Плохо ли быть занятым?
Мы не утверждаем, что занятым быть плохо. В квадрате 2 занятость может быть очень высокой, поскольку этот квадрат наполнен захватывающей, чрезвычайно важной и ценной работой. Занятие выдающимися вещами не является проблемой. В действительности это одно из удовольствий полноценной жизни. Проблемы начинаются, когда не достижения, а занятость становится целью.
Естественной функцией центров удовольствия нашего мозга является вознаграждение за занятие чем-то полезным и продуктивным. Именно для этого они и существуют. Впрочем, они работают должным образом только под руководством логического мозга. Это логический мозг помогает определять, что действительно заслуживает нашего внимания и сил. Когда мы не пользуемся логическим мозгом для принятия решений, реактивный мозг быстро приводит нас в такие места, где не создается никакой ценности и даже наносится ущерб.
Доверяясь реактивному мозгу, мы делаем вещи, которые уводят от высокой эффективности квадрата 2, и дрейфуем в квадраты 1, 3 и 4.
Какие действия ведут в квадрат 1 или 3
Пристрастие к срочным делам быстро и незаметно приводит нас в квадрат 1 или 3. Нередко это проявляется таким образом:
• Мы говорим: «Лучше всего я работаю в стрессовой ситуации!» В действительности это заявление о том, что для поддержания концентрации нам требуется адреналин, иначе ничего не получается. Поскольку такой образ мышления ведет к зависимости от внешнего давления, которое замещает внутреннюю мотивацию, у нас появляется склонность работать в псевдоавральном режиме под угрозой срыва сроков работ, получая дозу соответствующего нейромедиатора.
Проблема в том, что в действительности мы редко достигаем наилучших результатов в стрессовой ситуации. Мы можем упорно работать и в конечном итоге выполнить работу. Но под угрозой срыва сроков качество мышления, необходимое для получения выдающихся результатов, зачастую недостижимо. Альтернатива – научиться естественным образом и сознательно концентрировать внимание, когда в распоряжении еще достаточно времени.
Задумайтесь над этим. Часто ли вы говорите, что лучше всего работаете в условиях стресса? Почему вы так говорите? Как это влияет на вашу жизнь и качество результатов?
• Мы откладываем выполнение работы. Откладывание в долгий ящик – еще один распространенный рукотворный поглотитель времени из квадрата 2. Иногда мы откладываем работу из-за недостатка внутренней мотивации и дожидаемся крайнего срока. Бывает, что работа откладывается из-за боязни неудачи или незнания, с чего начать. И мы ждем, когда появится более сильный страх сорвать сроки или нарваться на неприятности, который заставит действовать. Иногда мы на годы и десятилетия откладываем заботу о важных вещах (таких как здоровье или занятия спортом), пока не возникнет реальная проблема, заставляющая изменить подход.
Если вы проживаете в США, то когда платите налоги? У вас могут быть благие намерения сдать декларацию заранее – 15 февраля. Это важное дело, но не срочное – прекрасный пример деятельности из квадрата 2. Статистика, однако, показывает, что почти половина налогоплательщиков (41 %) дотягивает до четырех недель перед последним сроком подачи деклараций, а 27 % ждут, пока до последнего срока подачи деклараций не останется две недели. Немало таких, кто фактически ждет до последнего дня, а потом стоит в очереди в почтовом отделении до полуночи 14 апреля!
Если вы откладываете дела, то берете нормальную задачу из квадрата 2 и превращаете ее в полномасштабную критическую ситуацию из квадрата 1. Вы собственными руками раздуваете квадрат 1 больше необходимого, создаете ненужные стрессы и лишаете себя спокойного сна.
Задумайтесь над этим. Откладываете ли вы важные вещи до последнего? Это сознательный выбор или неосознанное избегание дел? Как это влияет на качество ваших результатов? Настраиваясь на действие, пока дело еще находится в квадрате 2, и вы повысите качество результатов и сократите масштабы крайне трудных задач из квадрата 1.
• Мы становимся добровольными помощниками. Иногда в стремлении помогать другим мы формируем у людей зависимость от поддержки и заставляем их каждый раз просить сделать за них то, что они должны делать сами. Такое поведение приводит нас прямиком в квадрат 3.
Представим, что в офисе новые корпоративные стандарты выкладываются на общий сетевой диск. Допустим, они нужны Бобу, но он не знает, где их взять. Ему известно, что Стив хорошо ориентируется в сети, поэтому он идет к нему и спрашивает, как найти стандарты. «Они лежат на общем диске, – отвечает Стив и, поскольку не хочет заморачиваться, добавляет: – Я отправлю тебе ссылку по электронной почте». «Отлично», – говорит Боб и возвращается на свое место. По дороге его останавливает Джанет и спрашивает, знает ли он, как найти новые стандарты. Боб отвечает Джанет: «Конечно! Они где-то на общем диске, но проще спросить у Стива. Он пришлет тебе путь к файлу по электронке». Очень скоро Стив становится авторитетом, к которому все обращаются, если надо найти что-нибудь на общем диске.
Теперь представим, что Стиву эта ситуация нравится. Она позволяет чувствовать собственную полезность и значимость (приводит к выбросу дофамина!). Но в итоге значительная часть его времени начинает уходить на то, что другие должны делать сами. Но главное – это то, что данное занятие отнимает время, предназначенное для эффективного выполнения его собственной работы.
Мы не хотим сказать, что помогать другим или быть активным членом команды – плохо, но, выполняя что-то за других, вы порождаете в людях слабость и зависимость. Лучше, если бы Стив сказал: «Они на общем диске, в папке под названием "Внутренние нормативные документы"». И все. При возникновении у Боба проблем с поиском Стив может сказать: «Давай я покажу тебе, как их найти, чтобы ты мог это запросто сделать в следующий раз». Это позволит Стиву не брать на себя лишних забот и не попасть в квадрат 3.
Задумайтесь над этим. Случалось ли вам помогать другим, когда этого не следовало делать? Почему вы так поступали? Можно ли профессионально и тактично помогать другим научиться самим удовлетворять собственные потребности? Пока вы помогаете им, какие дела из квадрата 2 начинают перемещаться в квадрат 1?
• Мы боимся сказать «нет». Иногда мы оказываемся в квадрате 3 или 1 потому, что нам трудно отказать другим, даже если это было бы правильно. Возможно, это происходит из-за боязни показаться слабым или некомпетентным или из-за желания угодить кому-то. Причиной может быть боязнь изоляции, желание избежать конфликта или простая нехватка ментальной энергии для последующих объяснений. Какой бы ни была причина, эти чувства и эмоции возникают в реактивном мозге.
Наверняка вам встречались люди, которые так сильно хотели поладить с другими или избежать конфликта, что соглашались почти на все. Это касалось и множества мелких отвлекающих факторов, которые наполняли их жизнь, и крупных проектов, в которые не следовало влезать. Те, кто слишком стремится потрафить кому-то или избежать конфликта, могут переоценивать свои способности. По иронии судьбы это нередко ведет к еще большему разочарованию или конфликту.
Еще хуже, когда эти люди работают на руководящих должностях. Они могут бросать целые коллективы на реализацию непродуманных проектов из квадрата 3, которые отнимают время, но мало что дают в плане значимых результатов.
Отказывать без риска увольнения и попадания в чей-нибудь черный список намного легче, если сначала навести порядок в собственном доме. Держите календарь на виду или под рукой, чтобы использовать его в качестве навигатора в течение дня при принятии решений о том, чему посвятить свое время и энергию. Тогда, если вам придется отказывать кому-либо, попробуйте сказать следующее:
– Сейчас у меня очень важное дело, но я освобожусь часа через два. Приходите попозже.
– Я всегда готов помочь, но сегодня вечером у меня с супругой / лучшим другом очень важное мероприятие, давайте поищем другое время для этой задачи.
– На мой взгляд, я совсем не нужен на этом заседании. Ничего, если я вычеркну его из своего графика?
– Давайте внесем ясность в нашу электронную переписку и обмен сообщениями. Мне просто хотелось бы знать, чего от меня ждут, когда присылают письма и СМС ночью. Уверяю, что отвечу на них утром сразу же. Вы не возражаете?
– Да, раньше я участвовал в таких проектах, но, возможно, это не лучшее мое применение, а кроме того, они мешают мне концентрироваться на других приоритетных задачах. Давайте посмотрим, как использовать мое время наиболее эффективно.
Эти примеры не обязательно в вашем стиле и могут не подходить к конкретной ситуации, однако не повредят при случае. Можно даже заранее попрактиковаться в их использовании, чтобы чувствовать себя увереннее, когда наступит момент. Главное – не стесняйтесь вежливо, но твердо отвергать ненужные дела из квадратов 1 и 3, отвлекающие от того, что более всего влияет на результаты.
Эти примеры не обязательно в вашем стиле и могут не подходить к конкретной ситуации, однако не повредят при случае. Можно даже заранее попрактиковаться в их использовании, чтобы чувствовать себя увереннее, когда наступит момент. Главное – не стесняйтесь вежливо, но твердо отвергать ненужные дела из квадратов 1 и 3, отвлекающие от того, что более всего влияет на результаты.
Посмотрим правде в глаза. Время от времени приходится заниматься делами из квадрата 1 или из квадрата 3 просто потому, что так сказал босс. Выполняя их, вы должны понимать, что начальство не просыпается утром с готовым планом отвлечения вас от прямых обязанностей – у него тоже бывают цейтноты. Скорее всего, оно видит в вас способного и компетентного специалиста, которому можно доверить дело. Хотя это хорошо и внушает оптимизм, попробуйте разговаривать уверенно, профессионально и уважительно, и, глядишь, часть дел из квадратов 1 и 3 минует вас. Попутно вы поможете коллегам более осознанно смотреть на то, что они делают, и какой вклад вносят (или не вносят) в реальный результат. От такого подхода выигрывают все!
Задумайтесь над этим. Способны ли вы сказать «нет», когда нужно? Не наполняете ли вы свою работу и жизнь делами из квадрата 3 во избежание конфликтов в ущерб более важным вещам?
Это лишь наиболее накатанные дороги в квадраты 1 и 3. Помните, что, независимо от причины попадания туда – получение удовольствия, страх, стресс или стремление уйти от конфликта, – все дело в выделении химического стимулятора в реактивном мозге. Если мы не будем действовать сознательно и рационально, то скатимся к получению кратковременного химического удовольствия и уйдем от важнейших приоритетов квадрата 2.
В квадрате 2 мы тоже получаем химическое поощрение, но оно связано с долгоиграющим удовлетворением от реального вклада и достижений.
Наш опыт показывает, что квадрат 3 – лучшее место, где можно сэкономить драгоценные время, внимание и энергию и направить их на дела из квадрата 2.
Задумайтесь над этим. Что можно делать иначе уже сегодня, чтобы сократить время пребывания в квадрате 3?
А как насчет квадрата 4?
Причины попадания в квадрат 4 обычно противоположны тем, что приводят в квадраты 1 и 3. Иногда мы так устаем от срочных дел, что нам нужно встряхнуться и восстановить силы. В поисках легких путей получения дофамина, которые не требуют много энергии, но временно улучшают настроение, мы принимаемся за бесполезную деятельность из квадрата 4.
Проясним один момент. Реальное восстановление сил – очень важная и, как мы уже говорили, жизненно необходимая деятельность из квадрата 2. Однако то, что помогает восстановить силы одному человеку, вовсе не обязательно помогает сделать это другому. Например, многие вещи, которые кажутся пустой тратой времени, – компьютерные игры, социальные медиа, просмотр телепередач и т. д. – вполне могут служить средством восстановления сил для некоторых людей. Поэтому было бы неправильно сваливать их в одну кучу и называть поглотителями времени.
Не менее чем сами дела важны причины, по которым вы ими занимаетесь, а также продолжительность конкретного занятия. Если потерять бдительность, то мероприятие, начинающееся в квадрате 2 как отдых, быстро превращается в дело из квадрата 4.
Одна женщина рассказывала, что как-то раз возвратилась домой совершенно вымотанной после разъездов на протяжении нескольких недель. В субботу утром она встала позже обычного и переместилась на диван, чтобы посмотреть одно из своих любимых телевизионных шоу. Обычно просмотра одной или двух серий ей хватало, чтобы прийти в себя, но в тот день она чувствовала такое опустошение, что позволила себе не вставать и смотреть одну серию за другой, забыв о домашних. (Неожиданно ей показалось, что любимая собака смотрит на нее, будто спрашивая: «Почему ты не обращаешь на меня внимания?» Это заставило спохватиться.)
Она прекрасно знала, что такое поведение – прямая дорога к испорченным отношениям. Знала, но позволила себе на время буквально застрять в квадрате 4. Это лишний раз подчерчивает значимость матрицы управления временем и поддержания баланса работы и личной жизни.
Матрица управления временем становится персональной системой учета и контроля. Вы сами решаете, в каком квадрате находитесь, поскольку это целиком определяется тем, что именно важно для вас. Так как же узнать, не скатились ли вы в квадрат 4? Ключом к этому является честный и глубокий самоанализ того, что вы делаете. Можно задать себе следующие вопросы:
• Это занятие действительно восстанавливает силы? Оно придает мне энергию или отнимает ее?
• Не застрял ли я на нем незаметно для себя?
• Это занятие помогает или мешает поддерживать важные взаимоотношения?
• Не слишком ли я увлекаюсь этим занятием?
• Не жертвую ли я более важными вещами, когда уделяю этому время?
Как попасть в квадрат 2: Алгоритм «Пауза – Прояснение – Решение»
Для перехода в квадрат 2 необходимо отключить реактивный мозг на время, достаточное для оценки предстоящего дела и принятия решения о том, стоит ли оно вашего внимания и энергии. Мы называем этот важнейший процесс алгоритмом «пауза – прояснение – решение».
Этот алгоритм применяется в момент осознанного выбора, стоит или не стоит делать что-либо. Алгоритм предполагает короткую остановку, чтобы задуматься: «Это действительно важно?» Этот простой процесс позволяет нам получить результат в любой ситуации.
Такая реакция непривычна для мозга. Как известно, мы запрограммированы мгновенно отвечать на то, что обращено к реактивному мозгу и приводит к выбросу дофамина. Однако именно способность остановиться перед тем, как действовать, делает нас людьми. Иначе мы до сих пор бегали бы в набедренных повязках, с опаской высматривая тигров.
Впрочем, беспокоиться не о чем, ведь вы действуете так постоянно. Это происходит, когда вы встаете утром и решаете, что съесть на завтрак, когда подъезжаете к перекрестку и решаете, куда повернуть. Мы принимаем тысячи решений, когда надо выбирать, и многие из них настолько привычны, что являются практически автоматическими. Теперь нужно научиться применять умение, которым вы так успешно пользуетесь в одних случаях, и в других областях.
Понимание идеи матрицы управления временем создает основу для дифференциации важного и неважного. Когда вы сталкиваетесь с чем-либо, задавайте себе вопрос: «К какому квадрату это относится?» Затем можно принимать решение, что делать.
Если нужно более детально проанализировать, к какому квадрату матрицы управления временем относится та или иная задача, то можно задать себе или другим такие вопросы:
• Когда это реально необходимо сделать?
• Как это повлияет на проект, над которым мы работаем?
• Есть ли другие ресурсы или методы, позволяющие сделать это?
• Как это соотносится с другими моими приоритетами?
Уточняющие вопросы включают логический мозг, повышающий способность дифференцировать задачи.
Конечно, алгоритм «пауза – прояснение – решение» работает лучше, когда в процессе участвуете не только вы. Хорошо, если в организации существует культура квадрата 2 и ваши коллеги постоянно пользуются алгоритмом, принимая задачи на себя или передавая их вам. Если же это не так, то вы можете сформировать культуру квадрата 2 в своем окружении на работе и даже дома.
Как создать свою культуру квадрата 2
У каждого есть определенная культура вертикальных и горизонтальных взаимоотношений, даже если речь идет только о вас и вашем боссе или о вас и вашем коллеге.
Чтобы сформировать культуру квадрата 2 в своем окружении, необходимо создать комплекс взаимоотношений на основе общей концепции (матрицы управления временем) и общего языка (квадраты 1, 2, 3, 4 и алгоритм «пауза – прояснение – решение»), которые позволят критически оценивать то, чем вы занимаетесь, и осознанно концентрировать внимание и энергию на наиболее важных вещах.
Вот как это делается:
1. Познакомьте окружающих с матрицей управления временем. Расскажите о ее пользе. Поговорите с боссом и коллегами, нарисуйте матрицу. Обсудите, какие задачи, проекты или прочие дела относятся к каждому квадрату. Осознание того, как много времени тратится на незначимые дела, может стать для них откровением. Научите пользоваться алгоритмом «пауза – прояснение – решение».
2. Разговаривайте на одном языке. Пользующиеся матрицей управления временем начинают говорить: «Эта задача из квадрата 1? Ею надо заняться прямо сейчас?», «А это из квадрата 3? Нужно ли вообще этим заниматься?», «Похоже, я в квадрате 4. Что сделать, чтобы выбраться отсюда?», «Эта задача имеет приоритет квадрата 2. На нее не надо жалеть времени».