Please reserve single room with bath for Mrs Ann Smith for April 1-4. Mrs Smith, Managing Director of the Candia Ltd., will arrive at the hotel at approximately 5 p.m. on April 1.
While in Boston, Mrs Smith will meet with six partners of the Candia Ltd. She would like to reserve the use of a small conference room for the morning of April 2 from 8.30 a.m. till 5 p.m.
Please let us know the rates for both Mrs Smith accommodation and the conference room and confirm this reservation.
Truly yours,
Пример 7. Запрос на завод по производству компакт-дисков.
Dear Mr Simon
With reference to our telephone conversation of today, we would like more detailed information about your service.
Our join venture LEXIS.RU Ltd. – Smart Soft Inc. specializes in educational software development.
Since our business is expanding in Europe, we are interested in long term contacts with European CD’s manufacturers.
We would therefore appreciate if you could send us price list for the following order:
1. Two software products CD, each title 1’000 copies, 2’000 copies totally,
2. Digi-box packaging (full color), 215mm x 150mm x 15mm
3. Three colors images on each CD,
4. Registration card ( black and white image, size of digi– box),
5. Booklet (full colors, 4 sheets, size of digi– box),
6. Shipment to Moscow and London.
We have prepared the computer (CorelDraw 6.0-8.0) design of all items mentioned above. We would be grateful if you could indicate your e-mail address to send it to you immediately. Or please let us know how to transfer it to you.
We would be also grateful if you would send us information about service you can provide and exact requirement for each item listed above as well as time required to fulfill this order.
In the mean time we are kindly inviting you to visit our Internet home pages to learn about our companies and its product lines.
Looking forward to hearing from you soon,
Sincerely yours,
Подпись
Arina Rodionova
Managing Director
Запрос информации по присланному продукту
Если Вы получили информацию по продуктам и услугам из любых других источников – объявления в газете, журнале, по телевидению, в Интернете, и т.д., то в таком случае дополнительную информацию можно запросить в следующем письме.
Пример 8. Запрос информации после рекламы продукта в газете.
Dear Mrs Nixon
I learned about your product through advertisement in New York Post. I found your products fascinating, and am writing to you to obtain answers to a few questions I have regarding "Smart Styler".
Перечень вопросов.
For your convenience, please feel free to jot your answers to my questions on this letter and return it to me in the enclosed stamped, self addressed envelope. Please also send me any brochures available on the "Smart Styler" and other related products which you merchandise.
Thank you in advance for your prompt reply.
Very truly yours,
Подпись
M. Petrov
2.4. Ответ на запрос, требование
Ответ на запрос или требование обычно пишутся по такому плану.
План письма
1. Дайте ссылку на письмо с запросом.
Thank you for your inquiry of May 22, 2004 regarding our new course of Business English.
Спасибо за Ваш запрос от 22 мая о нашем новом курсе Business English.
I am writing in reply to your letter of May 22 in which you asked if we would….
В ответ на Ваше письмо от 22 мая, в котором Вы спрашиваете о возможности….
2. Укажите Ваши действия, которые были предприняты по просьбе автора письма.
We have pleasure in enclosing our current price list quoting CIF (cost, insurance, fracht) Moscow…
Мы рады представить в Приложении наш актуальный прайс-лист CIF СИФ (стоимость, страховка, фрахт) Москва.
We are pleased to enclose our current catalogue.
Мы с удовольствием прилагаем наш последний каталог.
In answer to your queries regarding accommodation, we can certainly book a room for you in a local medium-priced hotel.
В ответ на Ваш запрос о размещении мы, конечно же, можем забронировать для Вас комнату в местном отеле среднего класса.
I regret to say that we no longer produce the model you refer to, since we find there is insufficient demand for it. I am very sorry we cannot be of help to you.
К сожалению, я должен сказать, что мы больше не производим модель, о которой Вы спрашиваете, поскольку она не пользовалась спросом. Мне очень жаль, что я не смог быть полезным для Вас (не смог Вам ничем помочь).
Attached you will find our catalogues with current price list for retailers.
Мы прилагаем каталоги и наш актуальный прайс-лист для розничной торговли.
3. Обратите внимание адресата на особо важную для него информацию.
May we draw your attention to pp.14-17 in our cataloque where we think you might find material suitable to your field?
Разрешите обратить Ваше внимание на стр. 14-17 нашего каталога, где, как мы думаем, Вы можете найти подходящие для Вас сведения.
As regards educational software, we would be able to supply all of the items that you mentioned.
Что касается образовательных программ, то мы могли бы поставить Вам все, о чем Вы упоминали.
We would like to point out that fees include lunch and snacks in our canteen.
Мы бы хотели подчеркнуть, что в стоимость включены ланч и лёгкие закуски в нашем кафетерии.
All other expenses, however, would have to be covered by the participants.
Все остальные расходы, однако, должны быть покрыты участниками (конференции и пр.).
For most items, the following discounts would apply:
more than 100 of one single item: 5%
300 of one single item: 9%
We would certainly be happy to supply you with any products you require.
Для большинства наименований могли быть предложены следующие скидки:
Более 100 штук одного наименования – 5%
200 – 300 штук одного наименования – 9%
Мы, безусловно, обеспечим поставку любого продукта, который Вы закажете.
All our products can be delivered at the shortest possible time.
Вся наша продукция может быть доставлена в кратчайшие сроки.
4. Укажите дополнительную возможность, которая поможет адресату сделать выбор в пользу предлагаемого Вами продукта, услуги и пр.
We would like to suggest that you come and see us to discuss in detail on your next visit to Moscow.
Мы приглашаем Вас посетить нашу фирму в Ваш следующий визит в Москву, чтобы познакомиться с компанией и обсудить все детали.
I would of course be happy to pay you a visit to discuss further details.
Разумеется, я буду рад навестить Вас, чтобы обсудить дальнейшие вопросы.
We suggest you to contact Mr. Egorov and Mrs. Petrova, who both completed the program three and four years ago respectively, and would be able to give you a clear picture of what is required.
Мы предлагаем, чтобы Вы познакомились с г-ном Егоровым и г-жой Петровой, которые окончили Школу соответственно 3 и 4 года назад и могли бы снабдить Вас необходимой информацией.
5. Сообщите о Вашей готовности дать дополнительную информацию по продукту.
Please do not hesitate to contact us to arrange for a suitable time and date for a demonstration.
Пожалуйста, сообщите нам удобное для Вас время для проведения демонстрации.
Should you have any further questions, please do not hesitate to get in touch with us.
Если у Вас появятся любые вопросы, пожалуйста, обратитесь к нам за разъяснением.
We would be happy to supply you with any further information you require.
Мы будем рады снабдить Вас дополнительной информацией, которая может Вам потребоваться.
6. Заключительная фраза. Может быть продолжением предыдущего абзаца.
If there is any further information you require, please get in touch with us.
Если Вам потребуется любая дополнительная информация, пожалуйста, сообщите нам.
I am sorry to disappoint you in this matter, and hope that we may be of more help in the future.
Мне очень жаль, что я не смог Вам помочь, однако надеюсь, что смогу быть более полезным в будущем.
7. Ваши подпись, имя, должность.
Пример 1.
Ответ на запрос информации по мобильным телефонам с указанием скидок.
Dear Mrs Ermolova
Thank you for your letter of April 23, 2004, in which you enquired about our Noriksson-2000 mobile phone.
We enclose our latest catalogue and price list and we are sending the promotional video you asked about under separate cover. We can quote you a discount of 7% for orders over a 100 units, increasing to 12% on orders over 200 units.
Our promotional video provides an informative introduction to the Noriksson.
Moreover, we would like to offer you that one of our representatives visits you to demonstrate the exceptional quality of our products.
Therefore, please do not hesitate to contact us to arrange a convenient data and time for a demonstration.
With hope for future cooperation.
Sincerely yours,
Arina Rodionova
Product Manager
Пример 2.
Ответ на запрос информации по розничной продаже автомобилей Лада.
Dear Mr Scott
Thank you for your letter of May 17 inquiring about our Lada-Jeeps cars.
We have pleasured in enclosing our latest catalogue, brochures and current price list.
Please note that the prices quoted do not cover insurance and delivery.
The Lada – Jeep cars that we are sending out have a special modifications, carried out by ourselves, which be of particular interest to you. May we draw your attention to pp.14-17 in our cataloque where we think you might find material suitable to your field?
If there is any further information you require, please get in touch with us.
We look forward to hearing from you,
Sincerely yours,
Подпись
M. Nikolaev
Head of Retail Department
Упражнение 4.
Ответ на запрос информации по розничной продаже русских сувениров.
В письме-ответе на запрос перепутан порядок предложений. Составьте правильную формулу письма. Проверьте ответ и сравните с правильным письмом.
Dear Mrs Knowing
a. Once again, thank you for your interest in our company. Please do not hesitate to contact us if you require further information.
b. We produce our jewellery using the highest quality materials and natural stones and wood. It is all life long fully guaranteed.
c. We are not in a position to allow credit terms, as our profit margins are small due to our highly competitive prices. We are however prepared to allow a discount of three percent for payment within two weeks.
d. Many thank for your letter of April 21 inquiring about our range of Russian souvenirs. I am enclosing a cataloque together with a price-list.
Sincerely yours,
Vera Pontieva
Sales Manager
Matrioshka Ltd.
Правильный ответ: d, b, c, a.
Ниже приведен восстановленный текст письма.
Пример 3. Ответ на запрос информации по розничной продаже русских сувениров.
Many thank for your letter of April 21 inquiring about our range of Russian souvenirs. I am enclosing a cataloque together with our current price-list.
We produce our jewellery using the highest quality materials and natural stonesand wood. It is all life long fully guaranteed.
We are not in a position to allow credit terms, as our profit margins are small due to our highly competitive prices. We are however prepared to allow a discount of three percent for payment within two weeks.
Once again, thank you for your interest in our company. Please do not hesitate to contact us if you require further information.
Sincerely yours,
Vera Pontieva
Sales Manager
Matrioshka Ltd
2.5. Заказ
Письма с заказом продукта пишутся в соответствии со следующим планом:
План письма
1. Дайте ссылку на предыдущее письмо, в котором Вы получили информацию по продукту и условиям оплаты.
Thank you for your letter of May 9 quoting prices and delivery terms for PC Hitaru 750.
Спасибо за Ваше письмо от 9 мая, в котором приведены цены и условия доставки для PC Hitaru 750.
We thank you for your letter of March 31 referring...
Мы благодарим Вас за письмо от 31 марта, в котором...
Thank you for the price list, catalogue and payment conditions which you sent us.
Благодарим Вас за прайс-лист, каталоги и условия оплаты, которые Вы прислали нам.
2. Повторите условия, на которых Вы заказываете продукт: цену, качество, количество, скидки, условия платежа, условия доставки.
We are satisfied that quoted terms are acceptable.
Мы считаем условия приемлемыми для нас.
We examined the samples and are satisfied with their quality.
Мы изучили образцы и удовлетворены их качеством.
We would like to thank you for the 15% quantity discount you allowed us.
Мы бы хотели поблагодарить Вас за предоставленную15% скидку.
3. Подтвердите заказ, укажите, что бланк с заказом прилагается.
We are therefore ordering...
Таким образом, мы заказываем...
We therefore enclose an order form, No 123– ASD, for 35 "Smart Stylers"...
Мы, таким образом, прилагаем заполненный бланк заказа No 123– ASD на 35 штук модели "Smart Stylers"…
Please, find enclosed our order No 45-G78 for 100 mobile phones Noriksson-2004.
Заказ No 45-G78 на 100 штук мобильных телефонов Noriksson-2004 прилагается.
Although the rather low discount of 10% disappointed us, we will place an order and hope that this allowance will be reviewed at some time in the near future.
Хотя довольно небольшая скидка в 10% разочаровала нас, мы все-таки прилагаем заказ и надеемся, что размер скидки может быть пересмотрен в ближайшем будущем.
4. Подтвердите условия платежей.
As agreed, payment to be made by cheque which we will order on receipt of your invoice.
Согласно достигнутой договоренности оплата должна будет произведена чеком, который мы направим по получении Вашего инвойса.
Our usual method of payments is being cheque drawn on our account at National Credit Bank, Moscow and we trust that this will be acceptable to you.
Наш обычный способ оплаты заключается в списании суммы, указанной в чеке, с нашего счета в Банке Национальный кредит, и мы полагаем, что такой способ оплаты Вас устроит.
Would you please send the shipping and other documents to National Credit Bank, Moscow, Tretjakovskaja ulitza 5.
Не могли бы Вы прислать документы на доставку и все остальные в Банк Национальный кредит по адресу
We would like to confirm that payment is to be made by letter of credit which we have already applied to the bank.
Мы бы хотели подтвердить, что оплата должна быть произведена безотзывным аккредитивом, который мы уже поместили в банк.
5. Укажите сроки и условия доставки.
The order is subject to delivery before July 31, 2004, and we reserve the right to cancel the order.
Заказ предполагает доставку до 31 июля 2004 года, и мы оставляем за собой право на аннулирование заказа.
We hope that you can meet our delivery deadline of June 30, 2004.
Мы надеемся, что Вы сумеете выполнить условия доставки до 30 июня 2004 г.
6. Стандартное окончание письма.
7. Ваши подпись, имя, должность.
Золотое правило:
Начиная с п.2.5 Заказ строка Тема письма = Subject line становится обязательной!
Пример 1.
Заказ внедорожных велосипедов.
Dear Mr. Sinatra
Order (No 123-ASD) for 50 Off Road bicycles
We thank you for your letter of May 10, in which you enclosed your catalogue and price list.
We have contacted Mr Sonin, as you suggested and his demonstration of the Off Road bicycle convinced us that this model will meet our requirements. Your offer of an 18% trade discount, with a further discount for bulk orders, is also satisfactory. We are therefore placing an order for 50 Off Road bicycles. We enclose our official order form No 123– ASD.
We discussed terms of payment with Mr Sonin and would like to confirm that payment is to be made by Documentary Credit. Our bank will issue a Documentary Credit in your favour CIF Toronto. You will be informed through your own bank of the type and number of documents that you must prepare.
Delivery by July 31 is essential, and we reserve the right to cancel the order and/or return the shipment at your risk and expense at any time after this date.
We look forward to receiving the shipment and doing business with you in future.
Sincerely yours,