Если разбиение информации на определенные виды дается вам с трудом, попросите оценить ваши идеи какого-нибудь коллегу, владеющего организационными навыками, или сотрудника службы управления персоналом. Ведь в экстренных ситуациях именно эти люди будут искать требуемые данные в вашей картотеке, поэтому сейчас самое время спросить их, какая система хранения им кажется наиболее удобной. К тому же они знают специфику вашей работы и хотя бы приблизительно представляют себе, каким образом вы ее выполняете. Такие люди будут весьма полезны, даже если вы и не испытываете проблем с классификацией данных.
На последнем этапе процесса планирования вы должны освоить инструменты, которые понадобятся для приведения документов в порядок. Вот их перечень.
— Большая горизонтальная поверхность.
— Учетные карточки или чистая бумага.
— Ручки.
— Измельчитель бумаг.
— Коробка для сбора макулатуры.
— Мусорная корзина.
— Сканер для документов.
— Компьютер.
— Пустые папки.
— Устройство для изготовления ярлыков или готовые этикетки.
— Картотечный шкаф.
Приводим бумаги в порядок
Наконец-то пришло время систематизировать ваше ЛСД. Во-первых, скажу самое главное: вам вовсе не обязательно делать это за один день. Хотя в книге эта работа и запланирована только на сегодня, многим людям удобнее отводить ей ежедневно по несколько часов в течение недели или месяца. Никто никого не торопит. Приведение документов в порядок — это не соревнование на скорость. (Хотя я бы с удовольствием посмотрела состязания по такой олимпийской дисциплине, как «скоростная организация».) Во-вторых, пока вы будете создавать порядок из хаоса, нет ничего страшного в том, что последнего временно станет еще больше. Но свет в конце туннеля обязательно появится. В-третьих, если вы не можете решить, сохранять или уничтожать определенный документ, то лучше его оставить. Шесть месяцев спустя вы повторите мини-версию организационного процесса и тщательнее очистите собрание документов от ненужных бумаг.
Наконец, несколько полезных советов тем, у кого есть плохая привычка отвлекаться на посторонние занятия. (Ну, вы понимаете, что я имею в виду: речь идет о тех случаях, когда вы, засучив рукава, беретесь наводить порядок в своем офисе и вдруг загадочным образом оказываетесь в комнате отдыха.)
1. Устройте временную преграду, чтобы она физически перекрывала вам выход из офиса, пока вы заняты упорядочиванием документов. Например, поставьте перед дверью мусорную корзину. Полностью блокировать выход не надо, но если вдруг вы захотите покинуть поле боя, то волей-неволей, наткнувшись на корзину, задержитесь и подумаете о своем постыдном поведении: «Я же должна наводить порядок в бумагах, а не идти болтать с девочками в копировальной».
2. Установите будильник таким образом, чтобы сигнал раздался через десять минут после начала вашей бурной деятельности. Когда это произойдет, оцените промежуточные результаты выполненной работы и нажмите кнопку «Отложить». Когда часы опять зазвонят, снова оцените фронт работ — много ли вы успели за это время. Продолжайте устанавливать будильник до тех пор, пока не убедитесь, что серьезно подошли к делу и вас уже не нужно чем-то удерживать в комнате.
Сортировка
Вы помните, какие категории определили для системы хранения данных на третьем этапе процесса планирования? Сейчас пришло время их использовать. Запишите их названия на отдельных листках бумаги или учетных карточках и разложите на большой горизонтальной поверхности, — например на полу или столе переговоров. Далее начинается утомительный процесс сортировки документов по стопкам. Если для какой-то бумаги категория не предусмотрена и вообще не нужна в вашем ЛСД, немедленно отправляйте ее в измельчитель или в коробку для макулатуры. Но если окажется, что у вас нет подходящей стопки для документа типа ПСЗ или «Расширенное знание», создайте ее, запишите название на учетной карточке и складывайте бумаги туда.
Что отправлять в измельчитель? Перечислим документы, которые лучше уничтожать, чем бросать в коробку для макулатуры.
— Заполненные заявления на выдачу кредитной карты, которые в рекламных целях рассылают банки.
— Любые ненужные листы бумаги, где указаны адреса, номера счетов или коды доступа, даты рождения, бюджеты, фотокопии конфиденциальных документов, номера водительских прав, информация о трудоустройстве. Конверты и наклейки с адресом, сметные документы, просроченные справки, багажные квитанции, медицинская информация, пароли, отчеты, образцы подписей, номера социального страхования, дубликаты документов, командировочные удостоверения, использованные авиабилеты и вообще все те сведения о вас или вашем бизнесе, которые вам не хотелось бы обнародовать.
— Кредитные карточки с истекшим сроком действия, банковские карты, паспорта (после того как вы получили новый), любые идентификационные карты (из колледжа, армии, рабочие и т. д.)
— Отчеты о проверке кредитной истории продавцов.
Во время сортировки вы можете обнаружить документы, принадлежащие не вам, а кому-то из ваших коллег. В таком случае начните новую стопку, озаглавив ее именем этого человека. Позднее, когда закончите, скрепите ее зажимом и передайте собственнику. А если попадутся бумаги, которые должны быть у вас дома, а не на работе, создайте стопку «Дом» и складывайте их туда. Когда начнете упорядочивать документы дома, поступите аналогично: сложите в стопку «Работа» все, что следует отнести в офис.
Сканирование
Завершив сортировку бумаг и удалив ненужные, вы должны решить, какие документы перевести в цифровой формат, а какие оставить в бумажном виде. Если вы владеете художественной галереей или работаете в студии звукозаписи, то ваше ЛСД будет существенно отличаться от документации веб-программиста или учителя. Теории и стратегии, которые я предлагаю, по-прежнему действенны и для вас, но вам придется фотографировать объемные предметы, а не сканировать их, или делать цифровые записи звуковых файлов. А в бумажной форме останутся подписанные контракты, нотариально заверенные бумаги, квитанции и кассовые чеки (особенно если в вашей компании сотрудникам — скажем, вернувшимся из командировки — компенсируют расходы только на основании чеков, подтверждающих оплату), судебные документы. Меня часто спрашивают, нужно ли хранить налоговые бумаги, а я в ответ рекомендую поинтересоваться этим вопросом в бухгалтерии вашего предприятия. Налоговое законодательство для компаний меняется регулярно, поэтому только бухгалтер владеет самой последней и достоверной информацией. В любом случае нужно посоветоваться с каким-нибудь бухгалтером. Если этого не сделать, то ревизия из налоговой службы может обойтись вам в кругленькую сумму и кучу нервов.
Если вам по роду деятельности приходится выполнять много исследований, то вы обнаружите, что сканирование каждой прочитанной статьи оказывается весьма полезным. Допустим, вы помните, что что-то читали по этой теме, но забыли где. В этой ситуации вы легко отыщете нужное вам место с помощью функции поиска на вашем компьютере.
Кроме того, когда ко мне в офис доставляют журналы, я сразу же пролистываю их и вытягиваю листы с интересными мне статьями.
Все остальное отправляю в коробку для макулатуры, а вынутые листы сканирую и сохраняю на жестком диске в папке «Нужно прочесть». Когда появляется свободное время, читаю эти материалы. Благодаря такой процедуре я очистила свой офис от журнального хлама, а также не позволяю рекламе искушать меня ненужными вещами.
Уверена, что среди читателей найдется несколько человек, которые категорически против перевода бумажных документов в цифровой формат. Такой вариант тоже возможен, но, как я объясняла выше, искать связи между различными документами проще, когда они представлены в виде компьютерных файлов. Никто не умаляет ценности вашей бумажной картотеки, но просто знайте, что это не единственный и не самый лучший способ хранения документов. И не забывайте: если ваша картотека находится не в несгораемом и не в водонепроницаемом сейфе, то существует опасность ее уничтожения в случае пожара.
Сканер лучше использовать со встроенным программным обеспечением для оптического распознавания текстов. Оно представит отсканированный документ в цифровом виде, после чего вы сможете с помощью функции поиска легко находить нужные слова и фразы, что непросто сделать при работе с документами в бумажной форме.
Просмотрите по очереди все свои стопки и в ходе этой повторной сортировки создайте папку на компьютере, а при необходимости заведите и обычную папку для картотечного шкафа. Напечатайте на ней название категории, используя изготовитель этикеток. Это устройство обеспечивает четкую и качественную печать, что облегчит впоследствии вам или любому другому человеку поиск нужного документа в картотечном шкафу.
Просмотрите по очереди все свои стопки и в ходе этой повторной сортировки создайте папку на компьютере, а при необходимости заведите и обычную папку для картотечного шкафа. Напечатайте на ней название категории, используя изготовитель этикеток. Это устройство обеспечивает четкую и качественную печать, что облегчит впоследствии вам или любому другому человеку поиск нужного документа в картотечном шкафу.
Названия папок и файлов на компьютере
Создавая новую цифровую файловую систему, сохраняйте отсканированные документы в виде файлов с описательными именами, отражающими дату, название проекта и категорию. Это облегчит поиск нужной информации в дальнейшем. Рассмотрим пример.
080 507-boyd-evernote.txt
Этот документ опубликован 7 мая 2008 года в виде поста (сообщение в блоге или интернет-дневнике) Стоу Бойда (известная в Интернете личность — «социальный философ и вебтрополог», как он сам себя называет) о программном обеспечении Evernote. Какой бы стиль имен файлов вы ни избрали, неизменно придерживайтесь его (признак 6). Мне нравится система, использованная в примере, потому что она позволяет отыскивать документ тремя способами — по дате, имени автора и содержанию. В моей работе дата публикации сообщения отличается от времени его создания, но важна для нас именно первая. Если же вам нужна только дата создания, можете ограничиться ее кодом в начале имени файла, поскольку она сохраняется автоматически как его часть.
Во многих системах управления документами предусмотрена возможность тегирования (сопровождения данных тегами, или «ярлыками»). Это означает, что в документ вводятся несколько ключевых слов, которые не появляются в тексте на странице, но именно по ним его можно отыскать, а также создавать взаимные ссылки между разными файлами. Тегирование особенно полезно при работе с изображениями и другими нетекстовыми файлами.
Также рассортируйте цифровые файлы по тем категориям, которые вы использовали в ходе планирования. Вероятно, вам придется некоторые из них разбить на подгруппы (папки нижележащего уровня), отражающие ваш рабочий процесс. Фантастически удачным примером такой систематизации я считаю схему, построенную Брайаном Киффером, одним из учтивых программистов сайта unclutterer.com. На своем компьютере он организовал папки для каждого клиента (одна из его категорий), при этом каждая из них содержит три папки нижележащего уровня: «Активы», «Инкубатор» и «Проекты». В «Активах» находятся логотипы, корреспонденция и лицензионная информация по программному обеспечению, которое использует данный клиент. Папка «Инкубатор» предназначена для хранения идей и исследований, имеющих отношение к клиенту, но без деталей конкретных проектов. А вот в «Проектах» каждая папка нижележащего уровня имеет описательное название и содержит подпапки «Активы», «В работе» и «Завершенное». Например, в папке «Проекты» находится папка «Борцы с хламом», где собрана вся работа Брайана Киффера для нашего сайта.
Вы непременно обнаружите, что порой вынуждены работать с документами или файлами, не требующими длительного пребывания в вашем компьютере. В данном случае как нельзя кстати окажется папка «Временные» в каждом «Проекте». Установите периодичность ее чистки. Например, выделяйте на это пять минут в конце каждой рабочей недели. Следите за тем, чтобы файлы не задерживались в ней на неопределенное время, в установленный срок обязательно открывайте их и решайте, что с ними делать дальше.
Выше я уже говорила об одной очень полезной возможности цифровой файловой системы: один и тот же документ может появляться в разных местах. Такие ссылки легко создать, поместив ярлыки или псевдонимы в папки, которые не являются основным местом расположения файла. Вообще, ярлыки — самый удобный и одновременно наименее используемый организационный инструмент для незахламленного компьютера. Допустим, у вас есть проект, требующий применения логотипа клиента. Конечно, можно создать его копию, но в таком случае вам придется всякий раз при внесении в логотип изменений обновлять оба файла. Вот почему лучше поступить по-другому: для файла логотипа создать ярлык и поместить его на рабочий стол компьютера. Теперь один и тот же файл присутствует в двух местах одновременно.
Для создания ярлыка щелкните правой кнопкой мыши по файлу (для пользователей компьютеров Macintosh — щелкнуть мышью, одновременно удерживая клавишу «Control» или «Ctrl»). При этом на ПК Мае откроется выпадающее меню, в котором надо выбрать пункт «Создать псевдоним». Далее можете перетащить созданный псевдоним в любое место на вашем ПК. На компьютерах PC указывают пункт «Создать ярлык», а затем аналогичным образом перетаскивают его в нужное место.
Если вам не нравится использовать иерархическую файловую структуру или вы хотите повысить скорость доступа к информации, то лучше установить на компьютере поисковую машину для цифровых файлов.
Организация старых систем
Если у вас на компьютере есть масса старых файлов, сбросьте их все в папку «Архив». Это позволит начать все сначала, не потеряв старых данных. Если вдруг они вам понадобятся, у вас всегда будет к ним доступ, но в то же время они не помешают вам создавать новую файловую структуру. Когда же последняя заработает, вы сможете в свободное время рассортировать архивные файлы. Если же в вашей бумажной картотеке получился настоящий винегрет из старых папок и учетных карточек, то стоит их упорядочить, отсканировать и поместить уже в цифровом формате в новую компьютерную систему.
Защита системы
Упорядочив все свои документы, создайте резервные копии цифровых данных. Если в вашем в офисе есть локальная компьютерная сеть, то узнайте в отделе информационных технологий, не сделали ли они уже их сами. Если же вы работаете на дому или управляете собственным бизнесом, или просто хотите подробнее узнать, как делать резервные копии, то продолжайте читать этот раздел.
Жесткие диски имеют плохую привычку «умирать», и обычно это происходит в самый неподходящий момент. Чтобы не потерять данные, создавайте их резервную копию в двух местах — в онлайн-хранилище и на внешнем накопителе. Вы в полной мере осознаете достоинства первого метода, если пожар или какое-нибудь стихийное бедствие уничтожит ваш офис вместе с компьютером и подключенным к нему внешним носителем. Чтобы обеспечить безопасность, зашифруйте данные перед их загрузкой в Сеть. (Узнайте в ИТ-отделе компании, не нарушаете ли вы корпоративную политику, используя онлайн-резервирование.) Также не забудьте передать свои логин, пароль и ключ шифрования какому-нибудь доверенному лицу или в отдел кадров для помещения в ваше личное дело.
Что касается второго метода, то у меня к компьютеру постоянно подключен внешний накопитель, и я каждый вечер выполняю перекачку информации. Эта резервная копия нужна для быстрого восстановления данных на ПК, если я нечаянно удалю их в течение рабочего дня, а также на случай выхода из строя винчестера. Одновременное применение двух методов резервного копирования практически полностью исключает потерю важных цифровых данных.
Домашние задания существуют не только у школьников
Вернувшись домой и впервые насладившись порядком в прихожей, вы, я надеюсь, испытали прилив радости и облегчения после долгого трудового дня. Благодаря новым правилам, которым вы теперь следуете, переступив порог дома, в ваше жилье больше не проникают всевозможные рекламные рассылки и прочий хлам, и к тому же вы заранее готовите себе условия для легкого и беспроблемного выхода из квартиры в следующий раз. Вам больше не придется, опаздывая на работу, метаться по всем комнатам в поисках ключей. Вы уже никогда не будете выгребать из рюкзака ребенка испортившиеся бутерброды и не услышите, как гремит в стиральной машине забытая в карманах одежды мелочь. Но этот ритуал, выполняемый по возвращении домой, — лишь прелюдия к более спокойной, без стрессов, жизни. Сегодня вечером вы внедрите очередные правила, которые еще больше упростят и сделают комфортным ваше пребывание дома. Работа, запланированная на вечер вторника, призвана превратить вашу квартиру в место, куда хочется возвращаться.
Когда вы приходите вечером домой, вкусный ужин и просмотр телевизионных передач кажутся вполне заслуженной наградой после целого дня сканирования, уничтожения ненужных бумаг, сортировки документов и создания новой картотеки, — то есть всего того, чем вы занимались во вторник в офисе. Так что понятно, что вам банально хочется отдохнуть. Но поверьте, если каждый вечер вы будете выделять всего тридцать минут на рутинные домашние обязанности, наградой вам станут почти свободные выходные, когда вы сможете в полной мере отдохнуть и заняться тем, чего душа пожелает. Вам не придется тратить уик-энд на стирку, мытье горы посуды и генеральную уборку квартиры.