Если вы потратите несколько минут на возведение такого моста между вами и слушателями, они сразу же перейдут на вашу сторону. Они увидят, что вы один из них, и будут более восприимчивы к вашим словам и идеям, а также станут великодушнее и снисходительнее к возможным вашим ошибкам. Они будут чувствовать, что вы человек грамотный и доступный, потому что у вас с ними много общего.
Расскажите аудитории о себе
Очень часто я начинаю свои выступления перед бизнесменами, предпринимателями и торговыми представителями со слов: «В бизнес я пошел, не окончив среднюю школу. У моей семьи не было денег. Все, чего я добился в жизни, я должен был добиваться сам. Если кто-то и помогал мне, то совсем чуть-чуть».
Просто удивительно, как много людей подходит ко мне после подобных выступлений, чтобы подтвердить, что они прошли такой же путь. И, по их признанию, они сразу же стали идентифицировать себя со мной, потому что и сами, как и большинство людей, начинали с плохих оценок в школе и малых финансовых возможностей. Поэтому они с огромным интересом слушали мое выступление – даже если семинар длился целый день – и чувствовали: все, что я говорю, намного вернее описывает их сегодняшнюю ситуацию и намного полезнее для их будущего, чем то, что мог бы сказать на моем месте человек с «высоким стартом» по жизни. Перекидывать такие мосты между собой и слушателями очень полезно: по нему они обязательно перейдут на вашу сторону.
Резюме
Умение придумать мощное, яркое начало для выступления перед любой аудиторией – дело наживное. От того, как вы структурируете вводную часть своей речи и как выйдете на сцену, зависит судьба вашей презентации. Если вы придумаете, как продемонстрировать аудитории свою теплоту и дружелюбие и при этом сумеете впечатлить ее, то через 30 секунд после начала выступления она будет готова пойти за вами на край света. В этом и состоит ваша цель.
Глава 5 Мастерство проведения встреч с малыми группами
Способность хорошо и убедительно говорить на встречах с небольшими группами людей может оказать не просто большое, а огромное влияние на вашу жизнь и карьеру. В бизнесе люди непрерывно оценивают вас. Осознанно или нет, они постоянно пересматривают свое мнение о вас и меняют его в ту или иную сторону – мнение о вашей личности, компетентности, способностях и степени, до которой вам можно доверять. По этой причине вам следует воспринимать деловые встречи как важные для карьеры события. Вы не можете себе позволить пустить общение с двумя или более коллегами на самотек, особенно с учетом того, что 50 процентов времени, затрачиваемого на менеджмент, проходит на разного рода заседаниях и собраниях. При этом, по мнению большинства людей, из-за плохой организации и слабого планирования половина времени в ходе совещаний тратится впустую.
Как говорит Питер Друкер[13]: «Встреча – важнейший инструмент руководителя». Руководителем он называет каждого, кто несет ответственность за результат. Исходя из этого определения, буквально каждый человек может считаться руководителем, в том числе и вы.
Встречи с небольшими группами людей имеют большое значение
Многие ваши презентации и выступления будут проходить перед малочисленными группами людей, а то и перед одним или двумя представителями какой-нибудь компании. К таким встречам тоже нужно готовиться. Необходимо планировать их не менее тщательно, чем выступления перед огромной аудиторией. Каждая такая встреча может в корне изменить ход и направление развития вашей карьеры.
Несколько лет назад мне довелось руководить тренингом по вопросам стратегического планирования в крупной компании. На семинар слетелись руководители ее подразделений со всех уголков страны. В ходе занятий группка менеджеров из головного офиса демонстрировала явную незаинтересованность в обсуждении данной темы. Но были среди присутствующих и двое представителей небольших подразделений компании из глубинки, которые явно хорошо подготовились к мероприятию и принимали активное участие в дискуссиях по каждому выносимому на обсуждение вопросу.
В одном из перерывов мы с президентом компании заговорили об успехах слушателей семинара, и он спросил меня: «Вы заметили, сколько хороших идей эти двое выдвинули во время занятий?» Для всех было очевидно, что два руководителя из провинции были лучше подготовлены к встрече и принимали в ней более активное участие, чем все остальные. На президента компании это явно произвело впечатление.
Примерно через месяц на деловой страничке местной газеты я заметил небольшое объявление, в котором сообщалось, что в компании назначены два новых вице-президента. Ими стали как раз те региональные руководители. Кстати, несколько лет спустя один из них вырос до должности президента компании с оборотом в несколько миллиардов долларов. Его активное участие в работе семинара еще молодым менеджером не осталось незамеченным и отразилось на всей его карьере.
А еще через несколько месяцев компания объявила о «досрочном выходе на пенсию» топ-менеджеров из головного офиса, которые во время того семинара сидели молча со скучающим видом. На том их карьера в компании и завершилась.
Тщательно подготовьтесь
Эффективность встречи начинается с тщательной подготовки к ней. Ваша готовность, как, впрочем, и неготовность, мгновенно становится очевидной для всех присутствующих.
Если вы собираетесь вести встречу, отнеситесь к ее планированию не менее внимательно. Подготовьте повестку дня. Выберите людей, которых хотите пригласить, и сообщите им, какого вклада в работу собрания вы от них ожидаете. Организуйте мероприятие так, как будто оно – очень важная часть вашей деловой жизни, потому что так и есть.
Если вы всего лишь участник собрания, спланируйте свою работу в нем. Узнайте, в чем цель встречи, и подумайте, какой вклад вы можете внести в ее достижение. Многие люди, присутствующие на деловых мероприятиях, просто тихо сидят и ждут, когда все кончится. К сожалению, принято считать: если человек ничего не говорит, значит, ему и сказать нечего. Вряд ли вы захотите произвести подобное впечатление.
Выберите подходящее место
Доберитесь до места проведения встречи заранее, чтобы иметь возможность выбрать себе хорошую позицию. Если собрание организуете вы сами, сядьте спиной к стене и лицом к входу, чтобы держать помещение в поле зрения и замечать, кто входит и выходит. Когда я лично провожу встречи, особенно важные, я заранее продумываю, кого куда лучше усадить. Таким образом я себе гарантирую, что самые важные люди займут лучшие места.
Если мероприятие организует кто-то другой, выберите место, откуда вы сможете видеть двери в зал и при этом будете сидеть или по диагонали от ведущего, или прямо напротив него. Если вы не знаете, кто и где располагается, спросите у организатора, какое место он вам посоветует занять. Но и в этом случае у вас останется возможность, хоть и ограниченная, занять выгодное для себя местечко. Не стесняйтесь ею воспользоваться: спросите, можно ли сесть в приглянувшемся вам кресле или поменяться местами с кем-либо из присутствующих. Постарайтесь сесть спиной к стене или в таком месте, откуда вы сможете поддерживать зрительный контакт с самым важным человеком на этом собрании. Место немаловажно. Порой и от него зависит, сумеете ли вы внести весомый вклад в общее дело и сможете ли быть достаточно убедительными.
Будьте пунктуальны
Начинайте вовремя. Примите, что те, кто опаздывает, не придут, и начинайте. Поблагодарите присутствующих за то, что они пришли, и сообщите им, по какой причине вы собрались. Объявите всем повестку дня и порядок проведения собрания. Скажите о длительности встречи, чтобы все знали, к которому часу она закончится.
Типы встреч
Деловые встречи можно поделить на четыре типа в зависимости от цели их проведения.
1. Решение проблемы. Цель такого типа встреч – обсудить проблему и согласовать решение.
Типы встреч
Деловые встречи можно поделить на четыре типа в зависимости от цели их проведения.
1. Решение проблемы. Цель такого типа встреч – обсудить проблему и согласовать решение.
2. Донесение информации до сведения участников. Мероприятия подобного рода проводятся с целью поделиться с коллегами некой новой информацией или полученными сведениями и удостовериться, что все в курсе произошедших перемен и своих задач.
3. Объявление о выходе нового продукта. Такие встречи созываются с целью ознакомить собравшихся с новыми продуктами и услугами, которые компания вывела на рынок или думает вывести.
4. Сплочение команды. Цель собраний такого типа – собрать людей вместе, чтобы поговорить о том, чем они занимаются и насколько успешно это делают. Тимбилдинговые собрания – эффективная форма поднятия командного духа, который очень важен для компании.
Если вы ведущий встречи
Если вам предстоит вести собрание, нужно хорошо к нему подготовиться. Составьте текст-резюме, чтобы ознакомить участников с основными идеями, которые собираетесь обсудить на собрании. Если планируете использовать PowerPoint или флипчарты[14], то вам необходимо подготовить их заранее и прорепетировать свое выступление с ними. Удостоверьтесь, что у вас под рукой есть все необходимое для проведения встречи профессионально и без осечек.
Когда будете готовить повестку дня, начните с самых важных моментов. Так вы себя застрахуете: даже если на обсуждение уйдет слишком много времени, то вы успеете рассмотреть те 20 процентов вопросов, от которых на 80 процентов зависит успех собрания.
Если вы участник встречи
Если вы приглашены на встречу просто как участник, постарайтесь задать вопрос, сделать заявление или занять позицию по какому-либо поводу в течение первых пяти минут собрания. Люди, которые берут слово в первые несколько минут встречи, обретают в глазах других участников существенный вес и авторитет. Тех же, кто решается высказать свое мнение гораздо позже, часто игнорируют и считают не особо важными персонами.
Цель любого собрания, большого или маленького, заключается, как бы то ни было, в осуществлении неких действий. В процессе обсуждения вам или кому-то из коллег следует поинтересоваться и даже потребовать ответа на вопрос, что будет предпринято по итогам дискуссии и проголосованного в результате решения.
Предложите себя на роль ответственного
Один из способов проявить активность – предложить выполнить то, что нужно сделать. В любой организации, в каждом коллективе 20 процентов людей проделывают 80 процентов работы. Участники собраний, которые постоянно сами предлагают взять на себя выполнение задачи и добровольно взваливают на себя ответственность, воспринимаются окружающими как самые важные и влиятельные члены коллектива.
После того как обсуждение окончено, нужно спросить: «Какой у нас план действий по этому пункту? Что мы делаем дальше?» Поднимите руку и добровольно возьмите на себя ответственность за выполнение того или иного пункта. Чем больше инициативы вы будете проявлять, тем выше будет ваша ценность для коллектива и самых важных людей на собрании.
Подготовьтесь заблаговременно
Когда от вас требуется подготовить некую информацию для собрания, вы всегда можете применить формулу PREP. Начните с формулирования своей точки зрения, обоснуйте, почему вы ее придерживаетесь, приведите в качестве примера какой-нибудь случай, историю, цитату, которые проиллюстрируют верность обоснования, а затем, закругляясь, повторно огласите ее. Применяя этот довольно простой подход, вы, несомненно, произведете благоприятное впечатление на организаторов и участников мероприятия высоким уровнем подготовки.
Будьте обходительны и убедительны
Успешность участия в работе собрания зависит от вашего умения убеждать – от того, сможете ли вы изменить направление дискуссии в нужную вам сторону и повлиять на принятие окончательного решения.
Чтобы вы могли убедить собравшихся в чем-то, вы должны им понравиться. Чтобы нравиться, нужно быть приятным человеком. Ведь люди должны добровольно поддержать вас и одобрить ваши идеи и позицию. Секрет влияния и обаяния довольно прост: сделайте так, чтобы окружающие почувствовали себя важными людьми.
Существует шесть способов (так называемые шесть «A»[15]) дать присутствующим на собрании или другом деловом мероприятии возможность ощутить себя высоко ценимыми людьми. Практикуйтесь в использовании этих приемов. Они помогут вам говорить так, чтобы побеждать.
1. Принятие. Она из сильнейших человеческих потребностей – потребность быть принятым окружающими. Вы можете показать, что принимаете человека, посмотрев ему в глаза и улыбнувшись. Сделайте это и тогда, когда он войдет в помещение и скажет что-нибудь или другим образом внесет свой вклад в работу собрания. Тем самым вы поможете ему почувствовать себя важным и ценимым, повысить свою самооценку и улучшить представление о самом себе. В итоге у него на подсознательном уровне возникнет желание поддержать вас в том, что вы будете предлагать или утверждать.
2. Признание. Каждый раз, когда вы даете высокую оценку действиям или словам другого человека, вы повышаете его чувство собственного достоинства, а также свою привлекательность в его глазах. Самый простой способ выразить свою признательность – сказать «спасибо» за то, что он сделал или сказал и что оказалось полезным и конструктивным. Вы можете поблагодарить людей за то, что приехали вовремя. За то, что высказали замечания, помогли вам или поправили.
Каждый раз, когда вы благодарите человека за что-то, вы тем самым стимулируете его к тому, чтобы он и впредь вел себя так же и даже еще больше усердствовал в этом деле. Когда кто-то получает признание, он чувствует себя более важным, ценимым и уважаемым. Слово «спасибо» – мощный инструмент повышения собственной привлекательности в глазах окружающих и обеспечения их готовности к сотрудничеству и поддержке вашей позиции.
3. Восхищение. Авраам Линкольн говорил: «Мы все чувствительны к комплиментам». Хваля людей за их слова, действия или нечто, чем они обладают, вы даете им основание почувствовать себя более важными и значимыми, а также начать относиться к вам с большей симпатией.
Непрерывно ищите поводы сделать человеку комплимент. Вы можете похвалить его портфель, сумку или ручку. Можете восхититься его нарядом или внешностью. Если он сообщил вам какую-нибудь информацию, можете отметить, как хорошо он выразился. Даже если просто посмотрите на него, улыбнетесь и кивнете приветственно, вы дадите ему повод почувствовать свою значимость, а также готовность поддержать вас, если вы сделаете какое-нибудь предложение.
4. Одобрение. Как известно, доброе слово и кошке приятно. Чтобы заслужить одобрение, люди готовы на подвиги. Одобрение им жизненно необходимо, особенно когда оно исходит от людей, которых они уважают и чьим мнением дорожат. Каждый раз, когда вы одобряете поступки или слова другого человека, вы повышаете его чувство собственного достоинства, улучшаете его мнение о себе и даете ему повод относиться к себе и к вам лучше прежнего.
Чтобы одобрение упало на благодатную почву, оно должно быть своевременным и конкретным. Когда кто-нибудь делает ценное предложение, сообщает важную информацию или другим способом вносит вклад в работу собрания, сразу же скажите что-нибудь вроде: «Отличная мысль!» И придайте своим словам конкретики: «Эти данные действительно впечатляют. Им цены нет».
Чем активнее вы будете хвалить работу и вклад других людей, тем старательнее они станут добиваться вашего одобрения в будущем и тем вероятнее, что в дальнейшем начнут поддерживать ваши идеи и точку зрения.
5. Внимание. Люди всегда обращают внимание на то и на того, кто им нравится. Как говорится: «Жизнь – это наука о внимании». Когда вы уделяете кому-то особое внимание, человек начинает чувствовать себя более важным и значимым. Что для этого нужно делать? Просто слушать его заинтересованно и не перебивать. Смотрите ему в глаза и ловите каждое слово. Кивайте, улыбайтесь и соглашайтесь, как будто высказывания собеседника чрезвычайно ценные и даже пророческие.