Семилетний сын только что закончил мыть посуду. Мать проверила качество работы и похвалила: "Тарелки прекрасно вымыты. Отличная работа!" Поскольку она была больше озабочена тем, чтобы обучить сына новым навыкам, чем чистотой тарелок, она приберегла критические комментарии для следующего раза. Вновь поручая ему мытье посуды, она скажет: "В прошлый раз ты очень хорошо потрудился. Теперь ты можешь вымыть тарелки еще чище, если будешь пользоваться вот этим средством!"
Причины затруднений при делегировании полномочий
1. Вам кажется, что у вас нет времени на поиск исполнителей, их обучение, инструктаж и контроль. Это заблуждение! Затратив на все это несколько часов (а то и минут), вы выиграете и теперь и в будущем, поскольку у вас уже будут обученные помощники.
2. Вы испытываете чувство вины за то, что нагружаете своей работой других. Однако если вы предусмотрите, каким образом ваш помощник извлечет пользу из поручения, то угрызения совести вас не будут беспокоить.
3. Вам трудно положиться на других и зависеть от них. Но, начав делегировать, вы убедитесь, что многие из вашего окружения – вполне ответственные и способные люди, высказывающие интересные суждения и идеи. На доверие со стороны руководства люди отвечают удвоенными усилиями. Ничто так не способствует созданию по-настоящему деловой и творческой обстановки в коллективе, как вера в людей, знание их возможностей и талантов.
4. Вы боитесь потерять значимость в глазах окружающих. Однако при должной организации делегирования и убедительной аргументации ваш авторитет только возрастет. Кроме того, грамотная передача полномочий – признак профессионализма, возвышающий, а не принижающий руководителя.
Способность раскрывать талант в своих помощниках – главный талант руководителя!
Экономное чтение
На чтение документов, писем, специальных изданий тратится немалая часть рабочего времени.
Экономить время на чтении можно несколькими способами:
1) сократить количество бумаг, поступающих на ваш рабочий стол;
2) рационализировать процесс чтения;
3) освоить технику скорочтения;
4) оптимизировать поиск нужной информации. Рассмотрим эти способы.
Сократите количество читаемых документов
Отказаться от чтения полностью невозможно, но можно запретить себе читать то, что читать необязательно.
Избавьтесь от направляемых вам материалов, в ознакомлении с которыми, по вашему мнению, нет необходимости. На работе вы, по-видимому, числитесь в списке получателей различных журналов, бюллетеней и т. п. Внимательно изучите перечень и исключите из направляемого вам комплекта второстепенные для вас издания. Вам может понадобиться один профессиональный журнал, но не десять. Если вы являетесь индивидуальным подписчиком, подумайте, вся ли периодика вам необходима? Если нет, откажитесь от подписки. Так вы сэкономите и время, и деньги.
Рационализируйте процесс чтения
Выделяют пять типов чтения:
1. Сосредоточенное чтение с целью детального изучения – например, чтение юридических документов, постановлений.
2. Неспешное чтение – к примеру, художественного произведения.
3. Предварительное чтение ради быстрого выявления сути изложения.
4. Беглый просмотр, чтобы получить общее представление о содержании.
5. Скоростное чтение.
С первыми двумя типами вы давно знакомы. Третий – предварительное чтение с быстрым выяснением общего смысла – мы только что обсудили.
Настройтесь на то, что вам нужно как можно скорее добраться до тех разделов материала, которые непосредственно вас касаются и особенно интересуют.
Вы будете быстрее читать статьи, документы, книги, если последуете нижеприведенным советам:
1. Бегло просмотрите оглавление, чтобы понять, какие темы затрагиваются в материале.
2. Прочтите введение и заключение книги или статьи (большинство объемных документов также предваряются кратким изложением содержания, аннотацией).
3. Просмотрите только нужные вам разделы (главы).
4. Прочтите вводную часть и заключение раздела.
5. Отметьте карандашом заинтересовавшие вас важные моменты.
6. В статьях читайте первые несколько абзацев, чтобы выяснить, нужно ли вам все остальное, а также последние два абзаца. Всю статью изучайте, только если она вас заинтересует.
При таком подходе ко всякому материалу для чтения вы будете отсеивать то, что не представляет для вас пользы, и научитесь быстро находить нужную вам информацию.
Приведенный алгоритм позволяет за несколько минут принять правильное решение, стоит ли покупать ту или иную книгу.
Необязательно прочитывать каждое слово текста, кроме случаев, когда это действительно необходимо – скажем, при вычитке собственной публикации.
Делайте пометки в процессе чтения. Не думайте, что при этом темп чтения замедлится и вы потеряете время. Благодаря записям материал закрепится в вашей памяти, что избавит вас от необходимости возвращаться к нему и перечитывать заново.
При беглом просмотре текста читаются отдельные слова, позволяющие понять суть материала. Эта техника дает возможность читать быстрее с усвоением общего смысла изложения. С ее помощью можно быстро отыскать разделы текста, представляющие особый интерес, после чего их можно перечитать более внимательно. Попрактиковавшись, вы сможете оперативно просматривать текст. Такой навык вам, без сомнения, пригодится.
Познакомимся вкратце со скоростным чтением.
Освойте технику скорочтения
Скоростному чтению (скорочтению) учат на специальных курсах. Уже отмечалось, что владеть скорочтением необязательно, хотя некоторые считают это умение полезным для себя.
Когда мы читаем достаточно быстро, то схватываем не отдельные слова, а сразу целые фразы. Наши глаза передвигаются от строчки к строчке по вертикали, как это происходит при беглом просмотре, а не по горизонтали – как при неспешном чтении. Чтобы читать еще быстрее, необходимо следовать взглядом вдоль условной средней линии страницы, прочитывая сразу группы слов и охватывая общим зрением слова по обе стороны от них. Самое главное при этом – не проговаривать (про себя) читаемые слова.
Скользя взглядом вниз по средней линии страницы, вы быстро схватываете смысл и отклоняете взгляд в сторону, только когда отмечаете в тексте нечто, требующее более пристального внимания. Метод основан на нашей способности усваивать значение групп слов, минуя осмысление каждого отдельно взятого слова.
Попробуйте использовать карандаш в качестве указки, управляющей движением глаз. Проверьте свою способность усваивать содержание с максимальной скоростью: прочитав страницу, запишите, что вы запомнили.
Можно записаться на специальные курсы или заниматься по самоучителю скорочтения. Вы научитесь читать быстрее и самостоятельно, если введете в свою практику описанные выше приемы.
Оптимизируйте поиск нужной информации
Чтобы не отстать от последних достижений науки и техники, специалисты должны просматривать горы литературы: журналы, статьи, монографии. Многим приходится постоянно читать самую разнообразную печатную продукцию по долгу службы.
Имеет смысл научиться правильно ориентироваться в этом безбрежном море информации. Самый верный способ добиться успеха – научиться работать с различными реферативными изданиями.
Например, можно подписаться на комплекты реферативных карточек по определенной тематике. Такая подписка стоит недорого, а польза от нее большая: вы всегда будете в курсе того, что и когда издается по интересующей вас тематике. На каждой карточке – название книги или статьи, фамилия автора и главная тема публикации. Вы можете заказать заинтересовавшее вас издание и познакомиться с ним более основательно.
Как правило, подобного рода услуги оказывают все крупные библиотеки и информационные центры.
Более эффективные, но менее продолжительные совещания
Установлено, что около 90 % плодотворных идей возникает при контакте мнений. Этим объясняется распространенность такой коллективной формы поиска решений, как совещание.
Эффективность совещаний
Совещания – один из самых дорогостоящих видов управленческой деятельности. Ведь совещаются обычно руководители, то есть наиболее высокооплачиваемые работники. При этом имеются скрытые потери, связанные со временем на сбор участников, дроблением рабочего дня. Большинство чрезвычайных происшествий происходит во время отсутствия руководителя на своем рабочем месте. Некоторых работников совещания расхолаживают.
Вторая проблема состоит в том, что зачастую совещания оказываются неэффективными. Например, в США, по оценкам специалистов, 90 % совещаний не достигают цели. И у нас дело обстоит не лучше.
Сюда же примыкает проблема размывания ответственности за принимаемые решения, так как некоторые руководители рассматривают совещания в качестве коллективного способа ухода от персональной ответственности, что наносит немалый вред.
Время – деньги. Организаторы производства и управления в разных странах озабочены указанными проблемами. В США, чтобы сократить длительность совещаний, нередко применяется такой способ: в комнате для собраний устанавливают электронное табло, показывающее текущую длительность заседания и его стоимость нарастающим итогом (показания меняются ежеминутно). Подобное напоминание хорошо действует на деловых людей, умеющих считать деньги, и в результате темп и эффективность совещаний возрастают.
Некоторые компании копируют метод проведения совещаний компании Xerox – собрания без стульев. Встречи проводят стоя, начиная и заканчивая по звонку, независимо от любых обстоятельств.
Сокращение числа совещаний. Другой путь экономии времени – сокращение количества совещаний. Так, в Японии используется прием, называемый "кингсё": предварительно собираются письменные отзывы о проекте решения. Это позволяет руководству проработать вопрос без проведения совещания или организовать встречу с очень узким кругом лиц, требующую меньших затрат. Похожий прием применялся еще в первые годы советской власти и назывался "пустить вкруговую", так что кингсё – не оригинальное японское изобретение, а, можно сказать, полезное заимствование из отечественной практики.
Если вы работаете с зарубежными партнерами, то для участия в совещаниях сегодня необязательно лететь через полмира. Видеоконференции онлайн экономят массу времени при сравнительно небольших затратах.
Существуют также технические возможности для проведения конференций по телефону с громкой связью, селектору.
Экономьте время на совещаниях
Совещания станут менее продолжительными и более эффективными при выполнении, в частности, следующих условий:
• цели совещания сформулированы конкретно, а повестка доведена до всех участников заблаговременно;
• круг участников – по возможности минимальный;
• вместо приглашенного руководителя разрешено участвовать его заместителю (или специалисту), компетентному в рассматриваемом вопросе;
• заранее определена общая продолжительность совещания и отведено время на рассмотрение каждого вопроса;
• назначены ответственные за подготовку и обсуждение каждого вопроса повестки;
• участники заранее ознакомлены с подготовленными проектами решений по всем обсуждаемым вопросам;
• вопросы, оказавшиеся неподготовленными, снимаются с повестки, ответственному за вопрос лицу выносится замечание;
• председательствующий строго следит за регламентом, не допускает отклонений от темы, обеспечивает активность участников.
Подготовка совещания
Неподготовленные совещания, как правило, не имеют эффективности. Поэтому, чтобы сократить их длительность и повысить результативность, не следует жалеть сил на их подготовку.
Цель совещания является "началом всех начал". Чем конкретнее сформулированы цели, тем больше надежды на продуктивность. Напротив, расплывчатая формулировка ("Обсудить состояние вопроса", "О переподготовке кадров", "О разработке плана", "О методах руководства коллективом" и т. п.) не акцентирует внимание ни на чем определенном. На многих совещаниях участники никак не могут договориться, обсуждая разные аспекты одной проблемы.
Если вы, проведя полчаса на совещании, не можете понять цель его проведения, прямо спросите об этом у председательствующего. Вполне возможно, что в подобном же недоумении пребывают и другие участники. Но еще лучше выяснить это до начала собрания.
Совещания подразделяются на проблемные, инструктивные и оперативные.
Повестка совещания. Подробная повестка совещания сокращает его длительность, так как позволяет участникам лучше подготовиться и выступить по существу вопроса. Целесообразна предварительная рассылка повестки совещания. Признаком плохого тона является приглашение участников на совещание (чаще всего по телефону), когда приглашающий (секретарь или другой работник) толком не знает о его целях и повестке. Такая практика, к сожалению, не является редкостью.
Пресловутое "разное". Организация любого совещания будет более четкой, если не заканчивать его пресловутым пунктом "разное". Казалось бы, повестка уже исчерпана, пора заканчивать, но тут вспыхивает горячая дискуссия по какому-то второстепенному вопросу, вынесенному в это самое "разное". И выступления идут по новому кругу.
Если все же "разное" включено в повестку, будьте бдительны и сразу отсекайте вопросы, не имеющие отношения к основной повестке дня. Председательствующему надлежит сразу же установить время, которое выделяется на такие обсуждения. Например: "У нас осталось пятнадцать минут. Переходим к разделу "Разное"". Решительно, вплоть до лишения слова, надо пресекать тех ораторов, которые занимаются демагогией.
Поэтому лучше не включать пункт "разное" в повестку дня, иначе вы рискуете значительно увеличить время проведения совещания.
Вопросы, недостойные обсуждения на совещании. Чтобы не проводить совещания, можно размножить и разослать сотрудникам письменную информацию, которая воспринимается значительно лучше устной и, кроме того, экономит время.
На собраниях не следует рассматривать вопросы, решаемые в рабочем порядке или интересующие лишь отдельных участников. Совещание – это работа коллективного разума, и поэтому не стоит загружать его мелочами.
Круг участников. Оптимальное число участников совместных обсуждений – пять-семь человек. Увеличение количества приглашенных резко снижает средний коэффициент участия (и отдачи) присутствующих, одновременно удлиняя совещание. Поэтому целесообразно минимизировать круг приглашенных.
"Чем больше людей – тем дольше дебаты" (Дж. Пар-кинсон). Однако нередки случаи, когда в погоне за ложно понимаемой представительностью собирают как можно больше людей. Более того, некоторые председательствующие расценивают чуть ли не как оскорбление участие заместителя или специалиста по обсуждаемому вопросу вместо руководителя подразделения. Для пользы дела целесообразно разрешить ему самому определять, кто из его команды пойдет на совещание, позволяя тем самым эффективнее распоряжаться своим временем. Тем более что отсутствие на совещании не освобождает от выполнения принятых на нем решений.
Лучше всего, когда при разнородной повестке дня состав участников совещания меняется по его ходу: лицам, чьи вопросы рассмотрены, разрешается покидать совещание, а другие участники приглашаются на соответствующее время.
Стоимость совещания. Стоимость совещания исчисляется на основе следующих показателей: число участников, продолжительность собрания и часовая тарифная ставка каждого участника. Несложный расчет позволяет получить искомую величину, которая своим немалым значением, как правило, неприятно удивляет всех.
Расчет производится по формуле: