При необходимости можно сделать такую настройку, при которой периодически будут отображаться изменения, выполненные и сохраненные другими пользователями (использование данной возможности имеет смысл только при одновременной работе с книгой нескольких пользователей). Для этого нужно переключатель Обновлять изменения установить в положение каждые и в расположенном правее поле с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика ввести интервал времени (в минутах), через который должно выполняться автоматическое обновление изменений. Если переключатель установлен в положение каждые, то становятся доступными еще два значения: сохранить мои изменения и просмотреть чужие и только просмотреть чужие изменения. В первом случае через указанный выше интервал времени в рабочей книге будут отражены изменения, сделанные другими пользователями, с одновременным сохранением изменений, выполненных данным пользователем. Во втором случае будет возможен только просмотр изменений, сделанных другими пользователями, без сохранения изменений, выполненных данным пользователем.
Если же переключатель Обновлять изменения установлен в положение при сохранении файла, то все изменения, сделанные другими пользователями, будут отражены в рабочей книге только после ее сохранения.
В процессе работы в многопользовательском режиме могут возникать ситуации, когда изменения, сделанные данным пользователям, противоречат изменениям, которые были сделаны другими пользователями. Для настройки разрешения подобных конфликтных ситуаций предназначен переключатель Для противоречивых изменений. Если он установлен в положение запрашивать, чьи изменения имеют преимущество, то при возникновении конфликтной ситуации на экране отобразится запрос на предмет того, чьи изменения имеют преимущество. Если же этот переключатель установлен в положение ранее сохраненные имеют преимущество, то при возникновении конфликтной ситуации запрос на экран не выводится, а преимущество отдается изменениям, которые были сохранены ранее текущим пользователем.
Если установлен флажок параметры печати, то настройки параметров печати будут автоматически сохранены вместе с копией общей книги, которая сохраняется данным пользователем.
Если установлен флажок фильтры, то вместе с копией общей книги, которая сохраняется данным пользователем, будут автоматически сохранены настройки фильтрации, для перехода к которым предназначена кнопка Фильтр, находящаяся на вкладке Данные.
После того как всем параметрам в окне Управление доступом к файлу (см. рис. 3.15) присвоены необходимые значения, нужно для их сохранения нажать кнопку ОК. Кнопка Отмена предназначена для закрытия данного окна без сохранения выполненных изменений.
Практический пример создания бухгалтерского документа
Далее мы рассмотрим конкретный пример использования программы Excel для создания бухгалтерских документов и проведения расчетных операций.
Постановка задачи
Предположим, что нам нужно сформировать ведомость, в которой будет отражена выручка от реализации продукции в разрезе видов продукции за первый квартал года. При этом:
• по строкам таблицы будет показана информация о видах продукции, по столбцам – о периодах времени;
• по каждой товарной позиции нужно указать сумму налога, которая составляет 5 % от выручки;
• однотипные товарные позиции должны быть объединены в группы;
• по каждой группе товаров необходимо вывести промежуточные итоги;
• итоговые данные о выручке и о налоге, исчисленном от выручки, необходимо вывести в конце таблицы.
Для примера рассмотрим три группы товаров: Соки, Шоколад и Игрушки.
В группу Соки включим следующие товарные позиции: Яблочный, Сливовый и Томатный, в группу Шоколад – позиции Марс, Сникерс и Твикс, а в группу Игрушки – позиции Конструктор, Кубики и Мяч. Эти позиции и будут расположены по строкам таблицы. По столбцам будет показана выручка и налог за Январь, Февраль и Март по отдельности.
Создание таблицы
В первую очередь нам нужно нарисовать таблицу, состоящую из 9 строк и 8 столбцов. Выделите соответствующий диапазон, затем на вкладке Главная в разделе Шрифт откройте меню Все границы (его название отображается в виде всплывающей подсказки при подведении указателя мыши) и выберите в нем пункт Все границы. В результате должна получиться таблица, изображенная на рис. 3.16.
Рис. 3.16. Первый этап создания таблицы
Внимание
При изучении данного примера обращайте внимание на расположение таблицы в рабочей области интерфейса; рис. 4.1 специально приведен с линейками (слева и вверху), при помощи которых определяется точное месторасположение каждой ячейки – приводимое в дальнейшем описание примера и формулы будут основаны именно на таком позиционировании документа.
Теперь отформатируем ячейки шапки таблицы и введем названия ее столбцов.
Выделим ячейки В5 и В6, затем выполним команду контекстного меню Формат ячеек и в открывшемся окне (см. рис. 3.13) перейдем на вкладку Выравнивание.
На этой вкладке в поле по горизонтали из раскрывающегося списка выберем значение по центру, в поле по вертикали – значение по высоте, установим флажок объединение ячеек и нажмем кнопку ОК. После этого в объединенную ячейку введем с клавиатуры название столбца – Группа товаров. Результат выполненных действий показан на рис. 3.17.
Рис. 3.17. Создание заголовка столбца
Теперь аналогичным образом объединим и отформатируем ячейки С5 и С6 и введем в объединенную ячейку заголовок столбца Наименование товара. При необходимости можно расширить границы столбца, чтобы его заголовок отображался полностью.
После этого выделим ячейки: D6, E6, F6, G6, H6 и I6, выполним команду контекстного меню Формат ячеек и в открывшемся окне на вкладке Выравнивание в поле по горизонтали установим значение по центру, после чего нажмем кнопку ОК. Затем в ячейках D6, F6 и H6 введем заголовок столбца Выручка, а в ячейках Е6, G6 и I6 – заголовок столбца Налог. В настоящий момент шапка таблицы будет выглядеть так, как показано на рис. 3.18.
Рис. 3.18. Заполнение шапки таблицы
Теперь выделим ячейки D5 и Е5, выполним команду контекстного меню Формат ячеек и в открывшемся окне на вкладке Выравнивание в поле по горизонтали из раскрывающегося списка выберем значение по центру, установим флажок объединение ячеек и нажмем кнопку ОК. Затем в объединенной ячейке с клавиатуры введем значение Январь. Аналогичную операцию выполним с ячейками F6 и G6, а затем – с ячейками H6 и I6; в первом случае в объединенную ячейку введем значение Февраль, во втором случае – Март. На этом создание шапки таблицы можно считать завершенным; результат выполненных действий показан на рис. 3.19.
Рис. 3.19. Шапка таблицы
Продолжим создание таблицы, продлив ее на девять строк вниз. Затем с клавиатуры в соответствующих ячейках введем названия групп товаров, наименования товаров и величину выручки от реализации по каждой товарной позиции в каждом месяце. Для удобства восприятия информации можно шапку таблицы оформить жирной границей: выделите ее и в окне Формат ячеек на вкладке Граница выберите соответствующий тип линии. После выполнения всех перечисленных действий таблица примет вид, как показано на рис. 3.20.
Рис. 3.20. Таблица с исходными данными
Теперь можно приступать к настройке формул и расчету промежуточных итогов. Об этом рассказывается далее.
Теперь можно приступать к настройке формул и расчету промежуточных итогов. Об этом рассказывается далее.
Настройка формул и расчет итогов
В соответствии с условием задачи от выручки исчисляется налог в размере 5 %. Для автоматического расчета налога введем в ячейку Е7 формулу =D7/100*5. После нажатия клавиши Enter в ячейке Е7 отобразится рассчитанная сумма налога. Затем установим курсор в ячейку Е7, скопируем ее содержимое (формулу) в буфер обмена, выделим диапазон Е8:Е15 и нажмем клавишу Enter – в результате будет рассчитана сумма налога во всех выделенных ячейках. При этом формула будет скопирована корректно, с учетом координат ячеек – например, в ячейке Е8 она будет выглядеть так: =D8/100*5. Затем аналогичным образом вставим формулы в диапазоны G7:G15 и I7:I15 – результат выполненных действий показан на рис. 3.21.
Рис. 3.21. Расчет суммы налога по всем товарным позициям
Таким образом, мы автоматически рассчитали сумму налога от выручки по каждой товарной позиции в отдельности. Теперь при каждом изменении выручки от реализации соответствующим образом автоматически изменится сумма исчисленного по ней налога.
Приступим к расчету промежуточных и общих итогов – это позволит нам увидеть объем выручки и исчисленного налога по каждой группе товаров, а также общий объем выручки и налога в каждом месяце.
Выделяем всю таблицу, на вкладке Данные в разделе Структура нажимаем кнопку Промежуточный итог – в результате на экране откроется окно настройки расчета промежуточных итогов, изображенное на рис. 3.14. В данном окне выполняем настройку параметров так, как указано ниже.
• В поле При каждом изменении в из раскрывающегося списка выбираем значение Группа товаров.
• В поле Операция из раскрывающегося списка выбираем значение Сумма.
• В поле Добавить итоги по устанавливаем следующие флажки: Январь, Столбец Е, Февраль, Столбец G, Март, Столбец I.
• В нижней части окна устанавливаем флажок Итоги под данными.
После выполнения указанных действий и нажатия в данном окне кнопки ОК таблица примет вид, как показано на рис. 3.22.
Рис. 3.22. Расчет промежуточных и общих итогов
Как видно на рисунке, в таблице автоматически добавлены строки промежуточных и общих итогов. При этом некоторые введенные ранее формулы корректно изменены (ввиду того что в таблицу добавлены новые строки). Нам осталось лишь дорисовать сетку таблицы для двух последних ее строк.
Расшифровка бухгалтерских данных с помощью примечаний
Предположим, что некоторые табличные данные требуют отдельного комментария – например, для дополнительного пояснения тех либо иных цифр. Для решения этой задачи воспользуемся механизмом примечаний и добавим примечания в ячейки D7 и F14.
Установим курсор в ячейку D7, активизируем команду контекстного меню Вставить примечание и в открывшемся небольшом окне под именем текущего пользователя с клавиатуры введем текст примечания: С учетом старых запасов (напомним, что для завершения ввода примечания достаточно щелкнуть мышью в любом месте рабочей области). Аналогичным образом в ячейку F14 добавим примечание Выручка рассчитана по отгрузке.
По умолчанию в каждой из ячеек с примечаниями в правом верхнем углу появится маленький красный треугольник, а текст примечания можно будет увидеть только при наведении на ячейку указателя мыши. Однако в процессе работы могут возникать ситуации, когда необходимо увидеть все созданные ранее примечания ко всем ячейкам. Для этого нужно в настройках программы (Файл → Параметры) в разделе Дополнительно (подраздел Экран) установить переключатель Для ячеек с примечаниями показывать в положение примечания и индикаторы, после чего нажать кнопку ОК. В результате выполненных действий отобразятся все созданные нами примечания (см. рис. 3.23).
Рис. 3.23. Пояснение бухгалтерских данных с помощью примечаний
Чтобы убрать постоянное отображение примечания и оставить только индикатор в правом верхнем углу ячеек, нужно в настройках программы (Файл → Параметры) в разделе Дополнительно (подраздел Экран) установить переключатель Для ячеек с примечаниями показывать в положение только индикаторы (и всплывающие примечания), после чего нажать кнопку ОК.
Глава 4 Автоматизация бухгалтерского документооборота в программе «Бухгалтерские документы»
В процессе ведения своей деятельности каждому субъекту хозяйствования, будь то владелец крупного холдинга или скромный предприниматель с одним коммерческим ларьком, приходится иметь дело с самыми разными документами: платежными, товарносопроводительными, отчетными и т. д. Например, отпуск товара со склада в торговую точку должен оформляться накладной (не только с точки зрения соблюдения действующего законодательства, но и для обеспечения учета товаров), для оплаты товара безналичными деньгами необходимо сформировать платежное поручение, на реализованный в розницу товар выдается товарный чек и т. д.
В данной главе мы познакомимся с удобной программой, предназначенной для работы с основными бухгалтерскими документами. Она создана отечественными разработчиками и называется «Бухгалтерские документы» (сайт программы, где ее можно скачать, – www.softstudio.ru). Среди основных достоинств программы можно отметить то, что она обладает эргономичным и интуитивно понятным русскоязычным интерфейсом, распространяется на безвозмездной основе и проста в использовании, что позволяет работать с ней даже малоопытным пользователям.
Чтобы установить программу, запустите инсталляционный файл и далее следуйте указаниям Мастера установки.
Назначение и функциональные возможности
Функциональные возможности, реализованные в программе «Бухгалтерские документы», позволяют решать перечисленные ниже задачи.
• Формирование самых разных бухгалтерских и иных документов: товарносопроводительные документы, кассовые ордера, счета фактуры, платежные поручения, договоры и др.
• Заполнение и ведение разнообразных справочников: номенклатуры, контрагентов, складов и др.
• Гибкая настройка программы применительно к потребностям конкретного пользователя.
• Ведение журналов всех формируемых в программе документов, а также общего журнала документов.
• Формирование разнообразных отчетов на основании введенной в программу информации.
• Вывод на печать созданных в программе документов и отчетных форм.
• Создание пользовательских отчетных форм с помощью встроенного дизайнера отчетов.
С помощью программы «Бухгалтерские документы» можно решать и другие финансовоучетные задачи, в зависимости от специфики конкретного предприятия.
Предварительная настройка программы
Перед тем как приступить к эксплуатации программы «Бухгалтерские документы», рекомендуется просмотреть и, при необходимости, отредактировать параметры ее настройки. Для перехода в режим настройки параметров программы следует выполнить команду главного меню Сервис → Настройки программы. При активизации данной команды на экране открывается окно, состоящее из четырех вкладок: Сведения о фирме, Журналы документов, Внешний вид и Дополнительно. На этих вкладках сгруппированы однотипные, сходные по назначению и функциональности параметры настройки.
ВниманиеПри работе в окне настройки программы не стоит забывать, что все выполненные в данном окне изменения вступают в силу только после нажатия кнопки ОК. Это относится ко всем вкладкам данного окна. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из режима настройки программы без сохранения выполненных изменений. Кнопки ОК и Закрыть доступны на всех вкладках окна.
Далее мы рассмотрим порядок работы на каждой из перечисленных вкладок.