Если вы узнали себя в приведенном описании, то самой серьезной проблемой для вас станет налаживание процесса регулярной пересортировки проблем в те моменты, когда вы не сталкиваетесь с жизненными тяготами непосредственно. Вам придется либо смириться с необходимостью выделить время после окончания рабочего дня по пятницам, либо отвести место и время для спокойного пересмотра проблем за работой, которую вы выполняете дома.
Время для оперативного обзора в сфере руководства. Я советовал многим руководящим работникам выделить в своем графике по два часа каждую пятницу. Для них самой серьезной проблемой было соблюдение равновесия между качественным мышлением и срочными требованиями критически важных текущих интерактивных задач. Это — сложный момент. Впрочем, самые опытные и мудрые осознают значимость принесения срочных, на первый взгляд, дел в жертву истинно важным задачам, и создают островки свободного времени для проведения подобной процедуры.
Лучшие идеи, касающиеся работы, не посетят вас, пока вы работаете.
Но даже начальники, которые регулярно выделяют время для анализа работы, часто проводят «скомканный» пересмотр проблем на более приземленном уровне, им приходится преодолевать пробел, чтобы подняться на высоту 10 000 футов. Между сплошными встречами и суетой вокруг японского пруда во дворе, возле которого можно пить шардоне на закате, должен быть несколько более высокий уровень анализа и пересортировки проблем, необходимый для контроля деятельности и концентрации внимания. Если вы считаете, что полностью определили, уяснили и проанализировали все незамкнутые циклы, а также определили дальнейшие действия в рамках их завершения, то, наверное, вы занимаетесь самообманом.
Мышление — это сама суть, самое сложное занятие в бизнесе и в жизни. Строители империй тратят на интеллектуальные усилия полчаса… пока остальные предаются увеселениям. Если вы не чувствуете, что постоянно совершаете самостоятельные умственные усилия… значит вы поддаетесь лени, и уже не властны над своей жизнью.
Дэвид Кекич Обзор с точки зрения общей картиныДа, в определенный момент вы должны уяснить более существенные результаты, долгосрочные цели, ценности и принципы, которые полностью определяют и проверяют ваши решения.
Каковы, по вашему мнению, ключевые цели и задачи вашей работы? Каких результатов вы хотите достичь через год или три? Как продвигается ваша карьера? Позволяет ли ваш жизненный стиль полностью реализовать себя? Вы заняты тем, чем действительно хотите, или должны заниматься этим с точки зрения долгосрочных перспектив?
Уровни 30 000 или 50 000 футов нельзя назвать явным предметом рассмотрения данной книги. Но ее скрытая цель состоит именно в том, чтобы заставить вас действовать исходя из более широких перспектив, помочь вам преуспеть в самовыражении и достижении более обобщенных жизненных целей, к которым мы все стремимся. По мере того как вы увеличите скорость и темпы освобождения «взлетной полосы» и уровня 10 000 футов в своей жизни и работе, не забывайте время от времени обращаться к другим уровням деятельности, чтобы сохранять ясность мыслей.
Насколько часто следует задаваться более общими вопросами описанного характера, можете знать только вы сами. В этой связи я хотел бы подчеркнуть следующий принцип: расценивайте свою жизнь и работу с нужных позиций, принимайте нужные решения в нужное время, чтобы по-настоящему освободиться.
Итак, мы подошли к конечной точке, к завершающей стадии методологии индивидуального сбора, обработки, сортировки и пересмотра проблем: сейчас среда, время — 9:22 утра — что делать?
Глава 9. Действия: как выбрать лучший вариант
Так чем же заняться, когда дело доходит до реального рабочего дня и нужно «пахать», засучив рукава?
Мой совет прост: прислушайтесь к голосу своего сердца. Или души. Или, если у вас аллергия на подобные слова, попробуйте другие: «нутром чую», «спиной чувствую», «интуиция подсказывает».
Всегда и полностью доверяйте своей интуиции. Впрочем, есть масса шагов, которые вы можете предпринять, чтобы это доверие усилилось.
Это не значит, что нужно пустить всю жизнь на самотек, хотя, возможно, для вас смысл приведенных выражений именно таков. Я и сам на определенном жизненном этапе из мести пошел по этому пути и могу поклясться, что усвоенные тогда уроки были, безусловно, ценными, хотя, возможно, и необязательными.[13]
Я обнаружил три приоритетных направления, которые прекрасно помогают при определении дальнейших действий (см. главу 2):
• Четыре критерия выбора текущих действий.
• Модель анализа повседневной работы.
• Шестиуровневая модель анализа собственной работы.
Раскрытие данных направлений происходит в обратном иерархическом порядке — это оборотная сторона типичного стратегического подхода к анализу деятельности сверху вниз. Придерживаясь сути методологии, изложенной в книге «Как справляться с делами», я считаю, что будет полезно еще раз пройти снизу вверх, то есть начать следует с наиболее приземленных уровней.
Четыре критерия выбора текущих действийПомните, выбор дальнейших действий строится на основе четырех следующих критериев, расположенных в таком порядке:
1. Контекст.
2. Запас времени.
3. Запас энергии.
4. Приоритетность.
Давайте рассмотрим каждый из них и выясним, как лучше структурировать системы и действия, чтобы в динамике воспользоваться преимуществами критериев.
Контекст
Первое, о чем стоит задуматься, — что можно предпринять на данном этапе, имея в распоряжении заданный инструментарий? У вас есть телефон? Вы можете связаться с человеком, с которым хотели бы лично обсудить три пункта повестки дня? Вы находитесь в магазине, где должны что-то купить? Если вы не можете совершить действия, потому что находитесь не в том месте или не располагаете нужным инструментом, то об этом не стоит беспокоиться.
Старайтесь всегда упорядочивать напоминания о дальнейших действиях по контексту — «Звонки», «Дома», «Компьютер», «Выезды», «Вопросы для обсуждения с Джо», «Повестка заседания персонала» и т. д. Поскольку контекст является первым критерием, который вступает в силу при выборе дальнейших действий, отсортированные по контексту списки позволяют избежать ненужных сомнений, когда вы решаете, чем заняться. Если у вас намечено несколько дел, записанных в одном списке, но многие из них вы не можете выполнить в одном и том же контексте, то вам приходится постоянно переосмысливать весь перечень.
Если вы попали в пробку на дороге и единственное, чем вы можете заняться, — это звонки по мобильному телефону, работайте со списком звонков. Прорабатывайте списки дальнейших шагов таким образом, чтобы перед глазами были только те действия, которые вы можете выполнить в данный момент.
Второе существенное преимущество, которое позволяет упорядочить все ваши действия в зависимости от необходимого физического контекста, состоит в том, что данная процедура помогает выбрать следующее активное действие в направлении решения рутинных проблем. Структура моих списков дальнейших действий позволяет определять первоочередное физическое действие до того, как я могу решить, в какой список поместить напоминание (мне понадобится компьютер? телефон? нужно заехать в магазин?). Люди, которые составляют список разных действий (т. е. список, не привязанный к конкретному контексту), часто не могут однозначно решить, каков будет их первоочередной шаг.
Часто я заставляю клиентов структурировать списки по категориям на раннем этапе обработки корзины, поскольку это автоматически ставит проекты на твердый фундамент из реальных шагов, которые нужно предпринять, чтобы они продвигались.
Запас времени
Вторым фактором при выборе действия является запас времени, которым вы располагаете до момента, когда придется заняться чем-то другим. Если через десять минут начинается совещание, то вы, вероятнее всего, займетесь не тем, чем занялись бы, будь у вас два свободных часа впереди.
Естественно, полезно знать, сколько времени у вас в распоряжении (имеет смысл акцентировать внимание на календаре и на часах). Инструменты напоминания о дальнейших действиях на все случаи жизни предоставят вам максимум информации и значительно облегчат задачу согласования намеченных дел и свободного времени. Иными словами, если у вас есть десять минут до следующей встречи, найдите десятиминутное дело. Если в ваших списках значатся только большие или важные дела, то не исключено, что в них вообще не найдется подходящего задания, рассчитанного на десятиминутный промежуток времени. Если вам все равно приходится заниматься более кратковременными делами, то наиболее продуктивный способ справиться с ними — использовать непродолжительные окна бесхозного времени, которые возникают в течение дня.
Запас энергии
Можно научиться увеличивать свой запас творческих сил путем изменения контекста и переноса внимания, но сделать это удается далеко не всегда. Конец дня, большая часть которого потрачена на «марафонское» заседание бюджетного комитета, не лучшее время для того, чтобы звонить потенциальному клиенту или начинать планирование стратегии оценки производительности. В такое время лучше будет позвонить в авиакомпанию, чтобы изменить дату, на которую забронирован билет, обработать несколько платежных квитанций или полистать специализированный журнал.
У каждого из нас бывает время, когда он мыслит более продуктивно, и время, когда вообще не следует ни о чем думать.
Дэниел КоуэнЕсли у вас перед глазами будет перечень всевозможных дел, то вы сможете эффективно использовать разнообразные промежутки времени. Точно так же, если вы будете знать все задачи, которые должны обработать и выполнить в конкретный момент, то сможете согласовать свою творческую деятельность с запасом жизненных сил.
Всегда держите под рукой перечень намеченных дел, которые требуют от вас минимальных интеллектуальных и творческих усилий. Когда вы находитесь в одном из низких энергетических состояний, можете ими заняться. Чтение случайно попавшихся на глаза журналов, статей и каталогов, ввод телефонов и адресных данных в компьютер, чистка папок, обновление программ на ноутбуке, поливка растений или замена скрепок в скоросшивателе — вот несколько из множества примеров дел, которыми вам все равно нужно когда-нибудь заниматься.
Даже если вы не в лучшей форме, это не причина для того, чтобы снижать уровень продуктивности.
В этом состоит одна из основных причин, по которым необходимо наметить четкие границы системы персональной организации: вам будет легче поддерживать высокий уровень производительности, даже если вы не в лучшей форме. Если ваш запас энергии на исходе, материалы для чтения — в беспорядке, квитанции валяются по всему дому, папки расставлены хаотично, а корзина входящих материалов не выполняет основных функций, то сортировка намеченных дел кажется слишком трудной задачей. Поэтому вы избегаете каких-либо действий и от этого чувствуете себя еще хуже. Один из лучших способов увеличить запас жизненной энергии — завершить некоторые незамкнутые циклы. Следовательно, имеет смысл всегда держать под рукой несколько простых циклов.
Описанные выше первые три критерия выбора дальнейших шагов (контекст, время и энергия) обуславливают необходимость целостной системы напоминаний о первоочередных действиях. Иногда у вас просто не будет сил на размышления такого рода: система должна быть готова к этому. Если это так, то вы можете действовать «в рамках допустимых шагов» и выбирать отдельные задачи, которые выполнимы в данной ситуации.
Приоритетность
Если задан контекст, в котором вы находитесь, запас времени и энергии, то, естественно, следующим критерием при выборе дальнейших действий станет их относительная важность: «Какой из оставшихся вариантов первоочередных шагов самый важный для меня?»
Как определиться в приоритетах? Этот вопрос я часто слышу от людей, с которыми работаю. Он обусловлен ощущением, что на них возложено больше задач, чем они способны выполнить. Они знают, что придется сделать непростой выбор, а некоторые проблемы, возможно, так и не удастся решить.
Вы не можете быть уверены в своем выборе, если не знаете, в чем состоит ваша работа.
К концу дня, чтобы не испытывать дискомфорта из-за того, что чего-то не успели, вы должны принять ряд сознательных решений, касающихся своих обязанностей, целей и идеалов. Этот процесс, несомненно, предполагает зачастую сложное переплетение влияний целей, идеалов, направлений деятельности вашей организации, небезразличных вам людей и важности отношений с ними.
Модель анализа повседневной работыРасстановка приоритетов предполагает, что некоторые вещи будут важнее других, но важнее с точки зрения чего? В данном случае — с точки зрения вашей работы, т. е. деятельности, которую вы взяли на себя и/или которую возложили на вас другие люди. Именно на данном этапе в вашем сознании должны вступить в действие еще две структуры. Они касаются определения вашей работы. Помните, что несмотря на то, что в значительной мере данная методология будет относиться к сфере вашей профессиональной деятельности, я использую термин «работа» в универсальном понимании: он означает любые результаты, в достижении которых вы заинтересованы — как в частной, так и в профессиональной сфере.
В последнее время повседневная работа как таковая ставит перед большинством профессионалов сравнительно новую проблему: в ней будет полезно разобраться в процессе поиска наиболее продуктивных систем персональной организации. А это значит, что в течение рабочего дня, в заданный момент времени вы заняты одним из трех типов деятельности:
• выполнением запланированной работы;
• выполнением работы по мере ее появления;
• планированием дальнейшей работы.
Вы можете заниматься делами, записанными в перечнях дальнейших действий, решать проблемы по мере поступления или обрабатывать входные материалы, чтобы решить, какие шаги нужно предпринять, сразу или позже, в соответствии со списками.
Эти соображения продиктованы здравым смыслом. Но многие люди позволяют себе увязнуть во втором типе деятельности — в работе, возникающей спонтанно, — практически без всякого сопротивления, а два остальных типа, к вящему сожалению, остаются без внимания.
Допустим, сейчас 10:26 утра, понедельник, вы находитесь у себя в офисе. Вы только что закончили непредвиденный получасовой разговор с потенциальным клиентом. В результате беседы у вас накопилось три страницы записей. На одиннадцать у вас назначено совещание с сотрудниками, т. е. до него остается примерно полчаса. Вчера вы допоздна засиделись с родителями своей жены и чувствуете себя несколько потрепанным (вы сказали тестю, что свяжетесь с ним по поводу… чего?). Ваш ассистент только что разложил перед вами шесть телефонных сообщений. Через два дня вам предстоит важное совещание по стратегическому планированию, к которому нужно подготовить идеи. Когда утром вы ехали на работу, начал мигать датчик топлива в машине. А когда вы встретились в коридоре с начальницей, она намекнула, что хотела бы услышать ваши идеи по поводу сообщения, которое отправила вам вчера, до начала встречи, назначенной на три часа дня.
Ваши системы настроены достаточно хорошо для того, чтобы помочь вам лучшим образом совладать с ситуацией, сложившейся к 10:26 утра в понедельник? Если вы по-прежнему думаете над проблемами и пытаетесь выделить из списков только самое важное, то, очевидно, ответ отрицательный.
Я заметил, что люди успешнее справляются с непредвиденными проблемами и кризисными ситуациями, чем с обработкой, упорядочением, пересмотром и анализом той части работы, которая не лежит на поверхности. Очень просто соскользнуть в режим «занятости», или «срочности», особенно если у вас на рабочем столе, в электронном ящике и в голове накопилась масса необработанных и практически неконтролируемых задач.
Часто заняться срочными проблемами текущего момента проще, чем разбираться с содержимым корзины, электронного ящика и с остальными незамкнутыми циклами.
Фактически изрядная часть нашей жизни и работы возникает спонтанно и сразу становится наивысшим приоритетом. Действительно, в отношении большинства профессионалов справедливо утверждение, что природа их работы требует от них готовности заниматься новыми задачами, которые постоянно возникают в разных форматах. Например, вы должны уделить внимание начальнику, если он заглянет к вам и попросит зайти на несколько минут. Вы можете получить распоряжение от старшего сотрудника, которое внезапно отодвинет на второй план все остальные дела. Появились серьезные проблемы с выполнением заказа важного клиента — тогда придется сразу заняться их решением.
Все это — зов долга. Но внутренний дискомфорт возрастает, если вы не пересматриваете остальные действия в списках и не обсуждаете их с другими. Постоянные жертвы и отказ от выполнения пунктов списка допустимы только в том случае, когда вы знаете, чего не делаете. Для этого необходима регулярная обработка корзины (определение фронта работ) и постоянный пересмотр полных списков всех намеченных действий.
Если вы сознательно предпочитаете решение только что возникших проблем выполнению намеченной работы, руководствуясь лучшими побуждениями, то это — лучшее решение в сложившейся ситуации. Но большинство людей нуждаются в серьезном усовершенствовании способов уяснения, сортировки и пересмотра всего перечня намеченных проектов и действий. Если вы запутались в срочных делах, чувствуете дискомфорт, потому что чего-то не успеваете, то результатом будут отчаяние и внутреннее напряжение. Слишком часто причины стресса и снижения эффективности усматриваются в сюрпризах. Если вы знаете, что делаете и чего не делаете, то сюрпризы предоставляют вам еще одну возможность для творческой реализации и самосовершенствования.