Верните собственное время
Один из моих клиентов, фирма которого работала с дистрибуторами в девятнадцати штатах, обнаружил, что слишком привязан к своему компьютеру и скован по рукам и ногам необходимостью ежедневно по несколько часов читать электронную почту и отвечать на нее. Чем больше часов он проводил за компьютером, тем меньше времени мог уделять другим важным делам. Объем несделанной работы нарастал лавинообразно, клиент из-за этого нервничал, плохо спал, его самочувствие ухудшилось.
Мы рассказали ему о правиле «80 на 20» и о том, что оно означает в его ситуации. Восемьдесят процентов получаемых им писем не представляют никакой ценности, их не стоит даже открывать, а следует удалять немедленно. Из оставшихся двадцати в свою очередь лишь двадцать процентов, то есть четыре процента всей корреспонденции, требуют какой-либо немедленной реакции. Остальные шестнадцать можно временно проигнорировать и перенести в папку для корреспонденции, требующей менее срочной обработки.
Стандартизируйте и доверяйте
Другой мой клиент получал по триста с лишним электронных писем в день. При этом он, не считаясь с потерями времени, просматривал всю свою почту сам, поскольку был уверен, что больше никто с этим не справится. Мы предложили клиенту разобрать однажды письма вместе с секретарем, объясняя ей, какие из них важные, какие нет и как поступать с наиболее частыми вопросами и просьбами.
К его удивлению, через пару часов секретарь научилась разбираться в основной массе корреспонденции. С тех пор она, приходя по утрам на работу, удаляла ненужные письма (восемьдесят процентов всей почты), а сообщения, требующие срочных действий начальника, переносила в особую папку. Если по поводу какого-то письма возникал вопрос, секретарь помещала его в другую специальную папку, которую начальник просматривал в удобное для него время.
При следующей встрече клиент сказал мне, что подсчитал, сколько времени ему удалось сэкономить. Оказалось, он высвободил на своих лягушек, то есть на самые важные дела, двадцать три часа в неделю. Возложив на секретаря несложную дополнительную обязанность, бизнесмен существенно изменил к лучшему свою жизнь: снизилось напряжение, улучшилось здоровье, прибавилось сил – человек просто преобразился, он стал более спокойным и позитивно настроенным.
Хочу спросить вас: как переменилась бы ваша жизнь, если в ней появилось бы двадцать три дополнительных часа в неделю для размышлений, работы, планирования, важных разговоров с коллегами или даже просто для прогулок с семьей?
Мы не рабы
Недавно в журнале Fortune была напечатана статья, в которой автор описывает свой бунт против электронной почты. Вернувшись в свой офис после двухнедельного отпуска, он обнаружил у себя в ящике более семисот писем. Чтобы разобрать накопившуюся корреспонденцию, потребовалось бы не менее недели, и в течение всего этого времени рассказчик не смог бы заняться ни одним из своих проектов.
Впервые за свою трудовую жизнь он сделал глубокий вдох, нажал кнопку Delete All («Удалить все») – и семьсот писем исчезли навеки, позволив ему обратиться к задачам, действительно существенным для него самого и его компании.
«Я, – пишет автор, – понял, что, если кто-то просто посылает мне письмо, это еще не дает ему права на часть моей жизни, то есть не обязывает меня ему отвечать – ни теперь, ни потом. Кроме того, мне пришло в голову, что, если письмо по-настоящему важно, отправитель пошлет его повторно». Так и случилось.
Слуга, а не хозяин
Чтобы концентрировать внимание на тех немногих вещах, которые сильнее всего влияют на ваш бизнес и личную жизнь, вы должны заставить себя относиться к техническим устройствам как к средствам – они слуги, а не хозяева вашей жизни. Они существуют, чтобы помогать, а не мешать, чтобы упрощать вам жизнь, а не создавать сложности, путаницу и нервное напряжение.
Самое лучшее – «бросить» технологии, как бросают курить. Подавите в себе желание включать все устройства подряд, как только проснетесь. Пусть приемник, телевизор, сотовый телефон и компьютер остаются выключенными до тех пор, пока вы не спланируете и не организуете свой день. Намеренно создавайте в своей жизни зоны тишины, полной недосягаемости ни для кого и ни для чего. Заставляйте себя регулярно останавливаться и «слушать тишину» – это поможет вам сохранять внутреннее спокойствие.
Иногда ради более высоких задач приходится отказываться от чего-то, представляющего меньшую ценность. Не переставайте себя спрашивать: что важнее? Что вам необходимо для выполнения работы? Для личной жизни? Если из двух занятий потребовалось бы выбрать одно, чем вы займетесь?
Необходима ли нам постоянная связь
Когда вы уезжаете по делам или в отпуск и делаетесь – на день, на неделю, на месяц – недоступны для всех средств связи, ничего не случается. Мир продолжает стоять на месте независимо от того, поддерживаете вы с ним контакт или нет. Проблемы решаются, ответы находятся, работа выполняется, и жизнь течет, как великая река Миссисипи. Поверьте, на свете не так много безотлагательных дел.
На семинарах меня часто спрашивают: неужели можно не быть в курсе новостей, не читать газет, не слушать радио, не смотреть телевизор?
Обычно я отвечаю: если произойдет что-то действительно важное, вам обязательно сообщат. В вашем окружении всегда найдется тот, кто может часами следить за новостями и при первом удобном случае сообщит вам о событии, заслуживающем внимания, – дома, на работе, в стране или в мире.
Немало людей не получают газет, не смотрят телевизора и не слушают радио, но, как ни странно, всегда хорошо информированы по главным вопросам – кто-то постоянно держит их в курсе событий. Поступайте точно так же.
Съешьте лягушку!1. Решите сегодня, что создадите для себя «зоны тишины». Два раза в сутки – утром и во второй половине дня – отключайте на час все коммуникационные устройства. Вы будете поражены результатом: ни с миром, ни с вами ничего не случится!
2. Учредите один день в неделю, в который вы не притронетесь ни к компьютеру, ни к коммуникатору и не сделаете никакой попытки соприкоснуться с миром телекоммуникаций. К концу дня, проведенному без контактов (за исключением простых человеческих), вы обретете спокойствие и ясность ума. Если ваши мыслительные аккумуляторы получат возможность какое-то время перезаряжаться без непрерывного вмешательства извне, вы станете уравновешеннее, осведомленнее и бдительнее.
Глава 18 Ломтики задачи
Нередко люди медлят браться за большую и важную работу именно из-за ее устрашающего объема. В этом случае можно применить так называемый метод «ломтиков салями». Он заключается в том, чтобы разложить задачу на составляющие фрагменты, а затем выполнять их по одному – точно так же, как мы съедаем батон салями, аккуратно по ломтику (вспомним рекомендацию, как лучше съесть слона, – по кусочкам).
Психологически проще выполнить одну небольшую часть обширного проекта, чем браться сразу за весь. Очередной завершенный фрагмент будет казаться всего лишь тонким ломтиком, но вскоре вы обнаружите, что работа продвигается, и вы оглянуться не успеете, как она окажется готова.
Стремление к завершенности
Не забывайте, что в глубине души каждого человека живет «стремление к завершенности». На самом деле он чувствует себя более счастливым и сильным, если выполняет какую угодно работу, но от начала и до конца – этим удовлетворяется подсознательная потребность осязать результат любой работы. Акт законченности вызывает упоминавшуюся выше выработку эндорфинов в мозгу, и подобное ощущение счастья побуждает вас переходить к следующей задаче и заниматься ею до завершения.
Чем масштабнее задание, которое вы целиком выполнили, чем крупнее съеденная лягушка, тем сильнее испытываемые вами радость, душевный подъем и прилив сил.
При окончании небольшой части работы у вас возникает побуждение начать и закончить еще одну, потом еще и так до самого конца. Каждый шажок вперед заряжает вас энергией. Вскоре у вас появляется внутренний стимул всегда доводить дело до завершения и получать то замечательное ощущение счастья и удовлетворения, которое сопутствует любому успеху.
Метод «швейцарского сыра»
Есть другой вариант работы над объемным делом – действовать по принципу «швейцарского сыра». Вы проделываете дырки наподобие дырок в головке швейцарского сыра.
При окончании небольшой части работы у вас возникает побуждение начать и закончить еще одну, потом еще и так до самого конца. Каждый шажок вперед заряжает вас энергией. Вскоре у вас появляется внутренний стимул всегда доводить дело до завершения и получать то замечательное ощущение счастья и удовлетворения, которое сопутствует любому успеху.
Метод «швейцарского сыра»
Есть другой вариант работы над объемным делом – действовать по принципу «швейцарского сыра». Вы проделываете дырки наподобие дырок в головке швейцарского сыра.
Вы «дырявите» задачу, когда решаете заниматься ею в течение фиксированного времени. Это могут быть даже пять или десять минут, по окончании которых вы останавливаетесь и переходите к чему-то еще. При этом вы откусываете от лягушки один кусочек, а затем отдыхаете или делаете другую работу.
Такой метод не менее эффективен, чем «ломтики салями». После того как вы возьметесь за работу, у вас появится и поступательный момент, и стремление к завершенности, и энергия, и воодушевление, те же самые внутренние стимулы к работе и доведению ее до конца.
Попробуйте применить метод «ломтиков салями» или «швейцарского сыра» к любой задаче, которая при первом взгляде ошеломляет своими размерами. Оба принципа работы исключительно эффективны, когда налицо явное нежелание приниматься за дело.
У меня есть несколько приятелей, решивших писать книги по странице или по абзацу в день. Сейчас они известные авторы бестселлеров. Вы можете поступить так же.
Съешьте лягушку!1. Если перед вами большая, сложная, многозадачная работа, которую вы до сих пор откладывали, то безотлагательно испытайте на ней метод «ломтиков салями» или «швейцарского сыра».
2. Становитесь человеком действия. У всех, кто много успевает, есть одно общее качество: познакомившись с новой идеей, они сразу стараются применить ее на деле. В результате они быстрее учатся, больше узнают и получают лучшие результаты. Не медлите, попробуйте сегодня!
Глава 19 Обеспечьте себя запасом времени
Для выполнения действительно важной работы, как правило, нужны продолжительные непрерывные промежутки времени. Умение вырезать ценнейшие блоки и использовать их для высокопроизводительного труда – центральный элемент способности человека сделать что-то существенное в своей работе и жизни.
Опытные агенты по продажам ежедневно отводят на звонки перспективным клиентам определенное время, например с десяти до одиннадцати утра. Они не ходят вокруг да около, не откладывают эту не самую приятную работу, а посвящают ей целый час и заставляют себя выполнить все до конца.
Многие бизнесмены отводят специальные часы на то, чтобы звонить клиентам и узнавать их мнение из первых рук, отвечать на звонки и письма. Кто-то ежедневно уделяет от получаса до часа физическим упражнениям, кто-то – пятнадцать минут перед сном чтению художественной литературы. Между прочим, так можно приобщиться к десятку лучших произведений мировой литературы.
Распределяйте время по графику
Чтобы успешно действовать по описанной схеме, вы должны заранее распланировать распорядок дня и наметить определенное время для каждого занятия. Назначайте «встречи» со своими делами и аккуратно «являйтесь» на них без опозданий. Для важных дел выделяйте определенные временные периоды – от получасовых до полуторачасовых.
Многие люди, обладающие высокой работоспособностью, составляют себе график на целый день, строя его вокруг поочередного выполнения ключевых задач. За счет этого они постепенно наращивают свою производительность, которая в итоге может вдвое, втрое и даже впятеро превосходить среднюю.
Пользуйтесь ежедневником
Книжка-ежедневник с готовой разбивкой на дни, часы и минуты – одно из самых мощных организующих средств на свете. Она помогает объединять небольшие отрезки времени в продолжительные периоды, которые нужны для сосредоточенной работы над важными задачами.
На это время отключите телефон, устраните все отвлекающие факторы и работайте без остановки. Очень хорошо приобрести привычку рано вставать и несколько утренних часов работать дома. Там вам никто не помешает, и вы сумеете сделать втрое больше, чем в шумном офисе, где всё и все отвлекают от работы.
На счету каждая минута.
Если вам предстоит лететь в командировку, воспользуйтесь периодом перелета и займитесь на борту составлением плана предстоящих дел. После старта можно безостановочно работать и успеть поразительно много – вряд ли что-либо будет вас отвлекать.
Используйте каждую минуту – это один из секретов высокой производительности. Часы в пути иногда называют «подарочными», за это время удобно выполнять небольшие «ломтики» крупных работ.
Не забывайте, что пирамиды строились постепенно, камень за камнем, а великая жизнь или карьера складывается из выполняемых одна за другой задач, нередко – ее отдельных фрагментов. Вам следует сознательно и творчески организовывать для себя продолжительные периоды времени, необходимые для своевременного и качественного выполнения важнейших работ.
Съешьте лягушку!1. Постоянно продумывайте разные способы экономить и планировать рабочие часы, чтобы у вас в запасе были продолжительные непрерывные временные периоды. Используйте их для работы над наиболее существенными масштабными задачами.
2. Плодотворно используйте каждую минуту. Заранее все подготовьте и распланируйте, а затем работайте упорно и непрерывно, не отвлекаясь на мелочи. Будьте сосредоточены исключительно на результатах, за которые вы отвечаете.
Глава 20 Развивайте в себе ощущение неотложности
Высокоэффективных работников проще всего идентифицировать по их ориентации на действие: они все время спешат завершить очередную важную работу.
Они обдумывают дела сосредоточенно и без суеты, тщательно планируют их, расставляют приоритеты, а затем быстро и решительно устремляются к цели, работают безостановочно и плавно, без рывков. В результате они успевают немыслимо много за то время, которое средний работник тратит на пустые малозначительные вещи, в основном на болтовню.
Состояние потока
При сосредоточенной непрерывной работе над важными делами человек может приходить в удивительное расположение духа, которое профессор Клермонтского университета Михай Чиксентмихайи назвал «состоянием потока». Испытывать его приходилось почти каждому, а преуспевающие люди умеют его вызывать.
«Поток» чудесным образом изменяет ваши чувства и сознание. Вам все легко, все получается безукоризненно с первого раза. Вы ощущаете душевный подъем и совершенную ясность мысли, прилив радости, энергии и одновременно полное спокойствие. Ваша работоспособность колоссально возрастает.
Фактически – как было замечено уже много веков назад – ваши навыки и умения, восприятие мира, творческий потенциал в потоке переходят на новый, более высокий уровень. Вы делаетесь более чутким и действуете более осознанно, ваши интуитивные догадки невероятно точны, вам видны все взаимосвязи явлений. Вас посещают блестящие идеи, помогающие двигаться вперед еще быстрее.
Высокое напряжение успеха
Научиться входить в состояние потока вполне возможно. Для этого полезно развивать в себе чувство неотложности – внутреннее стремление быстро сделать работу, нетерпение, подгоняющее вас, как будто вы бежите с самим собой наперегонки.
При глубоко укоренившемся чувстве неотложности у вас появится склонность к действию. Вместо долгих обсуждений вы будете сразу приниматься за дело, сосредоточивая внимание на тех конкретных шагах к намеченной цели, которые можно предпринять безотлагательно.
Видимо, быстрый темп всегда идет рука об руку с любым большим успехом, а чтобы его обеспечить, нужно двигаться, не сбавляя скорости. Чем быстрее вы работаете, тем сильнее стимул делать еще больше и еще быстрее. Вы входите в «зону высокого напряжения».
Принцип сохранения движения
Поскольку для достижения главных целей нужно систематически и постоянно прилагать усилия, начинает действовать принцип сохранения движения к успеху. Согласно ему, на продолжение движения затрачивается гораздо меньше энергии, чем требовалось для преодоления инерции в начале работы.