Однажды на семинаре в Сан-Диего, где я проводил свои учебные консультации, выступила слушательница Синтия, посещавшая мои занятия уже три месяца. Ниже я привожу ее рассказ:
Когда девяносто дней назад я впервые пришла сюда, вы сказали, что покажете мне, как за двенадцать месяцев удвоить доход и количество свободного времени. Ваше заявление прозвучало совершенно фантастически, но я согласилась попробовать.
В первый день вы попросили меня составить перечень всего, что я делаю в течение недели и месяца. Получилось семнадцать обязанностей. Я была катастрофически завалена работой, в этом и заключалась проблема. Работала я по десять-двенадцать часов в день, шесть дней в неделю, проводила очень мало времени с мужем и двумя маленькими детьми, но не видела никакого выхода. С тех пор как восемь лет назад я переступила порог своей быстрорастущей предпринимательской фирмы, занимающейся высокими технологиями, у меня, казалось, всегда была гора дел, и постоянно ни на что не хватало времени.
Одно дело на весь день
Далее Синтия продолжила:
После того как я составила перечень своих обязанностей, вы спросили: «Могли бы вы из этого списка выбрать только одно дело, которое приносило бы самую большую пользу вашей фирме?» Я без труда нашла ответ и обвела номер соответствующей задачи в кружок.
Затем вы спросили: «Если вы могли бы выполнять еще что-то из своего списка, то какое дело как наиболее ценное для фирмы вы поставили бы на второе место?»
Я определила вторую по важности задачу, после чего вы задали мне аналогичный вопрос относительно третьего дела.
Затем вы заметили, что выполнение трех отмеченных мною задач – и даже неважно, в чем их суть, – представляет собой девяносто процентов моего вклада в работу фирмы. В тот момент ваши слова меня потрясли. Все остальное, на ваш взгляд, было второстепенными делами и дополнительными обязанностями, часть которых скорее всего можно безболезненно переложить на плечи другого сотрудника, а оставшуюся часть либо сократить, либо вообще отменить.
Действуйте немедленно
Продолжим далее слушать рассказ Синтии:
Взглянув на три задачи, я поняла, что это действительно самое важное, что я делаю для фирмы. Это произошло в пятницу. А в понедельник в десять часов утра я подошла к руководителю, сообщила ему о сделанном открытии и попросила помочь мне перепоручить и отдать на аутсорсинг всю работу, кроме отмеченных трех задач. У меня было ощущение, что, занимаясь весь день только этими тремя делами, я могла бы делать для компании в два с лишним раза больше. И я сказала боссу, что если удвою свою продуктивность, то хотела бы и получать вдвое больше.
Руководитель молча изучал мой список, потом посмотрел на меня, потом снова на список и наконец произнес: «Хорошо». Часы за его спиной показывали двадцать одну минуту одиннадцатого.
Затем он сказал: «Вы правы. Эти важнейшие вещи, которые вы делаете для фирмы, вы выполняете лучше всех. Я помогу вам полностью или частично освободиться от второстепенных обязанностей, чтобы вы посвятили все время трем ключевым задачам. Если вы удвоите продуктивность, я стану платить вам вдвое больше».
Преображение жизни
Окончание рассказа Синтии:
Руководитель сдержал слово, я сдержала свое. Он помог мне передать второстепенные обязанности другим сотрудникам, я получила возможность сосредоточить все внимание на трех ключевых заданиях и в результате за следующие тридцать дней сделала вдвое больше, и он повысил мне зарплату.
Более восьми лет я работала изо всех сил и всего за месяц удвоила доход благодаря тому, что посвятила все время и энергию выполнению трех ключевых задач. Мало того, теперь я работаю не по десять-двенадцать часов в день, а строго с восьми до пяти. Вечера и выходные провожу с мужем и детьми. Возможность сконцентрироваться на ключевых задачах преобразила мою жизнь.
Вклад, может быть, главное слово в мире работы. Ваше вознаграждение, денежное и эмоциональное, всегда будет прямо пропорционально полученным результатам, ценности выполненной работы. Хотите увеличить вознаграждение – направьте усилия на повышение ценности того, что вы делаете лучше всех, найдите способ увеличить свой вклад в достижения компании. А три ключевых задания всегда вносят больше всего остального.
Метод «быстрых списков»
Предлагаю вашему вниманию упражнение, которое должны выполнить участники нашего семинара. Мы даем им листок бумаги и говорим: «За тридцать секунд запишите здесь три цели, которые наиболее важны для вашей жизни на данный момент».
Оказывается, имея в своем распоряжении всего тридцать секунд, люди отвечают не менее точно, чем если бы им дали тридцать минут или три часа. Видимо, подсознание, испытывая в этот момент «сверхмотивацию», мгновенно выдает перечень важнейших целей – нередко к большому удивлению самих участников.
В восьмидесяти процентах случаев, если не чаще, первая цель касается финансов или карьеры, вторая – семейных или личных отношений, третья – здоровья или физической формы. Так и должно быть. Ведь это – три главные сферы жизни. Попробуйте поставить себе в каждой из них оценку от одного до десяти, и вам сразу станет понятно, что у вас в жизни хорошо, а что нуждается в некотором улучшении. Покажите это упражнение своим домашним – их ответы могут очень многое прояснить.
Двигаясь дальше по программе, на следующих занятиях мы, спрашивая о трех важнейших целях, даем это же упражнение, но в расширенном варианте:
1) бизнес или карьера;
2) семейные или личные отношения;
3) финансы;
4) здоровье;
5) личное и профессиональное совершенствование;
6) общественная жизнь;
7) три главные задачи на данный момент.
Если вы заставите себя ответить на эти вопросы, отведя на каждый не более тридцати секунд, результаты вас поразят. Но каковы бы они ни были, обычно это точный «моментальный снимок» вашей жизненной ситуации, показывающий, что действительно для вас важно.
Устанавливая цели и приоритеты, систематизируя их, концентрируясь на время на какой-то одной задаче и приучая себя первым делом доводить до конца самые важные дела, вы ни на минуту не должны забывать о том, что ваша главная цель – прожить долгую, счастливую и здоровую жизнь.
Управление временем как средство для достижения цели
Навыки рационального использования времени нужны, чтобы научиться выполнять все важные дела в срок и высвободить больше времени для дел, которыми вы занимаетесь в нерабочее время. Именно это приносит вам наибольшее счастье и удовлетворение.
Целых восемьдесят пять процентов всех радостей вашей жизни связано со счастьем общения с другими людьми, особенно с теми, кто вам более всего близок – с членами семьи. Качество отношений с окружающими определяется для вас в первую очередь количеством времени, проводимым вместе с теми, кого вы любите и кто любит вас.
Цель управления своим временем – съесть жирных лягушек и получить большие результаты за меньшие часы, а также проводить много времени со своей семьей, тратить его на те занятия, которые приносят больше всего радости.
качество времени прежде всего учитывается на работе, а дома важнее его количество
Работая – работайте
В жизни важно поддерживать определенный баланс, поэтому приучите себя, что все рабочее время будете посвящать только работе. Не отвлекайтесь, а целеустремленно выполняйте все намеченные дела. Приходите на рабочее место чуть раньше, задерживайтесь, насколько можете, прилагайте больше усилий. Не расходуйте время впустую. Каждая минута болтовни с коллегами на посторонние темы отобрана у работы, которую вы должны закончить, если хотите сохранить свое место.
Более того, вы отбираете это время у собственной семьи, поскольку вынуждены задерживаться допоздна или работать вечерами дома. Когда ваша производительность недостаточна, вы ощущаете ненужное нервное напряжение и лишаете домашних своего общества.
«Мама, почему папа приносит домой полный портфель бумаг и никогда не бывает с нами?» – спрашивает маленькая девочка. Мама вступается за папу: «Видишь ли, доченька, ты должна понять, что он не успевает выполнять всю работу в офисе, и ему приходится доделывать ее дома». «Папа не успевает? – удивляется дочка. – Почему тогда его не переведут в группу для отстающих?»
Баланс – не временное явление
Как учили еще древние греки, «умеренность должна быть во всем». Необходимо соблюдать баланс между работой и личной жизнью. Вы должны расставить в своей работе приоритеты и сосредоточиться на задачах, представляющих наибольшую ценность, но при этом ни в коем случае не забывайте, что эффективная работа лишь средство, а цель – улучшить качество своей жизни и чаще бывать в кругу семьи.
Меня иногда спрашивают:
– Как установить баланс между работой и личной жизнью?
– А как часто балансирует канатоходец на проволоке под куполом? – отвечаю я вопросом на вопрос.
– Все время, – подумав несколько секунд, отвечает собеседник.
– То же самое с работой и личной жизнью – баланс между ними приходится поддерживать.
На работе вы должны как можно лучше исполнять свои обязанности, приносить максимум пользы и получать соответствующее вознаграждение. Но не забывайте по дороге на работу «смотреть на небо и нюхать цветы». Вам ни на миг нельзя терять из вида истинные причины, по которым вы так стараетесь и стремитесь сделать больше за отведенное время. Чем дольше вы находитесь рядом с теми, кого любите, тем вы счастливее.
Съешьте лягушку!1. Определите, какие три наиболее важные задачи вы выполняете на работе. Спросите себя: «Какое дело я должен выбрать, чтобы посвящать только ему весь рабочий день? Будет ли оно самым полезным для моего продвижения?» Проделайте это упражнение еще два раза. Определив для себя три главных дела, сосредоточьтесь на них и в течение рабочего дня занимайтесь исключительно ими.
2. Определите три важнейшие цели для каждой сферы жизни. Упорядочьте их по приоритету, составьте план их достижения и каждый день предпринимайте нужные шаги по его осуществлению. Вы добьетесь результатов уже в ближайшие месяцы. И они вас потрясут.
Глава 9 Тщательно подготовьтесь перед началом работы
Перед началом работы стоит подумать над тем, чтобы все необходимое находилось под рукой. Подобная подготовка помогает преодолеть себя, не медлить и сделать больше за меньшее время. Тот, кто полностью подготовлен, напоминает человека со взведенным курком или натянутым луком со стрелой на тетиве. В последующие месяцы и годы вам удастся совершить поразительно много – нужен лишь маленький психологический толчок, чтобы взяться за дела, представляющие для вас наибольшую ценность.
Это как подготовка всего необходимого для приготовления какого-нибудь блюда, скажем, большой лягушки. Вы раскладываете на столе требуемые ингредиенты и начинаете их шаг за шагом соединять.
Первым делом расчистите свое рабочее место. Если нужно, переложите все на пол или соседний стол. Соберите информацию, отчеты, подробные описания, бумаги и рабочие материалы, которые вам потребуются в процессе выполнения задачи. Позаботьтесь, чтобы до них можно было дотянуться, не вставая. Во время работы старайтесь вообще не делать лишних движений.
Убедитесь в наличии всех письменных материалов, компьютерных дисков, кодов доступа, адресов электронной почты и прочих вещей, необходимых, чтобы приступить к работе и последовательно выполнять ее до завершения.
Организуйте свое рабочее место – удобное, привлекательное и приспособленное для длительного пребывания на нем. Обратите особое внимание на кресло: оно должно быть регулируемое, чтобы и спина, и ноги были в удобном положении.
Удобное рабочее место
Те, кто работает с наибольшей производительностью, стараются создать себе такое рабочее место, на котором им будет приятно находиться. Чем чище и аккуратнее оно будет, тем легче приступать к работе. Рабочее настроение приходит быстрее, когда все прибрано и разложено в правильном порядке.
Прогресс в работе
Сколько ненаписанных книг, незащищенных диссертаций, неисполненных решений переменить свою жизнь – и все из-за отсутствия первого шага, который совершается во время предварительной подготовки.
Со всей Америки люди приезжают в Лос-Анджелес с намерением написать хороший сценарий для фильма и продать его на одну из голливудских студий. Они устраиваются на низкооплачиваемые работы и живут так годами, мечтая об успехе.
Однажды репортер газеты Los Angeles Times отправился в центр города на бульвар Уилшир и, останавливая случайных прохожих, задавал им один и тот же вопрос: «Как продвигается ваш сценарий?» Трое из четырех отвечали: «Почти готов!»
Увы, это «почти готов» звучало как «еще не начат». Не позвольте этому случиться с вами.
Стремление к мечте
Когда приготовления завершены, необходимо немедленно браться за дело. Начинайте. Сделайте первый шаг, каким бы трудным он ни был.
Я выработал собственный принцип: «Сделай на восемьдесят процентов правильно, остальное исправь потом». Добегите до финиша и посмотрите, приветствуют ли вас. Не ожидайте, что в первый раз – и во второй, и в третий – все будет безупречно. Приготовьтесь к тому, что конечному успеху будут предшествовать неудачи.
Самые страшные враги, которых надо победить на пути к успеху, – это не отсутствие способностей или возможностей, а наши сомнения и сопутствующий им страх провала или отказа. Преодолеть внутренних демонов можно только действуя. Как писал Эмерсон, «сделай то, чего страшишься, и смерть страха неизбежна».
Великий хоккеист Уэйн Гретцки как-то сказал: «В цель не попадают сто процентов несделанных бросков». Покончив с приготовлениями, сделайте глубокий вдох и принимайтесь за дело, – все остальное вытекает из первого шага. Совершайте смелые поступки, а чтобы у вас появилась эта смелость, действуйте так, будто вы очень храбрый человек.
Первый шаг
Сев за стол, где аккуратно разложено все необходимое, примите позу, говорящую о готовности к работе: выпрямитесь, оторвите спину от спинки кресла. Держитесь как квалифицированный, деятельный и высокопродуктивный работник. Возьмите первый предмет, который вам нужен, скажите себе: «Ну, за дело!», окунитесь в работу и занимайтесь ею, пока не закончите.
Съешьте лягушку!1. И дома, и на работе внимательно осмотрите свой стол или кабинет. Спросите себя: «Какой человек работает в подобной обстановке?» Чем чище и аккуратнее ваше рабочее место, тем позитивнее вы настроены, тем продуктивнее и увереннее себя чувствуете.
2. Решите сегодня, не откладывая, привести в порядок свой рабочий стол или кабинет. Организуйте все самым рациональным и эффективным образом, чтобы каждый раз, принимаясь за работу, чувствовать себя полностью к ней готовым.
Глава 10 Продвигайтесь поэтапно
Осилить весь путь сразу очень сложно, но, делая шаг за шагом, возможно преодолеть все. «Спеши медленно», как гласит народная мудрость.
С нежеланием приниматься за большую работу легче справиться, если отвлечься от масштаба задачи и сосредоточиться на той маленькой части, которую вам предстоит сделать сейчас. Когда лягушка огромная, ее лучше есть по кусочку.
Как писал Лао-цзы, «путешествие в тысячу ли начинается с первого шага»[2]. Это прекрасная стратегия для тех, кому нужно преодолеть себя, взяться за дело и научиться больше успевать за меньшее время.
Через великую пустыню
Много лет назад я на старом лендровере пересекал плато Танезруфт в сердце Сахары, на территории современного Алжира. Французы давно оставили эту территорию, и существовавшие при них заправочные станции не действовали и стояли заколоченные.
Пятисотмильный маршрут пролегал по пустыне, где не было ни воды, ни пищи, ни травинки, ни даже мухи. Во все стороны до самого горизонта простиралась совершенно плоская местность, как гигантская парковочная площадка, посыпанная желтым песком.
Более тысячи трехсот человек погибли на этой дороге через Сахару в предыдущие годы. Дорогу нередко скрывали пески, путешественники теряли ее ночью и не могли найти снова.
Чтобы скомпенсировать отсутствие ориентиров, французы через каждые пять километров, – что точно соответствовало расстоянию до горизонта, – установили вдоль трассы черные двухсотлитровые бочки из-под нефти. Поэтому в дневное время мы могли видеть две бочки: ту, которую недавно миновали, и находящуюся перед нами.
Таким образом, у нас было все необходимое, чтобы не сбиться с пути, – требовалось лишь держать направление на следующую бочку. Двигаясь от бочки к бочке, мы сумели пересечь крупнейшую в мире пустыню.
Мелкими шагами
Точно так же вы справитесь с самой большой в своей жизни работой, если приучитесь действовать пошагово. Сделайте обозримую часть, и сразу станет видна следующая.
Чтобы выполнить масштабную задачу, надо совершать каждый шаг с полной уверенностью, что следующая часть пути откроется уже за поворотом. Помните замечательный совет: «Ты прыгни, а страховочная сетка появится».