Каких бы действий не требовало от вас приведение системы организации ссылочных материалов в соответствие с высокими стандартами, это необходимо сделать. Моя система прекрасно работает на меня и на других людей, решивших ею воспользоваться, и я настоятельно рекомендую вам подумать о внедрении следующих правил, которые позволят довести процесс упорядочения информации до автоматизма.
Держите в пределах досягаемости папки со справочной информацией общего характера. Процесс сортировки должен быть простым и быстрым. Если приходится каждый раз вставать, чтобы добавить в картотеку какой-нибудь уникальный клочок бумаги, у вас появится склонность к накоплению материалов, а не к их упорядочению, и, скорее всего, вы начнете ненавидеть всю работу с корзиной «Входящие» (поскольку будете знать, что там заведомо есть данные, требующие сортировки). Многие профессионалы, которых я тренировал, перепланировали свои офисы, чтобы четыре шкафа со справочными данными находились буквально у них «под рукой» а не на другом конце комнаты.
Единственный критерий сортировки. Вместо многих справочных информационных систем я держу одну картотеку, отсортированную в алфавитном порядке. У людей есть склонность к использованию папок в качестве основы личной организации, и поэтому они пытаются сортировать материалы по темам и проектам. Таким образом, они геометрически увеличивают число мест, где нет нужного документа, если человек забыл, куда положил его. Система сортировки по одному простому критерию (назовем его «альфа») предполагает сортировку материалов по теме, проекту, фамилии или названию компании, чтобы документ можно было найти только в одном из трех-четырех мест, если вы забыли, куда именно клали его. Обычно каждый ярлык может предполагать введение только одного уровня подтем, таких как, например, «Садоводство — горшки» и «Садоводство — идеи». Обе категории будут храниться среди материалов на букву «С».
У меня есть четыре ящика для папок со ссылочными материалами общего характера, и на каждом из них красуется четкая надпись: «А-Е», «F-L» и так далее — теперь мне не нужно думать, куда определить документ, когда на него уже наклеен ярлык.
Время от времени у человека накапливается столько справочной информации по теме или проекту, что ее следует переложить в отдельный ящик или шкаф. Но если материалы занимают менее половины ящика, то я рекомендую включить его в общую алфавитную систему.
Держите большой запас папок. Я держу у себя под рукой огромную стопку новых, пустых папок, которые могу, не вставая с места, использовать в процессе обработки содержимого корзины «Входящие». Нет ничего хуже ситуации, когда накапливаются материалы, требующие сортировки, и неоткуда взять папки, необходимые для того, чтобы упростить процесс. В произвольный момент времени я должен иметь под рукой запас: примерно пол-ящика неиспользованных или освободившихся папок.
Не позволяйте ящику наполниться более чем на три четверти. Всегда старайтесь сделать так, чтобы ящики заполнялись не более чем на три четверти. В случае их переполнения вы будете испытывать подсознательное нежелание класть туда документы, и справочная информация будет постепенно нагромождаться. Если ящик начинает переполняться, то я могу его освободить, пока говорю по телефону.
У меня практически нет знакомых, у которых в столе не было бы переполненных ящиков. Если вам дороги ваши ногти и вы хотите избавиться от подсознательного сопротивления процессу сортировки, держите ящики достаточно свободными для того, чтобы спокойно добавлять и извлекать оттуда папки.
Некоторые люди в ответ на такой совет восклицают: «Мне придется покупать новые картотечные шкафы!», будто это что-то ужасное. Следите за моей мыслью. Если материалы стоят того, чтобы их оставить, то их следует содержать так, чтобы они были доступны, верно? А если это не так, то зачем вообще держать их у себя? Говорят, что мы живем в информационную эпоху; если в этом утверждении есть хоть доля правды, а какие-то из ваших действий тормозят прогресс, то они просто неразумны.
Возможно, понадобится создать еще один ярус для хранения справочной информации, чтобы появилось достаточное рабочее пространство, а папки со ссылочными данными общего характера были под рукой. К примеру, хранить такие материалы, как заметки по завершенным проектам и «мертвые» сведения о клиентах, можно в других помещениях или, по крайней мере, за пределами вашего рабочего места.
Наклеивайте ярлыки на папки с помощью автомата. Печатные ярлыки изменят природу папок и ваше отношение к ним. Папки с ярлыками прекрасно смотрятся на столе в зале заседаний; каждый может прочесть надписи на них; вы можете легко разглядеть ярлык с большого расстояния или быстро найти их в портфеле; а когда вы выдвигаете картотечные ящики, то вашим глазам открывается печатная версия алфавитного перечня материалов. Приятно открывать такой ящик, чтобы положить или извлечь папку.
Возможно, в новом тысячелетии ученые предоставят нам какое-нибудь сложное эзотерическое или неврологическое объяснение такой эффективности папок с печатными наклейками. А сейчас просто доверьтесь мне. Купите автомат для наклейки этикеток. Причем собственный. Для безотказной работы системы автомат должен постоянно быть у вас под рукой, чтобы можно было поместить данные в папку, когда захотите. И ни с кем не делитесь! Если нужно наклеить ярлык, а машинки нет под рукой, вы бросаете документы на груду бумаг вместо того, чтобы рассортировать. Автомат для наклейки ярлыков должен стать таким же базовым инструментом, как и скоросшиватель.
Покупайте качественные шкафы. При покупке шкафов для папок не экономьте на качестве. Нет ничего хуже, чем попытки открыть тяжелый ящик или скрип, который слышишь, когда борешься с застрявшими колесиками одного из «экономичных» шкафов по 29,95 долларов за штуку. Вам нужен шкаф, ящики которого будут открываться и закрываться легко и плавно, подобно дверям немецких автомобилей. И я не шучу.
Если можете, не используйте подвесных папок. Рискуя серьезно обидеть массу людей, которая уже пользуется подвесными папками, я рекомендую вам полностью отказаться от шкафов для подвесных файлов и пользоваться обычными папками, стоящими в ящике и опирающимися на его металлическую заднюю стенку. Подвесные папки гораздо менее эффективны, поскольку добавление новой папки требует значительных затрат энергии и придает процессу сортировки информации формальный характер.
Вот электронное сообщение, которое я недавно получил от старшего менеджера; он последовал моему совету после двух лет использования подвесных папок:
Ваша система — это просто ФАНТАСТИКА! Я полностью пересортировал папки дома и на работе — на это ушло всего четыре дня, но я отказался от системы Pendaflex и перешел на манильские папки, расположенные строго в алфавитном порядке. ВОТ ЭТО ДА! Это настолько упростило работу! Почему-то мой стол тоже стал гораздо чище: стопки бумаг «для сортировки» уже не лезут под руку!
Если на то, чтобы поместить в систему хранения новые приходящие документы, уходит более минуты, то вы будете не сортировать их, а накапливать.
И все же… Многие люди привыкли к системе подвесных папок, по крайней мере, на работе, поскольку шкафы для таких папок, открывающиеся сбоку, стали стандартным атрибутом корпоративной деятельности. Если вам приходится работать с подвесными папками, то я советую следующее.
• Помечать ярлыками папки, а не место, где они висят. Это позволит вам брать на встречи и в поездки папки без крючков.
• Вешать по одной папке на каждый крючок. Только в этом случае ящик будет выглядеть аккуратно и не будет возникать глупых ситуаций, когда крючок начинает шататься под грузом множества папок.
• Держите изрядный запас обычных крючков и пустых папок перед первым ящиком, чтобы можно было упаковывать новые папки и сортировать их в мгновение ока.
Освобождайте папки хотя бы раз в год. Регулярная ревизия папок не позволяет картотеке застаиваться и покрываться плесенью, она позволяет оставлять материалы в картотеке «на всякий случай», если понадобится. Вы знаете, что через несколько месяцев, в любом случае, пересмотрите картотеку: тогда и решите, какую информацию стоит оставлять, а какую — нет. К примеру, я освобождаю папки, когда говорю по телефону (или выгадываю время в процессе телефонного совещания, которое никак не может закончиться).
Я рекомендую всем организациям ввести День мусорного ящика (если он еще не проводится), когда все сотрудники обязаны прийти на работу в тапочках и джинсах, выставить телефоны в режим «не беспокоить» и разобраться с накопившимися материалами.[5] В помещении ставятся урны, и всем разрешается провести день в режиме уборки. Индивидуальный день мусорной корзины удобно наметить в календаре на выходные в конце года или на раннюю весну, когда вы готовите налоговую декларацию, и можно увязать чистку материалов с архивированием финансовой документации за минувший год.
Я рекомендую всем организациям ввести День мусорного ящика (если он еще не проводится), когда все сотрудники обязаны прийти на работу в тапочках и джинсах, выставить телефоны в режим «не беспокоить» и разобраться с накопившимися материалами.[5] В помещении ставятся урны, и всем разрешается провести день в режиме уборки. Индивидуальный день мусорной корзины удобно наметить в календаре на выходные в конце года или на раннюю весну, когда вы готовите налоговую декларацию, и можно увязать чистку материалов с архивированием финансовой документации за минувший год.
И напоследок…Вы выгадали немного времени, подготовили рабочее пространство и снарядились основными инструментами для внедрения методологии. Что дальше?
Если вы решили посвятить определенное время налаживанию системы управления рабочим процессом, то есть еще одна вещь, которую следует сделать, чтобы она была максимально эффективной: забудьте обо всех остальных проблемах на срок выполнения процедуры.
Если вам нужно срочно кому-то позвонить, поручить важное дело секретарше или обсудить что-то со своей половиной, сделайте это сразу. Или решите для себя, когда вы займетесь этим, и поместите напоминание туда, где точно не забудете о нем. Очень важно, чтобы все ваше внимание было сосредоточено на текущей работе.
Несмотря на то что люди выделяют время и тратят изрядные деньги на оплату моего труда как ресурса, который будет использоваться в течение заданного периода, перед тем как начать тренинг и отложить работу, почти все они должны решить какие-то срочные проблемы, еще не внедренные в систему. Они говорят: «Ах да, я должен перезвонить клиенту в течение дня» или «Мне нужно узнать у мужа, взял ли он билеты на вечер». Этим обусловлен недостаток концентрации и зрелости в нашей культуре, и я считаю, что многие разумные люди постоянно игнорируют внутреннюю ответственность.
Надеюсь, вы все поняли? Хорошо. Теперь пришло время собрать все незамкнутые циклы воедино.
Глава 5. Сбор информации: «загон для рутинных проблем»
Во второй главе были описаны основные процедуры, позволяющие собрать воедино все задачи. В этой главе будет более подробно рассказано о процессе аккумулирования всех незавершенных задач в одном месте — в обобщенной папке «Входящие». Это — критически важный первый шаг на пути достижения состояния, когда разум подобен воде. Добавьте еще несколько проблем к тем, что уже обозначены, и у вас возникнет положительное ощущение. Но если сосредоточиться на процессе сбора и собрать все 100 % проблем, то ваше отношение к работе существенно изменится: появится новая точка опоры, которая позволит совладать с делами.
Когда я учу клиента этому процессу, этап сбора информации обычно занимает от одного до шести часов, хотя был случай, когда мы работали все двадцать (в итоге я сказал: «Ну, в общем, вы поняли идею»). Но на это может уйти и больше времени, если вы собираетесь зафиксировать абсолютно все проблемы, возникающие на работе и в личной жизни, ведь в таком случае придется осмотреть всевозможные углы и закоулки, в том числе машины, лодки и загородный дом, если он у вас есть.
Будьте уверены, уделив хотя бы пару часов сбору проблем, вы сможете перечислить основную часть незавершенных дел. Более того, можно будет определить остальные задачи, если привязать упоминания о них к конкретным местам: например, «убрать и расчистить гараж» и «навести порядок в шкафу в гостиной».
В действительности, конечно, невозможно постоянно фиксировать абсолютно все рутинные проблемы. Жизнь протекает слишком быстро, и вы заняты слишком большим объемом работы в течение недели, чтобы перенести все идеи и заботы из собственной головы на внешний носитель. Однако пусть это станет эталоном для подражания, который будет побуждать вас постоянно поддерживать порядок в делах, на работе и в личной жизни.
На старт, внимание…
Есть весьма актуальные причины, по которым перед тем как обрабатывать сведения, нужно собрать их воедино:
1. Весьма полезно четко представлять объем предстоящей работы.
2. Сбор информации позволяет определить, где «кончается туннель».
3. На этапах обработки и сортировки вас не должна отвлекать бесформенная масса рутинных проблем, которые по-прежнему ожидают «где-то там» вашего решения. Как только вы соберете в одном месте все дела, требующие внимания, вы автоматически перейдете в рабочее состояние повышенной концентрации внимания и контроля.
Возможно, одновременный сбор воедино всего, что вас не устраивает, покажется утомительным занятием. Возможно, он даже будет выглядеть противоречиво: ведь большая часть проблем никогда не обладала и не обладает особой важностью; поэтому они и окружают вас столь беспорядочно. Допустим, проблема не была срочной, когда возникла, и, вероятно, еще не случилось ничего страшного из-за того, что она до сих пор не решена. Возможно, у вас в бумажнике лежит визитная карточка, с владельцем которой вы хотели бы когда-нибудь связаться. А может быть, это маленький приборчик, которому не хватает запчасти, лежащий в нижнем ящике стола. Или принтер в офисе, для которого вы никак не можете подобрать лучшего места. Дела такого типа гложут вас, но вы еще даже не решили: предпринимать что-то по этому поводу или совсем выбросить их из списка незамкнутых циклов. Но поскольку вы считаете, что среди этих проблем может быть что-то важное, «рутина» управляет вами и отбирает больше умственной энергии, чем заслуживает. Учтите: можно прекрасно себя чувствовать, не делая чего-то, но только в том случае, если вы знаете, чего не делаете.
Что ж, начнем. Берите свою корзину «Входящие», стопку писчей бумаги в полдюйма толщиной и…
… Поехали!
Физический сбор материалаПриучите себя замечать и собирать все, что, на ваш взгляд, находится не на своем месте.
Первое, что надо сделать — оглядеться вокруг в поисках чего-либо, что лежит не там, где должно лежать всегда, и положить в корзину «Входящие». Вы будете собирать незавершенные задачи и предстоящие дела. Все они попадают в папку «Входящие», чтобы ими можно было заняться впоследствии.
Что должно остаться там, где лежитЛучший способ принять верное решение о том, стоит ли определять что-то в корзину «Входящие», — четко уяснить, чего не стоит туда класть. Перечислю четыре категории вещей, которые могут остаться без изменений там, где находятся на данный момент, и не требуют от вас никаких действий.
• Ресурсы.
• Справочные материалы.
• Предметы обстановки.
• Оборудование.
Ресурсы — это все материалы, которые вы должны держать у себя, поскольку регулярно их используете. Канцтовары, визитки, марки, скобки, самоклеющиеся листки, широкоформатные блокноты, скрепки для бумаги, баллоны для шариковых ручек, батарейки, формы документов, которые вы регулярно заполняете, ластики — все это относится к данной категории. Многие также держат на работе ящики с «личными ресурсами», где хранятся зубные нити, влажные салфетки, мятные конфеты и т. д.
Справочные материалы — это любая нужная информация, которую вы храните у себя: например, инструкции для пользования компьютерными программами, меню местного кафе с доставкой на дом или расписание футбольных игр вашего сына. К этой же категории относятся телефоны, адреса, любой материал, касающийся проектов, тем, предметов, и источники данных, такие как словари, энциклопедии, альманахи.
Предметы обстановки. К данной категории относятся семейные фотографии, картины, а также забавные и ободряющие надписи, прикрепленные к вашей доске объявлений. Еще вы можете держать у себя значки, памятные сувениры и/или растения.
Оборудование. Как нетрудно догадаться, речь идет о телефонах, компьютерах, факсах, принтерах, мусорных корзинах, мебели и видеоаппаратуре.
Несомненно, есть масса вещей, относящихся к четырем перечисленным категориям, в основном это все ваши рабочие инструменты и аппаратура, которые не требуют совершения никаких активных действий. Все остальное — «исходные материалы». Но многие вещи, которые вы изначально могли бы отнести к ресурсам, справочным материалам, предметам обстановки или оборудованию, также могут требовать выполнения активных действий, поскольку находятся не там, где должны быть.
Например, большинство людей держит в столе, на столе или на доске объявлений массу ссылочных материалов, которые либо устарели, либо требуют реорганизации. Их тоже нужно поместить в папку «входных материалов». Также в беспорядке пребывает ваш ящик для расходных материалов, полный бесполезных или не рассортированных вещей — он тоже представляет незавершенную проблему. А фотографии ваших детей не устарели? А картины на стене вам не надоели? А все ли сувениры есть смысл хранить? А мебель вас полностью устраивает? А компьютер установлен так, как вам хотелось бы? А растения в офисе не зачахли? Иными словами, ресурсы, ссылочные материалы, предметы обстановки и оборудование, возможно, также понадобится поместить в корзину «Входящие», если они находятся не на своем месте или требуют реорганизации.