• Используемый формат: «Обычно мы делаем короткие презентации, в конце задаются вопросы, это дает возможность участникам выразить свои сомнения».
• Детали о месте проведения: «Зал, который мы обычно используем… Человек, с которым вам необходимо контактировать… Господин Биггинс довольно сложный человек, но его помощник, господин Уэпшот, очень компетентный специалист и может оказать нам значительное содействие и помощь».
Стоит также огласить и особенные, обычно не излагаемые на бумаге детали, ибо, если вы стремитесь к успешному делегированию, исполнитель должен знать, чего ожидать, равно как и что в делать в любой ситуации.
Установка критериев
Следующий этап – определить критерии. Людям, которые берут на себя ответственность за выполнение задания, требуются стандарты, по которым они смогут оценить результаты своей работы. Им также необходимо знать, действительно ли их действия соответствуют установленным требованиям. Установка критериев подразумевает описание ожидаемых результатов, но не обязательно конкретизацию методов их получения. Объяснять специалисту, как выполнять задание, нужно лишь тогда, когда вы понимаете, что он слаб в этом вопросе.
При определении стандартов учитываются четыре основных аспекта: количество, качество, время и смета. Для инвентаризации архива стандарты будут выглядеть следующим образом:
• Требуемый объем: все файлы должны быть отсортированы и маркированы.
• Необходимое качество: все файлы должны быть маркированы стандартным способом и закодированы цветом согласно их типу.
• Ограничение по времени: инвентаризация должна быть закончена к концу месяца, завершающего финансовый год.
• Допустимая стоимость: общая стоимость новых, необходимых для выполнения этого задания материалов не должна превышать прошлогоднюю.
Определение критериев работы позволяет специалисту, который принимает поручение, быть полностью осведомлен о том, чего от него ожидают, и способен оценить, насколько он или она выполняет работу в соответствии с установленным уровнем. И что более важно, это существование стандарта, по которому вы сможете определить качество проделанной работы.
Обучение
В рамках инструктажа вам потребуется оценить имеющиеся у предполагаемого исполнителя навыки и определить, есть ли какие-то области, где для успешного выполнения задания сотруднку необходимо дополнительное обучение.
Валеты почти наверняка будут нуждаться в предварительном обучении, прежде чем вы позволите им приступить к работе самостоятельно. Однако вы так же легко можете встретить и Туза, которому потребуется помощь. Исполнительный секретарь, к примеру, будет удивлен, что 20-летний опыт не станет большим подспорьем, если придется работать с совершенно новой программой обработки текстов.
Важно помнить, что обучение предполагает совместные усилия и сотрудничество с исполнителями, а не создание директив. Существует два важных аспекта обучения: первый – это нацеливать людей на использование собственной инициативы и логики, другой – инструктировать их, практически вырабатывая необходимые навыки.
Для многих заданий нацеливающего характера обычно достаточно введения исполнителя в курс дела, чтобы он полностью уяснил все моменты, предусмотренные инструктажем. Для этого необходимо:
• ставить логические вопросы, чтобы помочь человеку самому догадаться, что необходимо предпринять;
• предоставить информацию, без которой он не сможет самостоятельно справиться с проблемой, или, еще лучше, сообщить, где с ней можно ознакомиться;
• воодушевить его на принятие собственных решений. (Если это подтолкнет сотрудника к разработке собственных способов выхода из сложившейся ситуации, прекрасно.)
Для других задач, где существует необходимость приобретения некоторых практических навыков, инструкции – существенный элемент обучения. Проводить инструктаж нужно в четыре этапа:
1. продемонстрировать все действия в нормальном режиме;
2. повторить медленно, объясняя каждый этап;
3. предоставить инструктируемому сотруднику возможность выполнить указанные действия, сопровождая объяснениями весь процесс;
4. и только после этого дать ему возможность сделать всю работу самостоятельно.
Обучение дает исполнителям шанс взять на себя ответственность не только за выполнение задания в статусе подчиненного, но также продолжить самоусовершенствование.
Промежуточные отчеты
В завершение инструктажа нужно обсудить и согласовать процесс наблюдения и вашего содействия в ходе выполнения задания. Вы должны иметь возможность убедиться, что работа продвигается в соответствии с планом, но делать это нужно таким образом, чтобы ваше участие воспринималось не враждебно. Человеку, выполняющему задание, крайне важно знать о существовании определенных сроков, когда необходимо докладывать о его продвижении. Например: «Мы можем договориться о, скажем, еженедельном обсуждении процесса, но если у вас возникнут хоть малейшие сомнения, будьте добры сразу же поставить меня в известность и проанализировать сложившуюся ситуацию».
Составление плана действий после проведенного инструктажа дает людям чувство уверенности в том, что все организовано должным образом и они в любой момент могут рассчитывать на поддержку. В план необходимо включить:
• Составление согласованного графика наблюдения за ходом выполнения задания. Например: «Нам необходимо обсудить план действий по мониторингу процесса и установить периодичность сравнения промежуточных результатов с обозначенными стандартами».
• Организацию последующих встреч, как во время выполнения задания, так и итоговых (или серии встреч, если задание долгосрочное). Например: «Можем ли мы организовать следующую встречу через неделю, чтобы убедиться, что все идет согласно плану?»
• Напоминание о том, что к вам всегда можно обратиться за консультацией. Например: «Помните, что в случае необходимости вы должны без колебаний задавть вопросы».
Как только задание поручено, а система предоставления отчетов согласована, предоставьте исполнителю возможность взяться за дело. Кроме этого, необходимо настроить себя на то, что другие специалисты могут выполнить работу по-своему и что в результате именно этот вариант и окажется лучшим. Предоставляя свободу в выборе способа выполнения задания, при условии достижения целей и соблюдения стандартов, вы даете возможность коллегам развить их собственные умения, обрести уверенность и насладиться процессом работы.
Делаем выводы
Делегирование требует применения системного и структурированного подхода. Оно похоже на построение карточного домика. Если не заложить прочную и надежную основу, сооружение не сможет простоять долго. Инструктаж – это краеугольный камень, поддерживающий ожидаемые результаты и дающий зеленый свет успешному и эффективному делегированию.
Уверенность исполнителей в определенности конечных результатов и целей, понимание причин, по которым именно им делегировано особенное задание, многократно улучшают перспективы получить хороший результат.
Спросите себя
Узнать, правильно ли вы подходите к вопросу организации инструктажа, предшествующего делегированию, помогут ответы на нижеприведенные вопросы.
▲ Позволяет ли предоставляемая вами общая характеристика задания понять суть работы?
▲ Демонстрируете ли вы будущим исполнителям, что считаете их кандидатуры наиболее подходящими для выполнения поручения?
▲ Организуете ли вы совместные обсуждения всех деталей предстоящей работы?
▲ Не утаиваете ли вы информацию о возможных подводных течениях?
▲ Устанавливаете ли вы требуемые критерии?
▲ Выясняете ли вы необходимость проведения предварительного обучения?
▲ Обеспечиваете ли вы сопровождение и инструктаж?
▲ Утверждаете ли вы согласованную систему предоставления промежуточной отчетности?
Все получится, если…
• заранее подготовиться и ознакомить предполагаемого исполнителя с общим описанием сути вопроса;
• открыто демонстрировать свою уверенность в способности выбранного вами человека выполнить порученную работу;
• провести совместное обсуждение и объяснить детали задания и предполагаемые действия;
• предоставить полную и всестороннюю информацию о возможных препятствиях, которые могут возникнуть в ходе выполнения поручения;
• определить стандарты, которым должно соответствовать завершенное дело;
• выяснить, не нуждается ли человек во вводном обучении отдельным аспектам задания;
• воодушевлять и инструктировать сотрудников в случае необходимости;
• определить стандарты, которым должно соответствовать завершенное дело;
• выяснить, не нуждается ли человек во вводном обучении отдельным аспектам задания;
• воодушевлять и инструктировать сотрудников в случае необходимости;
• согласовывать план действий и организовывать последовательные встречи через приемлемые временные интервалы;
• проводить основательный первичный инструктаж до начала выполнения задания.
Наблюдение за процессом
Представление о делегировании как о чудесной возможности сплавить кому-то задание, на выполнение которого у вас нет ни времени, ни особого желания, и тут же забыть о нем, крайне ошибочно. Делегирование подразумевает поручение выполнения основной части работы другим исполнителям, но оставляет за вами обязанность проверить конечные результаты. Вы непременно должны убедиться, что задача выполнена, и выполнена успешно.
Немного времени, освобожденного для занятий другими, не менее важными, делами, нужно посвятить мониторингу делегированного задания. Это потребует от вас эффективного распределения имеющегося в распоряжении времени, не больше и не меньше. Важно помнить об этом значимом слагаемом делегирования, ибо если упустить такой момент, в результате на вас навалится еще больше работы, чем раньше.
Контроль
Настоящий вызов, с которым вам предстоит справиться, – это организация мониторинга без вмешательства в работу, выполняемую другим человеком. Внезапные появления и требовательные вопросы типа «Ну и как у нас продвигаются дела?» способны убить самый горячий энтузиазм.
Контролируя одних исполнителей, можно ограничиться итоговой проверкой. С другими необходимо быть всегда начеку, чтобы заметить малейшие темные тучки, появляющиеся на горизонте. Это означает отслеживание событий через определенные интервалы и сопоставление:
• запланированного;
• происходящего;
• различий между этими двумя категориями.
Если расхождение между тем, что должно произойти, и тем, что происходит, заметно невооруженным глазом, очевидно, требуются определенные усилия с вашей стороны. Необходимо инициировать срочные корректирующие действия, чтобы выполнение задания снова вошло в нужное русло. Для начала предстоит решить, насколько серьезна проблема и что можно сделать для исправления ситуации. После этого следует предпринять подходящие шаги – в зависимости от степени сложности проблемы:
• Незначительная. Если есть опасения, что могут быть предприняты незапланированные действия, нужно организовать встречу и обсудить возможные проблемы.
Актуальные периодические отчеты помогут вам убедиться, что исполнитель хорошо осведомлен и полностью контролирует ситуацию.
• Существенная. В случае если события выходят из-под контроля, предложите помощь в преодолении трудностей. Дайте коллеге понять, что не перекладываете на него вину, и убедите его в вашей готовности поддержать и сделать все, что в ваших силах.
• Чрезвычайная. Если вам кажется, что назревает кризис, возьмите на себя руководство и доведите работу до приемлемого завершения, если это еще возможно.
Вполне вероятно, что исполнитель сам осознает, что почва ускользает из-под ног, поэтому лишний раз убеждать его в этом нет необходимости. Преимущественно причиной такого положения вещей служит несвоевременное обращение за помощью. Именно поэтому предоставление поддержки – неотъемлемая часть делегирования, которая позволяет новичку убедиться в ценности помощи со стороны на собственном опыте.
В большинстве случаев сразу же после исправления ситуации нужно дать сотруднику возможность попытаться довести дело до завершения. Если же вы сомневаетесь в целесообразности этого, скорее всего, вам необходимо проанализировать, не переоценили ли вы способности выбранных вами кандидатур. Возможно, им следует поручить другое, менее ответственное задание.
Советы
Иногда люди могут интересоваться, какие, по вашему мнению, шаги им следует предпринимать при выполнении того или иного аспекта порученного дела. И хотя ответ наверняка вам известен, всегда следует задать встречный вопрос: «А как вам видится развитие событий?»
Как правило, у исполнителя уже есть разумный вариант, не хватает только уверенности для применения его на практике. Переадресация вопроса помогает избавиться от излишней зависимости и подталкивает к пониманию поручения как собственной задачи.
Подведение итогов
После завершения работы полезно совместно с коллегой, особенно если он (она) новичок, проанализировать все этапы и подвести предварительные итоги. При этом следует выполнить следующее:
• сравнить результаты с критериями, которые были установлены ранее, и обсудить последовательный ход выполнения задания;
• отметить самые удачные и успешные моменты;
• предложить определить достижения и новые познания и помочь обратить внимание на те сферы, в которых исполнителю еще предстоит совершенствоваться;
Итоговый анализ пройденного пути и выполненных действий дает возможность консолидировать новые познания и увидеть собственные успехи.
Слова благодарности
Если порученное задание выполнено успешно, усилия и результат должны быть признаны в полной мере. Поскольку сущность делегирования состоит в передаче обязанностей и полномочий, и в то время вы все же остаетесь ответственным за результаты, соблазн присвоить себе заслуги за выполнение работы иногда заявляет о себе во всеуслышание. Но если вы хотите, чтобы эти же специалисты и в будущем принимали от вас поручения и с удовольствием их выполняли, публичное и искреннее признание их успехов крайне важно и абсолютно необходимо.
Поскольку вы инициируете делегирование задания, вовсе необязательно доказывать (себе или другим), что вы можете выполнить такую работу лучше всех остальных. Выражение признательности за отлично проделанную работу может оказать существенное влияние, при этом ничего не будет вам стоить и не повлечет за собой никаких негативных последствий.
Делаем выводы
Даже когда люди в совершенстве освоили определенный вид работы, не стоит отказываться от практики периодического ненавязчивого контроля и поощрения. Недопустимо, чтобы новичков постигла горькая участь пловца, брошенного на растерзание акулам, открытого всем штормам посреди океанских волн.
Вы должны незаметно курировать процесс, наблюдая за каждым движением исполнителя, так, чтобы он при этом чувствовал, что ему позволено проявлять инициативу и принимать собственные решения.
По окончании необходимо подвести итоги работы и оценить реальные достижения. И в первую очередь следует полностью признать успешность стараний и усилий.
Спросите себя
Дайте ответы на вопросы, чтобы оценить, как вы организовали процесс мониторинга.
▲ В курсе ли вы событий, не избегаете ли неоправданных вмешательств?
▲ Практикуете ли вы внеплановые проверки, чтобы выявить соответствие запланированных действий реально выполненным на данный момент?
▲ Предпринимаете ли вы корректирующие действия в случае возникновения каких-либо сложных ситуаций?
▲ Стимулируете ли вы исполнителя к поиску собственных ответов на возникающие вопросы?
▲ Организуете ли вы специальные встречи для совместного подведения итогов?
▲ Поздравляете ли вы людей с хорошо выполненной работой?
▲ Выражаете ли вы слова признательности и благодарности?
Все получится, если…
• наблюдать за ходом выполнения задания незаметно и ненавязчиво;
• время от времени проверять, соответствуют ли этапы выполнения поручения утвержденному плану;
• научиться распознавать проблемы на самых ранних стадиях;
• помогать людям преодолеть любые трудности, с которыми они сталкиваются;
• нацеливать людей на поиск собственных путей выхода из кризисных ситуаций;
• подводить итоги выполнения задания;
• не забывать поздравлять коллег с успешным завершением дела;
• не скупиться на похвалу, если человек ее действительно заслужил.
Подходы к делегированию
Делегирование – процесс двусторонний. Если вы настроены положительно, доверяете людям и готовы поддержать их в любой трудной ситуации, они будут преданы делу, станут работать с полной отдачей и сделают со своей стороны все, что в их силах.
Только благодаря правильному отношению можно генерировать подобный подход у тех, с кем придется сотрудничать.
Принятие решения
Принять окончательное решение и расстаться с тем, что вы считаете своей собственностью, не так уж и легко. Надо иметь мужество, чтобы гарантированно подвергнуться риску и позволить постороннему человеку сделать работу, которую при обычных обстоятельствах выполнили бы вы, особенно учитывая то, что полную ответственность за результаты все равно несете вы. Человеку по природе своей свойственно испытывать сомнения и быть нерешительным, когда есть необходимость позволить другому действовать на свое усмотрение. Приходится справляться с опасениями, что привлеченный исполнитель совершит непоправимую ошибку, чего сами вы никогда бы не допустили. Присутствует также страх утратить контроль. Никогда не стоит забывать о том, что: