согласования платежей, определение приоритетов в исполнении платежей и управление ликвидностью (кассовыми разрывами).
Процедура согласования платежей производится следующим образом. Запланированные выплаты на предприятии должны производиться на основании заявок, утвержденных казначейством или финансовым директором. В заявке, представляемой на утверждение, указывают инициатора платежа, назначение платежа, документ-основание, срок осуществления платежа, код статьи затрат в соответствии с кодировкой, принятой в системе бюджетирования, отметка бюджетного контролера о соответствии заявки бюджету выплат на текущий период.
Заявки на оплату составляют руководители подразделений в установленной на предприятии форме, затем передают на утверждение бюджетному контролеру, который проверяет их на соответствие принятому бюджету. Продолжительность проверки не должна превышать одного дня с момента поступления заявки.
Если бюджет выплат превышен менее чем на 10%, заявка передается на согласование в казначейство с указанием причин превышения и пояснительными материалами. Если превышение составляет более 10%, выплата по такой заявке производится после ее утверждения и корректировки бюджета. Подобные заявки принимаются к исполнению только после их визирования финансовым директором или руководителем казначейства.
Утвержденные к оплате заявки передаются в бухгалтерию, которая проверяет прилагаемые к ним первичные документы (счет, счет-фактуру и т.д.) и их реквизиты на соответствие требованиям бухгалтерского учета по оформлению первичных документов. Если документы, прилагаемые к заявке на оплату, удовлетворяют требованиям бухгалтерии, заявки исполняются. В противном случае документы возвращают в финансовый отдел с указанием причин возврата. На основании согласованных заявок на оплату бухгалтерия ежедневно готовит платежные документы и производит расчеты согласно графику оплаты на день.
В условиях кризисного управления платежами компании заявка на оплату проходит пять этапов контроля.
1. Согласование с владельцем бюджета (руководителем ЦФО), в рамках которого проверяется обоснованность расхода.
2. Бюджетный контроль, где проверяется соблюдение лимита по установленной статье.
3. Финансово-бухгалтерская проверка, на основании которой оцениваются юридическая чистота сделки, правильность оформления документов, налоговые последствия. Кроме того, отслеживается исполнение обязательств тем контрагентом, с которым заключен договор, т.е. оценивается вероятность возникновения сомнительной дебиторской задолженности.
4. Казначейский контроль, с целью проверки на соответствие плану движения денежных средств и внесения заявки в реестр платежей на день.
5. Согласование с финансовым директором, который утверждает сформированный казначейством реестр, платежей на день.
При наличии регламента разделения прав и обязанностей ответственность за визирование платежных документов распределяется между казначейством и финансовым директором компании. Если лимит по статье не исчерпан, а платеж не превышает, например, 50 тыс. руб., достаточно визы руководителя казначейства.
Приоритеты исполнения платежей в кризисных условиях определяют следующим образом.
Для большинства компаний характерна ситуация, когда общая сумма поступивших на оплату заявок превышает объем денежных средств, которыми располагает компания на текущий момент. Вопрос, по каким счетам платить сейчас, а какие платежи отложить, должен решаться не при возникновении кризисной ситуации, а заранее, на этапе разработки процедур исполнения бюджета. Для этого все выплаты, запланированные в бюджете, следует поделить на группы по степени их важности. Как правило, выделяют 2 – 3 группы, но в зависимости от специфики компании их может быть и больше.
К платежам первого приоритета, или обязательным платежам, как правило, относят:
• заработную плату персонала;
• налоговые платежи;
• погашение кредитных обязательств перед основными поставщиками (электроэнергия, сырье, материалы);
• погашение кредитов, полученных в банке;
• другие платежи (лизинговые платежи, выплаты по реструктуризированной задолженности, выплаты дивидендов и т.д.).
Обязательные платежи осуществляются полностью в утвержденные для выплаты сроки.
Расстановка приоритетов при определении первостепенности платежей во многом зависит от специфики отрасли. Главное при выделении приоритетов – понимать, каковы будут финансовые последствия несвоевременного исполнения того или иного платежа. С одной стороны, если у компании очень дорогие кредитные ресурсы, то в качестве одного из инструментов кредитования могут быть рассмотрены налоговые выплаты, которыми компания будет пользоваться как своего рода овердрафтом, а следовательно, налоговые платежи не будут иметь первостепенного значения. С другой стороны, для компании очень важно, чтобы налоговые платежи были исполнены точно в срок во избежание блокирования счетов и предъявления штрафных санкций со стороны налоговых органов.
К группе платежей второго приоритета в большинстве случаев относят:
• премии, вознаграждения по итогам года;
• платежи прочим кредиторам;
• закупки по неосновной деятельности и другие платежи.
Выплаты по этим статьям производят после платежей первого приоритета. Можно также руководствоваться следующим принципом: если выручка поступает в полном объеме, то платежи второго приоритета осуществляются полностью, если нет, объем платежей сокращается пропорционально поступлению выручки и часть платежей переносится на следующий период.
Одним из способов согласования платежей в кризисной ситуации является использование матрицы движения денежных средств. Внедрение ежедневной матрицы движения денежных средств, позволяет избежать проведения длительных утренних планерок с целью распределения платежей. Матрица представляет собой электронный файл (в самом упрощенном варианте – таблица в формате Excel), который может заполняться автоматически практически в любой бухгалтерской программе – от 1С до SAP. В матрице ежедневно происходит объединение двух информационных потоков: данных о поступлении денежных средств и заявок на оплату. Предварительный вариант матрицы движения денежных средств направляют уполномоченным лицам (руководителям подразделений), а те, в свою очередь, отправляют замечания координатору, который имеет право вносить изменения в матрицу. После того как изменения внесены и матрица утверждена, на ее основе формируется график платежей.
Кризисное управление ликвидностью в рамках бюджета направлено на предотвращение возникновения дефицита денежных средств (кассовых разрывов). Избежать возникновения кассовых разрывов компания может за счет привлечения финансирования со стороны (кредиты, займы), создания резервов или сокращения выплат. Выбор способа покрытия кассовых разрывов зависит от приоритетности платежей и размера дефицита. Если при возникновении дефицита не хватит денежных средств на осуществление платежей первого приоритета, необходимо привлечь заемные средства или использовать созданный резервный фонд.
Для выплат "второго приоритета" использование того или иного метода управления кассовым разрывом зависит от величины дефицита. Если предполагаемый дефицит незначителен, принимается решение о сокращении объема менее приоритетных платежей, в противном случае используются средства резервного фонда или заемные средства. В большинстве компаний пороговое значение дефицита составляет около 10% величины поступлений.
Размер резервного фонда определяется на основе статистики, накопленной за предыдущие бюджетные периоды. Он не должен превышать 3% конечного финансового результата (прибыли). Средства резервного фонда могут расходоваться на ремонт оборудования, услуги, которые невозможно спланировать, другие чрезвычайные статьи расходов. Если резервный фонд становится слишком большим, то вероятность строгого исполнения бюджета снижается. Средства резервного фонда используются с письменного разрешения генерального директора.
В особых случаях компании переходят к управлению чрезвычайными событиями. При бюджетном управлении к чрезвычайным событиям относятся те, которые влекут за собой возникновение незапланированных расходов и платежей. Если в процедуре управления платежами компании описаны принципы принятия решения при перерасходе по запланированным статьям затрат или дефицита средств, то процедура управления чрезвычайными событиями должна содержать алгоритм принятия решений в случае появления статей расходов, которые не были предусмотрены бюджетом. В отношении незапланированных платежей действует тот же порядок прохождения заявок, что и при управлении платежами. Ответственность за авторизацию их исполнения несут топ-менеджеры компании и менеджеры среднего звена.
В качестве примера можно привести следующий вариант управления чрезвычайными событиями на машиностроительном предприятии.
В компании создается резервный фонд генерального директора. Размер фонда определялся как наиболее вероятный объем денежных средств, выплачиваемых покупателями с задержкой, и средняя сумма незапланированных платежей за аналогичные предыдущие периоды.
Если размер незапланированного платежа составлял менее 5% общей величины платежного бюджета компании и не больше 50 тыс. руб. в абсолютном выражении, то решение о проведении платежа принимает финансовый или технический директор в зависимости от места возникновения платежа. При появлении чрезвычайных расходов, превышающих 5%-ный барьер, решение принималось генеральным директором.
Роль казначейства в процессе кризисного управления платежами состоит главным образом в формировании и поддержке механизма проведения платежей, позволяющего минимизировать финансово-правовые последствия принятия решений об оплате и их реализации путем использования гибкой тактики управления финансовыми потоками на основе максимального использования внутренних резервов компании и финансовых возможностей доступных внешних источников покрытия затрат.
Блокировка и разблокировка счетов
В практике работы предприятий и организаций довольно часто возникают ситуации, связанные с приостановлением операций по банковским счетам, называемые "заморозкой" или "блокировкой расчетных счетов". Блокировка и разблокировка счетов компании является возможным последствием работы предприятий и корпораций в условиях колебаний финансового рынка. Блокировка счетов может негативно сказаться на финансово-производственной деятельности компании и ее взаимоотношениях с контрагентами. От четкой организации работы по управлению блокировкой и разблокировкой счетов в значительной мере зависит тактический финансовый успех в управлении денежными потоками.
Для контроля над ситуацией в условиях приостановления операций по банковским счетам важно правильно понимать причины возникновения данного явления и порядок блокировки и разблокировки счетов.
Блокировка счетов может возникнуть в результате:
• принятия судом мер по обеспечению иска третьих лиц к компании;
• принятия судом решения по обращению судебного пристава об обеспечении взыскания денежных средств по исполнительным документам;
• действий налоговых органов в связи с налоговыми правонарушениями со стороны компании.
В первых двух случаях блокировка счетов проводится на основании судебного решения. Данное решение поступает в банк, обслуживающий счета компании, копия решения направляется в компанию. Счета блокируются до тех пор, пока суд не примет решение о прекращении приостановки операций по банковскому счету и не направит данное решение в банк. Указанное судебное решение принимается судом на основании обращений истца, по заявлению которого судом вынесено соответствующее решение о приостановке операций по банковскому счету. При блокировке счетов по решению суда возможны два варианта приостановления операций по счету:
• полное приостановление всех операций;
• приостановление всех расходных операций, кроме операций по погашению задолженности по исполнительным документам.
Механизм блокировки счетов по решению суда различен.
В первом случае в процессе подготовки искового заявления истец указывает в качестве обеспечительной меры наложение ареста на имущество ответчика (денежные средства в банке). При удовлетворении обращения истца в части обеспечения иска суд выносит определение об аресте счетов ответчика, указанных в исковом заявлении и направляет данное определение в банк, который обязан немедленно исполнить судебный акт и полностью заблокировать счет.
Во втором случае судебный пристав, имея на руках исполнительный лист на определенную сумму средств, предназначенных ко взысканию, направляет в банк постановление о взыскании суммы по исполнительному листу с одновременным приостановлением расходных операций по счету в размере, указанном в исполнительном листе. До того момента, пока на счете не накопится сумма, необходимая для удовлетворения взыскания по исполнительному документу, расходные операции по счету замораживаются, в то время как приходные операции разрешены в полном объеме.
Разблокировать счет в первом и втором случае можно по-разному.
В первом случае для разблокировки счета необходимо определение суда о прекращении обеспечительных мер в виде ареста счета. Указанное определение будет вынесено судом только с согласия или по заявлению истца, инициировавшего обеспечительные меры в форме ареста имущества. Поэтому для разблокировки счета компании необходимо вступить в переговоры с истцом и, по достижении согласия, обеспечить направление последним в суд заявления об отказе от обеспечительных мер в форме ареста счетов.
Во втором случае следует перечислить на заблокированный счет денежную сумму, необходимую для погашения требования по исполнительному документу. После этого банком будет произведено списание средств со счета должника и судебный пристав-исполнитель обязан в трехдневный срок с момента перечисления средств вынести постановление о завершении исполнительного производства, что означает автоматическое разблокирование счета компании-должника.
Наиболее сложным и часто встречающимся случаем является блокировка счетов в результате действий налоговых органов. Основаниями для подобных действий в этом случае являются правовые нормы ст. 76 и 101 Налогового кодекса РФ.
Подобная ситуация может возникнуть из-за:
• неисполнения требований по уплате налога, пеней и штрафа, непредставления налоговой декларации;
• непредставления документов при проведении проверок;
• непредставления декларации по налогам, которые компания не должна уплачивать;
• отсутствия компании по юридическому адресу или нахождения по адресу массовой регистрации;
• неправильного заполнения платежного поручения, ошибки в налоговой декларации.
Это так называемые явные нарушения, влекущие за собой блокировку счетов.
В то же время приостановление налоговыми органами операций по счету может носить неявный характер в силу следующих причин.
1. Подозрение на наличие номинального директора.
2. Утеря документов.
3. Установление низкой оплаты труда работникам (серая зарплата).
4. Негласное указание о блокировке счетов при сдаче отчетности по почте.
Эти и иные причины приостановления операций проясняются только после визита в налоговую инспекцию.
Основным документом налоговых служб, на основании которого банк блокирует операции по счетам налогоплательщика, является решение о взыскании налога или решение о нарушении сроков представления налоговых деклараций (10 дней по истечении установленного срока).
Оригинал решения направляют в банк, а копия решения передается компании-должнику под расписку или иным способом, позволяющим подтвердить дату получения документа.
Налоговый кодекс РФ предусматривает два способа направления решения о приостановлении операций по счету в банк:
• на бумажном носителе;
• в электронном виде.
Банк должен зарегистрировать момент получения решения путем заполнения уведомления о вручении (в случае получения почтового отправления) либо в расписке о получении (при получении решения с нарочным). С указанного момента и до отмены решения банк обязан приостановить операции по счету компании, упомянутой в решении.
Указанная процедура выполняется при неуплате налога.
Если приостановление операций по счету производится по причине недоимки, налоговые органы направляют в банк два документа:
1. Решение о приостановлении операций по счету.
2. Поручение на списание и перечисление необходимых сумм в бюджет.
При наличии на расчетном счете организации достаточного объема денежных средств банк перечисляет в бюджет необходимую сумму и сообщает об этом в налоговую инспекцию, представившую документы на взыскание. В этом случае налоговый орган выносит решение об отмене приостановления операций по счетам должника.
Если же денег на счете недостаточно, счет остается заблокированным до момента поступления средств в необходимом размере.
В случае заморозки счета из-за непредставления декларации, блокировка отменяется решением налогового органа в течение операционного дня, следующего за датой представления декларации.
Налогоплательщик при прогнозировании блокировки счетов налоговыми органами должен помнить, что это крайне затянутая процедура разблокирования, связанная, с одной стороны, с вынесением налоговой инспекцией решения об отмене приостановки операции по счету и, с другой, – с доставкой оригинала решения в банк.
Несмотря на то что Налоговым кодексом РФ предусмотрена отправка решения в банк по электронной почте, данную процедуру налоговые органы применяют крайне редко. Происходит это в связи с тем обстоятельством, что приостановка операции по счетам нарушителя часто производится налоговыми органами не как обеспечительная мера, а как мера принуждения налогоплательщика к выполнению действий, необходимых для налоговой службы. Поэтому ускорение процесса разблокирования не входит в задачи налоговых органов и они используют отправку решений по почте.
Банк налогоплательщика также не обязан отправлять своих работников в налоговую инспекцию для получения решения.
Сам нарушитель получает на руки только копию решения, которую нельзя использовать для представления в банк и разблокировки счетов. Необходим только оригинал. Поэтому даже после списания в бюджет всей суммы задолженности компания не может в полной мере воспользоваться своим счетом в банке до момента получения банком оригинала решения об отмене приостановления операций по счету. Единственным выходом в данной ситуации может служить попытка оформления в банке доверенности работнику компании-нарушителя на получение от имени банка в налоговой инспекции оригинала решения.
Размер денежных средств, замороженных на банковских счетах, варьируется в зависимости от сложившейся правовой и информационной ситуации. При непредставлении налоговой декларации блокируются все расходные операции компании. В случае недоимки расходные операции прекращаются в объеме, необходимом для погашения задолженности. В случае принятия судом обеспечительных мер по иску блокируются как приходные, так и расходные операции.