• Чтобы оценить, как выполняется проект, определите, насколько далеко вы продвинулись по плану, и проанализируйте тенденцию.
• Расходуйте резерв пропорционально ходу выполнения.
• При выявлении рисков и проблем поручайте их устранение членам команды. Этими действиями нужно управлять так же, как и задачами проекта, устанавливая сроки и контролируя выполнение плана.
• Не допускайте неконтролируемых изменений в проекте.
• Управление проектом построено на преодолении всех обстоятельств, мешающих его выполнению.
• Постоянно информируйте заказчика о ходе работ.
• Шансы на успех зависят не только от продуманного процесса управления и компетенции менеджера проекта, но и от конструктивного применения этих знаний. Следите за ходом работ, взаимодействуйте с заказчиком и управляйте его ожиданиями.
Литература
Формы отчета, реестры рисков, проблем и изменений в форматах MS-Word и MS Excel доступны на сайте: http://www.pearson-books.com.
Рассмотренная тема очень важна для управления проектами и поэтому раскрывается практически во всех работах, хоть и не всегда одинаково хорошо. Отдельным проблемам, скажем управлению рисками, посвящены тома объемом в несколько сот страниц, при желании, конечно, вы с ними можете ознакомиться, хотя эти знания, скорее всего, вам понадобятся лишь в особых случаях. Я рекомендую ознакомиться со следующими материалами: The Project Workout (Financial Times Prentice Hall) by Robert Buttrick, 2nd edn, 1999, Chapters 21–25. The Project Manager: Mastering the Art of Delivery (Financial Times Prentice Hall) by Richard Newton, 2005, Charters 5, 7 and 10. The Definitive Guide to Project Management (Financial Times Prentice Hall) by S. Nokes et al., 2003, Chapters 4–7. Practical Project Management: Tips, Tactics and Tools (Wiley) by Harvey A. Levine, 2002, Chapters 4–8.
Что делать сейчас
Приготовьтесь начать проект. Готовы ли вы провести стартовую встречу? Ее следует тщательно спланировать. Если вы проведете ее как надо, у вас будет мотивированная и энергичная команда; если провалите – доверие к вам как к менеджеру проекта может быть подорвано.
Управление проектом должно быть прозрачным. Убедитесь, что у вас есть все необходимые формы и документы, что вы знаете, как их использовать, и понимаете, кто из членов команды имеет право доступа к ним. Определите, будете ли вы рассылать их по электронной почте, выкладывать на сайт или станете использовать варианты, распечатанные на бумаге?
Спланируйте ваш личный график и то, как вы будете управлять выполнением работ, проблемами, рисками, изменениями и т. д.
Убедитесь, что члены команды проекта внесли в свой рабочий календарь даты заседаний, на которых должны присутствовать.
Определите характер взаимодействия с заказчиком для обсуждения проблем и хода выполнения проекта. Договоритесь о еженедельных встречах и отведите на такую встречу минимум час. Даже если пока вы не знаете точно, о чем будете говорить с заказчиком в течение этого часа, вы всегда найдете множество тем для обсуждения.
Глава 5. Завершение проекта
ТЕМА ГЛАВЫ
Как завершить проект, т. е. удостовериться в полноте и правильности полученных результатов.
Действия, описанные в настоящей главе, выполняются при завершении проекта. Они требуют определенных затрат времени и ресурсов, поэтому их нужно включить в план. Вы, наверное, помните, в третьей главе я предлагал вам заглянуть вперед и ознакомиться с содержанием этой главы, чтобы ввести в план задачи, о которых здесь пойдет речь. Нередко именно от них зависит успех проекта в целом.
ОСНОВНАЯ МЫСЛЬ
Менеджер должен проконтролировать завершение проекта и подчистить все «хвосты» – только тогда проект можно считать успешным. Для правильного завершения проекта нужно протестировать готовый продукт и убедиться, что заказчик сможет им воспользоваться.
Предварительные замечания
Предположим, вы должны написать небольшую компьютерную программу для предприятия. Команда в составе пяти человек работала над программой полтора месяца и только что закончила ее. Завершен ли ваш проект?
Нет. Во-первых, само по себе создание программы не означает, что она работает, – ее нужно протестировать. Только после тестирования вы сможете с уверенностью утверждать, что с программой все в порядке. Но сможет ли ей пользоваться заказчик? Пока еще нет: нужно установить программу на компьютерах заказчика, продемонстрировать ее возможности и, скорее всего, – обучить будущих пользователей. Иными словами, программу нужно внедрить. Но и после внедрения возникают проблемы: у заказчика могут возникнуть какие-то вопросы по работе программы или в ней обнаружится сбой. На этот случай разработчики предлагают заказчику техническую поддержку. Они решают все проблемы: отвечают на вопросы, устраняют возможные неисправности и т. д. и т. п.
Только после этого вы можете приступить к закрытию проекта, т. е. «освободить» команду проекта и разрешить ей начать работу над другим проектом. Однако, скорее всего, не все исполнители перейдут на другой проект – «освобождение» придется делать поэтапно. Кроме того, вам необходимо вернуть заказчику неизрасходованные средства из бюджета проекта.
Если впредь вы не собираетесь заниматься проектами, здесь можно поставить точку. В ином случае имеет смысл проанализировать проект – что у вас получилось хорошо, а что не очень и что можно было бы сделать иначе? Это поможет вам добиться лучших результатов в последующем.
Наконец, если проект оказался успешным, и заказчик доволен полученной программой, стоит устроить вечеринку. В конце концов, надо же отметить результаты!
Введение в завершение проектов
Итак, вы выполнили все как надо, и ваш проект продвигается более чем успешно. Однако выдающийся менеджер проектов отличается от обычного тем, как он завершает проект. Мало получить результаты, нужно представить готовый продукт заказчику и научить его пользоваться им.
Порядок завершения работы зависит от характера проекта и полученных результатов. Существует много факторов, которые нужно учитывать. Большинство из них очевидны, однако есть ряд важных задач, о которых часто забывают:
1. Протестируйте готовый продукт. Все ли работает? Получили ли вы то, что планировали? Не все продукты надо тестировать, но, если речь идет о компьютерной программе, новой телефонной сети, новом приборе и т. д., тестирование совершенно необходимо.
2. Помогите заказчику воспользоваться результатами вашей работы. Некоторые продукты требуют внедрения, а то и специального обучения людей работе с ними. Конечно, если в результате вашего проекта на свет явился отчет, то вряд ли заказчику понадобится какая-то помощь, а вот при создании новой компьютерной системы обучение персонала заказчика совершенно необходимо. Если вы организовывали переезд, нужно пояснить всем планировку нового офиса. Если результатом вашего проекта была разработка новых процедур или изменение структуры бизнес-процессов, придется не только научить людей работать в новых условиях, но и убедить их в том, что эти изменения пойдут им на пользу. Если ваш результат – новая корпоративная политика или комплекс правил, то необходимо объяснить людям не только сами правила, но и рассказать о том, как они повлияют на работу каждого сотрудника. Иными словами, в любом случае вы должны знать, какая помощь требуется конечным пользователям (или вашим заказчикам) после того, как проект завершен.
3. Обеспечьте сервисную поддержку на тот период, когда заказчик осваивает готовый продукт и проверяет его в работе. В некоторых случаях клиентская поддержка нужна и после того, как вы научили заказчика работе с готовым продуктом. Так нередко случается при выполнении сложных проектов. Нужно к тому же учитывать, что проблемы с использованием того или иного продукта часто проявляются не сразу. Например, сбои после внедрения новых компьютерных программ, которые приходится устранять разработчикам; мелкие недочеты при строительстве и т. п.
Задачи, которые вам предстоит решать на этом этапе проекта, зависят от типа проекта и полученного в результате продукта. Поэтому здесь вас ждут главным образом не инструкции, а вопросы. Ответив на них, вы поймете, что вам еще надо сделать. (Более подробно об этом рассказано в Приложении.)
Шаг за шагом
Шаг 5: Завершение проекта
Шаг 5.1. Протестируйте готовый продукт
Заказчик вправе рассчитывать, что готовый продукт будет соответствовать выдвинутым им требованиям. С этой целью перед передачей его заказчику проводят тестирование, конечно же, в соответствии с типом полученного продукта. Новый автомобиль тестируют совершенно иначе, чем компьютерную программу или построенное здание. Однако тестирование необходимо проводить в любом случае, если вы хотите быть уверены, что результаты работы отвечают ожиданиям вашего заказчика.
Хотя характер тестов варьируется, есть ряд общих вопросов, которые обязательно надо решить при тестировании:
• Все ли результаты получены?
• Все ли работает?
• Работает ли готовый продукт так, как надо по плану?
• Соответствует ли качество продукта ожидаемому?
• Оговорил ли заказчик критерии или процесс приемки работ; отвечает ли готовый продукт этим критериям?
Если вернуться к нашему примеру с переездом в новый офис, то в этом случае в рамках тестирования вам нужно проверить:
• установлены ли все столы, стулья, компьютеры и телефоны;
• установлен ли каждый комплект оборудования так, чтобы сотруднику было удобно работать;
• соответствует ли гигиеническим нормам освещение рабочих мест и насколько удобен доступ к розеткам;
• работает ли каждый из компьютеров и все ли программы установлены;
• работают ли телефоны и легко ли соединиться с нужным вам номером.
Более подробная информация о тестировании дана в Приложении.
Шаг 5.2. Передайте продукт на эксплуатацию
Удостоверившись в функциональности продукта, вы должны передать его на эксплуатацию. В одних случаях можно просто сдать работу заказчику, в других – требуется внедрение продукта и, например, проверка на совместимость. (Если в ходе проекта была разработана новая компьютерная программа, необходимо, чтобы она была совместима с остальным ПО заказчика.) Нужно ознакомить заказчика с особенностями работы полученного продукта и при необходимости провести обучение персонала.
Способы передачи продукта на эксплуатацию во многом зависят от характера самого продукта. Приступая к выполнению этой работы, необходимо найти ответы на следующие вопросы:
• Готовы ли заказчики к получению продукта? Например, если вы собираетесь устанавливать новую мебель в офисе, проверьте, подготовлен ли офис, или в нем сейчас работают и мебель ставить некуда.
• Является ли для заказчика готовый продукт новой разработкой или призван стать заменой устаревшего? Как вы планируете помочь заказчику осуществить эту замену? Допустим, один из результатов вашего проекта – новая инструкция для отдела продаж, в которой описано, как продавать разработанный вами продукт. Спросите себя: как вы намерены добиться того, чтобы каждый продавец получил новую инструкцию? Что вы сделаете, чтобы он правильно понял ее содержание? Как добиться, чтобы все продавцы стали ее использовать на практике?
• Нужно ли интегрировать результаты? Кто отвечает за это и как это будет сделано? Представьте, что вы устанавливаете на заводе новый станок. Прежде всего вам надо ответить на следующие вопросы: должен ли он работать в связке с другими, кто обеспечит их совместимость и проверит правильность работы?
• Нужны ли при передаче продукта на эксплуатацию какие-то особые операции? Какие именно и кто их должен выполнять? Есть продукты, которые требуют определенной процедуры внедрения. Если речь идет о новом программном обеспечении, будет ли оно установлено на компьютеры? Кто выполнит эту работу?
• Нужно ли обучать персонал заказчика? Если да, как будет организовано обучение? К примеру, ваш проект заключался в создании новых корпоративных политик для call-центра. Вы разработали инструкции, а теперь их нужно объяснить персоналу.
Подробнее об этом будет рассказано в Приложении.
Шаг 5.3. Обеспечьте клиентскую поддержку
Итак, заказчик приступил к освоению продукта. Кое-что ему еще непонятно, поэтому у него возникают вопросы, но могут выявиться и проблемы, которых не было при тестировании. Так что в течение какого-то периода времени по завершении проекта заказчику нужна ваша поддержка. Прежде всего постарайтесь найти ответы на следующие вопросы:
• Велика ли вероятность возникновения проблем?
• Как будут решены эти проблемы?
• Как вы узнаете, как долго нужно оказывать поддержку заказчику?
Клиентская поддержка необходима, но срок ее оказания должен быть разумным, иначе ваш проект никогда не закончится. Поэтому заранее оговорите с заказчиком сроки сервисной поддержки и включите их в план проекта.
Вернемся к примеру с переездом офиса. Ваша поддержка как менеджера этого проекта может понадобиться в первые дни после переезда. Ваша задача заключается в том, чтобы:
• каждый работник знал, где находится его рабочее место;
• каждому, кто, например, захочет отрегулировать высоту стула или подладить его под себя, была оказана помощь;
• все узнали номера своих телефонов, пароли к компьютерам и т. п.;
• каждый знал, как пользоваться новыми компьютерами и телефонными аппаратами.
Вам также нужно позаботиться о том, чтобы у персонала заказчика всегда была возможность связаться с консультантом и получить необходимые разъяснения при возникновении любых сложностей.
Шаг 5.4. Высвободите ресурсы
Когда ваши сотрудники выполнят свои задачи в рамках проекта, вы можете «освободить» их. Но не спешите. «Освобождайте» кадры только в том случае, если:
• вы уверены, что они завершили всю работу и выполнили свои задачи. И неважно, закончили ли работу в тот день, что указан в плане, или раньше – главное не дата, а выполнение всего объема работы;
• вы уверены, что тестирование и внедрение готового продукта, как и оказание клиентской поддержки заказчику, не должны входить в их обязанности.
Есть еще один ресурс, который может у вас остаться: я говорю о деньгах. Будем надеяться, что вы не превысите исходный бюджет (включая резерв). Если какие-то средства остаются, следует вернуть их заказчику или по крайней мере предупредить бухгалтера компании, что у вас больше не будет расходов.
Ключевые факторы успеха
8
Не выключайтесь из работы
Грамотное управление проектом означает, что менеджер должен постоянно быть в курсе всех дел. Необходимо точно знать, как идет выполнение проекта, какие проблемы возникли сегодня и как они будут решены. Вы должны чувствовать настрой команды: нравится ли им работа, приносит ли удовольствие или им нужна дополнительная мотивация?
Единственный способ обеспечивать постоянный контроль – не выключаться из работы. Некоторые менеджеры предпочитают не вмешиваться в работу, а только отслеживать соответствие плану и размышлять о том, что делать дальше. Конечно, нужно постоянно проверять соответствие хода выполнения проекта плану, да и думать никогда не вредно, но не стоит забывать, что успешное управление проектами – это действие. А любое действие должно быть выполнено в свое время, для чего необходимо постоянно быть в курсе событий.
Шаг 5.5. Сделайте выводы
Планируете ли вы в дальнейшем заниматься управлением проектами? Будут ли какие-то другие проекты в вашей компании? Чаще всего люди дают утвердительный ответ на оба вопроса. Если и вы ответите «да», то проанализируйте, как шло выполнение проекта, сразу после его завершения и сделайте выводы. Не откладывайте это на будущее, так как детали быстро забываются.
Постарайтесь найти ответы на следующие вопросы:
• Какую практику следует тиражировать? Что получилось хорошо и что вы повторите в новом проекте?
• От чего вы откажетесь? Что получилось плохо и чего вы не станете делать при выполнении следующего проекта?
• Что обязательно вы введете в новый проект? Чего вы не сделали в этом проекте и что, как теперь понятно, стоило бы сделать?
• Есть ли что-то еще, о чем вы узнали и что стоит запомнить?
Привлеките к анализу членов команды, а по возможности и заказчика.
Шаг 5.6. Отметьте результаты
Успешным завершением проекта можно гордиться. Освоив алгоритм, предложенный в нашей книге, вы теперь понимаете, что принципы управления проектами довольно просты. Они не требуют практически ничего, кроме здравого смысла. Тем не менее успешно завершить проект удается далеко не всем. Если вы добились этого, вы и ваша команда заслужили небольшой праздник.
Главное, что нужно запомнить
• Продумайте, нужно ли тестировать и внедрять готовый продукт и как это сделать.
• Будьте готовы оказывать клиентскую поддержку в течение какого-то срока после внедрения готового продукта.
• Проконтролируйте, действительно ли все ваши сотрудники, задействованные в проекте, могут быть «освобождены».
• Не забудьте отпраздновать ваш успех.
• Включите задачи, представленные в этой главе, в план и бюджет проекта.
• Если вы не успеваете закончить проект или не укладываетесь в бюджет, не поддавайтесь соблазну не выполнить эти задачи.