Зато, освободившись от стремления получать информацию немедленно, вы удивитесь, как раньше вообще что-то доводили до конца, постоянно отвлекаясь. Есть что-то от дзен в прекращении неистовой гонки за ответами. Позвольте им попадать к вам не раньше, чем люди действительно будут готовы вам помочь. Используйте это затишье и поработайте максимально продуктивно.
Но я потеряю контроль!
Большинство аргументов против удаленной работы основаны на страхе потерять контроль, хотя об этом редко говорят прямо. Наверное, это своего рода первобытный инстинкт — потребность постоянно видеть свою армию, иметь ее под рукой, чтобы в любой момент можно было выкрикнуть команду, как Мэл Гибсон в «Храбром сердце», и увидеть, как твои воины в едином порыве вскидывают копья!
Для многих быть руководителем означает обладать таким же контролем над людьми. Это часть их личности. Таким альфа-самцам (и самкам) необходимо в буквальном смысле видеть своих прямых подчиненных. Они думают: если я их вижу, значит, могу контролировать.
Бороться с атавистическими взглядами менеджеров при помощи логики или разума невозможно. Обычно приходится двигаться маленькими шажками, ожидая, когда начальник привыкнет к новой модели. Чем-то похоже на лечение фобий. Нельзя сказать тому, кто боится пауков, что его страхи смешны, и ожидать мгновенного избавления от них. Чтобы постепенно вытеснить проблему из «мозга рептилии»[8] в лобную долю головного мозга, нужно потрудиться.
Поэтому, борясь с чьим-то страхом потерять контроль, начинать надо с малого — показать, что мир не рухнет, если вы начнете работать дома, скажем, по средам. Ты только посмотри, я сделал все, что нужно, и еще много чего дополнительно! Затем можно выбить два дня и более гибкий график, и не успеешь оглянуться, как уже собираешься переехать в другой город, а все шестеренки бизнеса исправно вращаются.
Ладно, не всегда все проходит так гладко. Даже лучшим психотерапевтам иногда не удается излечить арахнофобию,[9] да и вы, возможно, не имеете необходимой подготовки. Хотя бы запомните, что правильнее использовать стратегию мягкого давления, чем вступать в лобовое столкновение с «мозгом рептилий». Если этот мозг принадлежит вашему боссу, вы, скорее всего, в открытом бою проиграете!
Поскольку сопротивление рептилии — не рациональное, а глубоко эмоциональное, даже инстинктивное, побороть отговорку «но я потеряю контроль» сложнее всего. Даже вооружившись всеми мощными аргументами, приведенными в нашей книге, вы все же можете проиграть. В таком случае, возможно, пришло время собрать вещи и поискать другую работу.
За этот офис мы заплатили кучу денег
Наверное, это самый дурацкий аргумент против удаленной работы, и тем не менее время от времени звучит и он. Если честно, на такую глупость даже отвечать не стоит, но давайте все же сделаем это.
Трудно поверить, что владелец достаточно крупного бизнеса, позволяющий себе содержать роскошный офис, не знаком с понятием «необратимые затраты», да? Бросьте. Знаете тех звезд, на которых смотришь и удивляешься: ну как, черт возьми, такому человеку удалось взлететь так высоко? Вспомните это чувство, поверьте, что такое бывает, и давайте повторим предмет «Основы предпринимательства».
Термин «необратимые затраты» означает лишь то, что деньги, потраченные на офис, уже потрачены. Кто бы ни заплатил их, назад эти деньги не получить независимо от того, используется офис или нет. Поэтому с рациональной точки зрения единственное, что важно при выборе рабочего места, — это ответ на вопрос: позволяет ли офис выполнять ее эффективнее. Вот и все.
Если хотите подкрепить теорию расчетами, пожалуйста. Скажем, в офисе вы можете трудиться продуктивно пять часов (ха!), а дома — шесть. То есть работать дома на 20 процентов эффективнее. Что тут скажешь?
Это не работает в нашей отрасли или для компаний нашего размера
Самый легкий способ противостоять аргументам в пользу удаленной работы — даже не пытаться ее обсуждать. Можно просто сказать: «Да, в целом звучит заманчиво, но вряд ли сработает в моей отрасли». Или «Это подходит небольшим компаниям, но не масштабируется». Бросьте!
Вот лишь небольшой перечень отраслей, в которых мы обнаружили компании, способные получать выгоду от перехода на удаленную работу:
• Аудит
• Госуслуги
• Дизайн
• Кинопроизводство
• Консалтинг
• Маркетинг
• Подбор персонала
• Производство компьютерной техники
• Производство программного обеспечения
• Работа с клиентами
• Реклама
• Страхование
• Финансы
• Юридические услуги
Заметьте, что дело не ограничивается несколькими небольшими компаниями. Дома работает почти половина из 35 000 сотрудников входящей в список Fortune 100 страховой компании Aetna. Если взять аудиторские фирмы, то в Deloitte, штат которой сравним по размеру с Aetna, невероятные 86 процентов сотрудников минимум 20 процентов времени работают удаленно. В Intel регулярно трудятся дистанционно 82 процента сотрудников.
К тенденции переводить служащих на удаленную работу подключилось даже правительство. В той или иной мере вне офиса работают 85 процентов экспертов Бюро по регистрации патентов и торговых марок США, 57 процентов персонала NASA, 67 процентов служащих Агентства по охране окружающей среды.
Вот небольшая выборка компаний разного размера, в которых практикуется удаленная работа[10]:
Компании с числом сотрудников 10 000 и более
• AT&T (телекоммуникации)
• UnitedHealth Group (здравоохранение)
• McKinsey & Co. (консалтинг)
• Intel (высокие технологии)
• S.C. Johnson & Son (производство бытовой химии)
• Aetna (страхование)
• Cisco (высокие технологии)
• Deloitte (аудит)
• HSBC UK (финансы)
• British Telecom (телекоммуникации)
• Unilever (потребительские товары)
• Express Scripts (здравоохранение)
Компании с числом сотрудников 1000–10 000
• Mercedes-Benz (автомобилестроение)
• Teach For America (образование)
• Plante Moran (бухучет, бизнес-консалтинг)
• Dream Works Animation, SKG (киностудия)
• Perkins Coie (юриспруденция)
• American Fidelity Assurance (страхование)
• Министерство образования США (госструктура)
• Virgin Atlantic (авиаперевозки)
• Brocade Communications (высокие технологии)
Компании с числом сотрудников до 1000
• GitHub (программное обеспечение)
• Ryan, LLC (налоговое планирование)
• Automattic (веб-разработка)
• MWW (связи с общественностью)
• Kony (разработка мобильных приложений)
• TextMaster (перевод и создание текстов)
• BeBanjo (программное обеспечение для видеоиндустрии)
• Brightbox (облачный хостинг)
• He: Labs (веб-разработка)
• Fotolia (фотосток)
• FreeAgent (программное обеспечение для онлайн-бухгалтерии)
• Proof Branding (брендинг и дизайн)
На самом деле осталось очень мало отраслей, которым удаленная работа категорически противопоказана. Не позволяйте жалкой «отраслевой» отговорке лишить ваших сотрудников возможности работать из дома.
Глава 3 Как организовать удаленную работу над совместными проектами
Воистину перекрывайтесь
Чтобы удаленная работа была успешной, обычно требуется некоторое перекрытие рабочего времени сотрудников, занятых в одном проекте. «Благодаря» аутсорсингу к любой дистанционной работе теперь относятся подозрительно, и эта сомнительная репутация обусловлена множеством причин, в том числе задержками в коммуникации, доходившими до одного рабочего дня. Конечно, и так можно работать, но мы этого не советуем. Мы в 37signals пришли к выводу, что для полноценной совместной работы и ощущения себя единой командой нам требуется приличное перекрытие рабочего времени — не менее четырех часов.
Это не проблема, если вы находитесь в Лос-Анджелесе и работаете с кем-то из Нью-Йорка, а вот если, скажем, вы в Чикаго, а ваш коллега — в Копенгагене, задача усложняется. Семичасовая разница во времени — то, с чем пришлось справляться 37signals. Легких путей здесь нет. Нам пришлось пойти на компромисс. Копенгаген работает с 11 до 19 (по местному времени), а Чикаго — с 8 до 17, тем самым обеспечивая искомое пересечение на четыре часа.
К счастью, помимо обычного рабочего графика «с девяти до пяти» есть множество очень удобных вариантов организации работы и отдыха. Выберите свой. Работая вместе с остальными членами команды всего четыре часа, вы, вероятно, сделаете гораздо больше. Вместо того чтобы потратить весь день на «срочные» сообщения электронной почты и отвлекающие телефонные звонки, половину рабочего дня вы будете иметь в своем полном распоряжении. Кроме того, вы удивитесь, обнаружив, как много людей предпочитают нестандартные часы работы. Может, так у них остается больше времени на общение с семьей или на хобби или им просто лучше работается по ночам или в несусветную рань.
К счастью, помимо обычного рабочего графика «с девяти до пяти» есть множество очень удобных вариантов организации работы и отдыха. Выберите свой. Работая вместе с остальными членами команды всего четыре часа, вы, вероятно, сделаете гораздо больше. Вместо того чтобы потратить весь день на «срочные» сообщения электронной почты и отвлекающие телефонные звонки, половину рабочего дня вы будете иметь в своем полном распоряжении. Кроме того, вы удивитесь, обнаружив, как много людей предпочитают нестандартные часы работы. Может, так у них остается больше времени на общение с семьей или на хобби или им просто лучше работается по ночам или в несусветную рань.
Если же нет никаких возможностей обойти проблему разницы во времени, например вы нашли гениального дизайнера в Шанхае, а сами находитесь в Лос-Анджелесе, что ж, тогда вам, вероятно, придется отказаться от совместной работы в реальном времени. Это неудобно, и лично мы считаем, что овчинка не стоит выделки — но некоторые компании умудряются так работать, если цена вопроса достаточно высока (ясно, что создавать себе головную боль ради экономии на оплате труда не стоит, но ради доступа к уникальному таланту приходится идти на жертвы).
Не увидишь — не поверишь
Некоторое пренебрежение к удаленной работе основывается на ошибочном представлении, будто в этом случае все взаимодействие происходит вслепую. Все мы присутствовали на невыносимо долгих совещаниях, организованных при помощи конференц-связи, и тратили многие минуты на описание того, что можно было бы показать за секунду. Ясное дело, это неразумно.
К счастью, эту проблему очень легко решить, используя общий доступ. Открыть другим людям доступ к экрану своего компьютера можно с помощью таких инструментов, как WebEx, GoToMeeting, Join.me и тому подобных. Можно вместе просматривать презентацию, анализировать последние изменения на сайте, делать наброски в Photoshop, наконец, редактировать текстовый документ.
Вы очень быстро привыкнете делить один экран с собеседником, и звонок без выхода в общий доступ уже будет казаться странным. Вот секрет того «волшебства», которое люди якобы чувствуют, сидя в одной комнате, — возможность видеть и обсуждать одно и то же.
Заметьте, что общий доступ к одному экрану, о котором мы говорим, отличается от видеоконференций, цель которых — видеть лица собеседников. Здесь же не нужны веб-камеры — скорее, это больше похоже на ситуацию, когда вы сидите все вместе перед одним компьютером или проектором. Это именно совместная работа, а не наблюдение за выражением лица коллег (что, впрочем, иногда тоже нужно).
Та же техника работает и в случае асинхронного взаимодействия в медленном темпе. Если в 37signals кто-то хочет показать новую функцию, над которой работает, он нередко использует самый легкий способ — записывает скринкаст с ее описанием. В общем случае «скринкаст» — это запись происходящего на вашем экране, которую другие могут воспроизвести и посмотреть, как фильм.
Если вы сейчас качаете головой, сожалея о своей технической безграмотности, расслабьтесь: эти программы созданы не для технических гениев, они невероятно просты. В компьютерах Mac можно создавать скринкасты при помощи QuickTime Player; для этого нужно всего лишь запустить программу и нажать кнопку «Запись нового экрана». Покажите то, что хотите показать, опишите происходящее с помощью встроенного микрофона, и вуаля — все увидят, над чем вы работаете.
Но не усложняйте себе жизнь, пытаясь создать совершенный скринкаст. Желание сделать его достойным «Оскара» или хотя бы исправить все ошибки может отнять уйму времени. Просто включите запись, и этого будет более чем достаточно.
Всё в общий доступ
Что мне делать дальше? Где файлы для завтрашнего выступления? Свободен ли Джонас, сможет он поработать со мной над этой задачей на следующей неделе? Прислал ли Скотт новые макеты? Если все сидят в одной комнате, ответы на эти вопросы получить просто. Но работая удаленно в отсутствие нормальной структуры и при плохо налаженном производственном процессе, часто оказываешься в ситуации «спроси того, не знаю кого».
Выход прост: в любой момент все должно быть доступно всем. Если Джон в Лондоне должен ждать пять часов, пока кто-то в Чикаго окажется в сети и скажет ему, что делать дальше, он потеряет половину рабочего дня. Никакая компания не станет терять время подобным образом; все кончится заявлением о том, что «удаленная работа — это не работа».
Как мы уже говорили, проблема доступности материалов и инструкций почти полностью решается техническими средствами (все остальное — это культура налаженных коммуникаций). Именно для этого мы и создали Basecamp, наш первый продукт. Он позволяет иметь единое централизованное облачное хранилище всех файлов, обсуждений, списков дел и календарей, необходимых для реализации проекта. Благодаря ему стало возможным увеличить нашу команду с первоначальных четырех до тридцати шести человек.
Мы используем Basecamp в паре с GitHub — веб-сервисом для хостинга программ и их совместной разработки, — чтобы весь наш код был в любое время доступен всем. Как и предложения по его изменению, которые можно обсудить не торопясь — через пару часов или дней — в соответствующих ветках, где программисты размещают свои комментарии.
Еще у нас есть общий календарь, из которого известно, когда вернется из декрета Андреа и когда собирается в отпуск Джефф. Если ваша компания слишком велика для того, чтобы иметь один календарь на всех, заведите отдельные календари для каждой команды.
Существует огромное количество инструментов, с помощью которых можно все что угодно сделать достоянием всех членов команды. Некоторые компании обходятся одним файлообменником Dropbox. Другие используют Highrise или Salesforсe, например, чтобы отслеживать эффективность продаж.
Самое главное — исключить ситуацию, когда что-то важное хранится на компьютере или в почте одного человека. Помещайте все нужные материалы в открытое хранилище, чтобы никому не приходилось «ходить туда, не знаю куда» для выполнения своей задачи.
Виртуальный кулер
Переход на удаленную работу способен резко повысить производительность. Меньше отвлекаешься, больше делаешь! Но, как говорится, мешай дело с бездельем — проведешь век с весельем. Восемь часов сплошной работы — не тот идеал, к которому стоит стремиться. Всем нужны перерывы, и хорошо бы проводить некоторые из них со своей командой. Вот тут-то и помогает виртуальный кулер.
Для организации чатов мы используем программу собственной разработки под названием Campfire. Кто-то предпочитает серверы IRC. Идея одна и та же: простой инструмент для создания чата, где можно зависать, трепать языком, размещать прикольные картинки — в общем, бездельничать. Да, здесь можно отвечать и на вопросы по работе, но все же основная функция чата — сплочение команды.
Замечательная особенность чата: он не требует вашего постоянного внимания. Люди появляются там в течение дня во время своих перерывов. Только что закончили разработку дизайна очередного экрана? Потрясающе! Отпразднуйте это, разместив в чате аплодирующего котика. Наверняка найдутся коллеги, которые этого котика прежде не видели, и вам удастся их немного повеселить.
Но если вас не привлекают картинки, в чате можно обсудить новости, последнюю серию «Игры престолов» или планы на обеденный перерыв — то же самое, что обсуждают в офисе возле кулера. Отличная тема — громкие события в отрасли. Наш чат, например, всегда бурлит в дни, когда Apple объявляет о новинках.
Таким образом вы, удаленный работник, можете самостоятельно решать, когда и сколько вам общаться с коллегами. На первый взгляд посещение чата может показаться потерей времени, особенно если вы еще не читали Reddit,[11] но это не так. Это качественная «потеря времени» в кругу единомышленников. Всем нам это нужно.
Поступательное движение
Работая в одном офисе с коллегами, вы чувствуете, что понимаете происходящее в компании. Утром нальешь кофе и остановишься поболтать с одним коллегой, в обед обсудишь динамику проекта с другим. В офисе постоянно циркулирует актуальная информация. Ну, или нам так кажется. И это комфортное ощущение.
Работая удаленно, из этого информационного потока выпадаешь. Конечно, у вас может быть менеджер проекта, проверяющий, как идут дела, при помощи электронной почты или чата, но это дает понимание ситуации ему. А чтобы у команды развивалось чувство общности и уверенность в поступательном движении компании, каждый ее член должен ощущать, что он полностью в курсе происходящего.