Тайм-менеджмент. Полный курс - Татьяна Телегина 11 стр.

• гибкость планирования, возможность переносить в рамках дня выполнение задач, которые нет необходимости жестко привязывать к конкретному часу;

• экономия своих сил, так как некоторые задачи решаются сами собой, без вашего участия;

• возможность вам самим значительно меньше отвлекаться от дел и создание условий для того, чтобы вас в течение дня меньше отвлекали другие;

• решение тех задач, которые именно для вас являются самыми главными;

• удовлетворение от того, что видите, как много вам удалось сделать за день.

Жестко-гибкое планирование дня

При планировании дня мы неизбежно сталкиваемся с необходимостью работать как с гибкими, так и с жесткими задачами. Как совместить дела, привязанные к конкретному времени, с задачами, зависящими от обстоятельств? Решить эту проблему можно с помощью алгоритма жестко-гибкого планирования. Он состоит из пяти основных шагов, которые следует выполнить, составляя план на день.

Шаг 1. На сетке времени в ежедневнике или календаре в Outlook отмечаем жесткие задачи, для которых уже заранее известно точное время. При этом закладываем резерв на непредвиденные обстоятельства.

Шаг 2. Составляем список гибких задач, не имеющих жесткого времени исполнения. Для их записи можно использовать чистую половину листа ежедневника или закладку со стикерами. Удобно пользоваться недатированными ежедневниками. Это дает возможность заполнять разворот записями задач на один день. На левой его странице записываем жесткие задачи, а на правой – гибкие. Это очень удобно, особенно если у вас размашистый или крупный почерк.

Шаг 3. В списке гибких задач выделяем ярким цветом наиболее приоритетные, наиболее значимые задачи, работающие на ключевые стратегические цели. Должно быть не более двух-трех задач. При этом рекомендуется держать под рукой стратегическую картонку с выписанными ключевыми, значимыми целями (подробнее о стратегической картонке см. главу 1 «Целеполагание»). Это позволит определиться с выбором действительно приоритетных задач.

Шаг 4. «Бюджетируем» время на крупные и приоритетные гибкие задачи. Рядом с каждой из них указываем примерное количество времени, необходимое для ее решения. Правило бюджетирования времени. При определении бюджета времени на приоритетные задачи важно помнить, что планировать следует не более 60 % рабочего времени (жесткие задачи + приоритетные). Остальные 40 % оставляем как свободный резерв для гибких задач и на непредвиденные изменения ситуации.

Шаг 5. В ходе дня выполненные задачи вычеркиваем, а невыполненные переносим на следующий день.

Таким образом, планируя свой день, мы учитываем три типа задач:

• жесткие – привязанные к определенному времени;

• гибкие – зависящие от контекста (условий, обстоятельств);

• бюджетируемые – приоритетные, важные задачи, которые жестко не привязаны ко времени, но для которых мы определяем количество часов, необходимое для их выполнения.

Между задачами всегда стоит оставлять «зеленые зоны» – свободное время, помогающее выравнивать план в том случае, если в жестком расписании произойдет сбой.

Чтобы быть уверенным, что не помнется шляпа между двумя чемоданами на полке, вы предпочитаете иметь пустое пространство между нею и чемоданами.

Пустое пространство и пустое время – важное средство контроля.

Теперь наш план на день составлен. Страница ежедневника, заполненная в соответствии с шагами алгоритма жестко-гибкого планирования, будет выглядеть так (рис. 3.7):

3.5. Метод структурированного внимания и горизонты планирования

При составлении любого стратегического, тактического или оперативного плана нам приходится учитывать по крайней мере два важных аспекта: большое количество задач и возможность внесения изменений в планы. Рассмотрим их подробнее.

В современном мире каждый человек сталкивается с необходимостью отслеживать и контролировать огромный объем информации, поток которой растет с каждым днем. По самым приблизительным оценкам, современному менеджеру каждый день приходится удерживать в голове до 60–70 больших и маленьких задач и дел, которые нужно обязательно решить или не забыть сделать. В результате этого сознание испытывает сильные нагрузки, часть информации теряется, забывается, «стирается» из памяти. Такая перегруженность сознания служит наиболее типичной причиной стресса, психоэмоционального и профессионального «выгорания», когда человек уже не в состоянии адекватно реагировать на изменение ситуации и выполнять свои профессиональные обязанности. И это результат попыток только удержать в памяти дела и задачи, а сил на то, чтобы сосредоточиться на приоритетных направлениях и задачах, вдуматься в них, уже не хватает.

Любой план, как уже неоднократно говорилось выше, – это не жесткие рамки, в которые мы пытаемся втиснуть живую реальность, и не статичный, раз и навсегда утвержденный график. Это достаточно гибкая система организации деятельности, позволяющая оперативно вносить коррективы в запланированные дела. Изменение сроков, степени важности задач приводит к тому, что мы можем перемещать, переносить их на более дальние или ближние сроки.

Оптимальным способом, позволяющим упорядочить огромное количество напоминаний и задач, а также их перемещение, является метод структурирования внимания (далее – МСВ), разработанный и предложенный Г. Архангельским в качестве основы эффективной системы планирования. Главная функция МСВ – вспоминать о нужных делах в нужное время. Метод достаточно прост в использовании и позволяет применять значительное число классических инструментов планирования и расстановки приоритетов.

При создании метода учитывались некоторые свойства человеческого внимания, структура которого состоит из трех основных составляющих: сознание, предсознание, подсознание (рис. 3.8).

Сознание человека может успешно работать только с одним объектом: делом, мыслью, документом. Умение некоторых людей трудиться над несколькими делами одновременно – следствие высокой переключаемости внимания.

Предсознание может контролировать 7 ± 2 объекта. Например, водитель, основное внимание которого сосредоточено на дороге, с помощью предсознания управляет несколькими ключевыми группами приборов. Занимаясь одной главной проблемой, можно держать в поле зрения еще от пяти до девяти объектов, но не больше. Объекты из предсознания легко перемещаются в сознание и наоборот, поэтому именно в предсознании нужно держать те дела, благоприятный момент для решения которых может наступить в ближайшее время.

Подсознание может работать с бесконечным количеством объектов. Пока ваше сознание работает над одной проблемой, предсознание удерживает еще пять-девять объектов, а подсознание работает со всеми остальными. Самая распространенная ошибка состоит в том, что часто люди нерационально используют свое сознание и предсознание, стремясь удержать в них гораздо больше дел и задач, чем те способны вместить. Отсюда и информационная перегрузка, и стрессы.

Искусство эффективного управления задачами и рационально организованного планирования состоит в том, чтобы не пытаться решить все проблемы одновременно, а уметь сконцентрироваться на одной, имея в виду несколько и забыв об остальных. Для этого необходимо создать систему, позволяющую оперативно перемещать задачи между элементами структуры внимания по мере изменения уровня их значимости. Необходимо разгрузить свое сознание, вытеснив за пределы мозга все дела, мысли и задачи. Этому способствует реализация принципа материализации планирования. Вся система личного планирования – продолжение, материализация вашего сознания. Соответственно, ее нужно структурировать так же, как и внимание, т. е. она должна включать в себя три области (рис. 3.9).

1. Фокус внимания – область, соответствующая сознанию. В ней в один момент времени должен находиться только один объект – тот, с которым вы непосредственно работаете.

2. Область ближайшего внимания соответствует предсознанию. В ней должно быть 7 ± 2 объекта, необходимых вам для работы или для напоминания о какой-то задаче.

3. Область далекого внимания соответствует подсознанию. В ней хранится вся остальная информация.

Если вы предвидите в ближайшем будущем появление удобного момента для совершения какого-либо дела, нужно переложить «напоминатель» о нем из области далекого внимания в область ближайшего внимания (рис. 3.10). При этом, естественно, наименее необходимый объект из этой области нужно убрать, чтобы сохранить оптимальное число объектов 7 ± 2. Для обеспечения эффективности системы необходимо неукоснительно следовать правилу «перемещения через границы областей».

Стоит особо отметить, что внутри этих областей мы можем не придерживаться строгого порядка и не обращать внимания на царящий в них хаос. Главное – жестко придерживаться установленных границ и правил перемещения дел через них. Это даст гарантию того, что вы вспомните о том, что вам необходимо сделать, в нужное время, не тратя слишком много сил на наведение порядка. При этом голова у вас будет всегда свободна для мыслей и творчества.

Метод структурированного внимания служит основой для техники контекстного планирования и эффективного функционирования таких его инструментов, как ежедневник и др. Универсальность метода заключается в том, что он одинаково хорошо работает при планировании как ежедневных задач, так и более долгосрочных проектов, а также может служить основой стратегического планирования.

Пример применения метода структурированного внимания из личной практики. Планирование у меня ведется в MS Outlook, но в течение дня ключевые задачи мне комфортно писать на цветных бумажках – добавляется мотивация-настройка на выполнение плюс приятно по выполнении рвать эти бумажки и выкидывать. На поверхности рабочего ноутбука помещаются ровно девять бумажек. Через некоторое время после начала рабочего дня поверхность ноутбука заполнена. Если появляется новая задача, я пишу ее на бумажке и, чтобы положить на поверхность, просто вынужден что-то оттуда снять и убрать в «подсознание» (пространство рядом с ноутбуком). Таким образом, я гарантирую, что в «предсознании» у меня всегда не больше девяти напоминалок и нужная будет замечена в подходящий момент.

3.6. Система планирования на основе метода структурированного внимания

Горизонты планирования. Имея различные задачи с разными сроками исполнения, мы сталкиваемся с проблемой, как удержать их все под контролем. Для этого необходимо ввести три основных раздела в системе планирования:

• «День»;

• «Неделя»;

• «Год».

В раздел «День» помещаются задачи на сегодня – это план дня в ежедневнике.

Раздел «Неделя» включает в себя среднесрочные задачи, выполнение которых предполагается в ближайшие неделю или месяц.

В раздел «Год» заносим свои долгосрочные проекты и задачи.

Временные рамки здесь определены не жестко, поэтому задачи могут выходить за границы определенного периода. Так, задачи горизонта планирования «День» могут быть решены в ближайшие два-три дня. Дела в разделе «Неделя» требуют выполнения в течение двух-трех недель, а дела годового раздела могут выйти за рамки периода. Для нас важен не жесткий план на период (который рухнет в первые же дни), а строгое следование правилам перемещения задач между разделами.

Правила техники планирования «День – Неделя»

В ежедневнике.

1. Вечером, планируя следующий день, просматриваем раздел «Неделя». Все задачи, ставшие актуальными и более важными, переносим в раздел «День» (рис. 3.11).

2. Один раз в неделю, составляя план на следующую неделю, просматриваем раздел «Год» и все, что стало актуальным, переносим в раздел «Неделя».

3. Задачи и дела, невыполненные, но потерявшие свою актуальность на данный период, могут быть перенесены в разделы более отдаленного временнόго периода (из раздела «Неделя» – в раздел «Год»).

На доске планирования

Использование горизонтов планирования на доске для контекстного планирования дает максимальную наглядность относительно сроков исполнения задач, при этом жестко не привязывая их к определенным датам, что сохраняет возможность быстрого и гибкого реагирования на любые изменения.

Преимущества применения техники горизонтов планирования

• Позволяет не загонять себя в рамки жесткого планирования. Детально прописывая свое будущее на неделю или месяц, вы в то же время оставляете поле для маневров.

• Дает возможность не терять из виду важные дела и с помощью регулярного просмотра разделов гарантировать, что нужные задачи будут решены в подходящее для этого время.

Основные выводы

У многих людей отсутствует привычка думать о времени реалистично, в результате чего цели остаются недостигнутыми, мечты – нереализованными, а повседневные дела переносятся с одного дня на другой, откладываются, а потом в суете жизни и вовсе забываются. Только настройка личной системы планирования и привычка ежедневного ведения планов позволяют нам внимательнее относиться ко времени собственной жизни, всегда успевать сделать главное, укладываться в сроки и выполнять обязательства. Берег мечты постоянно будет далеко за горизонтом, если мы несемся в своей лодке жизни по воле волн. Никакая деятельность не станет успешной, если у нас нет точного плана реализации как наших долгосрочных дел и задач, так и повседневных обязанностей. Уверенное владение навыком контекстного планирования позволяет нам не потеряться в море информации, быть всегда готовыми к любым поворотам и изменениям обстоятельств и уметь использовать их с пользой для себя.

Для осуществления задуманного:

1. учитывайте неоднородность времени, ловите «кайросы»;

2. выделяйте свои личные контексты, заведите контекстные разделы в ежедневнике, используйте различные инструменты контекстного планирования для создания своей системы;

3. разделяйте задачи на «жесткие», «гибкие» и «бюджетируемые»;

4. выделяйте приоритетные дела и задачи;

5. записывайте задачи в результато-ориентированном виде;

6. составьте план реализации своих долгосрочных задач и целей, соотносите с ним свои ежедневные дела и задачи;

7. используйте технику «день – неделя – год» для своевременного выполнения необходимых дел и задач;

8. применяйте метод структурированного внимания для перемещения задач в вашей системе планирования;

9. стройте свой ежедневный план с учетом алгоритма планирования;

10. составляйте план в соответствии с правилами эффективного планирования.

Контрольные вопросы

1. Что такое планирование и для чего оно нужно?

2. В чем заключаются трудности планирования? Как их можно преодолеть? Приведите пример.

3. В чем суть контекстного планирования? Чем отличается жесткое планирование от гибкого? Как вы думаете, какой из видов планирования дает больше преимуществ? Почему?

4. Что такое контекст? Какие типы контекстов вы знаете? Приведите примеры контекстов каждого типа.

5. С помощью каких инструментов тайм-менеджмента можно планировать свой день? Приведите примеры использования различных инструментов планирования.

6. Что такое результато-ориентированное планирование? В чем главная идея этой технологии, что лежит в ее основе? Перечислите шаги по составлению результато-ориентированного списка задач и кратко охарактеризуйте каждый из них.

7. Что такое «горизонты планирования»? Как и на основе чего осуществляется перемещение задач между различными горизонтами?

8. Назовите основные правила эффективного планирования дня. Кратко охарактеризуйте их.

9. В чем отличие результато-ориентированной формулировки задачи от конкретизированной? Обоснуйте свой ответ.

10. Перечислите шаги алгоритма планирования дня.

11. Как осуществляется бюджетирование рабочего времени?

Практические задания

Задание 1. Прочитайте приведенные ниже размышления менеджера о предстоящем дне и план дня, который он составил.

Ну и день сегодня предстоит! Сейчас только девять часов утра, а дел навалилось столько, что, кажется, времени катастрофически не хватит.

Звонил рассерженный клиент: не получил заказ в срок. Надо бы ему перезвонить, выяснить все вопросы, успокоить. Материалы к выставке нужно готовить: открытие через две недели, а ни слайдов, ни текста для рекламных буклетов еще нет. Да и насчет полиграфии пора бы озадачиться, позвонить и заказать изготовление материалов – календарики всякие, листовки, буклеты, сувениры, плакаты, а то, как всегда, в последний момент спохватимся, и опять – голый стенд и две жалкие листовки. Позор!

На 13.00 назначены переговоры с поставщиком – это дело святое, надо ехать самому. Интересно только, на чем? Машину из сервиса так и не нашел времени забрать, а надо бы. На метро? Или такси заказать? Ничего себе – так у нас же еще презентация сегодня! Ну конечно, начало в 18.00, а команда ни сном, ни духом. Срочно надо всех собирать на инструктаж. Хорошо бы еще текст статьи в «Экономический вестник» отредактировать, а то уже месяц валяется где-то в столе. Кстати, о столе, не мешало бы разобраться в этом хаосе, а то вечно полчаса копаешься, пока нужный документ найдешь. А так хотелось сегодня в спортзал сходить, размяться! Ну это вряд ли. Если еще учесть накопившийся объем не внесенной в базу данных информации по клиентам… А ведь это потенциальная прибыль фирмы.