Дела редко застревают на одном месте из-за недостатка времени: они не могут сдвинуться с мертвой точки, потому что четко не определен путь достижения результата.
Ценность подхода «снизу вверх»За годы работы я убедился в практичности применения подхода «снизу вверх» для повышения индивидуальной продуктивности: начинать следует с самого приземленного уровня текущей деятельности и с самых обыденных проблем. С интеллектуальной точки зрения, наиболее подходящий метод работы предполагал бы движение сверху вниз: формулировку личных и корпоративных целей, затем — определение критических задач и, наконец, сосредоточение внимания на деталях и внедрении проекта. Но проблема в том, что большинство людей опутано целым клубком повседневных забот, так что у них нет почти никакой возможности как следует сосредоточиться на более широких перспективах. Соответственно, подход «снизу вверх» обычно более эффективен.
Осуществление постоянного контроля над текущим содержимым вашей корзины «Входящие», и внедрение методов, которые помогут вам удержать этот контроль, является наилучшим средством расширения вашего кругозора. Наружу вырвется стремительный поток креативной энергии, который позволит вам постоянно концентрировать внимание на более широких перспективах, а прилив уверенности в своих силах поможет вам направить в нужное русло результаты творческой деятельности. У людей обычно возникает внезапное ощущение свободы, легкости и вдохновения, когда они, закатав рукава, воплощают свои замыслы.
Вы достигнете больших успехов на пути выполнения задач высших уровней, если сделаете инструментарий, необходимый для осуществления первоочередных действий, частью своего стиля повседневной работы. Конечно, есть более существенные предметы для размышления, чем содержимое вашего почтового ящика, но если управление вашей деятельностью даже на этом уровне не достаточно эффективно, то работа напоминает плавание в мешковатой одежде.
Одного видения недостаточно; его следует объединять с действием. Недостаточно просто посмотреть на ступеньки; нужно еще подняться по лестнице.
Вацлав ГавелМногих специалистов, которым я в течение дня помогал освободиться от обыденной «рутины», вечером посещала масса идей об их компании и будущем. Это происходило именно потому, что их дела сдвинулись с мертвой точки.
Горизонтальное и вертикальное управление деятельностьюВы должны осуществлять контроль над задачами, проектами и действиями в двух плоскостях — горизонтальной и вертикальной. «Горизонтальный» контроль обеспечивает слаженность всех мероприятий, в которых вы участвуете. Представьте, что ваше сознание постоянно сканирует внешнюю среду, как полицейский радар; оно может сосредоточиться на любом из тысячи предметов, который поглощает или требует вашего внимания в любой момент двадцать четыре часа в сутки. Это может быть аптека, домовладелец, ваша тетя Марта, стратегический план, обед, вянущее растение в вашем офисе, недовольный клиент или грязные туфли. Вам нужно, к примеру, купить марки, обналичить чек, забронировать номер в гостинице, отменить собрание персонала или сходить вечером в кино. Вы, наверно, удивитесь, если узнаете, сколько разных вопросов занимают ваше сознание и требуют разрешения только в течение одного дня. Вам нужна эффективная система, которая бы позволила следить за максимально возможным количеством возникающих вопросов, выдавала необходимую информацию о них по первому требованию и помогала быстро и легко переносить акцент с одной проблему на другую.
«Вертикальный» контроль, наоборот, обеспечивает управление разными уровнями в рамках отдельных аспектов и проектов. Например, во время беседы с супругом или супругой за обеденным столом, в поле зрения вашего «полицейского радара» попал предстоящий отпуск — сразу возникают вопросы: куда и когда вы поедете, чем будете заниматься на отдыхе, как подготовиться к поездке и так далее. Или вы с начальником должны принять ряд решений касательно новой функциональной организации, которую хотите внедрить. Или вам просто нужно упорядочить в голове всю известную информацию о клиенте, которому вы собираетесь звонить. Это — «планирование проектов» в широком смысле. Речь идет о сосредоточении внимания на отдельном предприятии, ситуации или человеке, конкретизации любых идей, подробностей, приоритетов и последовательных событий, необходимых для работы в указанном направлении, по крайней мере, на данный момент.
Цель у вертикального и горизонтального управления одна: освободить сознание и справиться с делами. Грамотное управление деятельностью позволяет вам ощущать спокойствие и уверенность при решении всего спектра проблем, возникающих на работе и в жизни, а сосредоточение усилий на самых важных проектах позволяет вам уяснить их суть и избрать правильный путь их осуществления.
Главный шаг: выбросьте все из головыОбычно между тем, сколько вы думаете о проблеме, и тем, насколько преуспеваете в ее решении, существует обратно пропорциональная зависимость.
У вас не будет действенного способа достижения состояния спокойного контроля над ситуацией, о котором я говорю, если вы будете держать все проблемы в голове. Как вы убедитесь, индивидуальные образы действий, описанные в данной книге, состоят из поступков, которые вы же совершаете. Большая разница между тем, что делаю я, и тем, что делают другие, состоит в том, что я могу охватить и упорядочить все 100 % своих рутинных проблем в объективную систему с помощью эффективных инструментов, находящихся у меня под рукой, а не в моей голове. И это утверждение касается всех проблем: больших и малых, частных и профессиональных, неотложных и долгосрочных. Всех.
Я уверен, что в вашей жизни, или в одном из ваших проектов когда-нибудь наступал момент, когда нужно было просто сесть и составить список. Если это так, то вы представляете, о чем я говорю. Впрочем, большинство людей прибегают к составлению списков только тогда, когда неразбериха достигает апогея и нужно что-то делать. Обычно они составляют список только в конкретной области, которая их заботит. Но если бы вы сделали составление подобных перечней неотъемлемой частью вашего обычного жизненного и рабочего распорядка, и применяли эту процедуру во всех сферах своей деятельности (а не только в самых «горящих»), то я мог бы присвоить вам «черный пояс» по управлению, о котором рассказываю в книге.
Нет смысла думать о чем-то дважды, если это не приносит вам удовольствия.
Я пытаюсь интуитивно сделать выбор на основе вариантов, которыми располагаю, вместо того, чтобы стремиться выяснить, что это за варианты. Мне нужно все обдумать и упорядочить результаты надежным способом. Я не хочу тратить время на то, чтобы думать о проблемах по нескольку раз. Это — неэффективное использование творческой энергии, которое порождает разочарование и стресс.
И вам не удастся уйти от этих размышлений. Ваш разум будет продолжать работу над любым нерешенным вопросом. Но есть предел числу нерешенных «рутинных проблем», которыми он может заниматься, прежде чем лопнет от перенапряжения.
Область вашего мозга, отвечающая за кратковременную память, где обычно содержится вся незавершенная, неразрешенная и неупорядоченная «рутина», функционирует подобно оперативной памяти персонального компьютера. Ваше сознание, как экран компьютера, является средством отображения, а не хранения информации. Вы можете одновременно думать только о двух или трех вещах. Но незавершенные проблемы все равно хранятся кратковременной памятью. И, как и в случае оперативной памяти, ее возможности ограничены; есть предельный объем «рутины», который вы можете хранить в памяти, чтобы эта часть мозга по-прежнему эффективно функционировала. У большинства окружающих нас людей оперативка трещит по швам. Они постоянно отвлекаются, их внимание рассеяно вследствие внутренних информационных перегрузок.
Например, не отвлекалось ли ваше сознание за последние несколько минут на какой-нибудь предмет, не имеющий ни малейшего отношения к теме книги? Вероятно. И, скорее всего, ваше сознание обратилось к какому-нибудь незамкнутому циклу, или неразрешенной проблеме, которая касается вас некоторым образом. Эта проблема просто всплыла из вашей оперативной памяти и «начала на вас орать» (изнутри, естественно). И что вы предприняли по этому поводу? Если вы не записали напоминание о ней и не положили его в надежную «корзину», которой наверняка вскоре уделите должное внимание, то, вероятнее всего, вы начали переживать. Не самый удачный поступок: прогресса никакого, а внутреннее напряжение возросло.
Трудно сражаться с врагом, у которого есть аванпосты в вашей голове.
Трудно сражаться с врагом, у которого есть аванпосты в вашей голове.
Салли КемптонГлавная проблема в том, что ваше сознание постоянно напоминает вам о разных вещах именно тогда, когда вы никак не можете повлиять на них. Речь не идет о прошлом или будущем. Это означает, что, как только вы скажете себе, что надо что-то предпринять, и сохраните напоминание об этом в своей оперативной памяти, часть вашего сознания будет думать, что вам нужно постоянно «что-то предпринимать». По мнению вашего мозга, вы должны прямо сейчас приступать к действиям, которые считаете необходимыми. Честно говоря, сохраняя в оперативной памяти напоминания о двух задачах, вы сразу терпите внутренне поражение, потому что вы не можете выполнить их одновременно. Это порождает всепроникающий фактор стресса, источник которого нельзя нейтрализовать.
Большинство людей пребывают в состоянии такого ментального стресса, в той или иной форме, так долго, что уже не осознают этого. Он присутствует постоянно, как сила земного притяжения — он настолько привычен, что те, кто его испытывают, обычно даже не чувствуют дискомфорта. Большинство из них поймут, какое бремя носили, только тогда, когда избавятся от него и заметят, как изменилось их состояние.
Можете ли вы избавиться от такого внутреннего напряжения? Еще бы. Прочитав оставшуюся часть книги, вы узнаете, как это сделать.
Глава 2. Как стать хозяином своей жизни: пять этапов завоевания контроля над рабочим процессом
Основной процесс, который осваивают участники моих тренингов, чтобы овладеть искусством организации интеллектуального труда, — это метод управления рабочим процессом, состоящий из пяти этапов. Независимо от конкретных обстоятельств, выполнение работы можно разделить на пять отдельных стадий. Мы (1) собираем воедино все проблемы, занимающие наше внимание; (2) уясняем их суть и решаем, какие шаги предпринять; (3) организуем результаты, которые мы (4) рассматриваем в качестве альтернативных вариантов программы (5) действий. Перечисленные этапы составляют управление «горизонтальными» аспектами нашей жизни; они позволяют согласовать все, что занимает наше внимание в каждый конкретный момент.
Знание, которое мы считаем знанием, проявляется в действии. То, что мы сегодня называем знанием — это информация в действии, информация, направленная на результаты.
Питер ДрукерПринципиально метод достаточно прост и в целом отражает общее отношение к работе любого типа, но, как показывает мой опыт, большинство людей способно значительно усовершенствовать свою деятельность на каждом из пяти этапов. Качество управления рабочим процессом определяется самым слабым звеном во всей последовательности этапов, так что нужно уделять внимание всем пяти составляющим процесса и предъявлять к ним одинаково высокие требования. Большинство людей испытывает основные трудности на стадии сбора проблем в единое целое. Многие упорядочили свои проблемы, но не обработали сведения о них или не определили, какие шаги предпринять в направлении их решения. Некоторые принимают верные решения, касающиеся «рутины», накопившейся к данному моменту, но не могут воспользоваться достигнутыми успехами, будучи не в состоянии эффективно организовать результаты своих рассуждений. Еще одна группа людей придерживается надежной системы организации своих проблем, но не обращается к ней достаточно часто для того, чтобы она хорошо работала. Наконец, если какое-либо из описанных звеньев слишком слабое, то действия, которые индивидуум решит предпринять в конкретный момент, могут оказаться не лучшим выбором.
Чтобы все пять этапов осуществлялись оптимальным образом, следует понять их динамику и задействовать специальные методы и инструменты. Я понял, что весьма полезно, а, может, и необходимо, разделять стадии между собой в процессе повседневной работы. Бывает так, что мне хочется только накапливать исходные сведения и не думать, как с ними поступить. Иногда у меня возникает желание поработать с заметками, сделанными на собрании. Сразу по возвращении из долгой поездки мне нужно упорядочить и организовать сведения, которые я собрал и обработал в дороге. Также бывают моменты, когда мне хочется проанализировать весь фронт работ или только некоторые задачи. И естественно, массу времени я провожу, просто делая то, что должно быть сделано.
Я обнаружил, что одна из основных причин, по которым многим людям не удавалось как следует «организовать себя», состоит в том, что они пытались выполнить все пять этапов одновременно. Чаще всего это происходит, когда человек садится «составлять список», пытается перечислить «самые важные дела» в определенном порядке, отражающем их приоритетность и последовательность выполнения, и при этом не указывает почти никаких (или вообще никаких) конструктивных действий, которые собирается предпринять. Но если вы не решите, что следует сделать в связи с днем рождения вашей секретарши, потому что он «не так уж важен» на данный момент, то возникший незавершенный цикл будет отнимать у вас энергию и мешать вам надлежащим образом сосредоточиться на действительно важных делах.
В данной главе подробно рассматриваются все пять этапов. Главы с 4-й по 8-ю содержат пошаговую программу внедрения четкой системы действий для каждого этапа, массу примеров и полезных упражнений.
Сбор проблем воединоВажно знать, какие сведения собирать и как собрать их наиболее эффективно, чтобы можно было впоследствии обработать их надлежащим образом. Чтобы избавить ваше сознание от бессмысленных попыток одновременно охватить все проблемы, вы должны знать, что действительно зафиксировали все, что касается задач, требующих выполнения, и что в ближайшем будущем вы обработаете и рассмотрите все собранные сведения.
Сбор воедино всей «незавершенки»Чтобы избежать «утечки информации», вам следует собрать воедино и записать ссылки и упоминания обо всех незавершенных делах («незамкнутых циклах», как я назвал их в предыдущей главе) на данном этапе вашей жизни, то есть о любых аспектах — частного или профессионального характера, серьезных или несущественных, важных или маловажных, которые, на ваш взгляд, требуют изменения и вызывают у вас хотя бы малейшее внутреннее желание исправить ситуацию. Многие дела, которые вам предстоит сделать, накапливаются сами собой, пока вы читаете эту книгу. Вам приходит почта, служебные письма опускаются на ваш стол, ваш компьютер атакует поток электронных посланий, накапливаются голосовые сообщения. Но, в то же время, вы собираете вокруг себя и в своем сознании проблемы, которые требуют разрешения уже давно. Даже если они не бросаются в глаза, как электронная почта, эти «рутинные проблемы» также требуют какого-то решения — цикл должен быть завершен, нужно что-то делать. Блокнот с набросками новых стратегий, лежащий в куче бумаг у вас на столе, сломанные приборы, которые пылятся в ящиках того же стола и ждут, пока их починят или выбросят, старые журналы на тумбочке — все это попадает в категорию «рутины».
Как только вы налепите ярлык «нужно», «требуется» или «должен» на какой-либо предмет, он становится незавершенным делом. Например, не принятые решения о том, стоит что-то предпринимать или нет, уже являются незавершенными делами. К ним же относятся и все ваши замыслы типа «я собираюсь…», в отношении которых вы твердо решили что-то предпринять, но еще ничего не сделали. И конечно же, к данной категории следует причислить все задачи, которые «висят в воздухе» или находятся в процессе выполнения, и вопросы, для решения которых вы сделали все, что могли, но не признаетесь себе, что с ними покончено.
Чтобы грамотно управлять этим складом незавершенных циклов, попытайтесь заключить их в специальные «контейнеры», где они будут ждать своего часа до тех пор, пока у вас не появится пара минут, когда вы сможете решить, что они собой представляют и что нужно предпринять для завершения циклов (если вообще есть такая необходимость). При этом вы должны регулярно освобождать эти контейнеры, чтобы они оставались надежными инструментами сбора неразрешенных проблем.
В более широком смысле, все проблемы и так собираются в единое целое. Если вы не объединяете их в надежную внешнюю систему, то она существует где-то в вашем сознании. Тот факт, что вы не «положили» проблему в свою корзину для входящих сообщений, не означает, что ее не существует. Речь идет о том, чтобы объединить все необходимые сведения в систему, находящуюся не в вашей голове.
Инструменты сбора информацииЕсть несколько видов инструментов с низким или высоким уровнем автоматизации, предназначенных для того, чтобы накапливать незавершенные проекты. Следующие инструменты могут служить примерами некой обобщенной корзины для входящих сведений, которые поступают как из внешних, так и из внутренних источников.