• продолжительность выполнения каждого из запланированных действий демонстрировать с помощью отрезка, захватывающего определенное количество времени;
• параллельно отрезку, фиксирующему точное время выполнения действий, отмечать отрезки «запаса времени», намечающие самые ранние сроки начала работ и критические сроки завершения.
Принципы составления диаграммы
При составлении диаграммы следует руководствоваться некоторыми принципами:
• важно, чтобы выполнение ключевых мероприятий и действий высокой степени важности не приходилось на один промежуток времени;
• необходимо оставлять запас времени в расчете на неблагоприятное течение обстоятельств для всего проекта и каждого его действия;
• если выполнение действия может состояться лишь после выполнения предыдущего, необходимо запланировать решение последнего на возможно более ранний период времени;
• распределение нагрузки на исполнителей проекта должно быть равномерным по времени. Если в начале работы член команды перегружен, а в конце не знает, чем заняться, это вина планировщика;
• действия, не требующие конкретных сроков разрешения, надо вносить в карту после определения пиков нагрузки и частично свободных дней; их можно запланировать на менее загруженное время.
Как выглядит диаграмма
Диаграмма Ганта оформляется в виде таблицы, содержание ее можно варьировать и дополнять важными для составителя графами.
...
Например:
1. Сведения о количестве дней или недель, отведенных на выполнение каждого действия.
2. Фамилия менеджера или название отдела, ответственного за выполнение действия.
3. Степень важности и своевременности выполнения каждого пункта плана.
Интеллект-карты Составление интеллект-карты является одним из самых эффективных способов предоставления информации по принципу «как думает мозг». Карта сочетает в себе элементы образности и логики, а значит, задействует оба полушария мозга.
...
Именно на привлечении и правою, и левого полушарий основывается эффективность карты.
Цели составления
Построение интеллект-карты позволяет:
• наглядно фиксировать на одном листе все действия, необходимые для работы над проектом: поскольку вся информация со держится в одном документе, ее составные части не теряются и всегда находятся перед глазами;
• включить в процесс планирования проекта оба полушария мозга применять данную технику на всех этапах работы над проектом и для разных целей: для решения возникающих проблем, выполнения текущих действий, организации рабочего времени;
• четко структурировать информацию по проекту, постоянно обновлять и менять данные, информировать членов команды о состоянии дел, не прилагая к процессу информирования дополнительных усилий;
• мотивировать себя и персонал на качественную работу, «программировать» мозг на удачное завершение проекта.
Последовательность действий при составлении
Для составления интеллект-карты необходимо:
• поместить в центр листа ключевой образ, который нес бы в себе информацию о главной цели проекта;
• нарисовать направления, по которым будет работать проект: веток должно быть немного, они должны давать представление об основных составляющих ключевого образа;
• «развить» центральные направления за счет дополнительный побегов, которые будут представлять собой все ассоциации, связанные с этим направлением;
• по необходимости продолжать развивать «побеги», не забывая иллюстрировать их ключевыми словами и ассоциативными рисунками;
• составить интеллект-карты на все этапы работы над проектом, постоянно обновлять сведения.
Принципы составления
При составлении интеллект-карты необходимо руководствоваться некоторыми принципами:
• интеллект-карта оформляется с помощью ключевых слов, символов и рисунков, а не привычных для нас лаконичных и сухих записей;
• для подключения правого полушария мозга образы, используемые в оформлении карты, должны быть мультисенсорными, они должны рождать зрительные, слуховые, вкусовые, кинестетические, обонятельные, осязательные и другие ощущения;
• для более отчетливого восприятия надписи должны состоять из одного или минимума слов, делаться печатными буквами;
• для лучшего запоминания рисунки должны быть цветными, для более успешного структурирования информации надписи могут помечаться цветными маркерами;
• чем больше родится образов, тем эффективнее работает карта.
Как выглядит интеллект-карта
...
По сравнению с диаграммой Ганта сетевой график содержит в себе больше информации, четче показывает взаимосвязь действий и влияние их друг на друга, и, соответственно, является более сложным и основательным.
Интеллект-карта чем-то напоминает генеалогическое древо, с той только разницей, что в центре располагается ключевой образ, от которого идут ветви-направления работы над проектом, подробнее структурирующиеся более мелкими побегами.
Сетевой график
Сетевое планирование прекрасно работает в условиях разработки масштабных проектов и проектов высокой степени сложности.
Преимущество сетевых графиков заключается в четком определении событий, от которых зависит судьба проекта, в конкретизации взаимосвязи между рабочими заданиями проекта.
...
К ритический путь – это самый длинный путь на сетевом графике.
Анализ критического пути
Анализ критического пути позволяет:
• прогнозировать оптимальную длительность реализации проекта;
• определить критические действия;
• отслеживать изменение обстоятельств в процессе мониторинга.
Цели составления
Построение сетевого графика позволяет:
• последовательно распределить очередность действий, вносить изменения, вызванные возникновением непредвиденных обстоятельств;
• выявить действия, которые больше всего влияют на весь процесс работы над проектом, запланировать обеспечение дополнительными ресурсами для усиления этих действий при возникновении осложнений;
• мотивировать сотрудников с помощью наглядной демонстрации взаимосвязи их работы с деятельностью других членов команды, производить мониторинг реализации проекта;
• установить точные даты начала и окончания работы над всем проектом и каждым его действием;
• выяснить, какие из действии имеют запас времени, а какие требуют точного соответствия запланированному на их реализацию сроку.
Последовательность действий при составлении
Для составления сетевого графика необходимо:
• определить основные действия, которые требуется решить в процессе реализации проекта;
• предварительно выстроить действия в логическую цепочку;
• представить эту цепочку графически, с использованием стрелок, указывающих последовательность действий;
• стрелки (действия) могут идти как последовательно, так и параллельно, они могут пересекаться, вытекать одна из другой, «перескакивать» через несколько промежуточных действий;
• в зависимости от потребностей составителя фиксировать либо не фиксировать время, отведенное на каждое действие в одном варианте график позволяет рассчитать дату начала и завершения действия, в другом – лишь проследить их последовательность и взаимозависимость.
Принципы составления
При составлении сетевого графика необходимо руководствоваться некоторыми условиями:
• действие, работа над которым не может начаться раньше, чем следует выполнить другое, графически изображается после предыдущего;
• при планировании времени необходимо оставлять резерв на случай возникновения непредвиденных осложнений;
• эффективность графика будет выше, если в его составлении примет участие как можно большее количество участников проекта;
• графическое изображение действий может идти как последовательно, так и параллельно, иметь от одного до нескольку уровней;
• каждое из действий можно обозначить буквенным или цифровым символом. Это создаст удобство в обозначении примечаний, классификации действий, дальнейшей работе с графиком;
• в узловые точки сети вносятся данные о самом позднем и самом раннем времени начала действия.
Как выглядит сетевой график
Внешний вид сетевого графика можно варьировать и дополнять важными для составителя деталями: указанием времени, отведенного на каждое действие, цифровыми или буквенными обозначениями действий. Сетевой график может быть простым и лаконичным.
Как выглядит сетевой график с анализом критического пути
Подробный сетевой график несет в себе больше информации, чем простой сетевой график.
Сведения, данные в графике, позволяют увидеть действия, имеющие резерв времени и не имеющие его, показывают даты начала и завершения действия, указывают на продолжительность действия.
КОМАНДА ПРОЕКТА
Наличие талантливого руководителя – залог успеха выполнения проекта. Менеджер, управляющий персоналом проекта, должен освоить правила создания команды и тонкости управления взаимоотношениями между ее членами. Бессистемный подбор команды провоцирует возникновение конфликтов, неполное и нерациональное использование ресурсов персонала, распад команды еще на этапе ее формирования. Умение создавать команду и справляться с проблемами, возникающими по ходу ее формирования и функционирования, вырабатывается с помощью изучения теории и применения практических методов управления персоналом. Владение теорией управления помогает спрогнозировать и предотвратить конфликтные ситуации, создать образцовую команду, избежать ошибок, свойственных многим практикующим менеджерам.
Процесс управления командой проекта можно разделить на 2 этапа:
• создание команды;
• управление взаимоотношениями.
1 . СОЗДАНИЕ КОМАНДЫ
Команда – это не просто группа знакомых между собой людей, связанных одной целью и имеющих общие интересы.
Работа в команде отличается обязательным и регулярным сотрудничеством членов команды, четким распределением ролей, строгой, документально зафиксированной координацией действий.
...
Управление, построенное на проверенных схемах и принципах, поможет создать сильную, заинтересованную в результатах своего труда команду, выработать верную стратегию при возникновении проблем, рождающихся на разных этапах формирования коллектива, направить развитие конфликта на пользу дела.
ЧЕТЫРЕ ЛИЦА КОМАНДЫДеятельность каждой команды так или иначе захватывает четыре сферы, образуя «четыре лица команды».
Работа двух из них направлена во внешнюю среду, двух других – во внутреннюю. Кроме того, два «лица» ориентированы на людей, два – на выполнение задач.
Комбинация этих направлений создает «четыре лица» команды. Для каждого «командного лица» необходим свой набор компетентности.
Реализация запросов и требований организатора
«Первое лицо» отвечает за внешнюю сферу деятельности команды, а именно за удовлетворение требований «спонсоров», под которыми подразумеваются ответственные за организацию работы коллектива. «Спонсора» могут представлять руководители проекта и всей компании. «Первое лицо» использует свои способности и навыки для более продуктивного общения с внешним миром, целесообразного и своевременного использования ресурсов для успешного выполнения поставленных задач.
...
Использование возможностей и ресурсов рабочей группы направлено на реализацию запросов организаторов проекта.
Выполнение запросов и требований потребителя
«Второе лицо», как и «первое», относится к внешней сфере деятельности и удовлетворяет потребности внутренних и внешних клиентов. Этот тип команды направляет все усилия на максимально продуктивное использование ресурсов и возможностей коллектива, на поиск путей получения информации о запросах потребителей, обработку этой информации, качественное удовлетворение потребностей клиентов. Важно найти доступ к информации о позитивном и негативном восприятии деятельности организации, постоянно повышать качество предоставленных услуг.
...
Главная цель команды «третьего типа» – своевременное и грамотное решение задач проекта, выполненное с наименьшими затратами человеческих, материальных, денежных ресурсов.
Работа над решением задач
Для «третьего лица» главное – организация эффективной деятельности для достижения поставленных задач. Участники данного типа команды определяют рабочие задания, разрабатывают различные варианты достижения целей, выбирают лучшие из них, находят варианты наиболее эффективного использования ресурсов, а также методы и техники планирования и реализации проекта, осуществляет мониторинг и контроль.
Благополучие персонала
Для команды «четвертого типа» главное – создание комфортного рабочего климата в команде. В таких коллективах большое внимание уделяется распределению работ, контролю над рациональной установкой норм, удовлетворению потребности в оборудовании, производственных площадях, информации. Команда с «четвертым лицом» определяет уровни и способы вознаграждения сотрудников, рассматривает и применяет другие способы мотивации персонала. Особое внимание уделяется заботе о том, чтобы рабочая команда представляла собой сплоченный коллектив, движущийся к одной цели, а не разрозненные подгруппы, занятые решением лишь своих узких проблем.
КОМАНДНЫЕ РОЛИ (ПО БЕЛБИНУ)Роль дается сотруднику на основе его личных качеств и уровня квалификации, а также других способностей. Успех коллективной работы зависит от наличия представителей девяти (по Мередиту Белбину) командных ролей и оптимального их сочетания.
...
Эффективное создание команды учитывает не только опыт, исполнительность, компетентность членов коллектива, но и функциональную роль, которую каждый из сотрудников будет играть в организации.
...
Независимо от степени своей популярности «приводящий в действие» стимулирует деятельность всего коллектива.
Приводящий в действие
«Приводящий в действие», или «формирователь», – двигатель работы команды. Часто он раздражает остальных сотрудников неуемной энергией, нетерпеливостью, импульсивностью. Он не просто работает с полной отдачей, но и не терпит бездеятельности, инертности, вялости от других. «Формирователь» разочаровывается, если принятое решение не претворяется в жизнь тотчас, раздражается, если выполнение задачи «откладывается в долгий ящик», не терпит «очковтирательства» и подтасовки фактов.
...
Если «оценщик» является менеджером высшего звена, он может полностью подавить инициативу членов команды.
Оценщик
Девиз «оценщика» – осторожность, рассудительность, практичность. Он не способен на безумные поступки как в личной жизни, так и в работе. Именно «оценщик» способен вычленить из массы идей, рожденных коллективом в результате «мозгового штурма», те рациональные зерна, работа над которыми способна дать положительные результаты. «Оценщик» прекрасно владеет эмоциями, что способствует беспристрастной и трезвой оценке ситуации. К сожалению, по причине скудости творческого воображения и неспособности стимулировать других «оценщик» не способен заразить коллектив даже самой яркой из выбранных идей.
Коллективист
«Коллективист» поддерживает товарищеский климат в коллективе, создает командный дух, помогает устранять разногласия. Именно к «коллективисту» обращаются сотрудники в случае возникновения конфликтных ситуаций, именно «коллективист» служит «последней инстанцией» в плане вынесения вердиктов поступкам и действиям других. В силу своей нерешительности, боязни кризисных ситуаций и конфликтов «коллективист» может являться довольно средним профессионалом. Но, несмотря на это, его присутствие в команде необходимо.
Исполнитель
«Исполнитель» обладает высокой работоспособностью и самодисциплиной. Именно он является звеном, перерабатывающим идеи в рабочие задачи, и стержнем, регулирующим упорядоченность деятельности команды. «Исполнители» незаменимы при выполнении рутинной работы, не требующей самостоятельного принятия новых решений, умения быстро ориентироваться в меняющихся обстоятельствах. Обычно «исполнители» предсказуемы, статичны, консервативны.
...
Именно коллективист способствует созданию гармоничных отношений в команде И устранению конфликтов, способных погубить даже самый выигрышный проект.
...
Здравый смысл присущий «исполнителям», при необходимости позволяв им принимать верные решения но мешает проявлять гибкость!
И смелость в критических ситуациях.
...
«Доводчики» охотно берут на себя рутинную часть работы, переживают за качественное и своевременное выполнение своих и чужих обязанностей, никогда не оставляют дело незавершенным.