Редактор ДТ в процессе своей деятельности должен быть вооружен большим количеством вспомогательных инструментов, включая документоведческие, общелингвистические и специализированные языковые вспомогательные и справочно-регулирующие средства. Принятые решения редактор должен обсуждать с автором проекта ДТ.
Нередко в качестве редактора ДТ выступает то же лицо, которое составляло исходный, подлежащий редактированию текст. Саморедактирование является одной из самых сложных задач. Увидеть собственные ошибки и промахи крайне сложно. Поэтому при подготовке ответственных документов сотрудничество автора (или авторов) исходного текста и редактора, имеющего необходимую профессиональную подготовку, крайне желательно.
4. Аспекты редактирования: фактология, цитирование, выбор лексико-фразеологических средств, синтаксис, логика, орфография, формальные соответствия
Выше уже было отмечено, что редактирование – комплексный процесс, включающий последовательные или параллельные операции различного содержания. Рассмотрим общие особенности наиболее важных составляющих редактирования документных текстов.
Фактология документного текста. Для ДТ важны не только подбор и способы оценки фактических данных, но и способы их представления в тексте. Необходимо обратить особое внимание на следующие особенности изложения фактических данных:
• на правильность написания топонимических и ономастических единиц; ошибки в написании наименований населенных пунктов, имен, отчеств и фамилий не только могут иметь негативные правовые и финансово-экономические последствия, но сомнительным образом характеризуют культуру, внимание и компетентность адресанта; искажения имен приводят к напряжению в межличностных отношениях;
• на правильность цитирований и точность ссылок на предшествующие документы, формирующие контекст документного взаимодействия;
• на состав справочно-библиографических данных, на вид и содержание приложений, включающих фактические данные;
• на оптимальные формы представления фактических данных с точки зрения выбора и включения в ДТ невербальных компонентов; известно, что фактические данные, имеющие количественные формы выражения, могут быть представлены с помощью различных невербальных средств – графиков, таблиц, диаграмм; вид документа, для которого готовится текст, особенности информации и коммуникативный опыт редактора должны определить оптимальную форму представления данных в составе документного текста.
Фактологическая структура ДТ совершенно не изучена, эта проблема может лечь в основу интересной и практически важной исследовательской темы.
Цитирование. Цитаты в документных текстах, особенно в текстах научно-технических документов, являются мощным аргументационным, доказательным инструментом. Для редактора, работающего с фактическими параметрами текстов, важно установить уместность цитаты, ее содержательно-стилевое соответствие тексту, точность. Одновременно с этим редактор рассматривает форму представления цитаты, оформление сноски. В ряде случаев текст может быть настолько перегружен цитированиями, что редактор вправе рекомендовать автору пересмотреть соотношение между долями авторского текста и совокупного цитирования. Выделим следующие основные цели цитат в составе документных текстов:
• цитата в качестве аргумента является инструментом в про – ведении автором документного текста доказательной стратегии; в тексте связана с авторскими высказываниями лингвистическими единицами со значениями следствия или взаимообусловленности: потому что, из этого следует, что, вот почему и др.;
• цитата, используемая в качестве примера, иллюстрирует то или иное авторское положение, представленное в этом же тексте, излагает чужое мнение, вводится с помощью устойчивых конструкций, подчеркивающих функцию: т. е., например;
• цитата – смысловой эквивалент позволяет с помощью чужих слов передать мнение автора; этим автор ДТ дает понять, что его мнение не является случайным, оно подкреплено авторитетной личностью в форме высказывания: как считает N, по мнению эксперта С, вслед за высказыванием Р… мы считаем.
Роль цитирования довольно неплохо изучена для научно-технических документных текстов, однако особенности использования цитат в текстах официально-деловой коммуникации еще в достаточной степени не исследованы.
Выбор лексико-фразеологических средств. Богатство языка обусловливает задачу оптимального выбора лексико-фразеологических средств при построении документного текста. Решение этой задачи – процесс непростой, поскольку предполагает выбор соответствующий конкретной коммуникативной задачи, связанной с предметом документной коммуникации, а также соответствие общим требованиям, включающим стилистические ограничения, формально-видовой состав реквизитов. Унификация лексико-фразеологического состава в некоторой степени упрощает задачу выбора лексико-фразеологических единиц, однако для ДТ с высокой степенью произвольности и соответственно низким уровнем унификации проблема выбора лексико-фразеологических единиц остается довольно сложной задачей. Создание методических разработок, адресованных населению, может в какой-то степени обойти сложности выбора документных средств. Дополнительного внимания со стороны редактора требуют такие единицы, как аббревиатуры различного вида, степень их устойчивости, общепринятости, уместности и даже благозвучности. В русском языке есть правила образования аббревиатур, однако количество отступлений от этих правил довольно велико. Не меньшего внимания требуют заимствованные и иноязычные лексико-фразеологические единицы. Активные международные взаимодействия россиян с представителями других стран способствовали насыщению словаря документной коммуникации заимствованными, в основном английскими единицами, в отношении использования которых необходимо соблюдать осторожность.
Синтаксис. Сложность синтаксических структур, используемых в ДТ, имеет ряд взаимосвязанных следствий. Во-первых, редактору приходится оптимизировать структуры предложений, которые входят в текст; во-вторых, проверяется правильность синтаксических связей, отражающих логику и содержание того, что должно быть выражено в форме предложения; в-третьих, проверяется пунктуация, соответствующая синтаксическим отношениям в предложениях. Сложность синтаксических структур, характерная для ДТ, проявляется в высокой доле простых предложений, структура которых осложнена обособленными и необособленными определениями, обстоятельствами, дополнениями и приложениями. Как и в случаях оптимизации сложных предложений различных видов, редактор столкнется не только с задачей постановки знаков препинания, но и с выбором оптимального знака с учетом синтаксических отношений.
Логика. На лингвистическом уровне логические особенности документных текстов чаще всего потребуют дополнительных усилий редактора в связи с решением следующих задач:
– выстраивание композиции ДТ в соответствии с его коммуникативной логикой; эта задача особенно актуальна для документов, тексты которых не представлены с помощью тех или иных унифицирующих инструментов – типовых или примерных текстов, стандартов;
– устранение логических ошибок в составе отдельных предложений, входящих в документные тексты, например: Все существующие виды документов – распорядительные и информационные – постепенно унифицируются; Необходимо, чтобы студенты, как и преподаватели, вовремя приходили в аудитории, а не наоборот;
– проверка дефиниций и внутритекстовых логических связей; дефиниция или логическое определение должно действительно раскрывать суть предмета или отношения, которые определяются; варианты, подобные следующим: артефакт – это предмет или документ – это особая бумага - некорректны как с точки зрения фактологии, так и логики; определение не может строиться на отрицании, не должно содержать слов, нуждающихся в определении; синоним не является определением слова или фразеологизма, а параметры объекта не являются его определением.
Орфография. Орфографические ошибки в ДТ – самые, пожалуй, неприятные. Они не только свидетельствуют о недостаточной речевой грамотности, но могут являться проявлениями дефицита общей и коммуникативной культуры. Относительно высокий уровень орфографических ошибок может рассматриваться как производная от использования в составе текста редко используемых, заимствованных лексических единиц с ограниченной сферой употребления и слабо закрепленной в сознании орфографической структурой. Кроме персональной грамотности редактора, в решении орфографических задач заметную помощь должны оказывать словари. Роль словарей в работе с документными текстами рассмотрим ниже.
Формальные соответствия коммуникативным условиям. На всех этапах редактирования ДТ невозможно разделить критерии оценки, относящиеся к документоведению, и оценки, относящиеся к документной лингвистике. Языковые возможности накладываются на ограничения, требования и правила, которые имеют одновременно и стилевое, и документоведческое содержание. Вид документа и его текста выбирается в соответствии с требованиями, регулирующими как содержательные параметры документного текста, так и условия функционирования документа. Эти обстоятельства обязательно учитываются редактором ДТ.
В целом можно выделить следующие содержательные этапы редактирования ДТ: этап подбора и оценки фактических данных, включаемых в документный текст, этап проверки текста на его соответствие документному виду и на соответствие выбранных языковых средств формальным и коммуникативным задачам, этап окончательного выбора реализуемых речевых вариантов, этап синтаксического и композиционного контроля, этап пунктуационно-орфографического контроля.
5. Процесс вычитки документного текста
Довольно специфичным в технологическом отношении является такой этап редактирования, как вычитка ДТ. Вычитка тесно связана с правкой текста. Документный текст вычитывается как минимум два раза. Даже опытному редактору сложно одновременно контролировать разноуровневые параметры текста: логические, синтаксические, орфографические и др. Последовательные вычитки сопровождаются карандашными пометками фрагментов, которые далее будут изменяться. Кроме того, замечания фиксируются на отдельном листе бумаги, который прилагается к редактируемому тексту на всех этапах работы с ним. Контрольная вычитка ДТ производится и после подготовки конечного варианта текста. Вычитка предполагает, что редактор в процессе ее проведения работает не только с лингво-документными параметрами текста, но анализирует и его эстетические параметры, представляет себе особенности расположения текста на носителе. Система действий редактора по результатам вычитки называется правкой, об ее особенностях поговорим далее (см: Правка документных текстов: виды, реализация, инструменты, критерии оценки, раздел VI).
6. Использование лексикографических источников в редактировании
О роли и возможности словарей в процессе редактирования документных текстов упоминалось ранее. Наличие у редактора общих и специализированных словарей и умение работать с ними позволяет не только облегчить работу по редактированию, но и добиться более качественного результата. Рассмотрим различные виды словарей и направления их использования при редактировании ДТ.
Толковые словари русского языка. Постоянное использование толковых словарей русского языка позволяет исключить ошибки, связанные с неверным использованием слов, выбрать для документного текста то слово, которое по своему значению наилучшим образом обозначает объект, качество, действие или отношение, которое должно быть отражено в документном тексте. В ряде толковых словарей к каждому слову или большинству из них даны стилистические пометы, позволяющие оценить уместность использования слова в том или ином тексте. Желательно использовать словари последних изданий, несущие в себе недавние изменения лексического состава русского языка и отражающие новые значения, которые непрерывно развиваются у слов уже существующих в языке. Также последние издания толковых словарей пополняются заимствованными словами, которые прочно вошли в речевой обиход. К наиболее удобным и доступным можно отнести следующие толковые словари: Ожегов С.И. Словарь русского языка, любое издание вышедшее после 2000 г.; Ожегов С.И., Шведова Н.Ю. Толковый словарь русского языка, 4-е изд. 2001 г. и более поздние издания; Словарь русского языка в 4-х томах под редакцией А.П. Евгеньевой, издания 1998 г. и более поздние. Этот список толковых словарей, безусловно, можно продолжить, но предпочтения следует отдавать надежным изданиям, созданным учеными и коллективами с заслуженной научной репутацией.
Орфографические словари русского языка. Орфография русского языка достаточно консервативна. Поэтому использование орфографических словарей, созданных в 80-90-е годы XX в., вполне допустимо. Чем больше словарь по объему, тем более надежным он является с точки зрения обнаружения того слова, правописание которого нас интересует. В вычитке и правке орфографические словари активно используются даже людьми с высоким уровнем грамотности. При малейших сомнениях в правописании слова обращение к словарю совершенно необходимо.
Словари заимствованной лексики. Эти словари могут носить различные названия. Словари полезны в том отношении, что они не только предлагают орфографическую норму написания, но и дают толкования словам, которые вошли в язык сравнительно недавно. Поскольку эти слова имеют тенденцию изменять или немного смещать свои значения по мере "вживания" в русский язык, необходимо обращаться к словарям последних лет издания. Для документной коммуникации использование словарей иностранных слов и выражений особенно важно, поскольку среди заимствованных единиц большую долю составляют термины различных предметных областей, в том числе тех, которые имеют документные формы коммуникации. Пример словаря – Словарь иностранных слов и выражений / Авт. – сост. Е.С. Зенович. М.: Олимп, 2000.
Словари сочетаемости русского языка. В этих словарях редакторы найдут правильные формы сочетаемости слов. Известно, что в силу различных причин нередко делаются ошибки в грамматической и смысловой сочетаемости слов. Ошибки делаются и в предложных, и в беспредложных словосочетаниях. Все сомнительные случаи должны проверяться, для документной коммуникации недопустимо доверяться только собственной привычке или рекомендациям, которые имеют форму: "Кажется, надо писать так-то".
Словари сокращений. Увеличение доли различных аббревиатур в документных и недокументных текстах, их разнообразие и различия в способах построения заставили создать соответствующие словари. Особенно часто аббревиатуры используются в именованиях учреждений, объектов производственной и научной деятельности: ТУ, МУЗ, ЛФЕ, ГОСТ. Необходима активизация усилий для создания словарей сокращений, часто используемых в документных текстах различных видовых документных групп.
Словари наименований и имен собственных. Одна из серьезных проблем, до конца не решенных в современном русском языке, – написание слов с прописной или строчной буквы. Часто основанием для написания "с большой буквы" являются лишь амбиции того лица, которому кажется, что его статус – достаточное основание для языкового решения. Словарь-справочник "Строчная или прописная?" помогает выбрать правильное решение. Часто трудности возникают с именованиями органов местной, региональной и федеральной власти.
Терминологические словари. Эти словари чаще всего содержат термины одной определенной предметной области. Экономические, юридические, политические терминологические словари или словари научных и технических видов деятельности должны быть под рукой редактора, работающего с документными текстами соответствующей предметной отнесенности. Одной из интересных исследовательских и практических задач является разработка терминологических и общих словарей основных видов документных текстов.
Словари документных средств. Универсальные словари документных средств, к сожалению, представлены в корпусе справочных изданий крайне слабо. Созданы словари деловой переписки, однако их полнота и методическая составляющая вызывают дополнительные вопросы. Пример словаря, который может быть в некоторой мере полезен при редактировании, – Словарь деловой переписки (русский, английский, немецкий, итальянский, испанский языки) / Сост. Н.С. Андрющенко. Ростов н/Д: Феникс, 2001.
Словари синонимов, антонимов, омонимов и паронимов. Эти словари помогают в выборе лексических компонентов ДТ. Синонимические словари содержат ряды слов с близкими значениями, обращение к словарю синонимов помогает выбрать единицу не только с требуемым значением, но и с подходящей для документного текста эмоционально-стилистической окраской. Материал словаря антонимов дает редактору возможность увидеть диапазон смысловых различий между словами с противопоставленными значениями. В словарях омонимов приводятся группы слов, которые имеют различные значения, но сходны по внешним признакам. Особую группу слов образуют паронимы – слова, похожие друг на друга, но имеющие различные значения и различные условия использования (экономный – экономичный – экономический; банковский – банковый; значение – значимость). Паронимические ошибки довольно распространены, поэтому словари паронимов являются полезным редакторским инструментом.
Словари правильностей и специальные словари-справочники редактора. Это универсальные словари, в которых представлены рекомендации по словоупотреблениям, по образованию форм слов, в этих словарях приводятся наиболее частые ошибки, встречающиеся в различных текстах. Словари ориентированы на практическую редакторскую работу, хотя чаще всего имеют в виду недокументную коммуникацию. Задача построения словаря такого типа, предназначенного для редакторской работы в сфере документной коммуникации, является важной научно-практической задачей.
Необходимо отметить формирование и накопление полных и удобных в использовании словарей, представленных в интернет-источниках. В сетевых источниках представлены как классические словари, так и новые разработки, часто требующие критического отношения и осторожности в применении.
В целом практика показывает, что специалист, умеющий работать со словарями, сформировавший личный лексикографический массив, создает более качественные документные тексты, что повышает эффективность коммуникации, содействует созданию высокой профессиональной репутации специалиста-документоведа.