В позиции «1 час» отображены финансовые ЦЕЛИ, где показан прогресс с начала года до текущей даты по отношению к целям годовых продаж. Кельнер говорит: «Эта информация, помещенная на стену, становится постоянным напоминанием о том, какие задачи по продажам у меня впереди».
Ветвь «3 часа» – ВСТРЕЧИ
Кельнер добавляет: «Встречи в компании и вне ее занимают почти 50 % моего времени. Очень важно постоянно отслеживать участников, содержание, вопросы повестки дня и результаты каждой встречи. С помощью картирования ключевых стратегических встреч я могу предоставить своему начальнику детальное и в то же время краткое изложение всех встреч за год».
Ветвь «5 часов» – КОНФЛИКТЫ
«Картирование крупных и мелких конфликтов, с которыми я сталкиваюсь в течение года, дает возможность мне и моему начальнику проанализировать, как эти конфликты повлияли на бизнес и мою суммарную продуктивность. Отслеживание конфликтов помогает заложить основу для проектов следующего года и таким образом рационализировать процессы».
Рис. 6.1. Анализ работы за год
Ветвь «7 часов» – ТРЕНИНГИ
«В течение года сотрудники проходят личностные и бизнес-тренинги в различных формах – от курсов управления проектами до риторики или от чтения книг по технической сертификации до изучения литературы по теории бизнеса. Необходимо обсудить все достижения в области обучения в течение года. Картирование всех тренингов позволяет мне выделить все обучающие мероприятия».
Ветвь «9 часов» – РАСХОДЫ
«Для обеспечения финансового успеха компании необходимо определять командировочные расходы, отслеживать их и управлять ими. С помощью картирования текущих затрат на протяжении года я могу предоставить детальный отчет о денежных расходах, таких как стоимость авиаперелетов, оплата гостиниц, аренда автомобилей и питание».
Ветвь «11 часов» – главные ДОСТИЖЕНИЯ
«Ветвь главных достижений является самой важной частью процесса анализа работы за год. Крайне необходимо выделить мои значимые успехи, что поможет мне получить повышение в должности, премию или новое ответственное задание. Картирование главных достижений на протяжении всего года обеспечивает высокую эффективность обсуждения данного вопроса».
Пример Кельнера – это подготовка к анализу своей собственной работы. Я знаю руководителей, которые картируют подобные идеи при анализе отчетов своих сотрудников. Картируйте идеи при следующем анализе своей работы, делайте это либо для себя, либо для других!
Распоряжение имуществом
Лиза Шайнер – адвокат, и она применяет картирование идей для своих клиентов, которые нуждаются в составлении имущественных завещаний. Когда в октябре 2004 года я познакомилась с Лизой, красота и художественность ее карт поразили меня. Я была еще больше потрясена, узнав, что она адвокат. Она не соответствовала моему стереотипу. Моя методика пробудила ее любовь к рисованию и дала ей обоснование целесообразности картирования идей при работе с клиентами. (На рис. 6.2 представлена карта распоряжения имуществом, составленная Лизой.) В настоящее время она совмещает свой талант обучения картированию идей с юридической практикой. Обращайтесь к рис. 6.2 по мере ознакомления с ее описанием этой карты.
Я начала применять технику картирования идей на встречах с клиентами, когда поняла, что она помогает организовать мое собственное мышление. Вначале я картировала идеи для тех клиентов, которые приходили ко мне повторно по прошествии нескольких лет. Для них уже была проделана работа по составлению имущественных завещаний (т. е. у них уже были составлены завещания, доверенности и распоряжения на случай предсмертного состояния). Мне нужно было освежить в памяти различные положения, выбранные нами для включения в их документы. Картирование идей было как подготовкой к очередной встрече, так и средством для обзора сделанного ранее. Во время встречи с клиентами я использовала карты идей в качестве своеобразной повестки дня этих встреч, с помощью которой мы вместе просматривали, что было предпринято раньше. Обычно я предполагаю тратить примерно полтора часа на встречу с клиентом (как новым, так и повторным). Используя карты для обзора, мы могли сэкономить полчаса, к тому же клиенты были весьма признательны за такой обзор. Это помогало им лучше понять вопрос, и мы могли вписывать необходимые им изменения прямо в карту. Информация, которую я предоставляю на встречах с новыми клиентами, преимущественно призвана объяснить, как работают документы для достижения их целей. Хотя объяснения все же необходимы, наглядность позволяет клиентам лучше усвоить материал, и, думаю, благодаря этому они дают более точные ответы на вопросы, касающиеся их целей и пожеланий.
Рис. 6.2. Распоряжение имуществом
Каждый клиент, во время встречи с которым я применяла карты идей, говорил, что получил удовольствие от процесса. Хочу показать, для дел какого объема и сложности применялась техника картирования идей. Я применяла ее при работе с клиентами, у которых были весьма скромные активы, но при этом, если можно так сказать, «нестандартные» семьи (т. е. не было детей, но было много людей, которых они хотели обеспечить в случае своей смерти); с клиентами, владеющими большими активами (у одного, например, было множество видов бизнеса, сложные вопросы наследования и неопределенные цели); с обычными парами, которые имели детей и внуков и хотели обеспечить свои семьи и удостовериться в том, что решения относительно финансов и медицинского обслуживания на случай предсмертного состояния будут проконтролированы, чтобы им не пришлось об этом беспокоиться.
Карта на рис. 6.2 – это шаблон, который Лиза использует для того, чтобы собрать информацию о клиенте, понять его цели и, наконец, встретиться с ним.
Принятие решения: переезжать или оставаться?
Ванда Норт является основателем и директором The Learning Consortium – всемирной тренинговой организации, расположенной в Великобритании, которая специализируется на методах ускоренного обучения для повышения предпринимательской продуктивности и прибыльности. Более тридцати лет Ванда работала с лидерами мирового бизнеса. Она основала центры Бьюзена и была главным директором Организации Бьюзена с 1988 по 2006 год. На рис. 6.3 представлена составленная Вандой карта идеи, в которой отражены самые важные вопросы, касающиеся решения о переносе главного офиса их организации.
Рис. 6.3. Принятие решения
Уже в течение определенного времени я знала, что может возникнуть необходимость перенести наши офисы из Борнмута (Великобритания) в другое место. До последнего времени в этом не было острой необходимости, однако неизбежность такого шага становилась все очевиднее. Приняв во внимание многие моменты, я все-таки не могла прийти к однозначному решению. Я начала рассматривать спорные вопросы более детально.
Был и еще один момент: мнения остальных членов команды. Я хотела выяснить, какое влияние окажет на них переезд. У нас состоялось собрание коллектива, на котором мы провели мозговой штурм, в основе которого было мышление по типу цветка. Таким образом по ходу картирования идеи нам удалось выделить наши основные соображения (красный цвет). Затем мы применили код цвета для обозначения переезда (фиолетовый) и возможности остаться (зеленый). Каждый член команды закончил цветную версию карты с различными спорными вопросами по этой теме и оценил каждую ветвь. В их распоряжении была шкала от – 100 (абсолютно негативное влияние) до +100 (абсолютно позитивное влияние). Каждый добавлял свои мысли, тревоги, волнения, надежды и соображения относительно того или иного вероятного последствия. Это было великолепной возможностью узнать, что на самом деле испытывал каждый человек.
В результате вскрылись несколько неожиданностей, мы также получили некоторую весьма важную информацию, которая могла бы никогда не обнаружиться, если бы не этот процесс. К тому же, даже если люди были настроены негативно по отношению к данной ситуации, они чувствовали себя лучше, имея возможность высказаться и зная, что их мнение будет учтено. Я критически рассмотрела всю полученную информацию и подсчитала общую оценку, данную предложенному курсу действий.
На карте объединились идеи многочисленных сотрудников всей нашей организации. Более того, каждый член команды действительно чувствовал, что он востребован и участвует в принятии важного решения. Независимо от того, каким было бы решение, некоторые все равно остались бы недовольны, – по крайней мере, теперь мы это знали. Таким образом, нам было легко обсуждать имеющиеся альтернативы. В большинстве случаев люди решали свои собственные проблемы, и это также обусловливало лучшее восприятие ими ситуации.
Я не стала бы принимать решение, основываясь исключительно на результатах этого процесса; однако полагаю, что лучший и самый легкий способ двигаться вперед – это вовлекать в процесс всю команду и получать полные сведения о том, что может быть предпринято и что испытывают люди, которые ежедневно обеспечивают функционирование всего дела. В конце концов, мы действительно решили переехать. Каждый член команды хорошо воспринял это решение, которое стало одним из лучших, принятых нами.
Видение
Всем хорошо известно, что письменное изложение видения своей жизни или работы значительно повышает вероятность воплощения этого в реальность. Однако многие ли из нас выделили для этого время и приложили усилия? Рисунок 6.4 – наиболее значимая карта идеи из всех, когда-либо составленных мною для моей работы и жизни.
Я уже упоминала, что во время работы на предыдущем месте вела семинар Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей». В течение этого курса каждый его участник выполнял определенные упражнения по самоанализу с целью заложить основу для определения своего предназначения. Некоторые специалисты различают видение и миссию жизни. Я не собираюсь заострять внимание на семантике. Называйте это как вам угодно! Главное осознать видение себя и своей жизни так, как вы хотите ее прожить и в личном плане, и в профессиональном. Обычно это видение не меняется, в отличие от жизненных обстоятельств.
Рис. 6.4. Видение моей жизни
Во время семинара по курсу Кови участники создают набросок видения своей жизни, а закончить его им предлагается после занятия. В течение более чем девятимесячного периода проведения этого курса мое чувство вины постепенно усиливалось, потому что я никогда не оформляла видение своей собственной жизни и чувствовала себя чем-то вроде лицемера, предлагая другим делать то, чего сама не сделала. Я выполнила все упражнения, но, кажется, не могла вместить нечто настолько важное, как вся моя жизнь, в емкую фразу, в список наиболее важных вещей или какой-либо другой рекомендованный формат.
Однажды, когда я находилась дома, восстанавливаясь после небольшой операции, меня осенило. Честно говоря, мне несколько неудобно признаваться в том, что, имея на тот момент пятилетний опыт обучения картированию идей, я никогда не пыталась изложить видение своей жизни в этом формате. Я немедленно систематизировала упражнения курса, все подготовительные материалы и свои слабые попытки сделать набросок. За полчаса я полностью перевела этот болезненный линейный документ в карту идеи. Это случилось в феврале 1997 года. С того момента я сделала лишь одну маленькую доработку – уменьшила свой рисунок до размеров карманного формата и заламинировала его. У меня есть небольшой портфель, в котором находятся мой портативный компьютер, чистая бумага и четырехцветная ручка. С внешней стороны ежедневника теперь располагается эта уменьшенная версия карты видения моей жизни. Сделать это было легко, и сейчас это помогает мне принимать лучшие решения, как и на что тратить свое время.
Карта идеи сама по себе не требует объяснений. Символы центрального рисунка отражают множество слов, имеющих для меня значение. Так, использование изображений заменяет страницы линейного описания. Моими главными ветвями являются ХРИСТОС, ПРИОРИТЕТЫ, РАБОТА, СВОБОДА, РАЗВЛЕЧЕНИЯ, ТАЛАНТЫ, ПУТЕШЕСТВИЯ, ДОМ, ЗДОРОВЬЕ, ЖИЗНЬ и ОБУЧЕНИЕ. Эта карта прошла испытание временем и служит для меня великолепным напоминанием и источником вдохновения.
Видение – начало работы
Теперь перейдем к картированию идеи ВИДЕНИЯ. Для каждого человека чрезвычайно важно иметь видение своей жизни и карьеры. Время от времени я просила людей картировать их видение в качестве семинарских заданий, и часто это становилось наиболее полезным приобретением всего курса. Поэтому я настоятельно рекомендую и вам картировать эту идею. Главные ветви вашей карты будут отличаться от тех, что изображены на рис. 6.4 в качестве примера, ваша карта также будет содержать другое количество деталей. Вот несколько предложений для начала этой деятельности.
Для начала я составила карту идеи (см. рис. 6.5), где выделены несколько категорий, стимулирующих мыслительный процесс на тему вашего собственного видения. Я использую эту карту идеи при работе с участниками семинаров и проецирую ее на экран во время изложения этой части курса. (Данная карта была составлена с помощью компьютерной программы; мы рассмотрим этот вопрос в следующей главе.) Лучше всего начинать с перечисления ваших резервов – сильных сторон и талантов, как используемых, так и неиспользуемых. Какие взаимоотношения и сферы жизни важны для вас? Что составляет смысл вашей жизни? В чем вы хотели бы достичь совершенства? Что вы сделали бы бесплатно, если бы перед вами не стоял вопрос денег? Кем вы хотите быть? Чувствуете ли вы, что ваша работа и жизнь имеют цель? Что является этой целью (или было бы ею, если ее нет)? Что для вас действительно имеет значение в жизни? Это лишь некоторые вопросы, с которых вы можете начать. Не ограничивайте себя этой картой. Используйте ее для генерирования дополнительных мыслей относительно вашей жизни.
Как только вы обдумаете главные аспекты видения вашей жизни, приступайте к картированию идеи. Фиксируйте все ваши мысли, не редактируя их. Затем оставьте карту на день или даже на неделю. Повторите тот же процесс, не заглядывая в предыдущие варианты. После этого рассмотрите все ваши карты. Объедините в окончательной (по крайней мере, на данный момент) карте все самое важное для вас на данном этапе. Возможно, вы обнаружите, что кое-что не вошло в окончательный вариант или что нашелся новый способ объединить многочисленные мысли в одно слово или изображение. Этот процесс может занять определенное время, так что позвольте себе сделать несколько черновиков, если в этом будет необходимость. Добавляйте, меняйте и удаляйте ветви с карты до тех пор, пока не почувствуете, что довольны результатом. Конечный продукт будет достоин приложенных усилий.
Рис. 6.5. Картирование идеи видения
А сейчас добавлю примечание, адресованное людям, занимающим руководящие должности. В своей книге «Эмоциональное лидерство» Дэниел Гоулман (Альпина Бизнес Букс, 2005) говорит о важности индивидуального и организационного видения. Лидерам, управляющим командой сотрудников, следует способствовать тому, чтобы каждый член команды картировал видение своей жизни и работы. Затем нужно помочь каждому сотруднику прожить какую-либо часть этого видения, которая может быть реализована в рамках рабочего процесса. Используйте метод командного картирования, описанный в главе 9, для составления карты видения вашей организации. С его помощью ваша команда станет более счастливой и преданной делу. Цели станут четче, в результате чего снизятся потери времени, неизбежные при неопределенной цели. Другие люди будут бороться за место в вашей команде! Результаты вас поразят!
Разногласия с сотрудницей и трудный разговор
Карен Маггард была вторым вице-президентом по продажам в большой страховой компании. У нее были серьезные проблемы с одной из сотрудниц. После того как Карен описала мне детали сложившейся ситуации, я составила карту идеи на основании ее данных и затем отправила карту факсом. Это оказалось весьма полезным во время следующей встречи Карен с этой сотрудницей. Карта удерживала внимание Карен на спорных вопросах, а не на эмоциях, вызванных сложной ситуацией. См. рис. 6.6.
Маркетинговая кампания
В течение двадцати пяти лет Джефф Александер является президентом и совладельцем компании Youthful Tooth, которая имеет четыре представительства в районе залива Сан-Франциско. На телевидении компания позиционировалась как «Диснейленд стоматологии». Это место, где дети действительно могут развлечься, находясь на приеме у стоматолога. Это красочное, веселое и увлекательное место для работы, где от людей, нуждающихся в лечении зубов (особенно детей), никогда не отворачиваются, даже если они не в состоянии обеспечить себя в финансовом плане.
Рис. 6.6. Разногласия с сотрудницей
Джефф применяет свой обширный опыт для проведения различных семинаров, а также для работы с компаниями в рамках множества тем. Эта карта идеи (рис. 6.7) была составлена Джеффом для семинара, проведенного для его менеджеров и других приглашенных врачей, стоматологов и прочих специалистов в сфере медицинского обслуживания. Логотип компании находится в центре карты, а темой семинара была новая маркетинговая кампания.