Однако такой подход является неверным. Действительно, в закрытом перечне расходов, приведенном в ст. 346.16 НК РФ, не указаны расходы на инкассацию. В то же время в подп. 9 п. 1 этой статьи указывается: при расчете единого налога можно учесть расходы на оплату банковских услуг.
В перечне банковских услуг, приведенном в ст. 5 Закона № 395-1, указаны и услуги по инкассации.
Следовательно, организации, применяющие УСН, вправе уменьшить свои налогооблагаемые доходы на сумму расходов по инкассации денежной наличности в качестве расходов на оплату услуг банка. Такого же мнения придерживаются и налоговики (письма Управления ФНС России по г. Москве от 03.03.2005 № 18-08/3/14694, Управления МНС России по г. Москве от 06.01.2004 № 21-09/00507).
15.2. РАСХОДЫ НА ОХРАНУ
Организация может учесть в составе расходов, уменьшающих величину полученных доходов, затраты по охране имущества (подп. 10 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом не имеет значения, какое имущество охраняется – собственное или арендованное. Главное, чтобы договор на охрану имущества был заключен со специализированным охранным предприятием (письма Минфина России от 01.06.2007 № 03-11-04/2/153, Управления МНС России по г. Москве от 24.03.2004 № 21-08/19828 и от 10.10.2003 № 21-07/56743).
«Упрощенцы» при расчете единого налога могут учесть и расходы на вневедомственную охрану (письма Минфина России от 21.07.2005 № 03-11-04/2/30, ФНС России от 04.10.2005 № 22-1-11/1871, Управления ФНС России по г. Москве от 25.10.2005 № 18-12/3/78194).
Оказывать услуги по охране объектов разрешается только тем организациям, которые специально созданы для этих целей (ст. 3 Закона РФ от 11.03.1992 № 2487-1 «О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации», далее – Закон № 2487-1).
Кроме того, предприятие, которое в соответствии со своим уставом оказывает охранные слуги, обязано иметь лицензию на осуществление этого вида деятельности (ст. 1 Закона № 2487-1). Лицензия выдается органами внутренних дел в порядке, установленном Законом № 2487-1.
Специализированные предприятия, оказывающие услуги по охране, могут предложить своим клиентам следующие виды услуг:
• защита жизни и здоровья граждан;
• охрана имущества собственников, в том числе при его транспортировке;
• проектирование, монтаж и эксплуатационное обслуживание средств охранно-пожарной сигнализации;
• консультирование и подготовка рекомендаций клиентам по вопросам правомерной защиты от противоправных посягательств;
• обеспечение порядка в местах проведения массовых мероприятий.
Для охраны имущества организации частные охранные предприятия могут использовать оружие и технические средства, не причиняющие вреда жизни и здоровью граждан и окружающей среде, а также средства оперативной радио– и телефонной связи.
Для того чтобы воспользоваться услугами частной охранной фирмы, необходимо заключить с ней договор на оказание охранных услуг (ст. 9 Закона № 2487-1).
В договоре должны быть отражены следующие данные:
• номер и дата выдачи лицензии;
• содержание поручения, которое ваша организация дает охранной фирме;
• срок выполнения этого поручения;
• ориентировочная сумма денежных расходов и гонорара за предоставляемые охранной фирмой услуги;
• мера ответственности каждой из сторон;
• дата заключения договора.
Договор считается заключенным, если между сторонами достигнуто соглашение по всем его пунктам и при этом соблюдены все условия, установленные ст. 9 Закона № 2487-1.
В соответствии с положениями договора частное детективное предприятие должно представить клиенту письменный отчет о результатах проделанной работы. В отчете должны быть:
– перечислены услуги, оказанные частным детективным предприятием своему клиенту по охране имущества;
– даны ответы на основные вопросы, интересующие клиента в соответствии с договором.
К отчету, как правило, прилагается уточненный расчет гонорара и расходов частного детективного предприятия. Копию отчета охранное предприятие оставляет у себя.
Что касается акта приемки-передачи услуг, то вопрос о необходимости его составления является спорным.
При проведении налоговых проверок налоговые органы требуют представить акт приемки-передачи услуг, подписанный сторонами.
По мнению Минфина России, для подтверждения расходов по гражданско-правовому договору акт об оказании услуг обязателен только в случаях, когда его составления требует гражданское законодательство или сам договор (см. письмо Минфина России от 30.04.2004 № 04-02-05/1/33).
В отношении охранных услуг гражданским законодательством не установлено требование об оформлении акта приемки-передачи таких услуг. Факт оказания охранных услуг можно подтвердить на основании отчета, представленного охранным предприятием, и счета на оплату охранных услуг. Поэтому составлять подобный акт следует в том случае, если необходимо зафиксировать, что стороны не имеют претензий, связанных с исполнением договора.
Услуги по охране имущества облагаются НДС. Чтобы включить «входной» НДС по услугам охранного предприятия в состав расходов, организация должна получить счет-фактуру.
Если договор на оказание охранных услуг предусматривает длительное сотрудничество по охране предприятия, то перечисленные выше документы (отчет о проделанной работе, акт приемки-передачи услуг, счет-фактура) представляются частным охранным предприятием по истечении каждого месяца.
Все возникающие споры по расчетам за услуги и другим основаниям, установленным договором между охранным предприятием и организацией, рассматриваются в судебном порядке.
15.3. РАСХОДЫ НА СОДЕРЖАНИЕ АВТОТРАНСПОРТА
Закрытый перечень расходов, установленных ст. 346.16 НК РФ, позволяет учесть при расчете единого налога при упрощенной системе налогообложения затраты на содержание служебного автотранспорта – как собственного, так и арендованного (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НКРФ).
Конкретные виды таких расходов в Налоговом кодексе РФ не указаны. В каждом отдельном случае организация должна самостоятельно определить, какие расходы можно учесть по этой статье.
При этом расходы на содержание служебного автотранспорта должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены.
При наличии оформленных согласно законодательству РФ документов, подтверждающих использование в производственных (служебных) целях данных автомобилей и их пробег до места назначения и обратно (договоры с поставщиками (покупателями, заказчиками), путевые листы, акты о показаниях спидометров и т.д.), а также документов, подтверждающих приобретение и оплату бензина и смазочных материалов, организация вправе учесть в составе расходов на содержание служебного транспорта затраты, связанные с приобретением ГСМ для этих автомобилей, в пределах норм, определенных в технической документации к транспортному средству (письмо Управления ФНС России по г. Москве от 31.03.2006 № 18-11/3/25186).
Следует учитывать, что нельзя признать обоснованными расходы на содержание автомобиля, который не используется организацией в предпринимательской деятельности (см. письмо Минфина России от 22.06.2004 № 03-02-05/2/40).
В этом же письме приводятся два вида затрат на содержание автотранспорта, которые организация может учесть в составе расходов:
1) расходы на приобретение ГСМ, которые учитываются в целях налогообложения в пределах норм, установленных в технической документации к транспортному средству;
2) расходы на оплату услуг автостоянки. Уменьшать доходы на сумму подобных расходов можно только в том случае, если с автостоянкой заключен договор об оказании услуги.
Кроме перечисленных видов расходов организации несут расходы, связанные с техническим осмотром транспортных средств.
Технический осмотр транспортные средства проходят по месту их постоянной или временной регистрации. На первый техосмотр автомобиль нужно представить в течение 30 суток после его государственной регистрации в ГИБДД.
Последующие техосмотры придется проходить в тот месяц и год, которые установит инспекция в соответствии с периодичностью, описанной ниже.
Каждые 6 месяцев должны проходить технический осмотр:
• легковые автомобили, используемые для перевозки пассажиров на коммерческой основе;
• автобусы и грузовые автомобили, оборудованные для систематической перевозки людей, с числом мест для сидения более 8 (кроме места водителя);
• специальные, специализированные транспортные средства и прицепы к ним для перевозки крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов.
Каждые 12 месяцев необходимо подтверждать техническое состояние:
• грузовых автомобилей, а также прицепов и полуприцепов с разрешенной максимальной массой более 3,5 тонны;
• транспортных средств, на которые разрешена установка специальных сигналов;
• автомобилей, предназначенных для обучения вождению.
Периодичность прохождения техосмотров владельцами легковых и грузовых автомобилей, прицепов и полуприцепов с разрешенной максимальной массой до 3,5 тонны, а также владельцами мототранспортных средств зависит от возраста транспортного средства.
Новые автомобили, которые прошли свой первый техосмотр в течение года, следующего за годом изготовления, работники ГИБДД будут осматривать в следующий раз только через три года, т.е. через 36 месяцев.
Владельцам транспортных средств, которым еще не исполнилось семи лет с момента выпуска, разрешено проходить осмотр один раз в два года, т.е. есть каждые 24 месяца.
Если с года выпуска машины, прицепа или мотоцикла прошло более семи лет, то проходить техосмотр придется каждые 12 месяцев.
За выдачу или продление срока действия акта технического осмотра транспортного средства организация должна уплатить госпошлину в размере 100 руб. (подп. 31 п. 1 ст. 333.33 НК РФ). Эта сумма может быть включена в состав расходов на основании подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
Расходы на содержание арендованного автомобиля можно учесть при расчете единого налога только в том случае, если договором аренды предусмотрено, что все расходы по содержанию автомобиля несет арендатор (см. письмо Минфина России от 01.02.2006 № 03-11-04/2/24).
Если организация использует в производственных (служебных) целях личный транспорт своих работников, то она вправе уменьшить полученные доходы также на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Вышеназванные нормы установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и составляют: для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см – 1200 руб., свыше 2000 куб. см – 1500 руб.
Таким образом, сумму компенсации за использование для служебных поездок личного автомобиля в размере 1200 руб. или 1500 руб. организация вправе учесть в составе расходов при определении налоговой базы по единому налогу при условии, что эти расходы экономически оправданы и документально подтверждены.
Аналогичная точка зрения содержится в письме Минфина России от 08.08.2005 № 03-11-04/2/40.
При этом выплата компенсаций производится работнику в случаях, когда его личный автомобиль используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными инструкциями.
В размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Дополнительные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов.
Компенсация выплачивается один раз в месяц и не зависит от количества календарных дней в месяце.
За время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировки, больничный лист и т.д.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.
Основанием для осуществления компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации, а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта автомобиля (если работник управляет по доверенности – соответствующие документы). Об этом говорится в письме Управления ФНС России по г. Москве от 31.03.2006 № 18-11/3/25186.
Вместо выплаты компенсации организация может заключить со своим работником договор аренды автомобиля.
Договор аренды предусматривает уплату арендатором арендной платы. Расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, будут учитываться в зависимости от вида и условий договора аренды.
В соответствии со ст. 632 ГК РФ договор аренды транспортного средства с экипажем предполагает предоставление арендодателем автомобиля в аренду и оказание им услуг по управлению автомобилем и его технической эксплуатации. В этом случае (если иное не предусмотрено договором аренды) арендатор несет лишь расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов (ст. 636 ГК РФ).
Поддержание надлежащего состояния арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта, и предоставление необходимых принадлежностей (ст. 634 ГК РФ), а также его страхование (ст. 637 ГК РФ) являются обязанностью арендодателя.
При заключении договора аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ). Осуществление текущего и капитального ремонта транспортного средства в этом случае является обязанностью арендатора (ст. 644 НК РФ).
Если иное не предусмотрено договором аренды, арендатор несет также расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование (включая страхование своей ответственности), а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ).
Таким образом, затраты на содержание и эксплуатацию транспортного средства по договору аренды без экипажа учитываются в составе расходов в следующем порядке:
– расходы, связанные с эксплуатацией и содержанием автомобиля, в частности расходы на стоянку, мойку, технический осмотр и т.д., уменьшают доходы отчетного периода в качестве прочих расходов на содержание служебного автотранспорта (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
– расходы на текущий и капитальный ремонт автомобиля уменьшают доходы отчетного периода в размере фактических затрат (подп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
– расходы на приобретение ГСМ в полном размере уменьшают доходы отчетного периода в качестве материальных затрат (подп. 5 п. 1 ст. 346.16, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ).
Специалисты Управления ФНС России по г. Москве в письме от 31.03.2006 № 18-11/3/25186 делают вывод, что при наличии оформленных согласно законодательству Российской Федерации документов, подтверждающих использование в производственных (служебных) целях данных автомобилей и их пробег до места назначения и обратно (договоры с поставщиками (покупателями, заказчиками), путевые листы, акты о показаниях спидометров и т.д.), а также документов, подтверждающих приобретение и оплату бензина и смазочных материалов, организация вправе учесть в составе расходов на содержание служебного транспорта затраты, связанные с приобретением горюче-смазочных материалов для этих автомобилей, в пределах норм, определенных в технической документации к транспортному средству.
15.4. КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ
Состав командировочных расходов, которые можно учесть при расчете единого налога, установлен подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Формулировка этого подпункта полностью повторяет текст подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Следовательно, состав командировочных расходов, учитываемых при общем режиме налогообложения и при расчете налога на прибыль, один и тот же. В него включаются:
• проезд к месту командировки и обратно;
• наем жилого помещения и оплата дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах;
• суточные (учитываются в пределах норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93);
• оформление виз, паспортов, приглашений и иных аналогичных документов;
• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда и тому подобные платежи.
Размеры суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран установлены приказом Минфина России от 02.08.2004 № 64н.
Для признания расходов при упрощенной системе налогообложения требуется выполнение тех же основных принципов, что и при включении расходов в налоговую базу по налогу на прибыль (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Расходы должны быть документально подтверждены, экономически обоснованны и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
С 1 января 2009 года суточные учитываются в составе расходов полностью, без ограничений.
Расходы на проезд и проживание учитываются при расчете единого налога полностью. Это не относится к расходам на посещение бара, ресторана, фитнес-центра при гостинице и другим аналогичным расходам, которые в целях налогообложения не учитываются.
Если организация или предприниматель, применяющие упрощенную систему налогообложения, поручили купить билеты и забронировать номера в гостинице сторонней организации, то кроме суточных, расходов на проезд и проживание они оплачивают услуги посредника.