Теперь получилось примерно по 16,4 слова в предложении, при этом длина предложений варьируется от 11 до 28 слов. Это, наряду еще с несколькими изменениями, делает текст примера намного читабельнее, учитывая, конечно, тему обсуждения.
Предложения могут быть даже короче 11 слов. По сути, можно ограничиться одним словом. Понимаете? Пунктуация позволяет читателю перевести дыхание, сделать паузу и подумать. Очень короткие предложения можно использовать для создания сильнейшего воздействия, заставляя читателя останавливаться и переваривать смысл написанного. Помните: краткость – это ясность.
Писательская диета – меньше "воды"
Когда вы пишете так, как говорите, получается много лишнего. Это нормально в устной речи, но на бумаге выглядит скучно и утомительно. Та же проблема возникает и при использовании нарочито официального стиля – смысл может утонуть в "воде". Возьмем, например, следующий отрывок:
"Комитет по будущему финансированию тщательно изучил последнюю информацию, присланную главным офисом. Комитет посчитал, что предложение о том, чтобы команда вернулась обратно к первоначальным инструкциям по поводу финансирования, помешает дальнейшему развитию, так как ключевые рекомендации совета директоров больше не соблюдаются в полной мере".
Не очень элегантно, как видите. Итак, как избавиться от "воды"? Воспользуйтесь следующими советами, чтобы правильно применить этот метод.
Прилагательные и наречия
Правило 13: реже используйте прилагательные и наречия.
Прилагательные и наречия характеризуют существительные и глаголы соответственно. Оба – важнейшие элементы языка, но их чрезмерное использование делает текст тяжеловесным и нудным. Например:
"Я медленно и мучительно анализировал длинный, толстый, тяжелый документ, который прислал мне молодой, энергичный сотрудник из отдела маркетинга".
Скучно, не так ли? Выбрав более удачные глаголы и существительные, можно передать тот же смысл, но намного интереснее:
"Я устало перелистывал фолиант, присланный блестящим молодым человеком из отдела маркетинга".
Если "фолиант" – слишком экзотично, можно вставить одно-единственное определение – "огромный" перед словом "документ".
"Этот" и "тот"
Правило 14: используйте слова "этот" и "тот" только при крайней необходимости.
Часто эти слова лишние. Например:
"Директор AceCorp сказал, что эта новая система учета позволит избежать тех ошибок и тех задержек, которые имели место недавно".
Вычеркнем несколько лишних слов, немного подкорректируем, и получится вот что:
"Директор AceCorp сказал, что новая система учета позволит избежать недавних задержек и ошибок".
Прилагательное перед существительным
Правило 15: прилагательные ставьте перед существительными.
Никто не говорит "станок для фрезерования", если можно сказать "фрезерный станок". Поставив прилагательное перед существительным, вы сокращаете количество слов и делаете текст более понятным.
Избавьтесь от "ленивых" слов
Возможно, это очень жестко, но ваш текст – не благотворительность. Только самые достойные, сильные и удачные слова должны остаться после редактирования. А все остальное – нещадно вычеркнуть.
К сожалению, здесь нет жестких правил. Однако приведем пример, который поможет вам выявить этих бездельников и тунеядцев:
"Мне хотелось бы отметить, что полученный документ был получен только 24 октября. Позвольте привлечь ваше внимание к условиям контракта, в котором четко обозначено, что передача документа должна быть выполнена самое позднее до 20 октября. Я искренне надеюсь, что подобное нарушение контракта не повторится в будущем".
Итак, что можно изменить? Мы сказали, что правил нет, но существуют рекомендации. Обратите внимание:
• на повторы и лишние фразы;
• когда что-то простое принимает внушительную форму;
• на чрезмерные любезности.
Запомните: повторять ключевые моменты на протяжении всего документа – удачная практика. Только убедитесь в том, что между повторами достаточно большие промежутки.
В этом примере повторяются однокоренные слова "полученный" и "получен" в первом предложении, так что одно из них можно вычеркнуть. Кроме того, "контракт" упоминается дважды, так что на это тоже надо обратить внимание. "Передача документа должна быть выполнена". Видно, автор перестарался. Вычеркиваем. "Мне хотелось бы отметить" и "Позвольте привлечь ваше внимание" точно попадают в категорию излишней вежливости.
Помните: реакция читателя равна результату. Цель этого текста – высказать читателю свое недовольство и проследить за тем, чтобы проблема не повторилась. Однако никаких последствий не видно, если проблема все-таки повторится. Так, может, стоит их добавить? Если мы действительно хотим добиться цели, лучше написать так:
"Мы получили документ 24 октября. В контракте четко сказано, что он должен был прийти не позднее 20 октября. Если в дальнейшем документы будут приходить с опозданием, мы прекратим сотрудничать с вами".
Хотя тон довольно-таки жесткий, это вполне приемлемо в жалобе. Убрав все ленивые слова, мы получим по-настоящему деловой текст.
Как всегда, нарушайте правила для большей убедительности. Слова, которые кажутся лишними, могут на самом деле быть крайне необходимыми для достижения убедительности. Иначе реклама выглядела бы так: "Покупайте мыло Х, оно дешевое и хорошо очищает". Как вы знаете, реклама выглядит совершенно по-другому, следовательно, можно предположить, что так называемые лишние слова не лишены смысла. Надо только тщательно проанализировать каждую фразу, чтобы убедиться, что они действительно нужны.
Правило 16: исключите все слова, которые не помогают убедить читателя.
Примеры, сравнения и аналогии
Возможно, вы думаете, зачем говорить об аналогиях и примерах в разделе о краткости? Однако вспомним наше определение лаконичности:
"Лаконичность позволяет достичь нужной читательской реакции самым эффективным способом".
В эту книгу вошла масса примеров, потому что намного проще показать лишние слова, чем говорить о них. Как мы отмечали в главе 3, мозг представляет собой сеть нейронов. Нейронные сети учатся, сравнивая события с существующим опытом. Если можно сравнить новую информацию с имеющимся образцом, мозгу легче будет понять ее.
Правило 17: используйте примеры и аналогии, чтобы помочь читателю понять текст.
Перечислим самые эффективные методы сравнения в деловых документах.
Примеры: думаю, не нужно приводить пример примера. Честно говоря, мне даже ничего в голову не приходит…
Сравнения: когда одно понятие описывается через сходство с другим. Например, "он ходил, как Джон Вейн". Это намного проще и лучше запоминается, чем если бы вы принялись подробно объяснять его походку.
Метафоры: когда вы утверждаете, что одно равноценно другому. Чаще всего метафоры используются в литературе, а не в формальных отчетах, однако они все же имеют место быть. Например, в главе 6 глагол описывается как "рабочая лошадка любого предложения". Понятно, что речь идет не о лошади, но фраза стала более емкой и эффектной, чем такая: "Глагол – это слово, указывающее на действие, следовательно, можно сказать, что он "выполняет всю работу" в предложении".
Аналогии: как сравнения аналогии показывают сходство между двумя понятиями. В целом аналогия подробнее раскрывает общие черты, чем сравнение, позволяя провести более развернутое сравнение. Например: "Он писал, как неумелый метатель кинжалов – когда пунктуация все же попадала на страницу, она обычно застревала не в том месте, с предсказуемым мучительным результатом".
Семь шагов к лаконичности
Вы можете следовать этому плану, чтобы писать и редактировать документы, когда строго ограничено количество страниц или слов. Возможно, эти рекомендации пригодятся вам и в других документах. Эта схема была разработана для составления заявок на Британскую правительственную программу. Каждый раздел был строго ограничен по размеру, так что краткость ценилась превыше всего. Однако документ при всем при этом должен был быть убедительным; ведь, в конце концов, это была конкуренция за финансирование. Хотя сюда не входят все методы, которые мы обсуждали выше, здесь хватит информации на каждый день.
Шаг 1. Списки
Спланируйте документ, используя понравившийся метод (см. главу 8). Сделайте оглавление с названиями разделов. Составьте план каждого раздела, отразив в его пунктах только самые важные идеи.
Шаг 2. Рассказ
Пересмотрите свой план, чтобы убедиться, насколько эффектной получилась история. Может, стоит изменить порядок? Или, возможно, вы пропустили логический шаг?
Шаг 3. Расширяем
Напишите черновой вариант документа, добавив как можно меньше слов к основным моментам, чтобы получились законченные предложения. Бо́льшая часть добавленного текста должна представлять собой подтверждающие факты, а не новые части рассказа.
Шаг 4. Прочитайте каждое предложение по отдельности
• Что оно говорит? Можно ли неверно истолковать смысл?
• Мне нужно сказать об этом? Это повышает эффективность текста?
• Есть ли в предложении другие темы, не касающиеся главной? Если да, то можно ли вычеркнуть их или выделить в отдельное предложение?
Шаг 5. Прочитайте отрывок целиком
Получился связный текст? Добавленные слова улучшили рассказ?
Шаг 6. Тщательное редактирование
Воспользуйтесь следующими методами.
• Обобщение – может ли одно слово или фраза заменить несколько схожих? Обратите внимание на союз "и", так как иногда он указывает на лишние дополнения.
• Отказ от ненужного профессионального жаргона – вас поймет несведущий гений?
• Контроль размера предложений – постарайтесь включать в предложения в среднем не более 20 слов и варьируйте их длину как можно чаще.
Если у вас есть время:
• вычеркните лишние прилагательные/наречия;
• избавьтесь от слов "этот" и "тот", где возможно;
• исключите повторы – особенно при неоднократном использовании одного и того же описания.
Шаг 7. Перечитайте текст и проверьте правописание
Отвлекитесь ненадолго от текста, затем вернитесь к нему и перечитайте от начала до конца. Прочитайте в обратном направлении и обратите внимание на правописание.
Пример процесса составления документа вы найдете в Приложении 7.
Резюме
Лаконичность – самая эффективная форма убедительности.
• Уберите ненужный профессиональный жаргон и слишком сложные слова.
• В предложениях придерживайтесь одной основной мысли, сократите среднюю длину предложений и варьируйте ее.
• Вычеркните все слова, которые не способствуют убедительности.
• Используйте аналогии и примеры для наглядного и понятного объяснения своей идеи.
В этой главе мы коснулись принципов редактирования. Однако очень важно также понимать, когда пора заканчивать редактировать. Деловой документ – это инструмент. Если хотите забить гвоздь, вам понадобится молоток. При этом вовсе не нужен молоток высочайшего качества, идеально сбалансированный, с лазерной гравировкой. Перестаньте редактировать, как только документ окажется вполне приемлемым для выполнения своей задачи. После этого вы просто гравируете свой топор.
Глава 6
Глагол – это мощь и энергия
Глагол – рабочая лошадка любого предложения. Без глагола существительное просто сидело бы сложа руки. Прилагательные рассказывали бы о том, как прекрасно существительное, но оно все равно бездельничало бы (хотя даже этого оно не может сделать, потому что "бездельничать" – глагол). Но стоит вставить глагол, и предложение примется прыгать, скакать, петь, танцевать и носиться по странице (или просто бездельничать…).
В этом разделе мы рассмотрим:
• части речи (вспомним грамматику);
• как оживить пассивные глаголы;
• как освободить отглагольные существительные.
Не забывайте: если следование правилам мешает убедительности, нарушайте правила.
Вспомним грамматику
Если последний раз вы вспоминали о грамматике на школьном экзамене, то этот раздел – для вас.
Начав разбираться во всем этом, я обнаружил, что о грамматике написано много. Даже слишком много. Я сформулировал бо́льшую часть информации в нескольких предложениях. И это доказывает, говоря об убедительном письме, что вам совсем не нужно много правил. Но сначала вспомним основные части речи.
Существительное – называет человека, предмет, место или идею/чувство. Например, профессор Плам, подсвечник, бильярдный зал, убийство.
Местоимение – слово, заменяющее существительное или идущее с ним в паре, чтобы показать принадлежность. Например, оно, им, они, мое, их, наше.
Прилагательное – характеризует качества существительного или местоимения, отвечает на вопрос "какой?", "который?". Например, дотошный профессор Плам, тяжелый подсвечник, темный бильярдный зал, жестокое убийство.
Глагол – описывает действие или состояние. Например, бежать, скакать, играть, следовать, гнаться, стрелять, надоедать, раздражать.
Наречие – говорит о том, как, когда, насколько и где действует глагол. Например, быстро бежать, скакать неподалеку, поиграть завтра, следовать по пятам.
Глаголы любят повеселиться
Глаголы – это действие и энергия. Выбрав правильную структуру предложения, вы наполните глаголы энергией, а они, в свою очередь, вдохнут жизнь в текст. Прежде чем переходить к советам, вспомним еще немного грамматику.
Предложения состоят из подлежащего, сказуемого и, как правило, дополнения. Подлежащее – это "кто" или "что", к которому относится сказуемое. Например: "Дженни (подлежащее) споткнулась (сказуемое) об стул (дополнение)".
Человек или "предмет", выполняющий выраженное сказуемым действие, называется исполнителем. В нашем примере Дженни – и подлежащее и исполнитель, то есть именно она споткнулась и она же выполнила действие. Когда предложение строится по схеме исполнитель – сказуемое – дополнение (как в нашем примере), это называется действительным залогом. Обычно предложения легче читать, когда они строятся именно по этой схеме. Потому что читатель хочет знать:
"Кто что с кем сделал ("лосось выпрыгнул из воды")",
а не
"Что было сделано с чем-то кем-то ("из воды был выпрыгнут лосось")".
Ужасно, да?
Во втором примере подлежащее не является исполнителем. Когда предложение строится по схеме подлежащее – сказуемое – исполнитель, мы говорим о страдательном залоге.
Сложновато, но есть несколько простых способов определения действительного и страдательного залога. В предложениях со страдательным залогом используются разные варианты глагола "быть" (был, будет).
Правило 18: отдавайте предпочтение действительному залогу, а не страдательному.
Например:
"Дом (подлежащее) был покрашен (сказуемое) маляром (исполнитель)" – заменим предложением "Маляр покрасил дом".
Если исполнителя нет, возможно, стоит добавить его:
"Отчет (подлежащее) был подан (сказуемое) вовремя" – заменим предложением "Мы подали отчет вовремя".
В длинных фразах сложнее найти страдательные глаголы:
"Мало внимания (подлежащее) уделяется (сказуемое) властями (исполнитель) наркомании в тюрьмах" – заменим предложением "Власти уделяют мало внимания наркомании в тюрьмах".
Иногда страдательный залог полезен, поэтому из правила есть исключения. Используйте страдательный залог, если:
• нужно сделать акцент на подлежащем ("Поджог был организован группировкой молодых людей");
• вы не знаете, кто действовал ("Вчера был убит человек");
• вы не хотите, чтобы действовавший брал на себя ответственность ("Весь персонал был вынужден задержаться на работе");
• этого требует стиль документа (например, в научных статьях).
Однако если вам не нужно отступать от правила, лучше активировать глаголы и позволить им повеселиться.
Скрытые глаголы
Нет ничего ужаснее, чем подавлять глагол. Отглагольные существительные – это глаголы, запертые в существительных. Например:
участвовать – участие;
развлекать – развлечение;
исполнять – исполнение;
подписывать – подпись.
Правило 19: как можно реже используйте отглагольные существительные.
Например:
"Мы были бы рады увидеть вашу подпись на контракте" – заменим предложением "Подпишите контракт, пожалуйста";
"Выступление Джейн оказалось неудачным" – заменим предложением "Джейн плохо выступила";
"Внедрение изменений – задача менеджера отдела" – заменим предложением "Внедрять изменения – задача менеджера отдела".
Или даже лучше:
"Менеджер отдела ответственен за то, чтобы внедрять изменения".
В некоторых случаях глаголы звучат слишком резко, и отглагольные существительные могут смягчить эффект (например, "мы были бы рады вашему содействию" – намного мягче, чем "пожалуйста, помогите"). Однако отглагольные существительные лишают предложение энергии. Какую фразу использовала бы благотворительная организация в рекламе? Освободите свои глаголы, и читатель отблагодарит вас.
Резюме
• Глаголы оживляют текст, и их следует использовать при любой возможности.
• Выстраивайте предложения по схеме "исполнитель – сказуемое – дополнение", чтобы использовать действительный залог.
• Выстраивайте предложения по схеме "подлежащее – сказуемое – исполнитель", чтобы использовать страдательный залог.
• Отдавайте предпочтение действительному залогу, если страдательный неуместен.
• Постарайтесь заменить отглагольные существительные глаголами.
• Помните, ваш текст имеет конкретную цель. В большинстве случаев соблюдение правил грамматики повышает ясность и облегчает чтение, но не бойтесь нарушать правила, если это сделает ваш текст убедительнее.