Как работать по четыре часа в неделю - ТИМОТИ ФЕРРИС 16 стр.

1. Я согласился на услуги первого же сотрудника, предложенного компанией, и не выдвинул никаких требований.

Сразу объясните, что вам нужен помощник, в совершенстве знающий английский язык, и сообщите, что ему обязательно придется вести телефонные переговоры (даже если это неправда). При неоднократных проблемах с коммуникацией постарайтесь как можно быстрее найти помощнику замену.

2. Я дал неточные указания.

Я попросил помощника договориться об интервью, но не указал, что оно нужно для статьи. Из опыта работы с предыдущими клиентами помощник сделал вывод, что я хочу кого-то нанять, и зря потратил время, составляя сводные таблицы и добывая на сайтах с вакансиями дополнительную информацию, в которой я не нуждался.

Предложения следует составлять так, чтобы не допускать двусмысленностей, желательно языком, понятным ученику второго класса. То же самое относится к носителям языка: задания должны быть четкими и ясными. Неточность обойдется как минимум в 10 долларов.

Обратите внимание: я просил сообщить, ЕСЛИ помощнику будет что-то непонятно или возникнут вопросы. Это в корне неверный подход. Попросите ВП повторить задачу своими словами – только так можно убедиться, что он правильно понял вас.

3. Я дал помощнику разрешение впустую тратить время.

Мы снова возвращаемся к минимизации ущерба. Потребуйте, чтобы помощник сообщил вам о положении дел после нескольких часов работы, заодно и убедитесь, что задача понята и по плечу исполнителю. После нескольких попыток выясняется, что некоторые задачи выполнить невозможно.

4. Я установил крайний срок через неделю.

Вспомните закон Паркинсона и давайте помощникам задания, которые следует выполнять не более чем за 72 часа. Больше всего мне везло с 48 и 24 часами. Это еще одна весомая причина работать с небольшой группой (три-четыре человека), а не с одним помощником, которого в последнюю минуту могут завалить работой. Выбирать краткие сроки не значит отказаться от масштабных заданий (таких, как составление бизнес-планов): достаточно просто разбить их на части, с которыми можно справиться за короткое время (тезисы, выводы по исследованиям, разделы большого документа и т. д.).

5. Я завалил помощника заданиями, но не указал степень важности каждого.

Рекомендую давать задания по одному во всех случаях, когда это возможно. Заданий не должно быть сразу больше двух. Если вы хотите, чтобы компьютер завис или дал сбой, откройте сразу 20 окон и приложений. Если хотите, чтобы то же самое произошло с вашим помощником, нагрузите его десятком задач, но не расставляйте приоритеты. Еще раз повторите нашу мантру: сначала устранить лишнее, потом делегировать.

Как выглядит правильно составленное задание для ВП? Ниже приведен пример – письмо, недавно отправленное в Индию помощнику, продемонстрировавшему блестящие результаты:

«Уважаемая Сомья, большое спасибо. Перейдем к следующему заданию.

ЗАДАНИЕ: мне нужны фамилии и адреса электронной почты редакторов американских журналов для мужчин (примеры: Maxim, Stuff, GQ, Esquire, Blender и проч.) и пишущих авторов, которые работают по совместительству. Пример такого человека – Эйджей Джейкобс, старший редактор Esquire (www.ajjacobs.com ). Информацию о нем я уже получил, теперь мне нужны такие же люди, как он.

Вы сможете их найти? Если нет, сообщите. Пожалуйста, сообщите, что вы меня поняли, и объясните, как вы намерены выполнять это задание.

СРОКИ: поскольку дело спешное, приступайте к работе сразу после получения этого письма, а через три часа сообщите мне о результатах. Если можно, беритесь за работу немедленно. На эту работу вам отводится максимум три часа. Жду отчет о проделанной работе к вечеру понедельника.

Благодарю за оперативность.

Коротко, вежливо и по делу. Ясный стиль, следовательно, внятные указания, результат четкого мышления. Мыслить надо просто.

В следующих главах коммуникативные навыки, которые вы приобрели, экспериментируя с виртуальными помощниками, найдут более широкое применение в прибыльной сфере автоматизации. Аутсорсинг будет возведен на такую высокую ступень, что по сравнению с ним делегирование задач покажется детской забавой.

В мире автоматизации не все бизнес-модели одинаковы. Можно ли создать бизнес и скоординировать работу всех его узлов, не шевельнув пальцем? Как автоматизировать приток средств на банковский счет и в то же время избежать самых распространенных проблем? Все начинается с осмысления вариантов, искусства сбора информации, а также глубоких размышлений и выбора своих «муз».

Следующая глава – описание первого шага: создание товара.

Плыви по течению

Вот блок-схема от читателя Джеда Вуда, который с ее помощью быстрее принимает решения, добивается большей отдачи при меньших затратах и проводит больше времени с женой и детьми.

Вопросы и задания

1. Наймите помощника, даже если он вам не нужен.

Приучитесь не подчиняться, а без стеснения отдавать распоряжения. Начните с пробного проекта или небольшой повторяющейся задачи (желательно ежедневной).

Рекомендую на первых порах поручать задания, связанные с языком, местным помощникам, а к иностранным помощникам обращаться для того, чтобы совершенствовать свои навыки общения. Выберите по одному помощнику из каждой группы и приступайте.

На следующих сайтах, сгруппированных по географическому признаку, содержатся полезные ресурсы.

Далее приведен список полезных интернет-ресурсов.

Помощники из США и Канады (от 20 долларов в час)

http://www.iavoa.com (Международная ассоциация виртуальных офисных помощников). Всеобщий справочник, в который входят США.

http://www.cvac.ca (связь с канадскими виртуальными помощниками).

http://www.canadianva.net/files/va-locator.html (Канада).

www.onlinebusinessmanager.com.

Северная Америка и весь мир (от 4 долларов в час)

www.elance.com (введите в поисковиках слова virtual assistants, personal assistants, executive assistants). Благодаря отзывам клиентов о работе компании Elance я нашел своего лучшего ВП, услуги которого обходятся в 4 доллара за час. К подобным рынкам с позитивными отзывами относятся www.guru.com и www.rentacoder.com.

Индия

www.tryasksunday.com (20–60 долларов в месяц за услуги консьержа 24 часа в день, 7 дней в неделю, пробная неделя – бесплатно). AskSunday – одно из усовершенствованных порождений рынка личного аутсорсинга. Их сайт занял второе место в 2007 году в рейтинге журнала Time. Просто наберите код 212 (NYC) и получите доступ к вежливым и разговорчивым ассистентам из Индии и Пакистана. Я пользуюсь этим сервисом 80 % времени, на выполнение большинства задач тратится меньше 10 минут. Для более длительных проектов существуют команды, работающие за 12 долларов в час.

www.b2kcorp.com (от 15 долларов в час). Компания Brickwork справится с любыми заданиями, в том числе от 10 нефтяных компаний из списка Fortune, клиентов из списка Fortune 500, пятерки крупнейших финансовых компаний, американских конгрессменов.

Об этом свидетельствуют расценки компании, а также ее специализация – только бизнес и ничего, кроме бизнеса. Никаких цветов для тетушки.

www.taskseveryday.com (6,98 доллара в час за преданного делу виртуального помощника). Базируется в Мумбае, доступен по телефону и электронной почте из США, Великобритании и Австралии. Можно выбирать между 20 и 40 долларами в неделю и заранее оплаченными часами.

www.yourmaninindia.com (от 6,25 доллара в час). Компания YMII берется и за деловые, и за личные задания и может работать в реальном времени (некоторые операторы находятся на посту круглосуточно, 7 дней в неделю) или выполнять работу, пока вы спите. Знание английского и эффективность ВП широко варьируются, поэтому побеседуйте с кандидатами, прежде чем давать важные задания. Внимание: после выхода первого издания этой книги стали появляться жалобы на низкое качество услуг, к тому же время ожидания в списке потенциальных клиентов достигает четырех недель.

2. Начните с малого, стремитесь к большему.

Тина Форсайт, виртуальный бизнес-менеджер (ВП высшего ранга), которая помогает клиентам, зарабатывающим шестизначные суммы, получать семизначные с помощью перестройки бизнес-процессов, дает следующие рекомендации:

• загляните в свой список дел – какие из них подолгу задерживаются в списке;

• каждый раз, когда отвлекаетесь от дела или меняете вид деятельности, задайтесь вопросом: «Может, с этим справился бы ВП?»;

• загляните в свой список дел – какие из них подолгу задерживаются в списке;

• каждый раз, когда отвлекаетесь от дела или меняете вид деятельности, задайтесь вопросом: «Может, с этим справился бы ВП?»;

• изучите болевые точки: что вызывает у вас наибольшую досаду или скуку?

Вот список типичных потребителей времени, досаждающих мелким сетевым компаниям:

• составление статей для привлечения посетителей на сайт, а также формирование списков рассылки;

• участие в дискуссиях и модерация форумов и виртуальных досок объявлений;

• управление партнерскими программами;

• наполнение сайтов, публикация новостей, ведение блогов;

• поиск фактов, разработка новых маркетинговых инициатив, анализ результатов маркетинговых кампаний.

Не ждите от единственного ВП чудес, но и не будьте слишком снисходительны к нему. Слегка отпустите поводок. Откажитесь от бесполезных заданий, которые только отнимают, а не экономят время. Незачем тратить 15 минут на отправку письма в Индию только для того, чтобы узнать цену авиабилета: вы сами сможете сделать то же самое за 10 минут и избежать лишней переписки.

Смысл упражнения в том, чтобы раздвинуть границы своей зоны комфорта. Поскольку любую задачу, с которой не справился ВП, можно выполнить самостоятельно, проверьте пределы его способностей. Помните совет Brickwork: не ограничивайте себя ни в чем.

3. Выявите пять основных потребителей времени – задач, не относящихся к работе, а также пять личных задач, которые можно поручить помощнику просто ради развлечения.

4. Действуйте согласованно: графики и расписания.

Если вы решили поручить помощнику составлять графики работы и вносить дела в ваше расписание, важно, чтобы обновления имелись у вас обоих. Вот несколько полезных инструментов:

BusySync (www.busysync.com). У меня два аккаунта на Gmail: один частный, лично для меня, второй для моего помощника, куда попадает общая почта. С помощью BusySync я синхронизирую Google Calendar с iCal (календарем Mac) на моем лаптопе. Для той же цели я успешно пользуюсь SpanningSync (www.spanningsync.com).

WebEx Office (www.weboffice.com). Ведите в Сети общее расписание, но скрывайте свои личные дела. Его можно синхронизировать с Outlook, а также предложить общее пользование документами и другие функции для работы с помощником или в команде. Предлагаю сравнить это приложение и синхронизацию вашего Outlook с Google Calendar помощника.

Проблема комфорта

«Бутерброд с критикой» (2 дня, еженедельно)

Скорее всего, кто-нибудь из окружающих – коллега, босс, клиент и т. д. – выводит вас из себя своими поступками. Вместо того чтобы опасаться конфликта и обходить эту проблему стороной, попробуйте устранить ее, предварительно сдобрив толстым слоем шоколада. Раз в день в течение двух дней, а затем каждый четверг (период с понедельника по среду слишком напряженный, пятница – расслабленный) в течение трех недель примените к кому-нибудь тактику, которую я называю «бутерброд с критикой». Внесите эту задачу в свой список дел. Почему бутерброд? Потому что сначала надо похвалить собеседника за что-нибудь, потом подпустить критики и закончить разговор опять-таки похвалой, чтобы отойти от болезненной проблемы. Вот пример подобного диалога с вышестоящим сотрудником или боссом, ключевые слова и фразы выделены.

Вы: Привет, Мара. Минутка найдется?

Мара: Само собой. А что такое?

Вы: ДЛЯ НАЧАЛА СПАСИБО ВАМ за помощь с отчетом для Мили Уорм (или любой другой пример). Вы показали мне, как надо составлять отчеты. Я ВЫСОКО ОЦЕНИЛ ЭТО. ВЫ ПРЕКРАСНО решаете технические вопросы.

Мара: Без проблем.

Вы: И ЕЩЕ ОДНО[23]… Сейчас у нас уйма работы, и, ПОХОЖЕ[24], я зашиваюсь. ОБЫЧНО С ОЧЕРЕДНОСТЬЮ ЗАДАЧ МНЕ ВСЕ ЯСНО[25], но сейчас что-то не пойму, какие дела у нас первоочередные. ВЫ НЕ МОГЛИ БЫ ПОМОЧЬ МНЕ – указать, за что хвататься в первую очередь? ЧТО-ТО Я НИКАК НЕ РАЗБЕРУСЬ[26], МНЕ БЫ ОЧЕНЬ ПРИГОДИЛАСЬ СЕЙЧАС ПОМОЩЬ.

Мара: М-м-м… хорошо, попробую.

Вы: ДЛЯ МЕНЯ ЭТО ОЧЕНЬ МНОГО ЗНАЧИТ. СПАСИБО. ДА, ПОКА НЕ ЗАБЫЛ[27], презентация на прошлой неделе была превосходна.

Мара: Вы думаете? И т. д.

«Вы советуете проверять почту всего несколько раз в день. Вот еще одна уловка: я не только отвечаю на письма, когда мне удобно, но и получаю их в удобное для меня время. В Outlook можно отложить отправку писем, перенести ее на любое время суток. Например, отвечая на письма в 15:00, я вовсе не хочу, чтобы меня тут же засыпали ответами или уточняющими вопросами. (Таким же способом можно обойтись без чата в письмах.) И я отправляю письма, но они доходят до адресатов поздно вечером или к восьми утра, когда те приходят на работу на следующий день. Такой и должна быть электронная почта – почтой, а не приложением для чата!»

Глава 9 Доход на автопилоте – 1 Поиск музы

Минималист-универсал

Дуглас Прайс проснулся чудесным летним утром в своем каменном бруклинском доме. Теперь первым делом – кофе. Десинхроноз не беспокоил, хотя Дуглас только что вернулся из Хорватии, где две недели путешествовал по островам. За последние 12 месяцев он посетил уже шестую страну. Следующая по плану – Япония.

Улыбаясь и держа кружку с кофе, он подсел к «макинтошу» – проверить личную почту – 32 письма, и в каждом хорошие новости.

Друг и деловой партнер Дугласа и по совместительству соучредитель компании Limewire прислал сообщение: обкатка Last Bamboo, начинающей компании, специализирующейся на одноранговых сетевых технологиях, подходила к концу. Это детище Дуга обещало принести миллиарды, но только после напряженной работы инженеров.

Бостонская Samson Projects, одна из самых популярных современных галерей, была в восторге от последней работы Дуга и предлагала в ближайшее время заняться новыми выставками в должности старшего хранителя.

Последним в ящике обнаружилось послание, адресованное «Демону Доку»: фанат восторгался последним инструментальным альбомом в стиле хип-хоп – onliness vi.o.i. Дуг выложил этот альбом в свободный доступ, т. е. каждый мог бесплатно скачать его и использовать любой трек в своих композициях.

Дуг снова улыбнулся, допил черный кофе и открыл другое окно, чтобы заняться деловой почтой. На нее ушло гораздо меньше времени. Обычно на деловую переписку Дуг тратил меньше 30 минут в день и два часа в неделю.

Как все изменилось.

Два года назад, в июне 2004 года, я заглянул к Дугу, чтобы проверить почту перед тем, как забросить ее в далекий ящик. Через несколько часов из аэропорта Кеннеди в Нью-Йорке я отправлялся в кругосветное путешествие на неопределенный срок. Дуг только посмеивался, слушая меня. Он строил такие же планы и наконец вырвался из тисков интернет-компании с венчурным капиталом, которая когда-то была легендой и его страстью, а теперь – просто работой. Эйфория, характерная для эпохи бума интернет-компаний, уже прошла, а вместе с ней почти все шансы для торговли или публичного размещения акций.

Пожелав мне доброго пути, Дуг принял решение раньше, чем такси отъехало от тротуара. Хватит все усложнять. Пора вернуться к началам.

Компания Prosoundeffects.com, созданная в январе 2005 года после испытательной недели продаж на аукционе eBay, предназначалась только для одной цели: обеспечить Дугу максимальный приток средств при минимальных затратах времени.

А теперь вернемся в 2006 год и к деловой почте Дуга.

Пришло 10 заказов на компакт-диски с экзотическими звуками (от криков лемуров до игры на редких инструментах), которыми кинопродюсеры, музыканты, разработчики видеоигр и звукорежиссеры хотят пополнить свою коллекцию, чтобы потом использовать в работе. Дуг создает этот товар, но не владеет им, поэтому ему не требуются физическая инвентаризация и оплата наличными. Его бизнес-модель гораздо элегантнее. Источник доходов только один.

1. Потенциальный покупатель видит рекламу Дуга, построенную по принципу pay-per-click (букв. оплата за клик), в Google или другой поисковой системе и по ссылке выходит на его сайт www.prosoundeffects.com .