Когда особых предложений не поступает, начальник начинает думать, что его подчиненные исчерпали свой запас внутренней творческой энергии. Приходит время нанимать консультанта. Естественно, если консультант не зря ест свой хлеб, то в определенный момент он задаст ключевой вопрос: «Так что же вы хотите сделать, в конце концов?» (Его интересуют видение результата и поставленная цель).
Реактивный стиль планирования — это «изнанка» естественной модели. Он всегда будет отражать подход «сверху вниз». Вопрос не в том, будет ли задействовано естественное планирование, вопрос — когда и какой ценой.
Техника естественного планирования: пять основных этаповТо, что я сейчас скажу, и так понятно: более адекватные методы внутреннего восприятия проектов и ситуаций позволяют справляться с делами быстрее, лучше и успешнее. Таким образом, если наше сознание в любом случае придерживается естественной схемы планирования, чему мы можем у него научиться? Как мы можем использовать эту модель, чтобы наши интеллектуальные усилия приносили большие и лучшие результаты?
Давайте рассмотрим каждую из пяти стадий естественного планирования и выясним, как мы можем повлиять на все аспекты процесса.
Цель
Никогда не вредно спросить «Зачем?» Практически любой из ваших текущих проектов можно ускорить и даже значительно усовершенствовать, если внимательнее отнестись к нему на этом уровне. С какой целью вы идете на предстоящую встречу? В чем ваша задача? Зачем вы собрали у себя друзей на шашлыки? Для чего вы нанимаете директора по маркетингу? Зачем составляете бюджет?
Фанатизм предполагает удвоение усилий, когда вы забыли, на что они направлены.
Джордж СантаянаСогласитесь: речь идет о неком высшем здравом смысле. Знание и четкое понимание цели любой деятельности составляют основу ясности, творческого развития и успешного сотрудничества. Но здравый смысл не применяется повсеместно просто потому, что нам свойственно, создавая вещи, увлекаться результатами своего труда и упускать из виду свои истинные и изначальные намерения.
Проведя тысячи часов в различных офисах, со множеством искушенных работников, я понял, что вопрос «Зачем?» нельзя оставлять без внимания. Когда люди жалуются, что у них запланировано слишком много встреч, мне приходится спрашивать: «А какова цель этих встреч?». Когда меня спрашивают: «Кого следует пригласить на планерку?», я отвечаю: «А в чем ее цель?» Пока не получены ответы на мои вопросы, невозможно верно ответить на вопросы, заданные клиентами.
Важность вопроса «Зачем?»
Люди любят побеждать. Если вы не уяснили четко цель своей деятельности, то у вас нет никаких шансов на победу.
Приведем лишь несколько достоинств вопроса «зачем?»:
• он определяет ваш успех;
• он определяет критерии принятия решений;
• он позволяет распределить ресурсы;
• он создает мотивацию;
• он расставляет акценты;
• он расширяет круг вариантов.
Давайте по очереди рассмотрим каждое из этих преимуществ.
Вопрос «Зачем?» определяет успех. В наши дни люди одержимы победами. Мы любим играть в игры и любим побеждать или хотя бы иметь шанс на победу. И если вы четко не уяснили целей своей деятельности, то никаких шансов на победу у вас нет. Цель определяет успех. Она является отправной точкой при любых затратах сил и времени: от решения баллотироваться на выборную должность до определения формы одежды.
Радуйтесь любым достижениям. Не ждите, пока достигнете совершенства.
Энн Мак-Ги КуперВы никогда не почувствуете удовлетворения от собрания коллектива, если не будете знать, в чем состояла его цель. И если вы хотите спать спокойно, то лучше вам найти удовлетворительный ответ на вопрос, почему вы уволили вице-президента по маркетингу или наняли отчаянного магистра делового администрирования на пост финансового директора. Вы никогда точно не узнаете, хорош ли составленный вами бизнес-план, пока не оцените его по критерию успешности, который определяется ответом на вопрос: «Для чего нам нужен бизнес-план?»
Вопрос «Зачем?» определяет критерии принятия решений. Как вы принимаете решение насчет того, стоит ли тратить деньги на печать полноцветной брошюры или можно обойтись двухцветной? Откуда вы знаете, стоит ли прибегать к услугам крупной фирмы Web-дизайна для разработки вашего нового сайта?
Часто единственный способ принятия спорного решения — возвращение к поставленной цели.
Все возвращается к цели. Оправданы ли такие затраты ресурсов (и если да, то каких именно) в условиях задачи, которую вы хотите выполнить? Вы никогда этого не узнаете, если четко не уясните свою цель.
Вопрос «Зачем?» позволяет распределить ресурсы. Как распорядиться фондами, выделенными на кадровое обеспечение, согласно бюджету? Как наилучшим образом использовать нынешние денежные потоки, чтобы в следующем году максимизировать устойчивость розничной торговой компании? На что следует потратить больше денег при подготовке ежемесячного собрания ассоциации: на обед или на гонорары докладчиков?
В любом случае ответ зависит от того, какую задачу мы пытаемся решить, т. е. нам следует ответить на вопрос «Зачем?»
Вопрос «Зачем?» создает мотивацию. Согласитесь: нет смысла что-то делать, если у вас нет на то веской причины. Меня часто поражает, как много людей забывают, для чего он занимаются своей деятельностью, и как быстро такой простой вопрос, как «Зачем вам это нужно?», может вернуть их на правильный путь.
Вопрос «Зачем?» позволяет расставить акценты. Когда вам известна истинная цель любой деятельности, многое становится ясно. Если вы потратите две минуты на то, чтобы описать главную причину выполнения определенной задачи, то ваш взгляд на проблему непременно прояснится, подобно телескопу, сфокусированному на объекте. Часто проекты и ситуации, которые приводят людей в замешательство и вызывают у них недоумение, резко проясняются, когда кто-то вдруг спрашивает: «А чего мы, собственно говоря, пытаемся достичь?»
Вопрос «Зачем?» расширяет круг возможных вариантов. Как это ни парадоксально, хотя цель резко фокусирует внимание на нужных аспектах, она открывает пути творческого рассмотрения более широких возможностей. Точно сформулированная цель мероприятия (будь то конференция, корпоративная вечеринка, упразднение руководящей должности или слияние компаний) расширяет ваш кругозор, открывая новые возможности достижения желаемого результата. Когда на моих семинарах людям удается четко описать цель проекта, они часто сравнивают свои ощущения с дуновением свежего ветра, который проносится через их сознание и проясняет их взгляд на деятельность.
Если вы не знаете наверняка, чего ради занимаетесь неким делом, вы никогда не сможете выполнить его в полном объеме.
Достаточно ли ясна и конкретна ваша цель? Если вы действительно испытываете преимущества концентрации внимания на цели — ощущаете мотивацию, ясность, прилив творческой энергии, представляете критерии принятия решений и картину распределения ресурсов — то ваша цель, вероятно, достаточно конкретна. Однако многие «формулировки целей» слишком туманны для того, чтобы давать такие результаты. Например, «улучшение работы отдела» — это слишком общая цель. В конце концов, что такое «хороший отдел»? Идет ли речь о группе людей, обладающих высокой мотивацией и инициативой, между которыми налажено здоровое сотрудничество? А может быть, имеется в виду отдел, работа которого укладывается в рамки бюджета? Иными словами, если вы толком не знаете, когда можно считать цель выполненной или когда вы сбились с пути, у вас не будет четкой инструкции к действию. У вас должен быть четкий ответ на вопрос «Как я узнаю, что отклонился от намеченной программы действий?»
Принципы
Не менее важны такие основные критерии координации и руководства внедрением проекта, как стандарты и ценности, которых вы придерживаетесь. Хотя люди редко сознательно задумываются о них, они всегда присутствуют в работе. И если принципы нарушаются, то результатом непременно будут такие бесполезные явления, как ослабление внимания и стресс.
Прекрасный способ уяснить, в чем заключаются ваши принципы, — закончить следующее предложение: «Я предоставлю другим людям полную свободу действий в этом аспекте, если они?.. (останутся в рамках бюджета; клиент будет доволен; будут эффективно работать в команде; создадут положительный образ организации; и т. д.)» Какие законы, писаные или неписаные, определяют границы деятельности вашей группы?
Простые, ясные цели и принципы дают начало сложным и разумным действиям. Сложные нормы и правила порождают примитивные и глупые поступки.
Простые, ясные цели и принципы дают начало сложным и разумным действиям. Сложные нормы и правила порождают примитивные и глупые поступки.
Ди ХокКогда окружающие демонстрируют или допускают поведение, противоречащее вашим убеждениям, вы испытываете небывалый стресс. Если вам никогда не приходится сталкиваться с этой проблемой, то вы поистине счастливый человек. А если такие проблемы все же возникают, то конструктивная беседа, направленная на разъяснение принципов, поможет вам сохранить силы и избежать ненужных конфликтов. Для начала вам, возможно, захочется спросить себя, «Какие поступки могут помешать моей деятельности и как я могу их предотвратить?» Это может стать надежной отправной точкой в процессе определения ваших требований к работе.
Еще одна серьезная причина, по которой стоит сосредоточиться на принципах, состоит в том, что они обладают четкостью и являются надежным ориентиром в процессе управления деятельностью. Как вы хотите или должны сотрудничать с остальной командой в рамках данного проекта, чтобы он оказался успешным? Какой образ действий позволяет вам лично достичь наивысшей продуктивности?
В то время как цель наделяет работу жизненной силой и направленностью, принципы определяют параметры деятельности и критерии для оценки поступков.
Видение/результат
Чтобы получить эффективный доступ к сознательным и бессознательным ресурсам, находящимся у вас в распоряжении, вам следует сформировать в голове четкую картину успеха: представить, как он будет выглядеть, «звучать», какие ощущения вызовет. Цель и принципы определяют мотивацию и управление деятельностью, а видение составляет реальный проект конечного результата. Оно позволяет ответить на вопрос что? а не почему?. Как должен выглядеть этот проект или мероприятие, чтобы можно было назвать их успешными?
К примеру, выпускники вашего семинара постоянно применяют полученные знания на практике. В результате за последний финансовый год доля рынка вашей компании в северо-восточном регионе увеличилась на 2 %. Или ваша дочь уяснила, каковы будут ваши требования и в чем будет заключаться ваша поддержка в течение ее первого семестра в колледже.
Преимущества концентрации вниманияС 1960-х годов была напечатана масса книг, посвященных навыкам формирования положительной картины результата и концентрации внимания. Фокусировка внимания на долгосрочных перспективах всегда была ключевым элементом подготовки олимпийцев: спортсмены формировали в своем представлении физические усилия, положительную энергию и успешный результат, чтобы обеспечить наивысший уровень подсознательной поддержки высокой результативности.
Воображение важнее знания.
Альберт ЭйнштейнПерспектива, которую мы представляем, влияет на наше восприятие и производительность. И это утверждение справедливо в любой ситуации: на кортах для гольфа, на собрании персонала или во время серьезного разговора с супругом или супругой. Моя задача — создать модель фокусировки внимания, которая бы обеспечивала динамичность в повседневной деятельности, особенно в проектном мышлении.
Когда вы сосредотачиваетесь на чем-то — на предстоящей поездке в отпуск, на встрече, которую собираетесь посетить, или на грядущем запуске на рынок нового товара, — фокусировка внимания позволяет вам сгенерировать идеи и образ мыслей, которые бы не сформировались без необходимой концентрации. Даже ваш организм будет реагировать на образ в вашей голове, как на реальную ситуацию.
Сетевая система активации. В журнале Scientific American за май 1957 года была опубликована статья, где говорилось об открытии сетевой структуры, лежащей в основе головного мозга. Сетевая структура практически является воротами нашего сознания. Это тумблер, который включает восприятие идей и данных, это то, что позволяет вам спать, когда играет музыка, но заставляет просыпаться, если в соседней комнате начинает плакать ваш ребенок.
Подобно компьютеру, мозг обладает функцией поиска, но его работа еще более феноменальна. Мозг программирует то, на чем мы сосредотачиваемся, а чаще всего то, что нам близко. Речь идет об основах: многие люди называют их парадигмами, которых мы придерживаемся. Мы замечаем только то, что соответствует системам наших внутренних убеждений и знакомых контекстов. Например, если вы — оптик, то, находясь в комнате, где много людей, скорее всего, будете обращать свое внимание на тех, кто носит очки; если вы — строитель-подрядчик, то обратите внимание на детали планировки комнаты. Если в данный момент вы сосредоточитесь на красном цвете, а затем просто осмотритесь по сторонам, то ваш взгляд зафиксирует даже самые мелкие детали этого оттенка.
Автоматический созидательный механизм носит целенаправленный характер. Это означает, что он оперирует категориями целей и конечных результатов. Как только вы ставите перед ним конкретную задачу, вы можете положиться на систему его автоматических команд, которая приведет вас к поставленной цели гораздо быстрее, чем сознательная мысль. Вы сообщаете ему цель, просто думая о ней в контексте конечных результатов. Благодаря этому автоматический механизм предоставляет вам необходимые средства достижения цели.
Максвелл МолтцПодробности этого процесса фильтрации — детали подсознательного усвоения информации нашим сознанием — могли бы стать темой недельного семинара. Достаточно заметить, что в человеческом сознании автоматически происходит нечто необычное, когда люди пытаются строить четкую картину ожидаемого результата и сосредотачиваются на ней.
Конкретизация результатовЕсли вы поймете способ работы своих фильтров восприятия, то уясните один простой, но глубокий принцип: вы не узнаете, как выполнить задачу, пока сами не займетесь ее выполнением.
Очень просто представить какое-то событие, если оно происходило ранее или если вы уже сталкивались с необходимостью достижения подобных целей. Однако формирование четкой картины успешного результата может представлять серьезную проблему, если он является чем-то новым и неизведанным, т. е. если вы слабо представляете себе картину ожидаемого события и редко сталкивались с подобными прецедентами.
Часто вам приходится сформировать картину результата в своем воображении, прежде чем вы сможете достичь его в реальной жизни.
Многие из нас воздерживаются от того, чтобы представлять желаемый результат, пока кто-нибудь не покажет, как его достичь. К сожалению, это — отсталый подход с точки зрения механизмов, которые наше сознание использует для генерирования и восприятия решений и методов.
Один из самых мощных навыков в мире интеллектуальной работы, который крайне необходимо оттачивать и развивать, — это способность формировать четкую картину конечных результатов. И это не так просто, как кажется. Нам следует постоянно определять (и переопределять) задачи, которые мы пытаемся выполнить на множестве различных уровней, и непрерывно перераспределять ресурсы, чтобы завершить их с максимальной быстротой и эффективностью.
Чтобы стать кем-то, нужно ставить более конкретные цели.
Лили ТомлинКак будет выглядеть реализованный проект? Что должен почувствовать клиент, и что, по-вашему, он должен знать и делать после презентации? Какого служебного положения вы хотите достичь через три года? Как, на ваш взгляд, должен работать идеальный заместитель по финансовым вопросам? Как бы выглядел сайт и какие возможности он предусматривал, если бы полностью соответствовал вашим ожиданиям?
Результаты (их видение) могут выглядеть по-разному: от простых формулировок, таких как «Завершить внедрение компьютерной системы», до полностью озвученных фильмов, где показана картина будущего во всех красочных подробностях. Вот три основных этапа формирования картины результата:
1. Взглянуть на проект так, как будто он уже завершен.
2. Сформировать картину «Головокружительного успеха» (без всяких «да, но…»).
3. Зафиксировать ожидаемые черты, аспекты и качества в вашем представлении.
Когда я предлагаю людям задуматься над сценарием успешного развития событий, они обычно испытывают душевный подъем и думают о чем-то новом и радостном, что раньше не приходило им в голову. «Было бы здорово…» — не такой уж плохой способ начать оценку ситуации, по крайней мере до того момента, пока не найден выход.
Мозговой штурмНаилучший способ генерировать хорошую идею — навыдумывать массу идей.
Лайнус ПолитКогда вы четко уяснили, каких результатов хотите достичь и с какой целью, приходит очередь вопроса «как». Когда вы представили себе картину, отличную от текущего положения вещей, вы автоматически начинаете заполнять пробелы, т. е. приступаете к мозговому штурму. Идеи начинают посещать вас практически в произвольном порядке — существенные, несущественные, плохие и хорошие. Обычно данный процесс происходит в сознании большинства людей, которые задумываются над различными вещами, и зачастую этого достаточно. Например, вы думаете о том, что скажете начальнице, пока идете по коридору на встречу с ней. Но в других ситуациях запись или фиксирование идей на каком-то внешнем носителе информации может существенно повысить производительность и продуктивность мышления.