1С: Бухгалтерия 8 с нуля. 100 уроков для начинающих - Алексей Гладкий 14 стр.

• № . Здесь указывается порядковый номер записи. Значение данного поля присваивается автоматически в момент добавления позиции;

• Контрагент . В поле вводится наименование контрагента, которому произведена оплата (значение выбирается из справочника контрагентов). После заполнения данного поля автоматически заполняется поле Договор контрагента;

• Договор расчетов с контрагентом . В это поле из соответствующего справочника выбирается документ, предназначенный для ведения расчетов с данным контрагентом;

• Сумма . В этом поле с клавиатуры указывается сумма оплаты в валюте документа;

• Курс взаиморасчетов . Здесь указывается курс взаиморасчетов, если они ведутся в разных валютах;

• Сумма взаиморасчетов . Поле предназначено для ввода суммы платежа в валюте взаиморасчетов (валюта взаиморасчетов определяется в договоре);

• Вид вход. документа . В поле указывается вид входящего документа, по которому поступили оплачиваемые товарноматериальные ценности;

• Дата вход. документа . В поле указывается дата входящего документа, по которому поступили оплачиваемые товарноматериальные ценности;

• Номер документа сторонней организации . Здесь вводится номер документа сторонней организации, по которому поступили товарно-материальные ценности;

• Содержание . В это поле при необходимости можно с клавиатуры ввести содержание операции;

• Счет расчетов . Здесь нужно указать счет бухгалтерского учета, на котором отражаются расчеты с данным контрагентом. Требуемое значение выбирается в окне плана счетов (выводится на экран с помощью кнопки выбора). Отметим, что без заполнения данного реквизита проведение документа по учету будет невозможно;

• Счет авансов . Здесь указывается счет по учету авансовых платежей (если таковые используются в расчетах). Данное поле заполняется таким же образом, как и поле Счет расчетов.

При проведении авансового отчета (для этого нужно нажать кнопку ОК либо выполнить команду Действия | Провести) соответствующим образом пересчитывается сальдо взаиморасчетов с данным контрагентом.

На вкладке Прочее отражаются прочие расходы по текущему авансовому отчету. К ним относятся, например, командировочные расходы, расходы на проезд, представительские расходы и т. п.

Для добавления в список новой позиции следует, как обычно, нажать клавишу <Insert> либо соответствующую кнопку инструментальной панели.

Для каждой позиции списка в соответствующих колонках указывается следующая информация:

• порядковый номер (присваивается автоматически в момент формирования позиции);

• вид, номер и дата входящего документа (это может быть, например, счет из гостиницы);

• сумма;

• содержание расходов (т. е. их конкретное название, например, представительские расходы);

• счета учета затрат и НДС;

• иные сведения.

В нижней части окна содержатся параметры Ответственный и Комментарий.

В поле Ответственный указывается имя пользователя, ответственного за оформление текущего документа (в большинстве случаев это пользователь, создавший данный документ). При нажатии на кнопку выбора на экране откроется окно справочника физических лиц, в котором выбирается необходимое значение.

В поле Комментарий с клавиатуры вводится произвольный текст, относящийся к текущему авансовому отчету. Заполнение данного поля не обязательно.

В верхней части окна находится кнопка Цены и валюта. При ее нажатии на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.20.

Рис. 4.20. Окно Цены и валюта

В этом окне устанавливается порядок оплаты и расчета цен в текущем документе. Окно состоит из двух панелей: Новые значения и Текущие значения.

Панель Текущие значения для редактирования недоступна и показывает текущие настройки оплаты и расчета цен. Данная информация бывает полезна, например, если в панели Новые значения, которая предназначена для редактирования ценовых настроек, были выполнены какие-либо изменения и их необходимо сравнить с первоначальными.

В поле Тип цен указывается тип цены, применяемый для позиций номенклатуры текущего документа. Выбор требуемого значения осуществляется из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике типов цен. Чтобы изменение типа цен вступило в силу, необходимо установить флажок Перезаполнить цены по типу цен, после чего нажать кнопку ОК (либо закрыть окно, утвердительно ответив при этом на запрос системы о сохранении выполненных изменений).

В поле Валюта указывается валюта документа, а в расположенном правее поле Курс – курс выбранной валюты по отношению к основной валюте. Чтобы изменение валюты вступило в силу, необходимо установить флажок Пересчитать цены по валюте, после чего нажать кнопку ОК (либо закрыть окно, утвердительно ответив при этом на запрос системы о сохранении выполненных изменений).

Если установлен флажок Учитывать НДС, то на вкладке Товары будут отображаться колонки %НДС и НДС Сумма, предназначенные для показа, соответственно, ставки и суммы НДС по текущей товарной позиции. Если флажок снят, то данные колонки не отображаются. Если установлен флажок Сумма вкл. НДС, то сумма НДС будет включена в сумму документа. Учтите, что данный флажок доступен только при установленном флажке Учитывать НДС.

В поле Валюта взаиморасчетов можно указать валюту взаиморасчетов, которая определена в договоре с данным контрагентом.

В расположенном справа поле Курс. взаим. указывается курс валюты взаиморасчетов по отношению к основной валюте.

Выполненные в окне Цены и валюта изменения вступают в силу после нажатия кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения изменений.

Справа от кнопки Цены и валюта (см. рис. 4.19) находится кнопка Действия. При нажатии на нее открывается меню, которое содержит следующие команды:

• Найти в списке . Команда предназначена для поиска требуемого документа в списке авансовых отчетов. При выполнении команды на экране открывается окно списка, в котором курсор установлен на текущий документ. Отметим, что команда Найти в списке доступна только для сохраненных документов;

• Скопировать . С помощью этой команды осуществляется быстрое создание нового документа на основе текущего. При этом в новом документе все поля будут заполнены так же, как и в документе-основании, за исключением номера документа и его даты;

• Записать (вызывается также нажатием комбинации клавиш <Ctrl>+<S>). Эта команда доступна только после внесения каких-либо изменений в текущий документ (либо при создании нового документа) и предназначена для сохранения внесенных изменений. Выполнение этой команды аналогично нажатию кнопки Записать, которая расположена справа внизу окна;

• Записать и закрыть . При выполнении этой команды окно редактирования будет закрыто с одновременным сохранением внесенных изменений;

• Провести . В результате выполнения этой команды текущий документ будет проведен по учету (сформируются бухгалтерские проводки, соответственно изменятся показатели взаиморасчетов с текущим подотчетником, с контрагентом, который фигурирует в авансовом отчете и т. д.);

• Отмена проведения . С помощью данной команды можно отменить выполненное ранее проведение документа. Команда доступна только для проведенных документов;

• Установить время . Команды, расположенные в этом подменю, позволяют установить желаемое время создания документа. Возможные варианты:

– Перед предыдущим документом ;

– За следующим документом ;

– Перенести в начало дня ;

– Перенести в конец дня ;

– Текущее время (команда присутствует только для новых документов);

• Результат проведения документа . При активизации этой команды на экране отображается перечень бухгалтерских проводок, сформированных в результате проведения данного документа;

• Закрыть . С помощью этой команды осуществляется выход из окна редактирования;

• Редактировать номер . С помощью этой команды осуществляется включение и выключение режима редактирования номера документа.

Чтобы сформировать печатную форму документа, нужно в нижней части окна (см. рис. 4.18 и 4.19) нажать кнопку Авансовый отчет (или нажать кнопку Печать и в открывшемся меню выбрать команду Авансовый отчет). При выполнении любого из этих действий на экране отобразится печатная форма документа (рис. 4.21).

Чтобы отправить документ на печать, нужно выполнить команду главного меню Файл | Печать или нажать комбинацию клавиш <Ctrl>+<P>.

Чтобы отправить документ на печать, нужно выполнить команду главного меню Файл | Печать или нажать комбинацию клавиш <Ctrl>+<P>.

Урок № 36. Формирование кассовой книги

Все кассовые операции в обязательном порядке должны отражаться в кассовой книге. Кассовая книга – законодательно утвержденный документ, обязательный к применению всеми субъектами хозяйствования, работающими с наличными деньгами (а без этого не обходится практически ни одно предприятие).

В программе ”1С:Бухгалтерия 8” сведения в кассовую книгу заносятся автоматически на основании сформированных ранее первичных кассовых документов. Пользователю остается только сформировать кассовую книгу, указав при этом необходимые настройки, и вывести ее на печать.

Для перехода в режим формирования кассовой книги нужно выполнить команду главного меню Касса | Кассовая книга, либо в панели функций на вкладке Касса в области Отчеты щелкнуть мышью на ссылке Кассовая книга. При выполнении любого из этих действий на экране отображается окно, которое показано на рис. 4.22.

Рис. 4.22. Настройка кассовой книги

Здесь необходимо указать параметры, в соответствии с которыми будет сформирована кассовая книга. Вначале нужно определить интервал времени, данные которого должны быть включены в кассовую книгу. Для этого в полях Период с по нужно указать начальную и конечную даты этого интервала (их можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора).

В поле Организация из раскрывающегося списка (содержимое формируется в справочнике организаций) нужно выбрать наименование организации, от имени которой будет сформирована кассовая книга. Обычно здесь указывается название собственной организации.

В программе "1С:Бухгалтерия 8” запоминаются номера сформированных ранее листов кассовой книги (эта информация хранится в регистре сведений "Номера листов кассовой книги”). Если необходимо пересчитать номера листов заново, то при настройке кассовой книги нужно установить флажок Пересчитать номера листов с начала года. Пересчет будет выполнен в процессе формирования документа.

Если установлен флажок Выводить основания кассовых ордеров, то в кассовой книге (см. рис. 4.23) в колонке От кого получено или кому выдано будет отображаться не только наименование контрагента, но и значение поля Основание вкладки Печать окна редактирования кассового ордера (см. рис. 4.4 и 4.11).

При снятом данном флажке в колонке От кого получено или кому выдано будет выводиться только наименование контрагента по документу (название юридического лица или ФИО физического лица).

С помощью переключателя Последний лист определяется, является ли данный лист кассовой книги последним в месяце, в году или это обычный лист. По умолчанию переключатель установлен в положение Обычный. Значение Последний в месяце становится доступным только в том случае, если в поле по указано последнее число какого-либо месяца, а значение Последний в году доступно только тогда, когда в поле по указана последняя дата года (31 декабря).

Чтобы сформировать кассовую книгу в соответствии с установленными настройками, нажмите в инструментальной панели данного окна кнопку Сформировать или выполните команду Действия | Сформировать. Пример сформированной кассовой книги показан на рис. 4.23.

Обратите внимание: в настройках кассовой книги установлен флажок Выводить основания кассовых ордеров и соответствующая информация представлена в колонке От кого получено или кому выдано.

Урок № 37. Журнал регистрации кассовых документов

Возможности программы предусматривают формирование и вывод на печать журнала регистрации кассовых документов, в который включаются все первичные кассовые документы за указанный интервал времени. На этом уроке мы научимся работать с журналом регистрации кассовых документов.

Чтобы перейти в режим работы с журналом, нужно выполнить команду главного меню Касса | Журнал регистрации кассовых документов (либо в панели функций на вкладке Касса в области Отчеты щелкнуть мышью на ссылке Журнал регистрации кассовых док-тов). При выполнении любого из этих действий на экране отображается окно, которое показано на рис. 4.24.

Рис. 4.24. Настройка журнала регистрации кассовых документов

Вначале нужно определить интервал времени, документы которого должны быть включены в журнал. Для этого в полях Период с по нужно указать начальную и конечную даты этого интервала (их можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора).

В поле Организация из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, нужно выбрать наименование организации, по документам которой будет сформирован журнал. Обычно здесь указывается название собственной организации.

Если установлен флажок Группировать по датам, то данные в журнале регистрации будут сгруппированы отдельно по каждой дате. Это улучшает наглядность отчета, а потому особенно актуально, когда журнал содержит много документов.

Чтобы сформировать журнал регистрации кассовых документов в соответствии с установленными параметрами, нажмите кнопку Сформировать (или выполните команду Действия | Сформировать). Пример сформированного отчета показан на рис. 4.25.

Обратите внимание – в данном отчете включен режим группировки по датам (флажок Группировать по датам установлен).

Из рисунков (4.24 и 4.25) видно, что область отчета состоит из двух вкладок: Журналы документов и Обложка.

На вкладке Журналы документов выводится собственно отчет, а на вкладке Обложка формируется его титульный лист (рис. 4.26).

Рис. 4.26. Титульный лист журнала регистрации кассовых документов

Чтобы вывести отчет или титульный лист на печать, выполните команду главного меню Файл | Печать (или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<P>).

Урок № 38. Формирование отчетности по кассовым операциям

В программе ”1С:Бухгалтерия 8” реализованы широкие функциональные возможности по настройке и формированию самых разных отчетов. Для перехода в режим работы с отчетами предназначены соответствующие команды меню Отчеты.

Однако для каждого блока программы (Касса, Банк, Склад, Производство и др.) возможно быстрое формирование соответствующих отчетов. В них уже выполнена предварительная настройка параметров, что дает возможность пользователю практически сразу получить требуемый отчет (в большинстве случаев остается указать лишь отчетный период).

Конечно, при желании вы можете произвести и более тонкую настройку параметров отчета – для этого есть все необходимые инструменты. Но о том, как это делать, мы узнаем на уроках, посвященных теме отчетности (глава 13 "Формирование отчетности"). Сейчас же завершать изучение темы будем уроком, который посвящен именно быстрому формированию соответствующих отчетов.

Для быстрого формирования отчетов в панели функций на соответствующих вкладках есть область Отчеты, которая по умолчанию расположена справа внизу. Содержимое этой области на вкладке Касса показано на рис. 4.27.

Рис. 4.27. Панель функций, вкладка Касса

В области Отчеты содержится несколько ссылок, каждая из которых предназначена для перехода в режим формирования соответствующего отчета. Например, чтобы сформировать оборотносальдовую ведомость по счету 50 "Касса", нужно щелкнуть на ссылке ОСВ по счету 50. В результате на экране откроется окно настройки, которое показано на рис. 4.28.

Как видно из рисунка, в данном окне по умолчанию заполнены параметры Счет и Организация. При необходимости организацию можно перевыбрать в раскрывающемся списке (по умолчанию предлагается организация, которая в справочнике организаций выбрана в качестве основной), после чего останется лишь указать период формирования отчета в полях Период с по. С помощью кнопки Заголовок осуществляется управление отображением заголовка отчета.

Чтобы сформировать отчет, нажмите в инструментальной панели кнопку Сформировать. На рис. 4.29 показан пример отчета.