Необходим анализ работы в процессе исследования для идентификации заданий, составляющих определенную работу, или для определения, как организовать работу, для того, чтобы она была наиболее продуктивной и приносила удовлетворение. Предпочтительнее не анализировать индивидуальную работу отдельно, а проследить рабочий поток в целом, поскольку задания могут потенциально передаваться от одного лица к другому либо от одной работы к другой. Анализ работы можно выполнить при помощи простых наблюдений за потоком работы или при помощи научных методов, а также можно использовать собеседования с работниками, занимающими те или иные должности и выполняющими ту или иную работу. Это может быть первым шагом в составлении списка рабочих характеристик (описание работы) для процесса отбора и найма персонала, а также для исследования, насколько рентабельным является данное распределение работы.
Личные качества – это совокупность черт характера человека. Характеристика составляется при помощи тестирования исходя из ответов индивидуума на вопросы о его поведении в различных ситуациях и о его самооценке. Так, например, определяется склонность к лидерству, степень уверенности лица, вдумчивости, заботы о других и т. д. В теории не существует правильных или неправильных ответов на заданные вопросы, но на практике все иногда бывает по-другому. Составлением подобных характеристик в последнее время часто пользуются при отборе и найме персонала, особенно руководящих работников. Однако подобные характеристики имеют множество недостатков, поэтому их использование как предсказателей будущей эффективности в высшей степени сомнительно:
1) исследуемые часто дают ответы, которые желают услышать избирающие;
2) присутствие некоторых характеристик личности, подразумеваемых определенными ответами, иногда сомнительно; например отсутствие уверенности в себе не может прямо связываться с ответом «Я не чувствую, что мог сказать что-либо значительное на последних семинарах», этот ответ может отражать лишь осознание лицом того факта, что его знания по теме семинара явно ограниченны;
3) те качества, которые рассматриваются как желательные избирающими (например, уверенность в себе), могут не пригодиться в данной рабочей ситуации.
Для увеличения эффективности работы необходима оценка работника в процессе наблюдения, а также оценка работы, выполняемой персоналом. Информация, полученная в ходе оценки, может использоваться для принятия мер по увеличению удовлетворения от работы, лучшему планированию карьеры, планированию трудовых ресурсов, производственного и профессионального обучения, а также для установления уровня заработной платы.
Оценку обычно проводят работник и его непосредственный начальник, хотя в некоторых организациях работники оценивают себя сами (самооценка) или, что более редко, их оценивают коллеги или подчиненные. Кем бы ни был оценивающий, в фокусе оценки оказываются следующие проблемы:
1) отношение к работе. Эксперты полагают, что это нежелательная форма оценки, поскольку отношение не обязательно отражается на выполнении работы, а предвзятость оценивающего может привести к предвзятой оценке;
2) поведение при выполнении работы, например ответы на поступающие звонки за время работы;
3) стремление к цели. Здесь решение выносит начальник, но при оценке руководителей цель должна быть определена заранее.
Собеседования являются основной формой проведения оценки, особенно в последнем случае. В некоторых организациях прибегают к формальному выставлению баллов за выполнение работы и компетенцию сотрудника или рейтингу от «плохо» и до «отлично». Кроме трудностей при разработке подобного рейтинга (что часто связано с отклонением от собранной информации) это может внести элемент напряженности в процесс. Когда человек знает, что его оценивают, в сам процесс оценки вкрадывается недоверие, ставится под сомнение ценность получаемой информации.
Эта опасность становится еще актуальнее, когда оплата труда связана с процессом оценки (оплата труда на основе эффективности). Обычно рейтинг определяет, получит ли работник премию или нет (оплата по заслугам) и повысят ли его заработную плату или нет. Поэтому работник старается преувеличить свои достижения или установить легко достижимые цели. Работник, плохо выполняющий свою работу, останется недоволен и не будет иметь стимулы для улучшения и повышения собственной эффективности.
Глава 4. Использование IT-технологий в оценке персонала
4.1. Роль и значение IT-технологий в управлении персоналом
Как часто можно стать свидетелем такой картины: приходишь в офис к одному знакомому компетентному специалисту, который к тому же является старым другом и одноклассником (собственно говоря, это и является причиной уверенности в его компетентности), а тут, как всегда, не вовремя компьютер перестает функционировать. Время не ждет. Остается одно – срочно позвонить в технический отдел, чтобы выслали специалиста, нервно перебирая в голове, что опять стало причиной очередной поломки (ведь последняя была, кажется, на прошлой неделе). Да, высокие технологии – вещь серьезная. Тут без специалиста не справиться. Минут через 5 ситуация начинает проясняться. Входит высокий и худой юноша. Его одежда смутно напоминает о моде прошлых лет, волосы небрежно разбросаны по голове. Но как только он принимается за свое любимое дело – общение с компьютером, все эти вещи теряют значение: мастер творит. Через пару минут такого «творчества», бормоча под нос какие-то невнятные английские слова (может быть, название какой-нибудь программы), он бесшумно удаляется. Друг в восторге, работа снова идет своим чередом. В такие минуты в порыве восхищения хочется броситься в книжный магазин и купить какую-нибудь толстую книжку о программировании.
Да, компьютеры прочно вторглись в нашу жизнь и заняли главенствующие позиции. Это бесспорный факт. И, наверное, нет смысла спорить, что компьютер задействован практически во всех сферах нашей жизни. Это чудо техники вошло в нашу жизнь быстрее, чем знания о нем. То есть вроде бы компьютеров везде огромное количество, но если в устройстве двигателя внутреннего сгорания разобраться сможет обычный человек без специальных навыков (хотя бы в рамках школьного курса физики), то людей, разбирающихся в ПК, относительно немного. Это привело к тому, что компьютерщики – это особый класс. Их можно, при желании, отличить от толпы. Раньше они казались богами, открытием ХХI в., грозными и отрешенными от земных забот. Захотят и заберут какие-нибудь бухгалтерские компьютеры на профилактику, и тяжело им будет объяснить, что у людей сегодня зарплата, а без компьютера бухгалтер ее выдавать не будет. Серьезный народ – компьютерщики.
Сначала они действительно были очень серьезными, потому что были первопроходцами, новаторами. В их руках было, как это ни громко звучит, будущее информационных технологий. Компьютеры были сложными, программы – еще более сложными, все было очень хрупким, впереди виделось огромное поле для деятельности, а жизнь, казалось, дарила множество перспектив, компьютер открывал широкие горизонты. Но время и научно-технический прогресс не стоят на месте, компьютеры, как впрочем и другая, раннее не доступная обычному гражданину техника, стали дешевле и удобнее в использовании и начали проникать обыденную жизнь среднестатистического человека. В настоящее же время в экономически развитых странах персональный компьютер есть практически у каждого ребенка старше 10 лет.
Говоря об итогах на сегодняшний день, можно упомянуть о том, что компьютер стал частью бизнеса. Он используется во множестве различных операций. Это помощник в обработке информации, а так как информацию мы привыкли использовать, добывать и анализировать в огромных количествах и масштабах, то компьютер становится для нас верным, а порою незаменимым помощником. В данной главе речь пойдет об использовании информационных технологий в работе с персоналом, оценке персонала и работе с кандидатом при приеме на работу.
Информационные технологии (IT), в настоящее время, являются неотъемлемым атрибутом для современной экономики. Последние достижения в области информационных технологий обеспечивают все более эффективный оперативный доступ к информационным ресурсам, которые так необходимы для принятия важнейших решений.
За последнее десятилетие российские информационные системы не стояли на месте. Их развитие начиналось с простейшей стадии учетных бухгалтерских программ и систем автоматизации управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, а в настоящее время дошло до стадии комплексных систем подбора персонала. На смену компьютерам-одиночкам пришли современные вычислительные сети, которые позволяют объединять рабочие места предприятия в одно поле, а информационные ресурсы – в единую базу данных. Развитие средств коммуникации в дальнейшем будет открывать новые, еще более совершенные возможности.
За последнее десятилетие российские информационные системы не стояли на месте. Их развитие начиналось с простейшей стадии учетных бухгалтерских программ и систем автоматизации управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, а в настоящее время дошло до стадии комплексных систем подбора персонала. На смену компьютерам-одиночкам пришли современные вычислительные сети, которые позволяют объединять рабочие места предприятия в одно поле, а информационные ресурсы – в единую базу данных. Развитие средств коммуникации в дальнейшем будет открывать новые, еще более совершенные возможности.
А книгу о программировании, которую захотелось купить после впечатления, произведенного работником технического отдела, приобрести все-таки стоит…
4.2. Подбор и отбор персонала с помощью IT-технологий
Подбор персонала – решение о соответствии кандидата должности, на которую он претендует. Такое решение принимается кадровой комиссией, которую возглавляет вышестоящий руководитель или специальное лицо, назначаемое этим же руководителем. Самое сложное – формирование требований к кандидату. Базой для них является должностная инструкция, профессиограмма. Для кандидата – резюме.
При подборе персонала учитываются два фактора. Во-первых, это размер финансовых средств, выделенных на подбор персонала. Во-вторых, категория требуемого специалиста.
Существуют различные способы подбора персонала. Как говорилось в аннотации, это могут быть анкетирование, собеседование и психологическое тестирование. Есть и иной метод подбора персонала – с помощью информационных технологий. В этом случае кандидату предоставляется возможность ответить на вопросы, предложенные компьютером. Этот способ подбора персонала может использоваться одновременно с другими методами. Например, при устройстве на работу вам могут предложить насколько этапов отбора. При первой встрече это могут быть заполнение анкеты и собеседование. Далее осуществляется проверка предоставленных документов и информации, предложенной в резюме, анкете или личном деле. На этом этапе самым субъективным способом проверки является звонок на предыдущую работу. Особенностью этого этапа является то, что отсеивать кандидатов могут по неподходящим ответам на ключевые вопросы. Если это все-таки случилось с вами – не отчаивайтесь – может быть Вам просто не подходит эта должность. Поэтому с самого начала необходимо четко определить для себя наиболее оптимальный вариант будущей должности.
Собеседование часто происходит по результатам заполнения анкеты. С его помощью выявляют следующую информацию: автобиографические данные (особое внимание уделяется так называемым «белым пятнам» – периодам времени, когда кандидат по каким-то причинам не учился, не работал), общий образовательный уровень претендента. Важно уточнить степень отношения к обучению: базовое, смежное, дополнительное образование и продолжительность, содержание курсов повышения квалификации. Учитывается практический опыт, т. е. продолжительность, место и суть работы, фирма, в которой работал претендент, и должность, которую он занимал, функции, возложенные на него, и обязанности, которые он исполнял, была ли возможность выполнения иных видов работ, не обговоренных в должностных обязанностях, совмещения, есть ли специальные навыки и опыт работы на управленческих должностях. Следует обговорить понимание и суть предстоящей работы, выяснить, чего кандидат ждет от компании. Следует поинтересоваться о причинах ухода с прежней работы и поиска новой. Кандидату могут задать вопрос о положительных и отрицательных сторонах предыдущей деятельности, т. е. получить субъективную характеристику кандидата. Одним из важных вопросов на этой стадии является вопрос о вознаграждении – необходимо уточнить сколько кандидат получал на предыдущем месте работы и положительно ли кандидат относился к этому заработку. При этом можно определить планку сотрудника. И, наконец, при собеседовании выявляются индивидуальные характеристики. Если у человека нет хобби, то, возможно, он не умеет отдыхать и не знает, как распределить свое свободное время.
Особенностью собеседования является то, что при его проведении определяется поведенческая реакция кандидата. На этой основе формируется мнение о его обычном поведении в рабочей обстановке, интеллектуальных способностях, личностных качествах и свойствах характера, морально-нравственных характеристиках. Необходимо попытаться выяснить, как кандидат впишется в коллектив, выяснить уровень его конфликтности и работоспособности.
Для работодателя каждый кандидат является загадкой, которую нужно разгадать во время отбора. Наряду с опытом работы, рекомендациями и профессиональными достижениями, характеризующими претендента как специалиста, необходимо знать, что это за человек, ведь он потенциальный член коллектива. Как он поведет себя в трудную минуту? Сможет ли в полной мере нести ответственность за свои поступки? Каковы будут его отношения с коллегами?
Итак, отбор кандидатов может быть произведен с помощью компьютерных технологий. Тестирование за компьютером определяет следующие параметры претендента:
1) категория мышления;
2) уровень интеллекта;
3) коммуникабельность;
4) способность к управлению людьми;
5) склонность к работе с людьми или с документами;
6) темперамент человека в деятельности;
7) прогноз надежности работы;
8) склонность к тревожности;
9) рациональность мышления;
10) системность или бессистемность;
11) способности для принятия стратегических решений;
12) быстрота освоения в новых ситуациях;
13) преобладают ли собственные интересы над
корпоративными стандартами и, наоборот;
14) отношение к риску;
15) ориентация на успех или боязнь неуспеха и т. д.
Данные этого тестирования предоставляют работодателю ценную информацию о претенденте на должность, а также повод к размышлению. Подобные характеристики довольно часто указывают на предрасположенность соискателя к алкоголизму и наркомании. Если кандидата все же принимают на заявленную вакансию, то эти данные о таких склонностях – то, на что следует обратить пристальное внимание при испытательном сроке.
Компьютерные варианты тестов, которые применяются к кандидату при приеме на работу, подбираются исходя из определенных требований к тому или иному сотруднику, то есть исходя из того, что ищет организация в лице данного работника: опытного специалиста, заядлого активиста и члена общества, управляющего коллективом и т. д.
Для каждой вакансии работниками кадровых служб составляются определенные тесты, которые должны подходить к основным требованиям для сотрудников той или иной должности. Грамотный специалист по персоналу имеет ряд основных критериев, позволяющих ему четко определить приоритеты, на которые следует обратить особое внимание при выборе кандидата.
Подобные тесты можно подразделить на несколько категорий.
1.Интеллектуальные тесты.
Они выявляют умственные способности кандидата и уровень образования. Такие тесты необходимы для того чтобы определить подходит ли тот или иной кандидат для должности, заявленной организацией. Например, как выше уже было сказано, для переводчика важно хорошо и грамотно владеть родным и иностранным языками, четко и правильно излагать собственные мысли, точно понимать высказывания партнеров, уметь объяснить собственную мысль. А для маркетолога необходимы определенные способности для проведения анализа, а также маркетологу необходимо иметь хорошую память для того чтобы усваивать большие объемы информации. В интеллектуальных тестах часто есть вопросы на память и внимание. Если это необходимо, память могут рассматривать с различных сторон, измерять ее объем и продуктивность запоминания.
По этому поводу существует некоторое противоречие: так как ученые еще не исследовали полностью человеческий мозг, тестирование интеллекта не может быть на все 100 % достоверным, но в то же время имеет большой успех в практических применениях. В действительности эти положения лишь дополняют друг друга. Тесты интеллекта, впервые разработанные в начале XX в., работали достаточно хорошо, когда применялись для решения различных практических проблем. Интересующиеся этой темой психологи стали эксплуатировать и совершенствовать эти средства с большой энергией. Конечно, в этом случае общество должно нести часть ответственности за это. Ведь оно всегда стремится к немедленному применению технологических разработок, не беспокоясь при этом о чистой науке. Всегда намного легче получить финансирование на разработку проектов, от которых впоследствии ожидается высокий результат по улучшению существующего инструмента, чем на проведение высоко абстрактной, сложной работы по созданию техник измерения интеллекта.