1. Установите определенное время в течение дня, когда вас никто не должен беспокоить. Сконцентрируйтесь на работе и не допускайте, чтобы вас что-то отвлекало. Выключите все электронные устройства. Сделайте себе табличку "Не беспокоить". Объясните всем, что, когда она висит на двери, вас нельзя тревожить ни при каких обстоятельствах, кроме чрезвычайных происшествий.
2. Если непрошеные гости заходят к вам в кабинет, быстро встаньте, делая вид, что вам надо уходить. Демонстрируйте всем своим видом, что срочно куда-то собрались. Объясните визитеру, что у вас сегодня дефицит времени и вам еще предстоит многое сделать. Если кто-то звонит по телефону, скажите, что вам надо куда-нибудь идти и у вас нет ни минуты свободного времени. Это побудит звонящего сразу перейти к делу.
3. Научитесь прекращать дискуссии. Если беседа затянулась, вы можете сказать: "И наконец, последний вопрос, прежде чем мы разойдемся". Придумайте что угодно, чтобы закончить ненужный разговор, пожмите посетителю руку и возвращайтесь к работе.
4. Установите специальное время для посещений. Для эффективного общения согласуйте с визитером время, удобное для вас обоих. Старайтесь договариваться о встречах заранее. Сообщите коллегам, что ваши двери открыты для них только в определенное время дня.
5. Не крадите время у других. Избегайте роли незваного гостя. Если вам необходимо зайти к кому-нибудь без предупреждения, вежливо поинтересуйтесь: "Мы можем побеседовать сейчас или встретимся позже?" Лучше спросить об этом заранее. Просто удивительно, как часто люди попусту расходуют чужое время, даже не замечая этого.
Если вы хотите повысить эффективность своей работы, поинтересуйтесь у окружающих, не считают ли они вас расхитителем чужого времени. Будьте готовы выслушать откровенный ответ. Что бы они вам ни сказали, не защищайтесь и не оправдывайтесь. Молча выслушайте и поблагодарите.
3. Совещания
Третий расхититель времени – это запланированные и стихийные совещания. Они отнимают от 40 до 50 процентов времени. Такие мероприятия могут носить организованный характер, и в этом случае в них участвует несколько человек, а могут проводиться с глазу на глаз в кабинете или на ходу в коридоре.
В принципе, любая беседа с одним или несколькими людьми может считаться совещанием. Из-за некачественного планирования и слабой подготовки многие совещания крадут неоправданно большое количество времени.
Однако нельзя однозначно считать их злом. Совещания – необходимый инструмент бизнеса, служащий для обмена информацией, решения проблем и отслеживания прогресса. Вместе с тем ими необходимо умело руководить. Я предлагаю восемь способов повышения эффективности совещаний.
1. Заранее установите продолжительность совещания. Помните, что для определения общих потерь драгоценного времени длительность совещания необходимо умножить на количество присутствующих. Поэтому, помня о том, что время – деньги, надо всегда учитывать, какой будет отдача от совещания.
2. Задайте себе вопрос: "Есть ли необходимость в совещании?" Если нет, постарайтесь любыми способами отказаться от его проведения. Если присутствие какого-то сотрудника необязательно, заранее предупредите его о том, что он может не приходить.
3. Разработайте повестку дня. Если вы пришли к выводу, что без совещания не обойтись, то необходимо иметь четкое представление о его цели и порядке проведения. Составьте список вопросов, которые хотите обсудить. Рядом с каждым пунктом укажите имя человека, который должен осветить данный вопрос. Это касается и бесед с глазу на глаз с начальником, подчиненным, клиентом, поставщиком и так далее.
Вы сами удивитесь, насколько быстрее и эффективнее протекает беседа, когда вопросы для обсуждения подготовлены в письменном виде.
4. Строго установите время начала и окончания совещания. Нет ничего хуже, чем совещание, которое началось вовремя, но затягивается до бесконечности.
И еще одно правило: не ждите опаздывающих. Исходите из того, что если человек опаздывает, значит, он и не собирался приходить. Несправедливо из-за одного человека наказывать всех пришедших вовремя.
5. Сначала обсудите самые важные вопросы. При составлении повестки дня исходите из правила 80/20. Организуйте работу так, чтобы 20 процентов рассматриваемых тем приносили 80 процентов всей пользы, которой вы ждете от совещания.
6. Подводите краткий итог рассмотрению каждого вопроса. Обобщив суть всех высказываний, огласите решение. Прежде чем переходить к следующей теме, добейтесь понимания и согласия присутствующих. Еще раз повторите, с каким решением согласились участники.
7. Назначайте ответственных за реализацию решений. Если решение принято, то кто-то должен нести персональную ответственность за соответствующие действия и сроки. Помните, что обсуждения и решения без назначения ответственных лиц и сроков – это пустые разговоры.
8. Ведите записи и рассылайте участникам протоколы совещаний. Максимальная эффективность достигается лишь тогда, когда содержание обсуждения и принятых решений записано и разослано всем по возможности в течение 24 часов. Наличие протокола совещания, проведенного неделю или месяц назад, ставит вас в более выгодную позицию по сравнению с теми, кто полагается лишь на память.
4. Авралы
Четвертый фактор потерь времени – это "тушение пожаров" в непредвиденных ситуациях. Стоит вам только углубиться в важную работу, как случается что-то неожиданное и заставляет отвлечься от основного дела на несколько минут, а иногда и часов или даже больше.
Когда возникает чрезвычайная ситуация или кризис, необходимо выполнять следующие рекомендации:
1. Прежде чем что-либо предпринимать, подумайте. Помните, что причина всех неудач – необдуманные действия. Глубоко подышите, успокойтесь и сохраняйте объективность. Не поддавайтесь соблазну моментально отреагировать на ситуацию. Вместо этого остановитесь и подумайте. Выясните, что произошло. Четко уясните проблему, прежде чем ее решать.
2. Делегируйте ответственность. Существует такое правило: старайтесь не принимать решений, если в этом нет острой необходимости. Если есть хоть какая-то возможность поручить кому-нибудь улаживание кризиса, сделайте это любой ценой. Возможно, этот человек лучше подготовлен к подобным ситуациям. А может, данный случай вообще находится вне вашей компетенции.
3. Ведите записи. В чем бы ни заключался кризис, прежде чем что-либо предпринимать, изложите его суть письменно. Это позволяет сохранить трезвость ума, спокойствие и объективность. Запишите, что произошло, и только потом начинайте действовать.
4. Соберите факты. Не ограничивайтесь предположениями. Факты являются самыми важными элементами в решении любого кризиса. Задайте себе следующие вопросы:
✓ Что произошло?
✓ Когда это произошло?
✓ Где это произошло?
✓ Как это произошло?
✓ Кто в этом участвовал?
✓ Что можно предпринять в данный момент?
Помните: факты не лгут. Чем больше фактов вы соберете, тем больше у вас появится возможностей для решения проблемы, когда придет пора действовать.
5. Выработайте тактику. Если кризис периодически повторяется, разработайте порядок действий, который должен быть достаточно простым, чтобы им мог воспользоваться кто угодно. Когда кризис случается в первый или во второй раз, для эффективной борьбы с ним от вас потребуется интеллект, опыт и энергия. Но, если проблема возвращается раз за разом и у вас нет возможности ее упредить, необходима система, позволяющая любому сотруднику отреагировать на ситуацию в ваше отсутствие.
Рассчитывайте на худшее
Проблемы и кризисы – это нормальное, естественное и неизбежное явление в жизни каждой организации.
Все выдающиеся лидеры в истории обладали одним качеством: они умели думать наперед и были способны предвидеть, что может пойти не так. Они заранее продумывали упреждающие меры. Когда что-то случалось, лидеры были к этому готовы и действовали быстро.
Задайте себе вопрос: "Что самое худшее может произойти в моем бизнесе или в личной жизни и как мне с этим справиться?"
5. Волокита
Пятый крупный расхититель времени – это привычка откладывать все на потом. Она крадет не просто время. Она крадет жизнь. Избавление от нее поможет вам полностью изменить свою жизнь.
Предлагаю семь способов, которые позволят вам покончить с этой привычкой.
1. Думайте на бумаге. Тщательно готовьтесь. Продумывайте каждое действие заранее. Разбейте предстоящую задачу на отдельные шаги.
2. Прежде чем приступать к работе, подготовьте все нужные материалы и инструменты, чтобы впоследствии не приходилось отвлекаться.
3. Сделайте первый шаг. Зачастую первые 20 процентов действий таят в себе 80 процентов успеха. Если вы сдвинулись с места, вам будет легче продолжать движение.
4. "Нарежьте" предстоящую задачу на ломтики, словно кусок салями. Иногда самый лучший способ одолеть большое задание или проект заключается в том, чтобы двигаться постепенно, делая один маленький шаг за другим.
5. Воспользуйтесь способом, который называется "швейцарский сыр". Разбейте свое рабочее время на пятиминутные отрезки, каждый из которых используется для того, чтобы "проделать очередную дырку" в общем объеме задания.
6. Чтобы преодолеть желание оттянуть начало работы, начните с мелких заданий. Это даст возможность сделать первый шаг, а затем перейти к более сложным задачам.
7. Иногда стоит поступить наоборот – начать с самого трудного. Заставьте себя взяться за ту часть задания, которая требует самых больших затрат времени и усилий. Покончив с ним, вы обнаружите, что все остальное уже значительно легче.
6. Пустые разговоры
Говоря о пустых разговорах, мы имеем в виду не только беседы с глазу на глаз, но и общение в режиме онлайн. Оно отнимает массу времени. По некоторым оценкам, до 75 процентов рабочего дня уходит на разговоры с окружающими. К сожалению, не менее половины этого времени – досужая болтовня, никак не связанная с работой. Подобное общение крадет время, предназначенное для дела.
Такие привычки могут пагубно сказаться на вашей карьере. Слишком многие люди попусту тратят не только свое, но и чужое время. Они работают ниже уровня своих возможностей, поэтому у них остается масса времени на ненужную болтовню.
Я предлагаю вам несколько идей, которыми можно воспользоваться, чтобы не попасть в ловушку расхитителей времени.
1. Для общения существует специальное время. Вы можете поговорить с коллегами за чашкой кофе, в обеденный перерыв или после работы. Если вы чувствуете, что вас втягивают в разговоры, не связанные с делом, скажите: "Извините, мне надо работать". Вежливо прервите беседу и возвращайтесь к своим делам. Нередко такие слова побуждают взяться за работу и вашего собеседника.
2. Сосредоточьтесь на результатах. Если вы заняты умственным трудом, то общение с коллегами неизбежно требует больших затрат времени. Вам приходится расходовать его на обсуждение возникающих в бизнесе проблем и поиск их решений. Однако целью всех этих разговоров должно быть получение результатов, а не разбор последнего футбольного матча или рассказы о том, как вы играли в гольф прошлым летом. Беседы и дискуссии с другими такими же работниками умственного труда должны быть сконцентрированы на деле, над которым вы работаете совместно с ними.
7. Неуверенность
Седьмой расхититель времени – неуверенность и связанные с ней задержки в работе. Отсутствие уверенности способно украсть у вас больше времени, чем можно представить. Оно является причиной излишней переписки, всевозможных согласований и ненужных заданий. Неуверенность означает пустую трату времени не только для вас, но и для окружающих.
Неуверенность – одна из главных причин задержек в работе. С точки зрения непроизводительных затрат она выливается в потери не только времени, но и денег.
Четыре вида решений
В ходе работы вам придется постоянно сталкиваться с четырьмя видами решений.
1. Решения, которые можете принять только вы. Их нельзя переложить ни на кого другого, потому что вы несете за них ответственность. Таким образом, избежать их не удастся.
2. Решения, которые можно делегировать другим. Бывают такие решения, которые можно кому-нибудь перепоручить. Один из лучших путей развития подчиненных заключается в том, чтобы делиться с ними знаниями, воспитывать в них умение мыслить, предвидеть и делать умозаключения (то же самое можно сказать и о воспитании детей).
3. Решения, которые нельзя брать на себя. В случае ошибки негативные последствия будут чрезвычайно серьезными. Они могут привести к банкротству компании или колоссальным потерям. В некоторых случаях удар по ресурсам оказывается невосполнимым. Никогда не берите на себя ответственность за подобные решения.
4. Обязательные решения. От них нельзя уклониться. Они принимаются в ситуациях, когда бездействие и нерешительность могут обойтись очень дорого. Но и положительные последствия от них для вас лично и для организации могут быть колоссальными. Всегда помните, что если ничто не вынуждает вас принимать решение, значит, от этого следует уклониться.
Процесс решения проблем мы подробнее рассмотрим в главе 7.
Как расходуется время
Эксперт по тайм-менеджменту Майкл Фортино утверждает, что за свою жизнь человек семь лет проводит в ванной, шесть лет – за едой, пять – в очередях, четыре – за уборкой квартиры и три года – на совещаниях.
Один год уходит на поиски запропастившихся куда-то вещей, восемь месяцев – на чтение всевозможного спама, шесть месяцев – на ожидание у светофора, 120 дней – на чистку зубов. Но вот самое удивительное: на то, чтобы поговорить с женой, вы тратите четыре минуты в день, а с детьми – 30 секунд.
Все по порядку
В рабочее время, когда вам постоянно приходится иметь дело с другими людьми, не забывайте, что нельзя делать несколько дел одновременно. В каждую конкретную минуту вы должны быть заняты одним самым важным на данный момент делом.
Согласно закону исключения альтернатив, приняв решение заняться чем-либо, вы одновременно отказываетесь от любых других дел в данный момент. Это надо осознавать, так как очень часто вы отказываетесь от более важного и насущного дела, что может иметь далеко идущие последствия.
Самое важное качество для достижения успеха в карьере – это способность избегать отвлекающих факторов и не тратить время попусту. Следует сохранять концентрацию на достижении результатов, за которые вы несете ответственность.
Ваша способность эффективно и качественно работать с другими людьми абсолютно необходима для успеха. Об этом надо помнить все время.
Практические задания
1. Посвящайте работе все рабочее время. Прямо сегодня примите решение свести к минимуму все факторы непроизводительных потерь времени, которые не приносят никакой пользы ни в жизни, ни в карьере.
2. Отключите все ненужные в данный момент электронные приложения. Приучите себя пользоваться электронной почтой и СМС быстро и эффективно, а затем сразу же возвращаться к работе.
3. Планируйте индивидуальные собеседования и групповые совещания таким образом, чтобы за кратчайшее время получить максимальную отдачу.
Глава 6
Время творчества
Мы наделены способностью и силой создавать внутри себя образы желаемого и автоматически распространять их на окружающий мир.
Джон Макдональд
Время, уделяемое творчеству, не имеет себе равных по важности и ценности. Всего одна идея может изменить вашу жизнь и принести богатство. Чем лучше вы подготовлены к этой идее, тем с большей вероятностью она вас осенит. Однако для творчества необходимо, чтобы вы оторвались от повседневных дел и позволили своему разуму перейти на более высокий уровень. В периоды творчества мышление функционирует совсем не так, как в обычное рабочее время.
Говорят, что любые перемены в жизни – это результат того, что ваш мозг столкнулся с новой идеей. Похоже, существует прямая связь между количеством идей, которые вас посещают, и вероятностью того, что среди них окажется та самая, которая возникнет именно тогда, когда надо, изменит вашу жизнь и принесет богатство.
Существует предположение, что у любого человека в течение года появляется четыре идеи, каждая из которых в случае претворения в жизнь способна сделать его миллионером. Вы и сами не раз сталкивались со случаями, когда кто-то создавал новый товар или услугу и становился богачом, а вы при этом думали: "Но ведь мне эта идея уже давно приходила в голову!"
Да, приходила, но вы ничего не предприняли. Не стали ее развивать. В результате до этого додумался кто-то другой, оценил данную идею, избавил ее от недостатков и в конце концов претворил в жизнь. Вы могли бы сделать то же самое.
Идея на миллиард долларов
В июне 2010 года мы с женой и дочерью приехали в Сан-Франциско на встречу с моим издателем. Беседа с ним закончилась в пять часов вечера. Мы устали и решили вернуться в отель.
Но когда мы вышли из офиса на улицу, то не смогли найти такси. Мы прошли целый квартал, пытаясь остановить проезжающие машины, но ни одна так и не затормозила.
Мы решили дойти до другого отеля, находившегося еще в одном квартале, в надежде, что там будут стоять машины перед входом, но стоянка была пуста. В Сан-Франциско был час пик, на улицах царило оживленное движение, однако мы так и не смогли найти ни одного такси, которое отвезло бы нас в отель.
В конце концов, устав и проголодавшись, мы добрались до какого-то ресторана, чтобы поесть. После ужина мы вновь двинулись в направлении отеля, до которого было около полутора километров крутых подъемов, характерных для Сан-Франциско. На этот раз нам посчастливилось остановить такси, которое доставило нас в отель.
Впоследствии мы узнали, что профсоюз таксистов распорядился установить время пересменки с 17 до 19 часов. Таксисты отправлялись ужинать как раз в то время, когда люди больше всего нуждались в их услугах. В течение этих двух часов они отказывались подбирать пассажиров.
Важность реализации
Вот тут начинается самое интересное. В том же году четыре бизнесмена в Сан-Франциско вышли с затянувшегося совещания и тоже попробовали поймать такси. Результат оказался таким же, как и у нас. Они нигде не смогли найти машину.
В конце концов им пришлось одолеть неблизкий путь до отеля пешком. Как и мы, они задали себе вопрос: "Почему в таком крупном городе в час пик невозможно воспользоваться услугами такси?"
Но если мы с женой и дочерью вернулись домой, ворча и сетуя на плохую организацию, то они решили основать новую компанию, чтобы удовлетворить имеющийся спрос. В проблеме поймать такси эти люди увидели благоприятную возможность для бизнеса. Новая компания получила название Uber. Свою задачу они видели в том, чтобы сделать такси доступными в любое время с помощью простого приложения, которое можно было бесплатно скачать из Сети.
Сегодня концепция Uber охватила весь мир. По состоянию на 2016 год компания оценивается в 62,5 миллиарда долларов!