Сергей Ватутин, Михаил Дашкиев Прибыльная турфирма. Советы владельцам и управляющим
Введение
Добрый день, будущие коллеги! Мы рады, что вы держите в руках нашу книгу «Прибыльная турфирма. Советы владельцам и управляющим». Мы – это Михаил Дашкиев и Сергей Ватутин, авторы книги.
Вы встали на тернистый путь туристического бизнеса. Известно: конкуренция в турбизнесе огромна и жестока. Но если вы твердо решили, что турбизнес – ваш билет в один конец, а пункт назначения – будущее, значит, эта книга для вас. После прочтения книги в ваших руках появятся карты с выигрышной комбинацией, актуальной на все времена. Страх перед конкурентами исчезнет, потому что вы будете приумножать свой доход и расширять точки продаж, занимая лидирующую позицию в турбизнесе.
Мы с готовностью и удовольствием поделимся многолетним опытом и знаниями, приобретенными на данном поприще. Без лишних слов переходим к делу.
Об авторах
Для начала мы немного расскажем о себе, чтобы было понятно, кто мы такие и почему мы можем дать весомые знания по открытию и ведению бизнеса в туризме.
Сергей Ватутин – создатель сети турагентств «1001 Тур» и туристического портала turizm.ru. Порядка двенадцати лет занимается рекламой туристических услуг в Интернете и девять лет – непосредственно туризмом. За это время «1001 Тур» выросла с одного маленького офиса до крупной сети, в которой на сегодняшний момент более ста офисов. Несмотря на то что начинали мы с нуля – без чужих инвестиций и любой иной поддержки, – большинство наших офисов работают достаточно успешно и показывают те результаты, о которых только мечтают многие туристические агентства.
Михаил Дашкиев – владелец и создатель проекта Mokselle. Mokselle – маркетинговое агентство, отличающееся от других практическим характером. Мы не занимаемся теориями или абстракциями в маркетинге. Все пять лет существования агенства мы увеличиваем продажи тем, кому это нужно и кто платит за это деньги. Мы работали с компаниями, которые занимаются установкой окон, производством строительных смесей, сантехники, одежды, продажей цветов и даже интимтоваров. Михаил также один из создателей проекта «БизнесМолодость», в котором сотни молодых людей учатся делать успешный бизнес.
Первая встреча Михаила с Сергеем состоялась в агентстве «1001 Тур», тогда же они и начали первый совместный проект. Сделанные наработки понравились обоим руководителям компаний, и они решили создать уникальный продукт, которого сегодня нет на рынке. Это смесь реального, практического опыта туристического бизнеса и опыта продаж, лучших практик продаж со всех отраслей, которые только можно взять, которые актуальны в туризме. Вот такая гремучая смесь!
Сегодня у нас кроме агентства есть цветочная компания, интернет-магазины, диодное производство и многое другое. Это огромная торговая компания. Нам есть чем поделиться.
Сегодня мы работаем вместе в рамках проектаTurDelo.Ru, который ориентирован на обучение руководителей турагентств тому, как больше зарабатывать, как делать агентство успешнее. Настоящая книга – небольшая часть того, чему мы учим своих клиентов. Больше обучающих материалов вы можете найти на сайте www.turdelo.ru.
Возникает вполне логичный вопрос: а зачем нам понадобилось растить себе конкурентов, учить их больше зарабатывать? Ответов несколько.
С одной стороны, нам это просто интересно. Мы научились строить успешный туристический бизнес сами, процессы там отработаны и налажены. Теперь хочется научиться и других делать более успешными.
С другой стороны, нас конкретно не устраивает уровень развития туристического рынка. Существуют тысячи полумертвых агентств, которые умеют только одно: делать большие скидки, мягко говоря, немногочисленным клиентам, не прилагая никаких усилий, чтобы научиться работать лучше и эффективнее.
Наша задача – вырастить новое поколение агентств, которые будут активны, энергичны, будут использовать продвинутые технологии, а не только тупую ценовую конкуренцию. В итоге мы хотим, чтобы рынок очистился от компаний, которые не хотят и не умеют работать эффективно. А с широким распространением техник, которые мы даем в этой книге и на наших обучающих курсах, этот процесс неизбежен. Сегодня у вас еще есть выбор, где вы будете завтра. Скоро этого выбора может уже не быть. Жить по-старому скоро будет невозможно. Либо вы развиваетесь, либо уходите. Возможно, вас накроет падение очередного разорившегося туроператора, возможно, вы сами решите закрыться. Возможно, ваших менеджеров переманят более эффективные конкуренты. Причем наш опыт из туризма и из других отраслей показывает, что 90 % владельцев турагентств даже после прочтения этой книги ничего не будут делать. Они продолжат нытье на профильных форумах о том, как их не любят операторы, какие жадные пошли клиенты и какое плохое у нас государство. Это их выбор. Мы же работаем в первую очередь для тех 10 %, которым не все равно, что будет с их бизнесом завтра.
Если вы готовы идти дальше – мы будем рады. Только учтите, от прочтения книги ничего не изменится! Вы должны внедрять предлагаемые технологии, тестировать и дорабатывать их под свои условия. И только тогда уже через несколько месяцев, а возможно, и недель ваше турагентство станет работать так, как раньше вы и не мечтали.
Предисловие
Итак, вы – управляющий или владелец турагентства? Или вы только решили открыть турагентство? Хотите понять, как в этом бизнесе можно заработать, как увеличить доходы, как избежать дорогостоящих ошибок? Вы начинаете искать информацию, изучать рынок, но вам явно чего-то не хватает. Опыта? Знаний? Инвестиций?
В этой книге мы расскажем обо всех аспектах, интересующих каждого владельца или управляющего туристическим агентством.
Начнем с финансовой части проекта. Какую прибыль может приносить туристическое агентство? Сколько вам придется потратить, если вы только открываетесь, зачем, на что и какую прибыль в итоге вы получите. На какие показатели ориентироваться, когда агентство окупится, сколько времени нужно будет ждать окупаемости. Эти вопросы наиболее важные, поэтому они требуют особого внимания и вдумчивого подхода.
Дальше мы рассмотрим те вопросы, которые возникают на этапе открытия. Мы объясним вам, что такое турбизнес, какие особенности есть у туристического рынка, чем отличается ведение бизнеса в туристической сфере. Есть одна оговорка: мы не даем абстрактную теорию, которую легко найти в научных изданиях или в Интернете. Мы преподносим те тонкости, которые вам нужно знать, чтобы успешно работать и не допускать много ошибок. Кстати, об ошибках. В следующей главе мы расскажем о юридических аспектах. Это тот блок, в котором большинство из турагентств допускают много ошибок. Неправильная документация, неверное заполнение документов туриста. В результате этих ошибок турист может просто не уехать, а это значит, что ваша репутация будет испорчена. На вас могут подать иск в суд. А это, согласитесь, неприятно.
Потом очень важный вопрос: когда – и самое главное – где открываться. Действительно, вопрос места крайне важен. При неправильном выборе места вы рискуете остаться без клиентов. Отдав предпочтение внешней привлекательности офиса, можно оставить весь бюджет арендодателю. Открытие турагентства в «сезон», но без должной подготовки также грозит проблемами и недозаработанными деньгами. Так когда и где открываться? Это хороший вопрос. И мы на него ответим.
Показатели – то, чем пренебрегают многие бизнесмены, на деле это рычаги, которые необходимы для управления турагентством. Только они позволят понять, хорошо ли работает ваша компания или плохо. Важная тема – интернет-сайт. Как привлекать звонки? Лучше всего – через интернет-сайт. Как создать сайт, который будет конвертировать посещения в звонки? Вопрос о сотрудниках: где искать, как выбирать, что важно на собеседовании, сколько сотрудников нужно. Продажи, клиентская база. Наплевательское отношение к клиентской базе, неправильные схемы продаж отдаляют успех и развитие компании.
Ошибки и проблемы – те грабли, на которые мы наступили, те грабли, на которые наступает каждое российское турагентство. Но вам не обязательно на них наступать, ведь вы умные, вы купили эту книгу! Вот вы на них и не наступите.
Советуем не сваливать всю информацию в кучу, чтобы в голове не было каши. Изучайте главы поэтапно, конспектируйте и внедряйте новые знания в жизнь.
Удачи в бизнесе!
1. Доходность турбизнеса: как заработать 250 тыс. руб. в месяц в туристическом агентстве
Когда вы начинаете новый бизнес, вам хочется оценить в целом, какие у вас перспективы, сколько вы можете заработать и какие средства для этого нужно будет вложить. Поэтому в этом уроке мы подробно раскроем начальную экономику туристического агентства. Первый вопрос – это цифра 250 тыс. руб. Для кого-то это много, для кого-то – мало. Для небольшого, но прибыльного туристического агентства это нормальные, реальные и весьма достижимые цифры, особенно в Москве. В регионах, возможно, приблизиться к ним будет сложнее. Тем не менее это то, на что можно и нужно ориентироваться на первом, стартовом периоде деятельности. Чтобы дойти до этих цифр, естественно, нужно что-то вкладывать.
Как же нам получить 250 тыс. руб. личного дохода?
Давайте разберем это на конкретных цифрах, чтобы было более понятно и наглядно (рис. 1). Чтобы получить 250 тыс. руб. личного дохода, нам нужно в месяц продать 70 туров со средней ценой 60 тыс. руб. Это средний тур на двоих, и многие агентства работают примерно в этом диапазоне. 70 туров по 60 тыс. руб. – это 4200 тыс. руб. выручки. Комиссия, которую мы получаем от туроператора за продажу этих туров, – в среднем 12 %. Это та комиссия, которую вы получите, если будете работать по нашим рекомендациям не напрямую с туроператором как агентство-новичок, а через центр бронирования или через какую-то сеть. Тогда ваша комиссия будет равна 12 %, и вы заработаете с этих 70 туров комиссию в 504 тыс. руб.
Рис. 1. Как получить 250 тыс. руб. в месяц
Переходим к расходам. Первостепенный, основной расход – это зарплата. Здесь мы заложили 100 тыс. руб. Этих денег должно быть достаточно для зарплаты двух менеджеров и одного курьера. Далее: 50 тыс. руб. – на аренду офиса или какого-то торгового помещения в торговом центре, на оплату связи (телефония и Интернет). Наш опыт показывает, что без рекламы нормальных продаж не добиться, поэтому на рекламу мы выделили довольно большой (для большинства туристических агентств) бюджет. На другие небольшие расходы (канцелярия, почта и т. д.) заложили 4 тыс. руб. И в сухом остатке, за вычетом всех расходов, создателю бизнеса, т. е. вам, останется доход в 250 тыс. руб. в месяц.
Сколько денег вам нужно иметь для открытия турагентства и на что вы их потратите
Как правильно распланировать средства, чтобы не пустить деньги на ветер, но и не сэкономить на важном?
На самом деле турбизнес не такая капиталоемкая отрасль, как АЗС или комбинат. Он не требует колоссальных вложений и покупки дорогостоящих станков. Первоначально вам необходимо обустройство небольшого офиса на 2–4 человека.
Совет: не стоит делать особо крупных затрат на ремонт или дизайн.
Наш опыт показал, что вполне стабильно и с удовольствием туристы совершают покупки в обычном офисе без излишеств, который нормально обставлен, не захламлен мебелью, где у них есть возможность присесть, где нормально расположены места менеджеров. Поэтому разумный минимализм, особенно на начальном этапе, будет вполне оправдан, шиковать не стоит.
И потом, туризм не тот вид бизнеса, который окупит миллионы, вложенные в обустройство офиса. Если вы хотите все-таки сделать ваш бизнес действительно красивым, в дальнейшем, с развитием дела, вы можете уже на заработанные деньги, на прибыль, сделать что-то экзотическое и неординарное, чтобы все конкуренты и клиенты сказали: «Вау!»
Таблица 1. Расходы
В табл. 1 мы привели основные первоначальные расходы, которые могут быть у начинающего турагентства на три рабочих места. Расчет произведен с ориентиром на Москву.
К нашей книге прилагается несколько бонусов, которые вы найдете на нашем сайте по адресу www.turdelo.ru/book_bonus. Там размещен типовой бизнес-план, причем есть несколько вариантов. Есть бизнес-план для Москвы, и есть бизнес-план для региональных городов. Расчет произведен для городов с разным населением, потому что масштаб бизнеса, когда вы открываете агентство, скажем, в городе с населением до 250 тыс. чел. и в городе-миллионнике, совершенно разный, расходы будут разные, количество рабочих мест будет разное, количество площади, которую вы арендуете, будет разное. Вот поэтому на сайте с бонусами вы найдете исходные таблицы, где мы делали расчеты и где вы можете поиграть с вашими цифрами. Там обычные Excel-файлы, куда можно вставить свои данные, допустим по аренде, по зарплате, и посмотреть, что у вас получается, на что вы можете выйти.
По нашим оценкам, какой-то ощутимый минимум – это единовременные расходы порядка 250 тыс. руб. и ежемесячные расходы порядка 150 тыс. руб. Если говорить о том, что минимальный стабильный доход агентство начнет приносить в лучшем случае на второй-третий месяц, то вам необходимо иметь как минимум 500–700 тыс. руб. Эта сумма будет нужна для того, чтобы обустроить офис и первые пару месяцев держаться на плаву. В этот же минимум входят оплата аренды, рекламные расходы, зарплата сотрудникам – это те основы, без которых продажи в новом агентстве никак не пойдут. 500 тыс. руб. вам должно быть достаточно на первое время, если вы не шикуете, а подходите достаточно скромно к вопросу расходования средств.
Программное обеспечение и оборудование, которое упростит вашу жизнь
Какое оборудование необходимо для офиса?
Нужен стандартный офисный компьютер. Не стоит тратиться на мощную машину, главное, чтобы он легко обрабатывал обычные офисные программы и не зависал, не тормозил работу менеджеров. Монитор выбирать лучше LCD, минимум на 17 дюймов. Компьютер с доступом в Интернет должен быть у каждого менеджера. Также нужен принтер. Принтер может быть один, настроенный на печать с любого компьютера. Нужен факс.
В идеале можно купить МФУ т. е. ксерокс, принтер, сканер «в одном флаконе». Часто вам нужно будет сканировать документы или фотографии туристов, поэтому лучше три в одном. Нужна мини-АТС, чтобы одновременно у вас звонили все телефоны и любой менеджер мог снять трубку по звонку. Удобнее всего будет для этой цели сделать один многоканальный номер, а не несколько отдельных номеров. Так и клиентам проще, и в рекламу один номер давать удобнее.
Программное обеспечение: для стандартных задач вам, безусловно, будет нужен Word, Excel. Из специфических программ: система поиска туров, программа для ведения учета и подготовки документов туристам. Если будете продавать билеты – системы бронирования авиа– и ж/д билетов.
Система поиска туров собирает у себя в базе предложения от всех туроператоров и регулярно их обновляет. Сейчас уже большинство поисковых систем работают просто как сайты, вы заходите под паролем и дальше осуществляете поиск по запросу вашего клиента. Основных поисковых систем, которые сейчас работают, несколько – это: Tourindex.ru, Bronni.Ru, Ехать. Ру, Туры. Ру, RuSPO.RU. Программа бронирования туров соответственно предназначена для брони билетов и турпутевок.
Программы для ведения учета и подготовки документов туристам . «САМО-Турагент», «Мастер-Агент» – наиболее распространенные, в них производятся набор документов, распечатка договоров, путевок, там же можно вести клиентскую базу. Также эти программы ведут учет ваших продаж, считают доходы. Мы используем «САМО-Турагент» в сетевой версии. Сетевая версия особенно актуальна для агентств с большим количеством офисов. Все данные хранятся в Интернете на сервере провайдера, и все офисы обращаются к единой базе. Поэтому из центрального офиса можно легко проследить продажи в дочерних офисах, даже в других городах.
Системы бронирования авиа– и ж/д билетов . Изначально программы эти были весьма сложными, и для их использования требовалось проходить обучение в течение нескольких недель и получать сертификат. Такие системы актуальны и сейчас. Для ж/д билетов – система «Экспресс-2» (в сочетании со специальным, довольно дорогим терминалом). Для авиабилетов – «Сирена» (в основном – рейсы по России), «Амадеус» и «Галилео» (в первую очередь – рейсы за границу), «Sabre» (в основном актуальна из-за «Аэрофлота», который выбрал эту систему). Но сейчас есть сайты, на которых схожие функции (не все, но по крайней мере основные) можно получить в удобном веб-интерфейсе. К примеру, для ж/д билетов хорошим вариантом будет система www.ufs-online.ru, которая позволяет выписывать электронные билеты.
Если вы покупаете готовое турагентство: тонкости, которые важно знать
Если вы решили открыть турбизнес, есть два варианта: либо вы делаете все сами с нуля, либо покупаете какое-то уже действующее турагентство, устанавливаете там свои правила и приводите его в приличное состояние. Плюсы и минусы есть у обоих вариантов.
В чем плюсы покупки? Во-первых, вы капитально экономите время, т. е. получаете уже действующий офис с сотрудниками, с некой клиентской базой, с оборудованием плюс договоры с туроператорами. Второе важное преимущество – снижение рисков. Открывая первое турагентство в жизни, можно совершить множество оплошностей, промахов и непоправимых ошибок, которые грозят разорением и закрытием компании. Покупка готового бизнеса в какой-то степени эти риски снижает, но нужно понимать, что готовое турагентство, естественно, будет ощутимо дороже, чем создание всего с нуля.
Давайте обсудим, что имеет смысл покупать в турагентстве. Понятное дело, что агентство – это не завод, там нет станков и материальных активов по минимуму. Самое главное при покупке готового турбизнеса – это, во-первых, сотрудники. Хороших менеджеров найти сложно. Поэтому, если в том агентстве, которое вы хотите купить, есть два-три опытных менеджера, это уже хорошо. Второй важный момент – наработанная клиентская база. Не секрет, что первые годы многие агентства работают либо в убыток, либо с небольшой прибылью, и только по мере накопления постоянных клиентов они начинают выходить в плюс и зарабатывать хорошие деньги. Поэтому если вы правильно выбираете агентство для покупки, то можете купить агентство в той фазе, когда клиентская база уже набрана и сразу же можно нормально зарабатывать.