Жизнь любой организации начинается с определения ее предназначения: чем организация должна стать для потребителей ее продукции или услуг в регионе, в пределах которого она действует, а также для общества в целом в ближайшие 10–15 лет. Основная общая цель организации – четко сформулированная причина ее существования – обозначается как миссия. Именно она мобилизует людей на действия по достижению поставленной цели, объединяет их, является жизненно важной для сотрудников. Миссия формируется высшим руководством организации. Определение основной общей цели имеет не только идеологический смысл, но и носит прагматический характер.
Наукой менеджмента не выработаны какие-либо универсальные правила, применяемые при формулировании миссии, но необходимо соблюдать следующие рекомендации:
• миссия не должна зависеть от текущего состояния организации, форм и методов ее работы, так как она устремлена в будущее;
• в миссии не принято указывать в качестве цели получение прибыли. Фокусирование на прибыли может существенно ограничить спектр рассматриваемых организацией путей и направлений развития, что в конечном счете приведет к негативным последствиям. На первое место предпочтительно ставить интересы, ожидания и ценности потребителей (сегодняшних и будущих);
• между миссией организации и более общей системой (обществом), частью которой она является, не должно быть противоречий.
Специалисты по менеджменту считают, что при осуществлении формулировки общей цели организации должны идентифицировать себя не по производимому продукту или услуге, а по ключевому назначению, т. е. по определению того, «кто мы; чем мы отличаемся от других». Важное значение имеет не то, что организация производит, а то, за что она борется, что она будет делать в будущем.
Формирование миссии определяется следующим ее значением для деятельности организации:
1) дает субъектам внешней среды общее представление о том, что собой представляет организация, к чему она стремится, какие средства она готова использовать в своей деятельности, какова ее философия и т. п.;
2) способствует формированию единения внутри организации и созданию корпоративного духа. Она делает ясными для сотрудников общую цель, предназначение существования организации;
3) создает возможность для более действенного управления организацией, в силу того что она является базой для установления целей организации, выработки стратегий, определения допустимых границ ее функционирования.
Миссия, не имея сроков реализации и количественных оценок, задает основные стратегические направления развития хозяйствующего субъекта, определяет философию поведения коллектива и отношений с элементами внешней среды, осуществляет выбор концепции управления маркетингом как философии ведения деловой активности.
Качественной оценкой успешности использования миссии, адекватности ее формулирования условиям внутренней и внешней среды может служить степень благожелательности или лояльности внутренних и внешних контактных аудиторий, а также поставщиков ресурсов, посредников и клиентурных рынков всему хозяйствующему субъекту и его сотрудникам, включая руководство.
3.5. Цели и задачи управления организацией
Цели системы управления, которые можно иначе называть целями менеджмента, направлены на достижение результатов, которые необходимо достигнуть хозяйствующему субъекту, исходя из выбранной концепции управления маркетингом (производственной, товарной, сбытовой, традиционной или социально-этической) и стратегии развития, включающей четыре целевых направления:
• более глубокое проникновение на старый демографический и географический рынок со старой продукцией и услугами;
• проникновение на новые географические и демографические рынки со старыми товарами;
• разработка и производство новых товаров для старых, освоенных рынков;
• диверсифицированное развитие, заключающееся в освоении производства новых продуктов и услуг для новых географических и демографических рынков.
Перечень требований, предъявляемый к целям, можно представить в виде признаков классификации целей, позволяющих сформировать и внедрить в систему управления программно-целевой подход.
По уровню управления цели можно разделить на виды: федеральные, региональные (федеральных округов), субъектные (краевые, республиканские, областные, автономных округов, автономной области, Москвы и Санкт-Петербурга), а также районные, муниципальные и локальные. К федеральным относятся цели органов управления трех ветвей власти: законодательной, исполнительной и судебной, осуществляющих функции государственного управления на территории всей Российской Федерации, к субъектным – цели управления субъектами Российской Федерации.
По принадлежности к объекту управления цели делятся на два вида: объективные и субъективные. Первые разрабатываются для объектов управления – процессов основного и вспомогательного производства продукции и услуг, обеспечивающих маркетинговые, научно-исследовательские, природоохранные, сбытовые и другие процессы. Вторые служат для обоснования целесообразности прохождения управленческих процессов.
По признаку элемент внешней макросреды цели классифицируются как политические, экономические, демографические, культурные, природоохранные, научно-технические. Каждый вид направлен на создание такой среды, которая соответствовала бы установленным международным или российским нормам.
На локальном уровне или уровне хозяйствующего субъекта разделение целей можно осуществить по признаку объект управления или вид процесса на следующие группы: цели основного производства, цели вспомогательного производства, обслуживающего хозяйства, цели научных исследований и опытно-конструкторских разработок, маркетинговые, инновационные, финансовые, сбытовые, инвестиционные, а также природоохранные, коммуникативные и другие – в соответствии с выделенными сферами управленческой деятельности.
Кроме того, можно выделить цели по признаку функции управления в виде следующих групп: цели прогнозирования, программирования, планирования, контроля, регулирования, учета, организации, координирования, нормирования, руководства, активации трудовой деятельности. По срокам реализации цели разделяются на долгосрочные, среднесрочные, краткосрочные и текущие. По признаку степени активности системы управления все цели можно разделить на две группы: цели развития и цели стабилизации. Первые направлены не достижение таких ресурсов и состояний, которыми внутренняя среда в данный период не обладает, но желает обладать в будущем. Цели стабилизации направлены на сохранение имеющих ценность ресурсов и состояний, которыми внутренняя среда в данный момент обладает и уровень которых желает сохранить в будущем.
По признаку направленности цели подразделяются на два вида: стратегические и тактические. Под стратегическими понимаются цели развития, реализация которых обеспечивает достижение объектом управления новых состояний. Под тактическими понимаются цели, направленные на удовлетворение текущих потребностей рынка в товарах определенного ассортимента, требуемого качества и свойств, по приемлемой рыночной цене, пользующихся повышенным спросом.
По очередности внедрения цели можно разделить на следующие виды: первоочередные, второй, третьей и т. д. очередей. По признаку отражение интересов различных уровней цели могут быть общими, особенными, частными. К общим относятся цели, выражающие интересы всего коллектива как внутренней среды хозяйствующего субъекта, к особенным – цели подразделений (производственных, обслуживающих, обеспечивающих и управленческих); к частным – цели каждого отдельного сотрудника.
Цели подразделяются также на условные и безусловные по признаку необходимости создания условий для достижений. Условные цели предполагают создание определенных, имеющих количественные и качественные характеристики условий для их реализации. Примером безусловных целей могут служить цели человека как личности.
Содержание целей зависит от трех факторов:
1) объективные законы развития элементов внешней среды макроуровня – политико-правовой, экономической, демографической, культурной, природной, научно-технической;
2) маркетинговые возможности хозяйствующего субъекта, состоящие из степени целесообразности и уровня ресурсного обеспечения объекта управления;
3) используемые системой управления средства формирования и реализации целей, средства количественной и качественной оценки результатов целенаправленной деятельности системы управления, средства разработки рациональных механизмов управления.
3.6. Внутренняя и внешняя среда организации
Совокупность внутренних элементов организации (объектов, процессов), так называемых внутренних переменных, придающих ей специфическое лицо, образует ее внутреннюю среду. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то в основном внутренние переменные являются результатом управленческих решений. К основным переменным в самой организации, которые требуют внимания руководства, относятся цели, структура, задачи, технология и люди.
Цели. Организация есть группа людей с осознанными общими целями; организацию также можно рассматривать как средство достижения целей. Целью являются конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе.
Структура организации представляет собой логическое взаимоотношение уровней управления и функциональных областей, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Специализированное разделение труда в большинстве современных организаций вовсе не означает случайного распределения работ между имеющимися людьми. Успешному функционированию элементов структуры организации способствует специализированное разделение труда.
Задачи. Одним из направлений разделения труда в организации является формулирование задач. Задачи – это определенная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом, в заранее определенные сроки. Задачи являются элементами, составляющими должность. В соответствии со структурой организации задача (ряд задач) рассматривается как часть необходимого вклада в достижение цели организации.
Технология – четвертая внутренняя переменная – имеет гораздо более распространенное воздействие на организацию, чем традиционно считается. Технология (применительно к организации) представляет собой совокупность средств, процессов, операций, методов, с помощью которых входящие элементы преобразуются в выходящие; она охватывает машины, механизмы и инструменты, навыки и знания. Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе, в форму, получаемую на выходе.
Люди. И организации, и руководители, и подчиненные есть не что иное, как группы людей. Существует три основных составляющих человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению: поведение отдельных людей, поведение людей в группах, характер поведения руководителя, т. е. функционирование менеджера в роли лидера и его влияние на поведение отдельных людей и групп. Наиболее наглядно люди различаются по своим индивидуальным способностям, присущим им качествам. Организации почти всегда стараются учесть различия в способностях при решении вопроса о том, какую должность будет занимать и какую работу выполнять конкретный работник. В своей работе по координации усилий персонала для эффективного достижения целей организации менеджеры должны учитывать личность работников, их потребности, ожидания, ценности.
В совокупности все внутренние переменные организации рассматриваются как социотехнические подсистемы. Изменение одной из них в определенной степени влияет на все другие.
Организация, чтобы выжить в условиях рынка, должна приспосабливаться к факторам внешней среды. К внешней среде относятся следующие факторы: поставщики, покупатели (или клиенты), конкуренты, партнеры по бизнесу, законы и государственные структуры, экономические факторы, профсоюзы, трудовые ресурсы, культура, мораль, традиции, политические и международные факторы.
Внешнюю среду в менеджменте разделяют на деловую среду, к которой причисляют факторы прямого влияния на организацию, и фоновую среду, которая охватывает факторы косвенного влияния. Из перечисленных выше факторов к факторам прямого (непосредственного) влияния относятся поставщики, покупатели, партнеры по бизнесу, конкуренты, государство со своими законами и учреждениями (рис. 3.2). Остальные факторы – факторы косвенного влияния. Они не оказывают непосредственного воздействия, но заметно сказываются на эффективности деятельности организации.
Рис. 3.2. Основные факторы внешней среды предприятия или организации
Внешняя среда характеризуется сложностью, подвижностью и неопределенностью.
Сложность внешней среды определяется числом факторов, на которые организация должна реагировать, а также их вариативностью. Факторы внешней среды характеризуются многими категориями данных, которые принимаются во внимание при выработке управленческих решений.
Подвижность характеризуется скоростью, с которой происходят изменения факторов окружающей среды. Наибольшие изменения происходят в отраслях, ориентированных на научно-технический прогресс.
Неопределенность внешней среды объясняется недостаточностью информации о факторах и зачастую ее низкой достоверностью. Чем неопределеннее данные, характеризующие факторы внешней среды, тем сложнее принимать эффективные управленческие решения.
На организацию косвенно воздействуют состояние экономики и изменения, происходящие в ней. Такие экономические явления, как инфляция, спады производства, налоги и колебания курса валюты, заметно затрагивают интересы организаций. Например, снижение налогов увеличивает массу денег у населения, что способствует развитию бизнеса.
Любая организация подвергается воздействию социокультурного фактора, к которому относят традиции, стереотипы поведения людей, приверженность определенной торговой марке или, наоборот, отрицательное отношение к какому-либо товару и т. д. Социокультурный фактор в России ввиду ее масштабов, многонациональности, расслоения населения на бедных и богатых является весьма актуальным.
С социокультурным фактором тесно связан политический фактор, во многом определяющий обстановку, в которой функционирует организация. Речь идет о практических действиях административных, законодательных и судебных органов, защищающих права граждан, бизнес, частную собственность; о структуре и соотношении интересов в обществе.
Если организация ведет дела за пределами внутреннего рынка, ей необходимо считаться с особенностями внешней среды страны, где она организовала свой бизнес. В среде международного бизнеса выделяются такие факторы, как культура, экономика, законодательство, государственное регулирование и политическая обстановка. Все они должны учитываться в деятельности организаций, работающих в международной среде.3.7. Организационная культура и управление ею
Под организационной культурой понимается система исторически сложившихся общих традиций, ценностей, символов, убеждений, формальных и неформальных правил поведения администрации и персонала, их взаимодействия друг с другом и с окружением. Сегодня культура организации считается главным фактором ее конкурентоспособности, особенно если она согласована со стратегией. Влияние культуры определяется широтой и глубиной охвата ею организации, степенью признания ее основ людьми.
Культура, с одной стороны, достаточно устойчива, традиционна, но с другой – находится в постоянном развитии, которое происходит под влиянием среды или в результате сознательных действий субъектов. Культура иерархична и имеет несколько уровней: поверхностный, промежуточный и глубинный. Поверхностный образуют правила поведения людей и вещественные атрибуты – эмблемы, дизайн, униформа, лозунги и прочее. Промежуточный уровень составляют укоренившиеся ценности и верования; глубинный уровень представлен философией.
По отношению к организации культура выполняет ряд важных функций.
Охранная функция состоит в создании барьера, отделяющего от нежелательных внешних воздействий. Она реализуется через различные запреты, ограничивающие нормы и формирование специфической логики мышления.
Интегрирующая функция объединяет людей, поддерживает необходимый социально-психологический климат и формирует у них чувство гордости за принадлежность к организации, отождествление себя с нею.
Регулирующая функция обеспечивает соблюдение людьми правил и норм поведения, осуществления контактов с внешним миром, облегчает ориентацию в сложных ситуациях, снижает возможность нежелательных конфликтов.
Коммуникационная функция играет важную роль в установлении контактов между людьми, облегчении взаимопонимания.
Адаптивная функция облегчает взаимное приспособление людей к организации, друг к другу и к внешней среде.