Поступление денежных документов в кассу оформляется записью:
Дебет 0 201 05 510 «Поступления денежных документов» – Кредит 0 302 00 000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Выдача из кассы денежных документов отражается записью:
Дебет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» – Кредит 0 201 05 610 «Выбытия денежных документов».
Пример
Институт перечислил денежные средства бензозаправочной станции на покупку бензина в сумме 10 000 руб. Для заправки автомобилей поставщик выдал пластиковую карту.
В течение отчетного месяца был заправлен бензин марки АИ-92 в объеме 520 л по цене 20 руб. за литр, всего на сумму 10 400 руб.
В учете следует сделать следующие записи:
Учет аккредитивов
Счет 0 201 06 000 «Аккредитивы» предназначен для учета движения денежных средств по договорам с поставщиками за поставки материальных ценностей и за оказанные услуги.
Многие банки рекламируют аккредитивы как решение проблемы неплатежей. Аккредитив – это специальный счет, который открывается в банке. На этом счете покупатель может зарезервировать денежные средства для последующих расчетов с продавцами. Отдельный аккредитив открывается для каждого продавца, с которым покупатель ведет свои расчеты (ст. 867 ГК РФ).
Аккредитивы могут быть:
– отзывными и безотзывными;
– покрытыми и непокрытыми.
Чтобы иметь возможность изменить условия (аннулировать) аккредитива покупатель должен открыть отзывной аккредитив. Безотзывный аккредитив покупатель может изменить (отменить) только с согласия продавца.
Если покупатель открывает покрытый аккредитив, то с его расчетного счета банк списывает денежные средства и резервирует их для последующих платежей продавцу. Распоряжаться деньгами, находящимися на покрытых аккредитивах, покупатель не может.
При непокрытом аккредитиве банк продавца списывает деньги с корреспондентского счета банка покупателя в пределах суммы, на которую открыт аккредитив. То есть средства самого покупателя с его расчетного счета не списываются и остаются в обороте до момента, определенного договором. И только потом банк покупателя списывает с его расчетного счета сумму, перечисленную продавцу. Это может произойти, например, в течение двух дней после использования аккредитива.
Аналитический учет ведется отдельно по каждому выставленному аккредитиву на карточке учета средств и расчетов.
Учет операций по движению аккредитивов ведется в журнале операций с безналичными денежными средствами на основании документов, приложенных к выпискам с аккредитивного счета:
Учет денежных средств в иностранной валюте
С 1 января 2009 г. вступил в силу порядок осуществления операций бюджетными учреждениями со средствами от приносящей доход деятельности. Средства, полученные от приносящей доход деятельности, подлежат зачислению на счета управлений Федерального казначейства по субъекту Российской Федерации.
Пунктом 2 ст. 317 ГК РФ установлено, что денежное обязательство может быть определено в иностранной валюте или в условных денежных единицах (экю, специальных правах заимствования и др.). В этом случае подлежащая уплате в рублях сумма определяется по официальному курсу соответствующей валюты или условных денежных единиц на день платежа, если иной курс или иная дата его определения не установлены законом или соглашением сторон. Согласно п. 4 ст. 421 ГК РФ при заключении договора стороны могут по своему усмотрению определить условия договора и соответственно могут согласовать как официальный, так и иной курс иностранной валюты или условных денежных единиц, отличный от курса ЦБ РФ (при соблюдении ограничений на расчеты в иностранной валюте, установленные Федеральным законом от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).
Бюджетные учреждения сталкиваются с необходимостью осуществления операций в валюте иностранных государств при командировании сотрудника за рубеж. Федеральным законом № 173-ФЗ валютные операции на законных основаниях определены в качестве средства платежа для бюджетных учреждений, являющихся резидентами. Понятие «суммовые разницы» в российском бухгалтерском учете все-таки остается, но эти разницы могут возникать при округлении в бухгалтерском учете стоимости имущества, обязательств и хозяйственных операций до целых рублей – п. 25 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н.
Пересчет стоимости активов и обязательств, выраженных в иностранной валюте, в рубли производится:
на даты совершения операций (при принятии активов и обязательств к бухгалтерскому учету, при исполнении обязательств по оплате, списании денежных средств с банковского счета (банковского вклада), выдаче иностранной валюты или денежных документов из кассы организации и др.);
на отчетные даты пересчитывается в рубли стоимость отдельных активов и обязательств: денежных знаков в кассе организации, средств на банковских счетах (банковских вкладах), денежных и платежных документов, краткосрочных ценных бумаг, средств в расчетах (включая по заемным обязательствам) с юридическими и физическими лицами, остатков средств целевого финансирования, полученных из бюджета или иностранных источников в рамках технической или иной помощи Российской Федерации в соответствии с заключенными соглашениями (договорами), выраженной в иностранной валюте.
Пересчет стоимости денежных знаков в кассе учреждения и средств на банковских счетах (банковских вкладах), выраженной в иностранной валюте, может производиться, кроме того, по мере изменения курса.
Иностранную валюту бюджетные учреждения могут получать:
– из бюджета в качестве финансирования;
– в результате осуществления деятельности, приносящей доход.
Для учета денежных средств в иностранной валюте предназначен счет 0 201 07 000 «Денежные средства учреждения в иностранной валюте».
На этом счете учитываются операции по движению денежных средств бюджетного учреждения в иностранной валюте в случае проведения таких операций не через органы, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджетов, а также операции со средствами в иностранной валюте, полученными от деятельности, приносящей доход.
Учет операций по движению денежных средств в иностранных валютах ведется в валюте Российской Федерации по курсу ЦБ РФ на дату совершения операций в иностранной валюте. Переоценка денежных средств в иностранных валютах осуществляется на дату совершения операций в иностранной валюте и на отчетную дату.
Операции по поступлению денежных средств оформляются следующими бухгалтерскими записями:
Курсовая разница возникает в результате изменения курсов валют при ликвидации открытой валютной позиции или ее переоценки. В бюджетном учете курсовая разница образуется при отражении:
– возврата остатков подотчетных сумм, выданных в валюте работникам учреждения, командированным за территорию Российской Федерации;
– погашения дебиторской задолженности в результате перевода поставщиками валютных средств;
– кредиторской задолженности по начисленной, но еще не полученной учреждением валютной выручке;
– операций по обязательной (добровольной) продаже валютных средств;
– пересчета остатков средств на валютных счетах учреждения.
Курсовая разница может быть положительной или отрицательной.
В бюджетном учете сумма курсовой разницы отражается следующим образом:
Подотчетные лица в бюджетных учреждениях
Учет подотчетных сумм ведется по отдельным счетам в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование денежных средств. Для получения денежных средств под отчет работник подает заявление с указанием назначения аванса и срока, на который выдаются денежные средства.
Выдача денежных средств под отчет производится из кассы бюджетного учреждения по расходному кассовому ордеру формы 0310002. При этом денежные средства под отчет могут выдаваться только работнику учреждения на основании распоряжения руководителя учреждения. Запрещается передача полученных подотчетных сумм одним работником другому. Если у работника имеется задолженность по ранее выданным подотчетным суммам, выдача нового аванса не допускается.
Работник учреждения, получивший денежные средства под отчет, обязан не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который был выдан аванс, представить в учреждение отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (письмо ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18 «Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации»). Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет в установленные сроки или не возвратило остаток аванса в кассу, бюджетное учреждение вправе удержать сумму задолженности из заработной платы подотчетного лица, получившего аванс, на основании ст. 137 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ). Удерживая сумму невозвращенного аванса из заработной платы работника, следует учитывать ограничение размера удержаний из заработной платы, установленное ст. 138 ТК РФ: общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся работнику.
Работник учреждения, получивший денежные средства под отчет, обязан не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который был выдан аванс, представить в учреждение отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (письмо ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18 «Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации»). Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет в установленные сроки или не возвратило остаток аванса в кассу, бюджетное учреждение вправе удержать сумму задолженности из заработной платы подотчетного лица, получившего аванс, на основании ст. 137 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ). Удерживая сумму невозвращенного аванса из заработной платы работника, следует учитывать ограничение размера удержаний из заработной платы, установленное ст. 138 ТК РФ: общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся работнику.
Для отражения операций по учету подотчетных сумм предусмотрен счет 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами».
Денежные средства выдаются под отчет на выплату заработной платы через раздатчиков, оплату наличными деньгами по заключенным договорам, оплату пособий, приобретение ценных бумаг и т.д. Для учета этих операций предназначены следующие субсчета:
00 208 01 000 «Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате»;
00 208 02 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам»;
00 208 03 000 «Расчеты с подотчетными лицами по начислениям на оплату труда»;
00 208 04 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;
00 208 05 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;
00 208 06 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг»;
00 208 07 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом»;
00 208 08 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг по содержанию имущества»;
00 208 09 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг»;
00 208 10 000 «Расчеты с подотчетными лицами по безвозмездным и безвозвратным перечислениям государственным и муниципальным организациям»;
00 208 11 000 «Расчеты с подотчетными лицами по безвозмездным и безвозвратным перечислениям организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций»;
00 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям другим бюджетам бюджетной системы Российской Федерации»;
00 208 13 000 «Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям наднациональным организациям и правительствам иностранных государств»;
00 208 14 000 «Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям международным организациям»;
00 208 15 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий и выплат по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения»;
00 208 16 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению»;
00 208 17 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления»;
00 208 18 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов»;
00 208 19 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств»;
00 208 20 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов»;
00 208 21 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению непроизведенных активов»;
00 208 22 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материалов»;
00 208 23 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению ценных бумаг, кроме акций»;
00 208 24 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению акций и иных форм участия в капитале».
Пример
Раздатчик получил из кассы учреждения под отчет 300 000 руб. для выдачи заработной платы сотрудникам. По истечении трех дней раздатчик представил в бухгалтерию учреждения отчет и сдал ведомости, по которым заработная плата выдана полностью. При этом в учете были сделаны следующие записи:
Водитель подал заявление в бухгалтерию учреждения с целью получения аванса на приобретение запасных частей для ремонта автомобиля в сумме 7000 руб. С разрешения руководителя из кассы выдана сумма – 7000 руб. Водителем представлен авансовый отчет о приобретении запасных частей к автомобилю на сумму 6800 руб. Оставшаяся сумма сдана в кассу учреждения. При этом в учете были сделаны следующие записи:
К авансовому отчету по суммам, израсходованным на хозяйственные нужды, прилагаются оформленные документы, подтверждающие фактическое приобретение товаров или оплату услуг. К таким документам относятся: кассовые чеки (бланки строгой отчетности), подтверждающие получение наличных денежных средств от подотчетного лица; счета-фактуры; приходные документы (накладные), подтверждающие принятие материальных ценностей от подотчетного лица на склад учреждения.
Рассмотрим основные правила выдачи подотчетных сумм, порядок их документирования, обоснованность включения подотчетных расходов в расходы.
Выдача денежных средств под отчет применяется в основном для выдачи наличных денежных средств в организациях, которые связаны с приобретением ГСМ, канцелярских или хозяйственных принадлежностей. Подотчетные лица – это физические лица, которым выданы наличные деньги (другие ценности) и которые обязаны представить отчет об их использовании.
Срок, на который могут выдаваться суммы на хозяйственные расходы, законодательно не ограничен, однако такие сроки организация должна устанавливать самостоятельно в приказе по организации.
Основанием для выдачи подотчетных средств на командировочные расходы служит командировочное удостоверение (приказ руководителя учреждения о направлении сотрудника в служебную командировку).
Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером, в котором обязательно указывается целевое назначение подотчетной суммы, расходование подотчетных сумм на другие цели не допускается.
Подотчетное лицо, получая наличные денежные средства из кассы организации, должно отчитаться по расходованию полученных сумм. Отчет об израсходованных подотчетных суммах сдается в установленные сроки (не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения подотчетного лица из командировки).
Понятие служебной командировки применимо только к работникам учреждения, состоящим с предприятием в трудовых правоотношениях и подчиняющимся правилам внутреннего трудового распорядка учреждения (ст. 15, 130 Трудового кодекса РФ). Физическое лицо, не состоящее в штате предприятия, не может быть направлено в служебную командировку и, следовательно, ему не могут быть выплачены суммы на командировочные расходы.
Если же физическое лицо, не состоящее в штате учреждения, выполняет какие-либо работы (оказывает услуги), в том числе связанные с поездкой в другую местность, то между учреждением и этим физическим лицом должен быть заключен гражданско-правовой договор на выполнение этих работ. Условиями договора может быть предусмотрено возмещение физическому лицу фактически произведенных затрат, связанных с выполнением работ по договору, в том числе затрат, связанных с поездкой в другую местность. При этом указанные суммы возмещения фактически произведенных затрат нельзя рассматривать в качестве командировочных расходов. Эти суммы являются частью вознаграждения за работы, выполненные по гражданско-правовому договору, включаются в совокупный налогооблагаемый доход указанного физического лица и подлежат обложению налогом на доходы физических лиц у источника выплаты. В то же время при наличии соответствующих оправдательных документов физическое лицо имеет право уменьшить свой совокупный налогооблагаемый доход на сумму фактически понесенных им затрат, связанных с поездками в другую местность.
Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 14 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»; далее – Инструкция № 62).
При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани) (п. 7 Инструкции № 62). В соответствии с п. 15 Инструкции № 62 при направлении работника в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к месту своего постоянного места жительства, суточные этому работнику не выплачиваются. Если руководство учреждения принимает решение о выплате суточных, то эти суммы учитываются для целей налогообложения как сверхнормативные.