Глава четвертая. Навыки эффективного человека
Умение грамотно спланировать свой день и распределить задачи – очень важный навык. В основе практически всех современных систем тайм-менеджмента лежит матрица Эйзенхауэра.
Основная суть этой методики. Эйзенхауэр предложил оценивать проблему с двух сторон. Первым параметром была срочность, вторым – важность задачи.
Чем больше результат влияет на деятельность, тем важнее считается задача. Срочность же можно определить так: насколько быстро надо решить задачу и как выполнение задачи связано с временем, которое на нее будет потрачено.
Эйзенхауэр выделил следующие виды задач, мы назовем их в порядке приоритетности.
Срочно и важно
Срочно, но не важно,
Важно, но не срочно
Неважно и не срочно.
К делам "срочно и важно" нужно отнести: ситуации критические, срочные проблемы, работу с жесткими конечными сроками.
К делам "важно, но не срочно" можно отнести: планирование текущих и грядущих дел, отдых, сон, обучение.
К делам "срочно, но не важно" можно отнести: встречи, дела которые в будущем могут стать срочными, и совещания.
К последнему пункту мы отнесем все остальное.
Если вы распределите дела по этому принципу, как минимум половина дел отложится на некоторое время, а останется только то, что действительно, как говорится, "горит".
Следующим важным инструментом планирования будет, как ни странно, умение отключаться от работы и правильно отдыхать.
Нельзя быть на связи круглосуточно и семь дней в неделю. Если вы не успели что-то сделать во время рабочей недели, срок все равно упущен. И последствия в любом случае дадут о себе знать. Интенсивная рабочая неделя – это всегда стресс. И выходные нам даны для того, чтобы абстрагироваться и отойти от рабочих проблем. Не занимайтесь домашними делами в выходные. Да, звучит странно, но что же тогда делать и когда делать домашние дела? Делайте их в будни и считайте, что это тоже ваша работа. Будет оптимально, если ваши домашние дела будут включены в ваш рабочий план так же, как и дела рабочие. Выходные лучше будет посвятить походу в театр, чтению книг или просмотру фильмов. Постарайтесь мозгами отдохнуть от того, что заботит вас в будни.
Обязательно анализируйте происходящее с вами, ваши задачи, отношения с людьми. Анализ – это важная часть вашего развития. Всегда просыпайтесь в одно и то же время. Важно не менять некоторые привычки и не давать себе послаблений. Часто многие пытаются отоспаться на выходных. Если хотите научиться эффективному планированию и стать по-настоящему эффективным человеком, то сон в выходной утром не для вас. Займите это время более полезными вещами.
Единственные время, что вы можете потратить на работу в выходные, – это тридцать минут для планирования следующей недели. В течение недели ваш график будет наполняться новыми задачами, но именно в выходные вы решите, какие из них более важные, какие можно подвинуть, а что вообще проще и лучше отложить до лучших времен. Оптимальное время для составления планов – вечер воскресенья, когда впереди только душ и сон. Вы можете взять блокнот и записать все то, что вы хотите сделать на следующей неделе. Кроме того, продуктивный человек обязательно утром открывает ежедневник и расписывает дела на день.
Еще одним мощным инструментом для улучшения вашей эффективности является визуализация.
Визуализация – это процесс творческого мышления, полет фантазии, когда вы мечтаете, создавая цель.
В чем суть визуализации? Когда вы четко представляете себе конечную цель, вы будете больше стремиться к результату. Хотя тут мнения разнятся. Кто-то считает, что визуализация – это пустые мечты, которые ни к чему вас не приведут.
Самое главное, когда вы пытаетесь представлять свою цель, не просто видеть мечту, а соотнести себя с ней. Например, вы хотите купить автомобиль. Представили, какого он будет цвета? Модель? Цена? А теперь вообразите себя за рулем этого автомобиля. Представьте, как в салоне пахнет новая кожа, как красиво блестит и переливается хром на деталях. Себя вы меняете вместе с автомобилем: разве в роскошном авто может сидеть неудачник в нечищеных туфлях и старом костюме? Нет! За рулем сидит успешный человек.
Кстати пользу визуализации доказали и британские ученые. Группа испытуемых под присмотром ученых научилась влиять на свои болевые ощущения посредством визуализации.
Развитие интеллекта напрямую связано с эффективностью. Представим, у вас ежедневно есть миллион дел. К примеру, мы не умели читать – научились. Водить машину – это тоже навык, которому вы обучались на протяжении какого то времени. То, чему мы учимся и как это применяем, и есть стратегия нашего интеллектуального развития. Важно оценить, каких навыков вам не хватает, и восполнять пробелы по мере возникающей необходимости.
С чего нужно начинать? Посмотрите вокруг себя. Какие люди вас окружают? Кто из тех, кто вас окружает, добился тех планов, которые строите вы? Если они сделали то, о чем вы еще только мечтаете, значит, их интеллектуальная стратегия была лучше. Посмотрите и попробуйте узнать, как они добились того, что имели. Ведь их схема явно работает, а значит, и вы можете пойти аналогичным путем.
Не ожидайте манны небесной. Ничего не бывает сразу. Когда вы учились водить автомобиль, вы же не сразу сели и поехали? Сначала всегда будет пробы и ошибки.
Еще один навык личной продуктивности – это умение контролировать себя, других людей и свои задачи. Всегда будьте честны с собой. Никогда не выдавайте желаемое за действительное. Иначе никогда не добьетесь результата. Всегда опирайтесь на цифры и факты в своих целях. Только оперируя точными расчетами, вы составите и реальные планы.
Помните, что контроль – это постоянная величина. Не бывает так, что сегодня вы следите за процессом, а завтра вам это надоело и вы выпустили вожжи из рук. Нет, важна система, а система – это постоянство.
Самый сложной контроль – внутренний. Себе всегда можно многое простить и многое не заметить. Не давайте себе поблажек.
С чего начинается контроль? Выберите то, что нуждается в ежедневном контроле. Не берите много показателей. Достаточно будет пары. Всегда четко понимайте, какие итоги должны быть. Результаты должны быть измеримыми. Создайте документ, в котором будут отображены ваши итоги. Обязательно замеряйте результаты и записывайте выводы, Отмечайте день роста результата.
И последний ключевой фактор эффективных методик личной эффективности – мотивация.
Знаете, сколько проектов кануло в небытиЕ только потому, что у их начинателей кончилась мотивация? Это важно на самом деле. Первый запал пройдет быстро, дальше начнется работа и именно тут нужно себя мотивировать.
Вопрос, который вы всегда будете задавать себе: "Почему это важно для меня?" Причем факторы, которые вы выбираете, должны быть действительно важными. Обоснуйте их для себя. Знаете, почему люди вообще работают? Да, деньги важный фактор, с этим сложно поспорить. Но ваша конечная цель – удовлетворение от проделанной работы, саморазвитие.
Но именно на пути к цели вы выходите из зоны комфорта, и тогда начинаются проблемы. Часто именно на этом этапе многие прекращают что-то делать. Как с этим бороться? Сложно будет всегда, но постарайтесь, чтобы ваш дискомфорт был совмещен с чем-то приятным, например, покупкой мелочи, которой вы вознаградите себя за результат, или походом в театр. Придумайте для себя мотиватор, который будет реально важен для вас. Запомните – для вас движение вперед должно быть более привлекательным, чем путь назад. Идти вперед и что-то менять – всегда страшно, нужно сделать так, чтобы путь назад был сложнее, чем движение вперед.
Подводя итог всему сказанному, отметим еще вот что. Все ваши начинания напрямую связаны с вашим настроением. Помните, все, что не убивает вас, делает нас сильнее. Ваше настроение напрямую связано с тем, что вы делаете. Когда вы в плохом настроении, то и внимание вы будете обращать только на самое негативное. Помните, что ваше физиологическое состояние напрямую зависит от вашего физического самочувствия. В здоровом теле – здоровый дух. Это важно. Кроме того, ваше настроение связано и с настроением окружающих вас людей. Если вы будете срываться, злиться, то в итоге у всех, кто вас окружает, все будет так же, как и у вас, валиться из рук. Это верно и в обратном направлении. Подумайте! Если вас окружают одни нытики, то, скорее всего, через пару дней работы с ними вы будете так же, как и они, смотреть на все окружающие вас вещи с недовольством и унылым настроем. Оптимисты живут дольше и это научно доказанный факт.
Глава пятая. Я все смогу!
Итак, мы поговорили о том, как с самого утра сделать свое день продуктивным, и что вообще значит быть продуктивным и эффективным человеком.
Подведем итоги.
Что бы вы ни начинали, никогда не опускайте руки, если у вас что-то не получается: большое всегда начинается с малого. Целью человека всегда является развитие.
В нас с самого рождения заложен механизм, благодаря которому мы должны идти вперед. Посмотрите на ребенка. От рождения до этапа взросления он проходит грандиозный путь. Маленький человек, не умеющий ходить и говорить, получает навыки и развивает себя до такой степени, что может запустить ракету в космос!
Помните, как только вы научитесь выходить из зоны комфорта, в вашей жизни сразу начнет все меняться.
Первое, что нужно сделать, – это поменять себя с физической стороны. Есть много примеров, когда люди преображались, только начав заниматься спортом. Самый простой способ выйти из зоны комфорта – приступить к пробежкам или тренировкам в спортзале.
Развивайте себя в эмоциональном плане. Многие ученые считают, что наше эмоциональное состояние не менее важно, чем интеллектуальное. Позитивные эмоции заставляют человека двигаться вперед. Что нужно делать, чтобы быть счастливым? Над этим вопросом бьются великие умы человечества. Но счастье для каждого – это очень личный вопрос. Кто то счастлив от того, что у него есть дети, кто-то радуется прибавлению капитала, а кто-то – семье и здоровью близких. Важным для каждого человека будет умение искать и радоваться красивым вещам и спокойно реагировать на неприятности.
Почему многим людям сложно выйти из зоны комфорта и начать двигаться вперед? Вроде бы типичная ситуация. Все распланировал, но сил действовать нет. Все валится из рук. В психологии есть такое понятие как гештальт. У каждого человека есть "пунктик", который заложен в его подсознании – это и есть гештальт. Пример из реальной практики психолога. Девушка, росшая в не самой богатой семье, постоянно вынужденной считать деньги, не могла позволить себе купить даже сумку. В школу чаще всего ей приходилось ходить с пакетом, одноклассники над ней смеялись. После школы девушка поступила в университет, нашла хорошую работу, начала двигаться по карьерной лестнице и, в конце концов, открыла свой собственный бизнес. Теперь она может позволить себе все. Но страх, что она может лишиться всего, есть! И выражается это в том, что при любом удобном случае она покупает себе… сумку. Так вот пока она не преодолеет этот "пунктик", она не сможет ощущать себя счастливой.
Наши страхи, пусть даже самые небольшие, напрямую связаны с нашей эффективностью. Что такое страх? Это сигнал подсознания об опасности. Человек всеми силами старается избежать страшной ситуации. В итоге, боясь неудачи, мы тормозим свой собственный процесс развития.
Журнал Forbes совместно с Иллинойским институтом провел ряд исследований, пытаясь выяснить, чем мышление обычного человека отличается от мышления тех, кто заработал миллионные состояния. Так вот, оказалось, что миллионеры не чувствуют страха, точнее, никто из них не боялся новых начинаний. Возьмем в качестве примера известного бизнесмена Генри Форда. Мистер Форд дважды был на грани разорения. И оба раза "выплыл".
Еще один частый страх, который терзает большинство из нас, – это страх быть не понятым. Многих людей именно этот страх останавливает, когда у них появляются мысли начать делать что-то новое. Осуждение общества – это серьезный тормоз.
К счастью, есть страхи, которые будут двигать вас вперед. Если вы боитесь не реализовать себя или прожить жизнь зря, то именно это будет толкать вас вверх.
В борьбе со страхами не нужно бросаться в омут с головой и создавать своему организму дополнительный стресс. Все хорошо в меру. Начинать выходить из зоны комфорта тоже стоит аккуратно. С чего нужно начать? Например, с небольшого количества дел, которые вы ранее никогда бы не сделали. Вы боитесь говорить по телефону, предлагая товары и услуги. Сначала сделайте один звонок. Даже если он не принес результата, это тоже хорошо. На следующий день звонков будет уже два, затем три, темп нужно наращивать постепенно. Вообще, на привыкание к любому новому делу человеку нужен месяц. Считается, что именно за этот срок вы сможете получить основные навыки. Дальше будет уже улучшение этих навыков.
Как настроиться на то, чтобы сделать то, что боишься? Для начала подумайте, что будет, если вы этого не сделаете. Можете взять ручку, лист бумаги и написать, что в жизни поменяется от одного звонка. Глобально вы ничего не измените. Но вы поборете себя и сделаете первый шаг. И пусть у вас будут мокрые ладони, и вы будете изрядно нервничать. Но вы прекратите бояться. Запомните, пока вы боитесь, вы не делаете никаких шагов, чтобы что-то изменить. Вы теряете время!
Помните, мы говорили о том, что нужно уметь контролировать свое время. Так вот, вне зависимости от того, контролируете вы его или нет, время, что вы не учли, проходит впустую. Есть несколько простых правил контроля, которые помогут вам лучше оптимизировать свое рабочее время. Мерелин Монро сказала замечательную фразу: "Раньше я думала, что опаздываю. А потом поняла, что я все успеваю, это другие куда-то спешат".
Сейчас есть много книг, которые учат эффективности, продуктивности и саморазвитию, но все они несут в себе одну основную мысль: пока вы не поставите себе цель и не начнете к ней двигаться, в вашей жизни не будет происходить никаких изменений.
Вашим жизненным кредо должно стать "Беру от жизни все!". История знает множество примеров, когда люди, всю жизнь посвятившие своей работе, писали заявление об уходе и начинали все с нуля и были абсолютно счастливы. История Марка Сомерса достаточно известна в Америке. Он работал топ-менеджером в крупной инвестиционной компании. Он пришел в фирму молодым парнем на должность курьера и сделал карьеру за 15 лет упорного труда. Пока в один прекрасный день он не признался сам себе, что ему надоел пыльный офис, шум большого города и что он с удовольствием бы сменил всё это на туристический рюкзак и фотоаппарат. Первое, что сделал Сомерс – записался на курсы фотографии, а затем пошел в кружок альпинизма. Через пять лет после того, как Марк покинул офис, его фотографии стали продаваться. Поверьте, успешный человек успешен во всем. Если вы что-то освоили, то навык делать деньги и быть продуктивным вы сохраните на протяжении всей жизни.
Важно верить в поставленные цели. Помните, мечтать и планировать свою жизнь неплохо. Не мечтайте о невозможном. Ставьте перед собой реальные цели. Путешествие всегда будет начинаться с маленького шага. Но если вы будете думать только о том, сколько придется преодолеть и какие сложности ждут вас в пути, то вы так и не сможете выйти за порог своего дома.
В работе, какую бы вы ни выбрали, для вас не будет правил. Многие миллионеры не ставили перед собой целей разбогатеть. Многие просто хотели прожить жизнь и претворить свои мечты в реальность. Не будем говорить, что деньги не имеют значения и они не важны. Вся наша жизнь – сплошные траты и расходы. Деньги нужны, чтобы жить свободно. Если пересмотреть биографии миллионеров, то большинство из них начинали свой бизнес с целью создать дело своей жизни. Прибыль была вторичной целью. Помните, мы говорили вам о том, что нужно научиться радоваться? Так вот именно это поможет вам приумножить ваши доходы!
Если ваша продуктивность на работе оставляет желать лучшего, подумайте, тем ли делом вы занимаетесь. Вполне возможно, что у вас есть нереализованные таланты и желания. Определите круг задач, которыми вы реально хотели бы заниматься. Как они могут пересекаться с тем, что вы делаете сейчас. Действительно нужным делом вы занимаетесь? Настраивать себя на положительный результат важно. Попробуйте составить план на полгода вперед, на год и на пять лет. Вы готовы заниматься тем, что делаете, еще пять лет? Если да – то это просто отлично! Один из важных секретов успеха – это заниматься по-настоящему любимым делом. И тогда каждое ваше утро, каждый ваш день будут продуктивными и счастливыми!
Верьте в себя, и у вас все получится! Удачи вам!