Итак, как же успешный человек превращает перечень дел в перечень достижений? Как определить, что самое важное из той массы дел, которыми вы могли бы заниматься каждую минуту каждого своего дня?
Возьмите себе в проводники Джурана.
Джуран взламывает код
В конце 1930-х группа менеджеров General Motors обнаружила любопытное явление, что позволило совершить удивительный прорыв. Одно из устройств для считывания данных с перфокарт (примерный аналог устройств ввода в современных компьютерах) стало выдавать бессмысленный набор знаков. Разбираясь с неисправностью, они натолкнулись на способ машинного шифрования. В то время это было очень важно. С момента появления печально известных немецких шифровальных машин Enigma в годы Первой мировой и шифрование, и расшифровка сообщений стали приоритетной проблемой национальной безопасности и еще более горячей темой интереса широкой публики. Менеджеры GM считали, что случайно открытая ими система кодировки не поддается взлому. Но один человек, внешний консультант из фирмы Western Electric, был с этим не вполне согласен. Он взял задачу на расшифровку домой, проработал до трех часов утра и взломал код. Его звали Джозеф М. Джуран.
Впоследствии Джуран вспоминал об этом случае как о начале пути к раскрытию еще более важного шифра, которое стало одним из его наиболее значительных вкладов в науку и бизнес. Под впечатлением его удачи с расшифровкой один из руководителей GM предложил ему заняться исследованием системы вознаграждения руководства, разработанной на основе принципа, сформулированного малоизвестным итальянским экономистом Вильфредо Парето. В XIX веке Парето создал математическую модель доходов населения Италии, которая демонстрировала, что 80 % земли находится в собственности 20 % итальянцев. Благосостояние было распределено неравномерно. На самом деле, по Парето, оно концентрировалось вполне предсказуемым образом. Джуран был одним из первопроходцев в деле управления качеством и заметил, что основная масса брака вызывается незначительным количеством ошибок. Он подозревал, что это несоответствие подтверждается не только на его собственном опыте, но является результатом действия некоего общего закона, и Парето наблюдал нечто намного более значительное, чем могло ему представляться.
При написании своего основополагающего труда «Справочник по контролю качества» Джуран хотел как-то назвать свою идею о том, что «значительных факторов немного, а тривиальных – множество». Одна из многочисленных иллюстраций книги была озаглавлена «Принцип неравного распределения Парето…». На его месте многие назвали бы это Правилом Джурана, но он назвал его Принципом Парето.
Оказывается, что присутствие Принципа Парето настолько же очевидно, как присутствие закона всемирного тяготения, и тем не менее большинство людей тяготеют к тому, чтобы не обращать на него внимания. Это не просто теория – это доказанное и предсказуемое естественное свойство и одна из величайших известных истин в области производительности труда. Наряду со многими другими существующими определениями Ричард Кох в своей книге «Принцип 80. 20» приводит такое: «Принцип 80. 20 гласит, что небольшая доля причин, вкладываемых средств или прилагаемых усилий отвечает за большую долю результатов, получаемой продукции или заработанного вознаграждения». Иначе говоря, в том, что касается успеха, одинаково важно далеко не все. Небольшая доля причин вызывает львиную долю последствий. Почти все результаты обеспечиваются избранной частью усилий.
РИС. 3 Принцип 80. 20 гласит, что меньшая часть усилий приводит к большей части результатов.
Парето однозначно указывает: максимум того, чего вы хотите, будет являться результатом минимума того, что вы делаете. В противоположность представлениям большинства выдающиеся результаты являются плодами несоразмерно малого количества усилий.
Не привязывайтесь к цифрам. Правило Парето – неравенство, и хотя чаще всего, говоря о нем, приводят соотношение 80. 20, эти соотношения могут выражаться очень разными цифрами. В некоторых обстоятельствах это легко может оказаться соотношением 90. 20 – т. е. 90 % успеха определяют 20 % усилий. С равным успехом это может быть и соотношение 70. 10 или 65. 5. Важно понимать, что все они подтверждают один и тот же принцип. Великолепная мысль Джурана состояла в том, что не все одинаково важно: некоторые вещи важнее остальных, и очень намного. Перечень дел может превратиться в перечень достижений, если применить к нему Принцип Парето.
Принцип 80. 20 – одно из важнейших правил, которыми я руководствовался для достижения успеха на протяжении всей своей карьеры.
РИС. 4 После приоритезации перечень дел превращается в перечень достижений.
Он описывает явление, которое я, подобно Джурану, постоянно наблюдал в своей жизни. Всего несколько идей определили большинство моих достижений. Лишь немногие из моих клиентов были намного более ценными по сравнению с остальными, я добился успеха в своем деле с участием небольшого количества людей, и большую часть денег я зарабатываю на немногочисленных инвестициях. Идея неравномерного распределения проявлялась во всем, на что я обращал свое внимание. Чем больше она была заметна, тем большим было мое внимание, и по мере роста внимания ее проявления становились еще очевиднее. В конце концов я перестал считать это простым стечением обстоятельств и принял в качестве правила успеха как такового, не только для себя, но и в работе с другими людьми. И это принесло выдающиеся результаты.
Экстремальный Парето
Парето подтверждает все, о чем я вам рассказываю, но есть одна проблема. Он не заходит достаточно далеко, а я хочу, чтобы вы пошли дальше. Я хочу, чтобы вы привели Принцип Парето к экстремуму. Я хочу, чтобы вы сначала определили 20 % и сосредоточились на них, а затем я хочу, чтобы вы сосредоточились еще больше и выявили важнейшее в самом важном. Вам надо закончить начатое Парето. Для достижения успеха надо следовать Принципу 80. 20, но вы не обязаны на этом останавливаться.
Идите дальше. Вы можете выделить 20 % из 20 % и продолжать в том же ключе, пока не получите единственную, самую важную вещь (см. рис. 5)! Неважно, что это за задача, миссия или цель. Неважен масштаб. Начинайте с перечня любой длины, но с установкой на то, что вы должны расчистить себе путь к немногим важным вещам и не останавливаться, пока не достигнете ЕДИНСТВЕННОЙ важнейшей из них. ЕДИНСТВЕННОЙ жизненно важной. ОДНОЙ вещи.
РИС. 5 Независимо от того, сколько позиций включает ваш перечень дел изначально, вы всегда можете свести его к одной.
В 2001 г. я проводил совещание руководства нашей фирмы. Мы росли очень быстро, но ключевые игроки нашей отрасли не принимали нас всерьез. Я поставил группе задачу придумать 100 способов изменить эту ситуацию. Составление списка заняло целый день. На следующее утро мы сократили список до 10 позиций, а из них выбрали самую главную. Она заключалась в том, что я напишу книгу о том, как стать лучшим в отрасли. И это помогло. Спустя 8 лет эта книга не только стала национальным бестселлером, но и трансформировалась в целую серию общим тиражом более миллиона экземпляров. В нашей отрасли работает более миллиона человек, и нам удалось навсегда изменить свой имидж с помощью одной-единственной вещи.
А теперь сделаем паузу и посчитаем еще раз. Одна идея из сотни. Это Принцип Парето в его экстремальном виде. Это значит мыслить масштабно, но очень узконаправленно. Это значит крайне плодотворно применить в бизнесе идею ОДНОЙ вещи.
Но это применимо не только в бизнесе. Когда мне стукнуло 40, я стал брать уроки игры на гитаре и очень скоро понял, что смогу уделять занятиям не более 20 минут в день. Это было совсем немного, и я знал, что мне нужно сузить программу обучения. Я попросил совета у своего друга Эрика Джонсона (одного из величайших гитаристов всех времен)[5], который сказал, что если заниматься чем-то одним, это должны быть гаммы. Я последовал его совету и разучил минорную блюзовую гамму. Оказалось, что, освоив эту гамму, я могу повторить многие соло великих классиков рок-гитары – от Эрика Клаптона[6] до Билли Гиббонса[7], а может, и самого Эрика Джонсона. Эта гамма стала для меня ОДНОЙ вещью в области гитары и открыла передо мной двери в мир рок-н-ролла.
Если присмотреться, то можно обнаружить несоответствие результата затраченным усилиям повсеместно. А применение этого принципа позволит вам достигать успеха в любом важном деле. Всегда будут несколько важнейших по сравнению с остальными вещей, а среди них одна – самой главной. Сжиться с этой мыслью – все равно что получить в свои руки волшебный компас. Когда вы понимаете, что запутались и сбились с пути, вы можете обратиться к ней, чтобы вспомнить о том, что следует определить важнейшее.
ГЛАВНЫЕ ИДЕИ
1. Сосредоточивайтесь. Не старайтесь чем-то заняться, старайтесь быть результативным. Пусть ваше расписание определяют важнейшие дела.
2. Идите до конца. Поняв, что действительно важно, продолжайте спрашивать себя, что из этого является важнейшим, пока не придете к одной-единственной вещи. Она должна занять первую строчку в перечне ваших достижений.
3. Отказывайтесь. Смысл ваших «позже» или «никогда» должен состоять в том, что вы не будете заниматься ничем другим, пока не завершите свою самую важную работу.
4. Не увлекайтесь «вычеркиванием». Считая, что не все вещи одинаково важны, следует поступать соответствующим образом. Не надо попадаться на удочку мнения о том, что нужно сделать все и успех в том, что из списка вычеркнуты все дела до единого. В игре в «вычеркивания» победителей не бывает. Истина в том, что дела неравнозначны с точки зрения их влияния на успех и заниматься нужно только тем, что наиболее важно.
Иногда это первое, что вы начинаете делать. Иногда это ваше единственное дело. В любом случае самое важное – заниматься самым важным.
5. Многозадачность
Ну хорошо, если самое главное – заниматься самым главным, то почему тогда вы пытаетесь одновременно заниматься чем-то еще? Интересный вопрос!
Клиффорд Нэсс решил ответить на него летом 2009 г. Как? Выяснив, насколько успешно так называемые мультитаскеры (т. е. люди, занимающиеся решением многих задач одновременно) работают в своем режиме мультизадачности. Профессор Стэнфордского университета Нэсс в интервью газете «Нью-Йорк Таймс» говорил, что испытывает «священный ужас» при виде людей, способных делать несколько дел одновременно, и считает, что сам он на это неспособен. Нэсс и его помощники опросили 262 студента: как часто им приходится заниматься многими делами одновременно. По результатам опроса они разделили субъектов исследования на две группы: частых и редких мультитаскеров – и начали исследования в предположении, что частые мультитаскеры покажут лучшие результаты. Не тут-то было!
– Я считал, что они обладают неким волшебным навыком, – сказал Нэсса, – а оказалось, что записные мультитаскеры – просто выдающиеся бестолочи.
Они показывали самые низкие результаты во всех тестах. Их старания убедить себя и окружающих в том, что у них все чудесно получается, наталкивались на одну-единственную проблему – по словам Нэсса, «они проваливали все подряд».
Мультизадачность – обман.
Обман в том, что почти все считают работу в таком режиме эффективной. Это стало общепринятой практикой, и люди на самом деле уверены, что так действительно надо, и чем чаще – тем лучше. Нам рассказывают не только о том, как это делается, но и том, как в этом совершенствоваться. В Интернете существует более 6 000 000 страниц на эту тему, а на сайтах поиска работы «мультизадачность» фигурирует как навык, который соискатели должны указывать в числе своих сильных сторон, а работодатели – учитывать при поиске новых сотрудников. Некоторые зашли так далеко, что гордо считают это сомнительное умение основой своего образа жизни. На самом же деле это в большей степени самообман, поскольку мультизадачность неэффективна, низкорезультативна и вредит делу.
Мультизадачность – это скорее возможность завалить несколько дел одновременно.
Стив ЮззеллКогда вы пытаетесь заняться двумя делами одновременно, либо это в принципе не получится, либо ни одно не получится хорошо. Если вам кажется, что работа в режиме мультизадачности позволяет сделать больше, вы ошибаетесь: все обстоит ровно наоборот. Это отличный способ сделать меньше. Как заметил Стив Юззелл, «Мультизадачность – это скорее возможность завалить несколько дел одновременно».
Ум обезьяны
Психологи изучали способность человека выполнять несколько задач одновременно в 1920-е годы, но сам термин «мультизадачность» появился только в 1960-е, причем его использовали применительно к компьютерам, а не к людям. В те времена 10 мГц представлялись чем-то настолько запредельно быстрым, что для описания возможности компьютера быстро решать множество задач потребовалось специальное слово. Сейчас понятно, что это было не самым лучшим выбором, поскольку сам по себе термин «мультизадачность» уже может вводить в заблуждение. Идея мультизадачности в том, что один ресурс (ЦПУ) попеременно используется несколькими задачами, но с течением времени этот контекст был утрачен, и мультизадачность стала пониматься как одновременное использование одного ресурса (человеческого) в решении множества задач. Это довольно ловкое искажение смысла, поскольку даже компьютеры могут единовременно обрабатывать только один фрагмент программного кода. Когда компьютеры работают в режиме многозадачности, они попеременно переключаются с одной задачи на другую, пока обе не будут решены. Скорость, с которой они это делают, создает иллюзию того, что все происходит одновременно, и поэтому сравнение компьютера с человеком не совсем уместно.
Люди действительно способны одновременно делать две вещи и более – например, ходить и говорить или жевать и рассматривать карту, но, как и компьютеры, мы неспособны одновременно фокусироваться на каждом из этих предметов. Наше внимание постоянно переключается с одного на другой. Это прекрасно получается у компьютеров, а вот у людей это чревато серьезными последствиями. Одновременная посадка двух авиалайнеров на одну полосу, неправильное лекарство для пациента, младенец, забытый в ванночке для купания, – эти происшествия с возможными трагическими последствиями роднит одно: люди пытаются делать несколько вещей сразу и забывают сделать должное.
Странно, но со временем образ современного человека стал подразумевать, что он – мультитаскер. Нам кажется, что мы можем, и поэтому считаем, что должны. Дети, которые учат уроки одновременно с Смс-перепиской, слушанием музыки и при включенном телевизоре. Взрослые, которые говорят по телефону, едят, поправляют макияж или даже бреются за рулем. Разговоры с человеком из соседней комнаты, не прерывая своих дел. Смартфоны в руках во время еды. Не то чтобы нам не хватало времени на то, что нам нужно сделать, нам просто кажется, то нам нужно сделать слишком многое в течение времени, которое у нас есть. Поэтому мы раздваиваемся и растраиваемся в надежде всё успеть.
А ведь есть еще и рабочее место.
Современный офис – просто праздник отвлекающих мультизадачных требований и просьб. Вы решаете свою задачу, а в соседнем отсеке кого-то душит кашель, и у вас просят ментоловую пастилку. Офисная пейджинговая система постоянно что-то объявляет. Вас оповещают о новых письмах, вы стараетесь поглядывать на новостную ленту своей соцсети, а ваш сотовый беспрестанно жужжит о новых смс. На ваших глазах растут горы неотвеченных писем и незаконченных заданий, вокруг снуют люди, которых интересуют ваши ответы на их вопросы… Выполнение собственной работы становится изнурительным мероприятием. Исследования показали, что работников прерывают на что-то в среднем каждые 11 минут и еще около трети рабочего дня уходит на то, чтобы прийти в себя после этих отвлечений. Но мы полагаем, что способны встать выше всего этого и выполнить свою задачу точно в срок!
И… мы обманываем сами себя. Мультизадачность – чистое жульничество. Поэт Билли Коллинс очень хорошо резюмировал: «Мы называем это мультизадачностью, будто обладаем способностью одновременно делать массу вещей… Буддист назвал бы это обезьяньим умом». Нам кажется, что мы владеем мультизадачностью, а на деле тихо сводим сами себя с ума.
Совмещение – иллюзия
Это происходит вполне естественным образом. Если учесть, что ежедневно в наших головах проносится около 4000 разнообразных мыслей, становится понятно, почему мы пытаемся совмещать различные задачи. Если понимать изменение в мысли, происходящее каждые 14 секунд, как предложение изменить направление, то вполне очевидно, что мы постоянно испытываем соблазн делать слишком много всего одновременно. Начав что-то делать, мы через несколько секунд вспоминаем, что могли бы сделать кое-что еще. Более того, предполагается, что человеческие существа эволюционировали, приобретая способность решать несколько задач. Наши далекие предки не продержались бы долго, не имея возможности следить за появлением хищников во время сбора плодов, просушки шкур или просто отдыхая у костра после охоты. Тяга к одновременному занятию несколькими делами не просто так укоренилась в нашем сознании – судя по всему, это было необходимостью для выживания.
Но совмещение и многозадачность – разные вещи.