В области Файлы данных указывается каталог, служащий для сохранения всех пришедших писем. Вкладка Сообщение позволяет выбрать формат электронной почты, а точнее, формат, в котором будет посылаться сообщение. По умолчанию это HTML. Вероятно, его лучше и оставить. Тем не менее при необходимости можно выбрать обычный текст (Plain text) или расширенный формат (Rich Text – текст в формате RTF). Помимо этого, задается кодировка для исходящих писем.
В области Шрифты и бланки можно выбрать темы для новых писем, а также стандартный шрифт. Поле Подписи позволяет выбрать тип подписи, которая автоматически будет проставляться в ваших сообщениях.
На вкладках Орфография и Безопасность настраиваются дополнительные параметры по проверке орфографии и безопасности почты. В последнем случае, например, можно установить шифрование сообщений, присвоить письмам цифровую подпись, а также настроить различные сертификаты соответствия.
Программа Microsoft Outlook предлагает ряд дополнительных возможностей, позволяющих распределить ваше рабочее время наилучшим образом. В частности, в стандартную поставку Outlook входят планировщик задач, календарь, а также менеджер заметок.
Планировщик задач служит для отслеживания выполнения личного или рабочего задания. Вы можете следить за ходом его реализации, делая при этом какие-либо пометки. Например, вам необходимо посылать ежедневный отчет начальнику или вы должны посещать два раза в неделю спортивный зал. Планировщик напомнит об этих событиях. Позволяется задать как однократное выполнение задания, так и периодически повторяющееся.
Чтобы включить планировщик задач, необходимо выбрать соответствующий пункт на панели слева внизу. Для создания нового задания зайдите в меню Файл → Создать → Задача либо дважды щелкните кнопкой мыши на одном из пустых полей, расположенных в правой части окна. После этого появится окно, в которое можно ввести необходимые параметры задания.
В поле Тема указывается краткое описание задания (рис. 27.5).
Рис. 27.5. Создание новой задачи
Именно оно будет отображаться в списке заданий. Кстати, если щелкнуть на названии задания в списке, то его можно быстро отредактировать. Чуть ниже вводятся даты начала и окончания выполнения задачи. Правее указывается ее текущее состояние:
• Не началась;
• Выполняется;
• Завершена;
• В ожидании;
• Отложена.
Здесь же можно задать приоритет (Важность) задания: низкий, обычный, высокий, а также процент его завершения, если оно было начато ранее. Ниже включается специальный напоминатель, указывается дата напоминания и настраивается звук, которым будет осуществляться напоминание.
Под настройками вводится непосредственно содержание задания, а также его категория. После заполнения всех полей необходимо нажать кнопку Сохранить и закрыть на панели инструментов. В результате новое задание появится в списке заданий в главном окне Outlook.
Список заданий можно сортировать по следующим категориям:
• простой список;
• детальный список;
• активные задания;
• задания на следующие семь дней;
• просроченные задания;
• сортировать по категориям;
• сортировать по назначению;
• сортировать по персональной ответственности;
• по завершенности задания.
Календарь необходим для планирования вашего рабочего дня (рис. 27.6). В нем можно пометить какие-либо важные встречи или другие дела. Календарь периодически будет напоминать о том или ином запланированном событии.
Рис. 27.6. Календарь в Microsoft Outlook
При выборе пункта Календарь из меню в правой части окна отобразится календарь на сутки. Светло-желтым цветом помечена область рабочего дня. Левее находится мини-календарь на два месяца, с помощью которого можно запланировать любое событие на этот срок. На панели инструментов выбирают режим календаря:
• День;
• Рабочая неделя;
• Неделя;
• Месяц.
Чтобы добавить новую запись в календарь, дважды щелкните кнопкой мыши на нужном поле в предоставленной для этого области. Появится окно, изображенное на рис. 27.7. Процесс добавления записи в календарь практически идентичен добавлению нового задания в планировщик, описанному выше. Отличия заключаются в необходимости указания местоположения, а также категории. Кроме того, напоминатель срабатывает не один раз, а периодически, с установленным интервалом. После добавления записи она появится в содержании за сутки.
Рис. 27.7. Создание новой записи в календаре
Заметки в Outlook служат, чтобы быстро делать пометки при возникновении такой необходимости. Список всех заметок расположен в правой части окна. В качестве подписей выступают несколько слов из содержимого заметок (рис. 27.8).
Рис. 27.8. Заметки в Microsoft Outlook
Чтобы добавить новую заметку, нужно дважды щелк нуть кнопкой мыши на свободной области окна. Для редактирования выберите одну из созданных заметок. После этого появится желтое окно, в которое вводится новый текст или редактируется уже введенный (рис. 27.9).
Рис. 27.9. Новая заметка
Основное назначение программы Microsoft Outlook – отправка и получение сообщений по электронной почте.
Прежде всего электронное письмо необходимо написать. Для этого сначала выберите пункт меню Файл → Создать → Сообщение. Появится окно для ввода нового сообщения (рис. 27.10).
Рис. 27.10. Создание нового сообщения
Оно имеет одно обязательное для заполнения поле Кому. В него нужно ввести адрес получателя письма. Следующее текстовое поле Копия служит для указания адреса получателя копии данного письма. Его заполняют, если посылают сообщение двум персонам и не желают, чтобы основной получатель знал об отправке копии другому человеку.
В поле Тема вводится тема письма. Это не обязательно, но желательно. Если оставить его пустым, то при отправке письма программа попросит подтверждения, действительно ли вы желаете отправить сообщение без указания его темы.
Большое поле в нижней части окна служит непосредственно для написания письма. Outlook при наборе текста предлагает простейшие возможности по его форматированию. Это не редактор класса Microsoft Word, но выделить тот или иной фрагмент текста вы сможете.
После того как письмо написано, адреса указаны, тема отмечена, остается нажать кнопку Отправить, и письмо будет отправлено, если установлено соединение с Интернетом. В противном случае вам будет предложено либо набрать номер, либо отложить отправку всех накопившихся сообщений.
Для принятия сообщений с сервера нажмите кнопку Отправить и получить на панели инструментов. После этого произойдет отправка всех неотправленных писем и получение новых с вашего почтового ящика. Пришедшие сообщения переместятся в папку Входящие и будут помечены как непрочитанные.
Для лучшей организации контактов все почтовые клиенты предлагают адресную книгу. Microsoft Outlook, как одно из наиболее функциональных решений на рынке, предоставляет широкие возможности по сохранению контактной информации о лицах, с которыми вы ведете переписку.
Чтобы вызвать адресную книгу, выберите пункт меню Сервис → Адресная книга или нажмите горячее сочетание клавиш Ctrl+Shift+B. Появится список контактов.
Для добавления нового контакта нужно выбрать пункт меню Файл → Создать адрес. Вы увидите окно с большим количеством полей, в которые можно ввести информацию о человеке (ФИО, телефоны, e-mail, адрес, фотографию, информацию о работе и др.). После заполнения необходимых вам полей нажмите кнопку Сохранить и закрыть – новый контакт добавится в список (рис. 27.11).
Рис. 27.11. Добавление нового контакта в адресную книгу
Адресная книга служит не только для хранения данных о ваших знакомых. Одно из основных предназначений – упростить поиск адреса получателя письма. Когда вы хотите отправить сообщение, адрес можно выбрать из адресной книги. Для этого нажмите на панели инструментов кнопку с изображением раскрытой книги. Появится окно со списком доступных контактов.
От вас требуется выбрать необходимую запись и нажать кнопку OK. После этого автоматически будет вставлен выбранный вами адрес. Кстати, есть возможность выбора нескольких адресов сразу с помощью клавиш Shift или Ctrl.
Outlook Express
Outlook Express – самая простая программа из всех. Она бесплатна и установлена в системе по умолчанию вместе с браузером Internet Explorer.
Outlook Express
Outlook Express – самая простая программа из всех. Она бесплатна и установлена в системе по умолчанию вместе с браузером Internet Explorer.
При первом запуске Outlook Express автоматически предложит настроить учетную запись. Следует отметить, что сделать это проще, чем в любой другой из описанных в этой главе программ. Вначале вас попросят ввести свое имя (рис. 27.12). Именно эта информация будет присутствовать у адресата в поле От в ваших письмах.
Рис. 27.12. Настройка почтового аккаунта в Outlook Express
Затем нужно указать полный адрес вашего почтового ящика. После этого вас попросят сообщить адрес почтового сервера, который будет заниматься отправкой и получением ваших писем. Узнать этот адрес можно у провайдера, который предоставляет вам почтовый сервис (рис. 27.13).
Рис. 27.13. Указание адреса почтового сервера
Введите имя пользователя и пароль для подключения к вашему ящику. Можно также включить безопасную проверку пароля, однако для этого сервер должен поддерживать данную функцию. На последнем шаге нажмите кнопку Готово, и создание учетной записи будет завершено.
Интерфейс главного окна Outlook Express предельно прост и в целом не отличается от внешнего вида аналогичных программ (рис. 27.14).
Рис. 27.14. Главное окно программы Outlook Express
Слева расположен список папок, в которых будут размещаться ваши письма, а под ним – список доступных контактов для быстрого доступа. В правой части окна находится список писем в выбранной папке, внизу – непосредственно содержимое письма.
Чтобы создать новое сообщение, нажмите кнопку Создать сообщение на панели инструментов. В результате появится окно создания нового письма (рис. 27.15). Его интерфейс стандартен. В поле Кому и Копия вы вводите адреса тех, кому собираетесь послать письмо и его копию соответственно. В поле Тема задается тема письма. Его можно оставить пустым, но при отправке программа предупредит вас, что было бы неплохо указать тему. В большом текстовом поле ниже помещается текст самого сообщения.
Рис. 27.15. Создание нового сообщения в Outlook Express
Если у вас включен режим HTML, то будет доступна панель управления, которая позволяет задавать параметры шрифта, его размеры, цвет и т. д. Чтобы приложить файл, нажмите кнопку Вложить на панели инструментов и в появившемся окне выберите нужный вам файл. После этого щелкаете на кнопке Отправить – письмо отправлено.
Понаблюдать за процессом отправки и получения писем с помощью описанного почтового клиента можно в видеоролике «Урок 27.1. Работа в программе Microsoft Outlook».
The Bat!
Компания RitLabs, являющаяся разработчиком программы The Bat! была основана в середине 1990-х годов.
На момент написания книги порядковый индекс The Bat! достиг значения 3. В сравнении с первой версией, которая существовала дольше всех, эта относительно молодая. Примечательно, что вторая версия была быстро заменена третьей. С другой стороны, даже последняя версия The Bat! поддерживает работу в устаревшей операционной системе Windows 95, что является дополнительным подтверждением заботы о потребителях.
При первом запуске, когда программа будет установлена на компьютер, у вас спросят, не желаете ли вы настроить шифрование для защиты почтовой базы (рис. 27.16).
Рис. 27.16. Настройка использования шифрования писем в The Bat!
При использовании этой настройки никакая информация не будет храниться в открытом виде на жестком диске. Все данные перед записью будут зашифрованы.
Следует отметить, что такой метод шифрования прозрачен и не вызовет заметного падения производительности при работе. Однако другие пользователи, включая сетевых, не смогут прочитать ваши данные.
Настройка несет в себе некоторую опасность. Однажды выбрав ее, вы не сможете поменять настройки защиты данных, пока работаете с The Bat!. Для выбора другого режима придется сделать резервную копию базы писем, удалить программу и установить ее заново, а потом восстановить все письма. Так что необходимо взвесить все за и против, прежде чем включить эту функцию.
Далее вас спросят о способе подключения к Интернету, о том, какую роль при этом будет играть приложение. Рекомендую оставить значение по умолчанию Рабочая станция с TCP/IP и продолжить настройку.
Затем необходимо указать место на жестком диске, где будут храниться ваши письма (рис. 27.17).
Рис. 27.17. Базовые настройки The Bat!
Переключатели Папка данных текущего пользователя, Общая папка данных пользователей компьютера и Подпапка ”MAIL” папки программ установлены по умолчанию, и их название соответствует предназначению. Если вы хотите задать наиболее удобное для вас место, то установите переключатель Определяемый пользователем каталог и нажмите кнопку Изменить. Чуть ниже можно указать параметры для создания ярлыков The Bat!.
После этого начнется настройка почтового аккаунта. Правда, предварительно программа выяснит, какое приложение является почтовым клиентом по умолчанию, и если это не она, то спросит, не желаете ли вы сделать ее клиентом по умолчанию. Данную настройку выберите, исходя из собственных предпочтений.
Далее программа задает вопрос, будете ли вы делать новый аккаунт или предпочтете восстановить старый. В нашем случае это первый вариант. Для продолжения нажимайте Далее. На следующем этапе вас попросят ввести имя для нового аккаунта. Можете выбрать любое, удобное для вас.
Третий шаг настройки почтового аккаунта заключается в указании вашего имени (будет отображаться у адресата при получении письма), почтового адреса и организации. В эти три текстовых поля можно вводить произвольную информацию.
Следующее действие имеет достаточно большое значение. Необходимо указать серверы входящей и исходящей почты (рис. 27.18).
Рис. 27.18. Указание адреса почтовых серверов
Чаще всего они совпадают, однако если что-то работать не будет, то о причинах этого придется поинтересоваться у службы технической поддержки почтового сервиса. У нее же, кстати, можно узнать и адреса удаленных компьютеров, а также типы протоколов, с которыми они работают (POP3, IMAP или MAPI). Чаще всего серверы требуют авторизации, поэтому для корректной отправки писем не лишним будет установить флажок Мой сервер SMTP требует аутентификации.
Затем нужно ввести имя пользователя и пароль, которые будут применяться для отправки и получения писем через ваш почтовый ящик. Если вы не хотите, чтобы письма удалялись с сервера, то можете установить флажок Оставлять письма на сервере.
На предпоследнем шаге вас спросят, как подключаться к Интернету, чтобы произвести отправку писем и получение новых. Если вы сами хотите контролировать соединение с Всемирной паутиной, то оставьте переключатель Через локальную сеть или соединение вручную включенным, который, впрочем, выбран по умолчанию. Последнее окно настройки почтового аккаунта спросит вас, не желаете ли вы проверить сделанные настройки. После его закрытия можно приступить к работе с The Bat! (рис. 27.19).
Рис. 27.19. Главное окно программы The Bat!
Программа имеет простой интерфейс, который несколько схож с Outlook Express. Впрочем, у всех почтовых клиентов внешний вид главного окна программы обычно совпадает по многим параметрам, так как концепция расположения списка доступных папок для писем слева, а списка этих писем – справа достаточно удобна. В The Bat! правда, есть некоторые отличия. Так, содержимое письма можно просмотреть внизу главного окна.
Прежде чем перейти к описанию процесса создания и отправки писем, несколько слов о дополнительных настройках учетной записи, получить доступ к которым можно через меню Ящик → Свойства (рис. 27.20).
Рис. 27.20. Настройка почтового аккаунта в программе The Bat!
В частности, могут быть полезными настройки автоматической проверки ящика. При установке флажка Проверять при запуске The Bat! она будет осуществляться при каждом запуске, а также через некоторый заданный интервал времени. Последняя функция понадобится, если вы имеете постоянное соединение с Интернетом.
Чтобы создать новое письмо, нажмите кнопку с изображенным пером на фоне чистого листа бумаги или горячую клавишу F5. Появится окно, в которое помещаются все необходимые данные (рис. 27.21).
Рис. 27.21. Окно создания нового сообщения
Введите адрес получателя в поле Кому, тему письма в поле Тема, а также непосредственно сам текст в большом текстовом поле внизу. Чтобы прикрепить файл, нажмите предпоследнюю кнопку на панели инструментов, где изображен конверт с прикрепленным скрепкой белым листом бумаги. После нажатия первой кнопки на панели инструментов (на которой изображены конверт и зеленое письмо) начнется отправка.