Процесс планирования в группе схож с индивидуальным, за исключением того, что все члены команды совместно ставят цели и разрабатывают план. Попросите всех поучаствовать. Убедитесь, что все согласны работать на общую цель.
Затем выработайте совместный план действий и выберите минимально возможное количество действий, способствующих достижению цели.
Очень важно разделить сферу ответственности и определить действия всех членов команды. Личная ответственность каждого поможет эффективно работать всем. Но если предполагается, что несколько членов команды будут выполнять одинаковые задачи, то лучше разбить тактические задания на несколько менее масштабных и, соответственно, распределить их между участниками. Например, если группа, состоящая из четырех человек, должна проводить 20 деловых встреч в неделю, то индивидуальные планы членов команды должны быть сформулированы как «проводить пять встреч в неделю».
Наконец, два совета по поводу планирования действий команды. Во-первых, не переоценивайте ее возможности. Лучший план команды краток и содержит минимальный перечень действий, необходимых для достижения результата – не более. Во-вторых, не перегружайте людей на начальном этапе. По возможности распределяйте их силы на весь период выполнения плана – 12 недель.
Распространенные ошибки и рекомендации для достижения успеха
Не дайте этим пяти распространенным ошибкам сорвать выполнение вашего плана.
Ошибка 1. Ваш 12-недельный план не соответствует долгосрочным целям
Очень важно, чтобы ваши 12-недельные цели (и прочие в рамках нашей методики планирования) соответствовали долгосрочной картине будущего. Когда вы ставите цели, убедитесь, что они связаны с вашим видением и определяют ваши достижения по истечении 12 недель. Они должны постоянно приближать вас к долгосрочным целям.
Ошибка 2. Вы не сосредоточены на выполнении плана
Концентрация на достижении целей очень важна. Если вы ставите много целей сразу, то есть вероятность, что вы не сможете правильно расставить приоритеты и выбрать необходимые действия. «Всё» не может быть приоритетным. Вы должны научиться отказываться от многих дел в пользу немногих – но самых важных. Для выбора малого количества ключевых направлений нужна смелость. Помните о том, что новый год наступает каждые 12 недель. Каждые 12 недель определяйте для себя одно или два ключевых направления, в которых нужно работать с максимальной отдачей. Затем, по истечении 12-недельного периода, вы заново определите для себя новые ключевые задачи. 12-недельный год помогает сосредоточиться на нескольких самых важных задачах и добиться значительного прогресса в течение короткого времени.
Ошибка 3. Вы непоследовательны в выборе действий
Часто для достижения одной цели люди выбирают 8, 10 или более действий (тактических шагов). Вы правда думаете, что это необходимо? В большинстве случаев такое огромное количество действий не только излишне, но и становится препятствием для выполнения ваших задач.
Очень полезно рассмотреть все возможные варианты действий, но не все они необходимы. Попытки выполнить всё приводят к истощению ваших личных ресурсов и оставляют ощущение усталости. Важно помнить, что не существует «правильного» количества действий. Как и целей. Во всем нужно соблюдать золотую середину. Если вы можете добиться своей цели, используя четыре действия, зачем вам пятое? Обдумайте все варианты и выберите только необходимые.
Ошибка 4. Вы всё усложняете
Сама по себе задача планирования может быть очень сложной. В некоторых компаниях есть целые отделы, отвечающие за стратегическое планирование. Но если вы хотите успешно завершить свой 12-недельный год, не усложняйте очевидное. Если вам кажется, что план становится громоздким, возможно, вы и правы. Выберите только самые важные направления и разумно минимальный набор действий, которые приведут к достижению ваших целей.
Ошибка 5. Вашему плану не хватает целенаправленности
Ваш план должен охватывать самые важные цели и средства их достижения, иначе он не будет эффективным. Часто люди строят планы на основе подсказок со стороны. Выполнять планы не очень сложно, но не так уж легко. Тяжело работать при отсутствии четких и ясных целей. Убедитесь, что вы сосредоточены только на главном – том, что важнее всего для вас.
Глава 15 Контроль над выполнением плана
12-недельный год начинается с видения. На его основе вы ставите цели на весь период. В соответствии с ними разрабатываете план. Затем необходим контроль над его выполнением. Майк Тайсон однажды сказал, что у всех есть план до тех пор, пока они не пропустят удар в челюсть. Контроль над процессом выполнения плана требует набора инструментов и действий, которые помогут вам продолжать работу, даже если вы пропустите удар в челюсть.
Следите за тем, чтобы все было выполнено
Недостаточно просто создать видение и план. Если вы хотите эффективно работать и достичь своих целей с их помощью, вероятно, потребуется делать то, что для вас в новинку. Новые действия всегда находятся вне зоны комфорта. Это основная причина сложностей перемен в жизни. Легко определить необходимые действия для получения результата, но сложно их последовательно выполнять. Без системного подхода и сторонней поддержки любые ваши действия будут постоянным испытанием на прочность. Сила воли иногда помогает, но, согласно исследованиям, иногда она истощается, а как показывает практика – иногда она у нас есть, а иногда нет.
Если вы собираетесь раскрыть свой потенциал, недостаточно надеяться только на свою силу воли. Контроль над выполнением задач предполагает наличие инструментов и действия, которые помогут вам, а иногда и заменят вашу силу воли. У Майкла Фелпса, олимпийского чемпиона, которому в мире мало равных, конечно же, были дни, когда он вообще не хотел близко подходить к бассейну или идти в спортзал. Но он продолжал тренировки. А все потому, что у него имелась поддержка, благодаря которой ему было легче. Если вы хотите добиться успеха, то вам она тоже нужна. Независимо от того, есть ли у вас большое желание что-то делать или нет, продолжайте работать по плану.
Выделим два важных момента, составляющих основу вашей поддержки. Первый из них – ваш еженедельный план.
Еженедельные планы
Еженедельный план – мощный инструмент, который превращает 12-недельный план в ежедневные и еженедельные действия. Он позволяет правильно организовать предстоящую неделю и сосредоточиться на главном. Это не всем хорошо известный «список дел». Он отражает важные действия, которые должны быть выполнены именно в течение указанной недели, чтобы добиться поставленной цели.
Помните, что еженедельный план – производный от 12-недельного. Он не составляется каждую неделю в зависимости от ситуации. Он состоит из действий, предусмотренных общим планом, которые обязательно должны быть выполнены именно в течение недели. Значит, еженедельный план предусматривает выполнение только самых важных действий, которые соответствуют вашей стратегии. Поскольку это неотъемлемая часть 12-недельного плана, который, в свою очередь, связан с вашими долгосрочными целями, вы можете быть уверены, что выполняете только главное на данной неделе. Если вы все сделали, как было предусмотрено, то неделя прошла отлично, а если нет, вы ее потеряли. Такая прозрачность позволяет говорить не только о том, что ваш план – мощный инструмент достижения целей, но и о том, что он может изменить вашу жизнь!
Ниже приведен пример еженедельного плана, взятый из нашей онлайн-системы. Легко увидеть, как ставится отдельная цель и как ее достигают путем выполнения определенного набора действий, запланированных на неделю. Мы настоятельно рекомендуем, чтобы вы распечатали этот текст и внесли все важные действия в свой календарь. Распечатанный еженедельный план становится документом, который вы будете использовать для управления работой; к тому же сможете проследить за тем, чтобы все дела, указанные в нем, выполнялись в течение недели.
План на неделю 6 – Счет: 0
Заработать 105 тыс. долларов на новом бизнесе
Позвонить минимум пяти потенциальным клиентам, чтобы назначить встречи, и назначить минимум три встречи в неделю
Провести минимум два начальных раунда переговоров в неделю
Создать график продаж и еженедельно обновлять его
Сбросить 5 кг
Ограничить потребление калорий до 1200 или менее в день
Проводить 20-минутные кардиотренировки минимум трижды в неделю
Выпивать минимум шесть стаканов воды в день
Проводить силовые тренировки минимум три раза в неделю
Проводить силовые тренировки минимум три раза в неделю
Улучшить отношения с Кэрол
Ходить на свидания с ней без детей раз в неделю
Не будьте одиноки
Второй важный элемент контроля – поддержка извне. Вспомним замечательную статью Йена Дойчмана в журнале Fast Company (май 2005 года), которая называлась «Меняйся или умри». Там описывалось исследование пациентов, которым было необходимо изменить свои привычки, чтобы выжить. Увы, по истечении 12 месяцев 90 % из них вернулись к старым привычкам, которые практически гарантировали летальный исход. Даже перед лицом смертельной угрозы подавляющее большинство людей не может сопротивляться своим старым привычкам и сделать правильный выбор.
В статье также описана группа пациентов, показатели которой были существенно выше – почти в семь раз! Почему? Они участвовали в группе поддержки, и их показатель успеха достиг почти 80 %! У тех, кто не принимал участие в группах, этот показатель составлял 10 %. Эта статистика напомнила о том, что однажды сказал Джордж Шинн, владелец баскетбольной команды Charlotte Hornets: «Нет людей, которые сами “сделали себя”. Вы можете добиться результата только при поддержке других». Пациенты, участвовавшие в группе, регулярно встречались, общались и обсуждали свои прогресс, сложности и испытания. Поддерживая друг друга, они в основном были способны бороться с болезнью. Какой урок можно извлечь из этого? Меняя свою жизнь, никогда не действуйте в одиночку. Ваши шансы на успех возрастут в семь раз, если у вас будет поддержка.
Поработав с тысячами клиентов за последние 10 лет, мы обнаружили ту же динамику. Когда люди встречаются с группой поддержки, они действуют гораздо лучше тех, кто остается со своими проблемами один на один. Мы рекомендуем создать группу из 2–4 человек, объединенных общими интересами, чтобы встречаться каждую неделю. Мы называем их «Обществами еженедельной ответственности» (ОЕО). Конечно, прочтя главу, посвященную ответственности, вы уже знаете о том, что в нашем понимании ответственность – не то, что люди возлагают друг на друга из-за невыполнения задач, а состояние, позволяющее эффективно выполнять обещания, данные себе или другим.
ОЕО – очень важный элемент контроля. Это короткая утренняя встреча, которая обычно проходит по понедельникам после того, как все участники уже составили свои планы на неделю. Она продолжается 15–30 минут. Во время встречи участники группы не обвиняют друг друга в невыполнении планов – не «возлагают ответственность» за что-то не сделанное вовремя. Они смело говорят о своих ошибках, хвалят друг друга за успехи, помогают сосредоточиться на важном и тем самым поощряют дальнейшие действия.
У ОЕО не бывает стандартной повестки дня. Вы можете ее менять или дополнять так, как считаете нужным. Но не забывайте сосредоточиваться на эффективных действиях.
Повестка дня Общества еженедельной ответственности
1. Личный отчет о выполненной работе. Каждый член группы рассказывает о том, как ему удается идти к своей цели и насколько хорошо у него это выходит. Здесь нужно учесть четыре ключевых аспекта:
А.-Результаты, которых вы достигли на сегодня и учитываете как часть плана на 12 недель.
Б.-Ваша оценка действий, которые вы выполнили на предыдущей неделе.
В.-Планы на текущую неделю.
Г.-Обратная связь и комментарии членов группы.
2. Обсуждение секретов успеха. Обсудите с участниками группы успешно выполненные дела и возможность применения успешных методов одного участника группы в работе других.
3. Взаимная поддержка и одобрение действий участников группы.
Все очень просто. Каждому дается несколько минут на выступление перед группой, рассказ о своих результатах, которых он добился к сегодняшнему дню. Выполняет ли он все задуманное? Опережает график или опаздывает? Затем он расскажет группе об оценке эффективности действий на предыдущей неделе (подробнее о том, как оценивать результаты, мы расскажем в главе 16). Он также опишет план своих действий на эту неделю. И, наконец, члены группы зададут ему вопросы, поздравят с успехами, дадут комментарии или советы. После выступления всех участников можно с ними поговорить об их успехах и попросить поделиться опытом. Собрание ОЕО заканчивается взаимными пожеланиями успешной недели.
Лесли Лилиенберг[24] применила ОЕО в качестве начального метода для изменения принципов работы ее команды, больше узнавая о том, на что сотрудники тратили свое время. Вот как она это описывает:
Выполнение 12-недельных планов заставило нас почувствовать важность каждого дня! Когда мы только начали, то выделили каждому члену команды отдельное направление работы. Они создавали планы развития своих направлений. Каждые 12 недель мы оценивали их достижения и корректировали планы.
Встречи ОЕО больше всего повлияли на успех во всех наших делах. Когда наши сотрудники стали оценивать каждую неделю, то начали внимательнее относиться к собственному времени.
Мы решили проводить по одному дню с каждым сотрудником исключительно для того, чтобы правильно оценить, как он тратит свое время. Это помогло выявить действия, которые отнимали больше времени и приносили меньше результатов. Анализ ROI[25] показал, что некоторые направления не стоили наших усилий и их следовало закрыть. Если бы мы не оценивали затраченное время и достижения еженедельно, то, вероятно, никогда бы не узнали, какая работа выполняется неэффективно.
Отказ от «годового мышления» помог нам быстрее добиваться запланированных результатов, а встречи ОЕО оказались еще полезнее. Лидер отвечает за то, чтобы все планы на ближайшие 12 недель выполнялись, а члены команды не отвлекались от видения будущего и продолжали работать по графику. Мой совет – создавайте группы ОЕО, выполняйте все намеченное в планах, и тогда 12-недельный год принесет отличные плоды!
Еженедельная программа действий
Единственный путь достижения целей на ближайшие 12 недель – ежедневное выполнение плана. Еженедельный план и участие в группе ОЕО – важные составляющие трехступенчатого процесса, называемого «еженедельной программой действий». Это очень простая программа, которая поможет вам правильно действовать каждую неделю и добиться поставленных целей.
Еженедельная программа включает три очень простых, но эффективных шага:
1. Дайте оценку прошедшей неделе.
2. Планируйте текущую неделю.
3. Участвуйте в группе поддержки.
Шаг 1. Дайте оценку прошедшей неделе
В главе 16 вы узнаете, как методика 12-недельного года поможет эффективно измерять свои действия с помощью еженедельной оценочной ведомости. Это лучший способ узнать о достигнутых успехах. Нужно тратить несколько минут каждую неделю на оценку собственных действий. В главе 16 подробнее рассказано, как рассчитать параметры оценки. Сейчас же хотим напомнить, что этот подход – важная составляющая еженедельной программы действий.
Шаг 2. Планируйте текущую неделю
До сих пор мы подробно говорили о важности еженедельного плана и работы в соответствии с ним. В разделе Achieve! на нашем сайте, о котором мы писали ранее, можно автоматически сгенерировать ваш план с перечнем действий, которые необходимо выполнить в течение недели. Если же вы планируете свои дела на бумаге, то нужно изучить общий 12-недельный план и перенести из него список необходимых действий в план на текущую неделю. В любом случае начинайте новую неделю с плана действий.
В начале каждой недели потребуется около 15 минут на оценку предыдущей и планирование текущей. Приблизительно 70 % наших клиентов занимаются этим утром по понедельникам. Остальные 30 % делают это на выходных. На самом деле не так важно, когда вы будете составлять планы, – главное, чтобы вы еженедельно этим занимались.
Шаг 3. Участвуйте в группе поддержки
Как уже сказано выше, вероятность успеха многократно возрастает при наличии помощи со стороны, поэтому стоит регулярно участвовать в группе поддержки. Составьте список людей, с которыми вы хотели бы организовать такую группу, свяжитесь с ними и вместе определите время, когда будете встречаться. Решите, будут ли это личные встречи или достаточно разговора по телефону. Главное – постарайтесь общаться с участниками группы регулярно в одно и то же время.
Эти три простых шага формируют основу системы высокоэффективного действия. Их легко выполнять, еще легче забыть о них. Но если вы всерьез собираетесь достичь своих целей, то нужно привыкнуть к этой еженедельной программе действий.
Сдвиг в сознании
Часто люди думают: если они знают, что требуется сделать, то еженедельный план не нужен. Многочисленные исследования и наш опыт работы с тысячами клиентов показывает, что это совсем не так. План «в голове» – не план на бумаге. Вероятность успешного выполнения написанного плана повышается на 60–80 % по сравнению с умозрительным.