Вот здесь проявляется настоящий ниндзя! Еще один способ разбиения и категоризации своих списков – по уровню внимания, требуемому для выполнения определенных действий:
Офис – проактивное внимание
Офис – активное внимание
Офис – инертное внимание
Разбив список на три категории, вы сможете по максимуму использовать собственное внимание, ставя самые трудные задачи на проактивный период. Возможно, подобная детализация покажется вам утомительной, но не стоит огорчаться. Я обычно начинаю с заполнения раздела «Офис – активное внимание», а затем переношу некоторые действия в раздел «Офис – инертное внимание», а другие – в «Офис – проактивное внимание». Если вы используете программное обеспечение управления задачами, то можете сделать это дополнительной категорией или тэгом. (Подробнее об этом мы поговорим чуть ниже.)
ЛЮДИ И ОБЩЕНИЕ
Последняя подкатегория, которая может быть уместна при составлении списка действий, – «люди». Это особенно полезно, если у вас есть начальник или помощник, который вечно задает вам множество вопросов, а также если вы хотите превратить неизбежные помехи (например, телефонные звонки) в бесценные моменты эффективности (если кто-то оторвал вас от работы и прервал замечательное состояние «потока», это можно обратить в пользу, если вовремя вспомнить, какие ваши дела связаны с этим человеком!).
Существуют другие приемы организации действий, связанных с людьми. Возможно, они вам подойдут, а может быть, и нет.
«Лайза» и «Лайза-ожидание»
В моей системе существует два списка действий, связанных с моей помощницей Лайзой. Такие же списки у меня есть и для других моих непосредственных подчиненных. Первый список называется просто «Лайза». В него я включаю все задания, о которых еще ей не сказал. Когда я оказываюсь в офисе, то передаю его Лайзе. А что же за второй список? В нем перечислены все действия Лайзы, завершения которых я ожидаю. Я переношу действия во второй список, после того как мы с ней все обсудим и она приступит к работе. Некоторые дела курсируют между двумя списками, а порой перемещаются в список «Офис», если дальше продолжать работу должен я.
«Общение с Ли»
Ли – наш истинный продуктивный ниндзя. Он ведет список «Общение с Грэмом», а у меня есть аналогичный список для него. Когда мы общаемся по телефону, то оба руководствуемся собственными списками. Хотя пункты этого списка трудно считать практическими действиями. Это, скорее, список того, что нужно обсудить с Ли – что проверить, о чем спросить совета, какими идеями поделиться и т. п. Однако выделение этих пунктов из списка «Офис» значительно повышает продуктивность. Когда у нас есть десять минут, чтобы пообщаться по телефону, наше общение приносит гораздо больше результатов, чем сотни электронных писем. Такие списки можно вести отдельно, а в электронном виде использовать тэги или подкатегории.
Если у вас нет подчиненных, если круг вашего постоянного общения включает очень немногих, то списки в категории «Люди и общение» могут вам и не понадобиться. Это совершенно нормально. Даже двух факторов – мест и внимания – вполне достаточно для того, чтобы построить систему продуктивности. Используйте этот прием только в том случае, если он кажется вам ценным и полезным.
ПРАВИЛО ДВУХ МИНУТ И КОРОТКИЕ ДЕЙСТВИЯ
Правило двух минут – одна из основ многих систем повышения продуктивности и рекомендация книг о тайм-менеджменте. Популярным его сделал Дэвид Аллен, хотя раньше оно использовалось Дином Ачесоном. Правило очень просто: любое необходимое действие, которое требует для своего выполнения менее двух минут, нужно выполнять сразу же, а не включать в основной список дел.
Эту полезную привычку нужно сделать частью фазы организации. Она заметно сокращает размеры основного списка действий, повышает решительность и продуктивность. Откладывая короткие действия на потом, вы тратите те же самые две минуты (а то и больше!) на их фиксацию, чтение, припоминание… В результате вы потратите больше времени на размышления и организацию, чем потратили бы на действие!
ИЗМЕНЧИВАЯ ПРИРОДА ОСНОВНОГО СПИСКА ДЕЙСТВИЙ
Если вы в хорошей форме, то ваш основной список действий будет постоянно увеличиваться и сжиматься – это же динамичный список того, что вам нужно сделать в течение определенного времени. То же самое происходит и с составляющими частями этого списка. Вы что-то делаете, пункты списка исчезают, но появляются новые. Поступает новая информация, которая приводит к новым действиям, которые попадают в этот список. Следите за тем, какие части системы работают эффективно, а какие нет. В режиме обзора и анализа уделите этому моменту особое внимание. Возможно, нужно создать новую подкатегорию, а какую-то удалить? Это совершенно нормально. Обновляйте свою систему, чтобы она соответствовала нашему стремительно меняющемуся миру и точно отражала ваши приоритеты, ваши обязательства, саму вашу жизнь.
ПРИМЕР ОСНОВНОГО СПИСКА ДЕЙСТВИЙ – ПРОСТОЙ ВАРИАНТ
Простой основной список действий может включать разделы «офис», «дом» и те места, которые вы посещаете между домом и работой. Для многих вполне достаточно этой одной категории – «Места». Если три вспомогательных списка не заполнены десятками действий, вы сможете с легкостью отследить все свои обязательства.
Заметьте, что я попытался показать вам структуру основного списка действий. Возможно, вы включите в каждую подкатегорию несколько разных действий, а не одно, два или три, которые я использовал для примера. Надеюсь, вас заинтересовала сама структура и использованные категории. Глядя на эту таблицу, подумайте о том, как структурировать ваш собственный основной список действий. Мы вернемся к этому в упражнении в конце главы.
ПРИМЕР ОСНОВНОГО СПИСКА ДЕЙСТВИЙ – СРЕДНИЙ ВАРИАНТ
Средний основной список действий может выглядеть примерно так. Мы снова делим его по «местам» (офис, дом, другие места). Но если вам нужно завершить в офисе более десятка дел, то, возможно, их стоит сгруппировать по требуемому уровню внимания (проактивное, активное, инертное). Мы добавили также два вложенных списка, куда включили дела, которые можно выполнить где угодно: «Размышления/решения» и «Звонки». Это обеспечило нам гибкость и позволило более конкретно указать, как и где лучше всего выполнить определенные действия.
ПРИМЕР ОСНОВНОГО СПИСКА ДЕЙСТВИЙ – СЛОЖНЫЙ
Перед вами пример более сложного основного списка действий. Он включает работу в разных местах, совместную работу с персоналом и помощниками и в целом значительный объем работы. Использовать именно эти категории вовсе не обязательно. И пока не думайте о том, в каком виде лучше всего хранить свои списки («На бумаге?! В приложении к iPhone?! Я всю голову сломал!»). Не паникуйте, мы с вами об этом еще поговорим. А для начала просто начните любоваться тем, как работает второй мозг. Не забывайте: наша основная цель – ясность и дзен-спокойствие. Зная, что второй мозг все держит в памяти, вы можете не загружать этим собственный мозг!
ЕЖЕДНЕВНЫЙ СПИСОК ДЕЛ: ОБОЮДООСТРЫЙ МЕЧ НАСТОЯЩЕГО НИНДЗЯ
Когда вы сведете в список все свои проекты и действия, то будет полезно в начале каждого дня составлять план. Ежедневный список дел – важная часть этого плана. Чашка кофе, удобное офисное кресло и список «Что нужно сделать сегодня» – это ритуал, знакомый многим офисным работникам. Однако хотя многие уже это делают, большинство таких списков неработоспособно: люди пытаются спланировать день по памяти или по клочкам бумаги, оставленным на столе перед уходом. У них просто нет второго мозга, то есть продуманного основного списка действий. В результате они пытаются припомнить два-три самых срочных дела, а остальную часть списка заполняют тем, что просто пришло им в голову.
Это большая ошибка. Работая без поддержки основного списка дел, мы чаще всего сосредоточиваемся на срочных и кричащих делах, а не на важных и тонких.
Ниндзя относится к ежедневному списку дел иначе. В начале дня он просматривает основной список действий, и это помогает принимать более ясные и разумные решения относительно того, как распределить ограниченное рабочее время и еще более ограниченный ресурс внимания.
Ежедневный список дел обеспечивает сосредоточенный отбор. Представьте, что основной список действий – это гардероб, где висит вся ваша одежда, тогда ежедневный список – это та одежда, которую вы наденете сегодня.
Обычно я составляю ежедневный список дел на бумажках Post-It. Да, конечно, в течение дня я периодически возвращаюсь к основному списку действий, но простые бумажки помогают мне сосредоточиться на малом числе дел и держат меня в тонусе. Если вы не любите эти небольшие бумажки для записей, можете просто выделять определенные пункты основного списка действий маркером или иным способом. Если основной список действий представлен в электронном виде (например, приложение для iPhone или Outlook), то для создания ежедневного списка дел достаточно просто пометить нужные пункты «высоким приоритетом» или пометкой «сделать сегодня», и тогда на экране будут появляться только они. Поступайте так в начале каждого рабочего дня. Это повысит вашу сосредоточенность и поможет устоять перед массой отвлекающих факторов, которые то и дело встречаются на пути!
Однако ежедневный список дел – оружие обоюдоострое. Он требует концентрации, но в то же время возникает опасность того, что психологи называют «заблуждениями планирования». В начале дня, когда вы бодры и полны сил, очень легко переоценить свои возможности и включить в ежедневный список дел слишком много пунктов, не понимая, сколько времени потребуется на выполнение каждого, не учитывая изменение уровня внимания, а также забыв о поступлении новой информации, которая может потребовать вашего внимания в течение рабочего дня. Очень легко составить утром великолепный план и со всей энергией приступить к его исполнению, а потом в 11 утра забыть обо всем из-за звонка Джози из бухгалтерии, которой потребовался новый отчет в необычной форме, или из-за неожиданного поручения непосредственного начальника. В такой ситуации вряд ли удастся к 17 часам завершить все намеченное, поскольку в вашем плане не оказалось никакой возможности для маневра.
ПЕРЕСМОТР ЕЖЕДНЕВНОГО СПИСКА ДЕЛ
Если неожиданность произошла часов в одиннадцать, то весь дальнейший день может быть разрушен. Любой взгляд на ежедневный список дел не повысит вашу концентрацию, а лишь напомнит о том, что вы потерпели неудачу: другие дела вытеснят все то, на что вы хотели направить свое драгоценное внимание, поэтому к обеду или другому моменту рабочего дня список стоит пересмотреть. Эффективность определяется вовсе не строгим следованием заранее разработанному плану. Список дел не должен превращаться в источник стресса! Поменяйте правила – и одержите победу.
Дайте мне торжественное обещание! Никогда, никогда не забывайте о том, что вы – не супергерой. Вы – ниндзя. Вы – человек. Вы должны понимать, что мир меняется, но вы подготовлены к этим переменам, вы умеете принимать разумные решения, вы владеете новой информацией и осознаете ее потенциальное влияние, вы работаете самым эффективным образом и при любой возможности подвижны и легки как истинный ниндзя… И знаете что? Именно так и следует жить!
Список «ожидание»: секретное оружие ниндзя
Да, да, я знаю, я говорил о трех списках. Но есть и четвертый – очень небольшой. Вы уже научились доверять своему второму мозгу, который эффективно управляет вашими действиями. Проблема… ну, скажем, во всех других. Вы изо всех сил стараетесь сделать все намеченное, но точно знаете, что половина ваших коллег сидят в Facebook, сплетничают на кухне и ведут себя отнюдь не так, как следует уважающему себя ниндзя.
Список «Ожидание» – это хитроумная уловка, средство, которое помогает ниндзя бороться с осложнениями, создаваемыми другими людьми и их неэффективностью. Идея очень проста: составьте список тех своих дел, которые зависят от действий других людей. Это позволит вам отследить все на этапе обзора и анализа и добиться исполнения обязательств. Для того же предназначена папка @Waiting в вашей электронной почте. Я использую список «Ожидание» для того, чтобы следить за бесчисленным множеством событий. В моем списке отражены:
✓ Запросы о продажах («Джон сказал, что вернется ко второй неделе января»).
✓ Необычные платежи («Мы ждем от клиента Х заявления о возмещении расходов»).
✓ Личные дела («Я жду билетов на Уимблдон – их рассылают в начале мая»).
Список «Ожидание» можно хранить вместе с основным списком дел и списком проектов. Этот список не требует частого обращения, но позже мы с вами обсудим пару процедур, которые послужат напоминанием для эффективной проверки списка «Ожидание».
Прочее, что требует организации
Списки трех уровней, список проектов, основной список действий и ежедневный список дел – это практически все, что вам нужно. Однако для окончательной организации всего, что скопилось в вашем лотке для бумаг, вам нужно учесть и несколько других компонентов. Что же это за компоненты?
✓ Лоток ожидания.
✓ Цифровые и бумажные справочные системы.
✓ Парк хороших идей.
✓ Календарь.
✓ Контрольные списки (об их разработке мы поговорим в следующей главе).
✓ Большая корзина для мусора.
Давайте же рассмотрим каждый из этих компонентов.
ЛОТОК ОЖИДАНИЯ
Многим людям недостает места, где можно было бы разместить все то, с чем они в данный момент не работают (билеты на конференцию, которая пройдет на следующей неделе; распечатка письма, на которое вы ожидаете ответа; документы, которые должны забрать ваши коллеги). На деле лоток ожидания может располагаться там же, где и лоток с актуальными документами, о котором мы говорили в главе 6, посвященной сбору и фиксации информации. Лично я располагаю такие лотки следующим образом:
✓ Входящие (верхний).
✓ Ожидание (средний).
✓ Исходящие (нижний) – здесь скапливаются все рабочие документы, которые впоследствии попадут в библиотеку и справочные разделы.
СПРАВОЧНЫЕ СИСТЕМЫ: ЦИФРОВЫЕ И БУМАЖНЫЕ
Подобно многим людям, я в последнее время все реже пользуюсь бумажными справочными системами. Мне хотелось бы вообще устранить бумагу из своей жизни, но пока что есть моменты, где возможна только бумага. Поэтому сначала мы с вами поговорим о цифровых системах, значимость которых постоянно возрастает, а потом вернемся к бумаге.
Цифровая справочная система состоит из трех компонентов:
1. Сервер (рабочие файлы – документы Word и Excel, которыми пользуются разные члены команды или сотрудники): сегодня в небольших организациях потребность в серверах пропадает, поскольку все большую популярность приобретают такие сервисы, как Dropbox и Google Docs.
2. Личные справочные материалы (место, где хранятся личные пароли, клиентские номера, текстовые выдержки, рецепты, возможно, фотографии схем и других документов, полезных для определенных проектов). Я довольно долго пользуюсь функцией Notes программы Outlook, а также One Note и Evernote. В Evernote меня больше всего привлекает то, что я могу получить доступ к своим файлам где угодно, через интернет-сайт с помощью своего ноутбука, iPad или мобильного телефона. Фантастический способ мгновенного доступа к массе полезной информации!
3. Закладки на интернет-сайты: для отслеживания сайтов, на которых люди побывали и хотели бы побывать в будущем, многие используют сервисы, подобные Delicious. Если вы сохраняете не очень много закладок, эту функцию можно включить в Evernote или тот браузер, которым вы пользуетесь. А можно завести для этого и отдельный аккаунт, если вы пользуетесь такой функцией регулярно.
Грядущая гибель бумажных справочных материалов
Сегодня хранение бумажных документов для справки пока требуется, но ситуация меняется на глазах. И все же определенные документы (подтверждения уплаты налогов или регистрационные документы на машину и т. п.) незаменимы. «Безбумажный офис» не кажется мне целью, к которой следует стремиться, но вместо того, чтобы искать способы избавиться от бумаги, постарайтесь просто сократить количество бумажных документов. Вот что можно сделать, если вы уже заполнили документами ящики и полки офисного шкафа.
✓ Выбросьте или сдайте в макулатуру те бумажные документы, информацию по которым легко найти в Интернете. Сегодня многие формы, отчеты, газеты и журналы хранятся в интернете, где с ними можно познакомиться онлайн или скачать.