Открыв для себя принципы экономии усилий, я ощутил пробуждение сознания. Я стал быстрее находить решения, справляться с задачами и снова выдавать горы идей. Оберегая свою голову как драгоценный ресурс, вы тем самым создаете основу для творческого мышления. Внешняя память служит большим подспорьем.
Ваша внешняя память
Основу внешней памяти составляют записи. Если у вас появилась мысль, запишите ее. Поток мыслей подобен движению транспорта на автомагистрали, и, чтобы хорошие идеи выходили наружу, необходимо много таких идей.
Возможно, вы видели серию «Симпсонов»[8], где у мистера Бёрнса находят множество болезней, но микробы блокируют друг друга, не позволяя никому убить его. Для наглядности врач показывает мистеру Бёрнсу дверной проем, который забит шариками, символизирующими разные заболевания. Ни одна из этих болезней не может выбраться из комнаты, потому что из-за скученности они не способны пошевелиться. Мысли существуют в таких же условиях. Необходимо выстроить их, чтобы дать возможность выбраться из вашей головы. Отпуская их на свободу, вы получите еще больше идей, а число хороших решений будет только расти.
Не все идеи одинаково удачны – восемь из десяти ни на что не годятся. Однако даже слабые идеи могут оказаться весьма полезны и подсказать отличный выбор или решение. Не полагайтесь только на память, пытаясь удержать в голове свои мысли и идеи. Именно так они и теряются.
Настройка внешней памяти
Есть немало инструментов, с помощью которых можно систематизировать информацию. Рассмотрим в качестве примера некоторые из них.
Мое любимое приложение – Evernote. Оно позволяет хранить заметки в любом формате: в виде текста, телефонных звонков, картинок, отсканированных документов, интернет-страниц – всего что угодно. Можно добавлять теги и группировать информацию по блокнотам внутри Evernote или просто искать по словам. Я этим пользуюсь постоянно, а в конце недели рассылаю сводку самого интересного.
Evernote – бесплатный сервис без ограничений объема. Он синхронизируется с интернетом, работает на iPhone[9], Android и стационарном компьютере. Это приложение может стать ядром вашей внешней памяти. Если нужно что-то запомнить, запишите в Evernote.
Еще удобнее Evernote становится благодаря приложению Web Clipper, которое совместимо с Gmail, Chrome и Firefox. Если вы просматриваете сайт, статью, видео на YouTube и хотите сохранить это, просто кликните Web Clipper, и он занесет всё в Evernote. Web Clipper великолепен: сделав заметку, он связывает с ней родственный материал, который уже хранится в системе Evernote. Если вы пользуетесь Google, то приложение вынесет сведения из вашего Evernote в первые строчки с результатами поиска. Здесь его пользу невозможно переоценить. У меня сейчас порядка 1800 заметок в Evernote. Большинство из них, наверное, никогда мне не пригодятся, но все эти заметки собраны, и в любой момент я могу ими воспользоваться. Это резервная копия моей памяти.
Вот, к примеру, я пишу некое исследование для блога. Открываю Google, начинаю поиск по теме, и тут приходит сообщение, что у меня три записи в Evernote. Внезапно в моей статье появляется информация, которую я сохранил год назад, что-то несколько месяцев назад, а что-то на прошлой неделе. Все материалы, которые до этого момента казались неважными, вдруг стали нужны и уже ждут меня. Это не стандартный поиск в Google, ведь данную информацию я уже отмечал и находил ранее интересной, а теперь могу заполучить в два счета.
Указанный ресурс невероятно облегчает жизнь: готовая информация дожидается своего часа, и нет необходимости снова искать ее или напрягать память. Это все равно что иметь портативный диск для сознания.
Evernote работает почти так же, как наш мозг. Сервис Pinterest[10] уже сравнивали с устройством женского мозга[11] (порядка 70 % его пользователей именно женщины[12]). Evernote тоже представляет собой модель того, как наше сознание структурирует информацию. Единственная известная мне близкая к Evernote мнемотехника – это метод loci[13]. Он используется участниками чемпионата мира по запоминанию, когда необходимо запомнить порядок карт в колоде. Удивительно, но с этой задачей справляется не один человек!
Метод loci заключается в том, чтобы представлять информацию, которую нужно запомнить, в каком-то физическом пространстве. Например, вы задаете мне вопрос, и если я хочу его запомнить, то мысленно помещаю его в рояль, находящийся со мной в одной комнате. Потом через полгода мне надо в своем воображении вернуться к роялю и найти там нужную информацию.
Метод этот непростой и используется нечасто (как правило, людьми из юридической сферы или при частных расследованиях). Он, конечно же, дает результаты, но это не лучший способ задействовать свои интеллектуальные ресурсы. Стоит все же полагаться на Evernote.
А что если интересные мысли приходят в голову в тот момент, когда вы принимаете ванну? Исследования показывают[14], что больше всего к творчеству располагают уютные и теплые пространства. Вот почему у многих идеи возникают в ду́ше, например, и мы стараемся их запомнить путем многократного повторения. Увы, как только мы выходим из ванной комнаты, мысль теряется. В этой ситуации на помощь приходит водонепроницаемый блокнот AquaNotes, разработанный специально для ведения записей во время водных процедур.
Сервис FollowUp.cc при помощи рассылки автоматически напоминает о необходимости отвечать на электронные сообщения. Вот как он работает: я отправляю некое письмо. Допустим, я хочу узнать, что с ним происходит, дня через три. Для этого я просто ставлю в скрытую копию адрес [email protected] Если человек не отвечает в течение трех дней, FollowUp.cc присылает мне напоминание с копией оригинального письма и опцией повтора. Можно настроить любой интервал: три дня, месяц, 18 августа в 21:00, по пятницам. Напоминание приходит только вам, если вы поставили адрес FollowUp.cc в скрытую копию. В противном случае (письмо с обычной копией) напоминание приходит и вашему адресату. В большинстве ситуаций это нежелательно, но иногда может оказаться полезным.
Например, в здании, где я веду семинары, должно быть доступно оптико-волоконное интернет-соединение. Три года компания-провайдер сообщала на своем сайте о предоставлении данной услуги, но на самом деле этого не было. Я отправил провайдеру вопрос по электронной почте, когда появится соединение, и настроил режим ежедневных напоминаний в FollowUp.cc. Я специально не стал пользоваться скрытой копией, чтобы компания получала напоминания до тех пор, пока не ответит мне. Наконец через шестьдесят четыре дня они написали: «Пожалуйста, прекратите раздражать нас электронными напоминаниями. Нам неизвестно, когда эта услуга будет доступна в вашем здании». Я написал им в ответ: «Почему же вы не сообщили об этом шестьдесят три дня назад?» Сервис FollowUp.cc помогает сохранить силы и время. Только представьте, сколько энергии я бы потратил, если бы полагался только на свою голову!
Порядка 80 % писем я отсылаю с копией FollowUp.cc, и через пять секунд после отправки сообщения оно уже не занимает мое внимание. Мне не надо о нем думать, поскольку я знаю, что о нем позаботятся. А ценные интеллектуальные ресурсы можно направить на более полезные занятия.
Этот сервис работает и в других ситуациях. Например, вы говорите кому-то на вечеринке: «Давай пересечемся на следующей неделе!» Кто-то отправляется в отпуск: «Загляни ко мне 26 августа, я уже буду в офисе». Нет проблем – просто отправляем электронное письмо со скрытой копией FollowUp.cc. Сервис также создает календарь, так что вы можете отслеживать все отправленные сообщения по датам, которые будут обработаны в нужный момент. Есть даже опция сигнала-напоминания; при необходимости его легко настроить на другой день.
Замечательный сервис, которым я пользуюсь для автоматизации задач, называется IFTTT[15]. Он связывает два любых сайта, например YouTube, Twitter, Evernote, Google Calendar, Delicious – все виды различных сервисов. Работает он по принципу «если происходит это, надо сделать вот то». Если, допустим, завтра пойдет дождь, пришлите мне текстовое сообщение. Если я регистрируюсь в сети Foursquare, следует внести запись в календарь Google.
Я настроил данную службу так, что если пометить тот или иной пункт звездочкой, то он появляется в микроблоге, сохраняется в Evernote, идет на Delicious, Zutual и Storify для расширения моего присутствия на этих сайтах. Достаточно одного шага, о котором я больше не думаю.
Для CRM[16] существует сервис Contactually[17]. Просматривая ваши электронные письма, он отслеживает, кто вам пишет, кому вы отвечаете, кто отвечает вам. На основе этой информации он ежедневно создает список из пяти адресов, которые предлагается добавить в контакты. Механизм отличный. Из пяти адресов я всегда выбираю три для дальнейшей работы со словами: «Точно, надо связаться с этим человеком». Довольно забавно.
Я настроил данную службу так, что если пометить тот или иной пункт звездочкой, то он появляется в микроблоге, сохраняется в Evernote, идет на Delicious, Zutual и Storify для расширения моего присутствия на этих сайтах. Достаточно одного шага, о котором я больше не думаю.
Для CRM[16] существует сервис Contactually[17]. Просматривая ваши электронные письма, он отслеживает, кто вам пишет, кому вы отвечаете, кто отвечает вам. На основе этой информации он ежедневно создает список из пяти адресов, которые предлагается добавить в контакты. Механизм отличный. Из пяти адресов я всегда выбираю три для дальнейшей работы со словами: «Точно, надо связаться с этим человеком». Довольно забавно.
Для рассылки напоминаний существует сервис Re: snooze, который направляет вам одно и то же сообщение с определенными интервалами, например каждые две недели или каждый месяц. Раньше я отмечал в своем календаре, что нужно дать собаке таблетки от гельминтов в 21:00 в первый день месяца. Но обычно в это время был чем-то занят и забывал. Теперь мне приходит напоминание, и я должен выполнить задачу.
Еще один сервис HassleMe посылает напоминания по примерному графику, а не по точным датам. Например вам нужно звонить матери каждые пять дней. Вы делаете запись в HassleMe, и он напомнит вам о задаче через три дня или через семь – в рамках обозначенного вами временного интервала. Такой примерный график подчас оказывается более удобным. Например, вы периодически дарите цветы своей девушке, и вам это в радость. Но если настроить напоминания, скажем, на каждый четверг, то это станет похоже на обязательную процедуру, исчезнет элемент неожиданности и искренности. Не привязанное к определенным дням действие будет восприниматься более естественно.
Чистим почту
Переполненные папки с входящими письмами могут стать причиной невыполнения задач, отчаяния и суматохи. Сортируя сообщения и поддерживая порядок в почтовом ящике, вы экономите энергию.
Заведите всего лишь две папки – для первоочередной и факультативной корреспонденции. Львиная доля писем не имеет особого значения, так что их можно отсеивать, установив соответствующий фильтр. Таким образом вы избавитесь от массы лишней корреспонденции. Установить фильтр довольно просто. Найдите любое сообщение с пометкой «Отказаться от рассылки», без маркеров FW или RE, и поместите его в папку «Факультативные».
Сообщение с предложением отписаться от него вряд ли представляет интерес. Не исключено, что подобные письма содержат какую-то полезную информацию, но они не требуют сиюминутного внимания. Теперь во входящих остались письма с уже решенными вопросами и с теми, что требуют решений.
Если вопрос уже решен, удалите сообщение.
Если вопрос можно решить сейчас, займитесь им.
Если сейчас вы не можете заняться вопросом, отложите его.
Для отложенных задач можно воспользоваться сервисом FollowUp.cc и установить режим напоминания. Например, я предполагаю, что решить ту или иную задачу лучше всего в пятницу в десять утра. Но в указанный момент у меня появляются другие дела. Когда приходит напоминание, я передвигаю задачу на час, сутки, неделю или на любой срок, когда я смогу заняться данным вопросом.
Итак, первый шаг сводится к уже известному нам разграничению обязательного и факультативного. Следующий шаг – это развитие навыка сортировки корреспонденции. Со временем вы научитесь лучше и быстрее «обрабатывать» почту. Если вы пользователь Gmail, попробуйте попрактиковаться с помощью приложения The Email Game[18] – вы наверняка получите ощутимый результат.
Избавляемся от списков дел
Списки текущих дел убивают вас! Я категорически против всевозможных перечней того, что нужно сделать, будь то заметки, планировщики заданий Wunderkit, Google Tasks или самое страшное – магнитная доска. Вся беда в том, что в массе своей люди включают в списки дел такие пункты, которые вообще невозможно выполнить.
Вы постоянно заняты. Вполне возможно, что в вашем списке дел десятки пунктов. В том-то и проблем, ведь большинство таких задач требует усилий другого человека еще до того, как вы сможете ими заняться. Есть те, что представляют собой долгосрочные проекты, с которыми в данный момент вы ничего не можете сделать.
Самый странный пункт, то и дело попадающийся мне на глаза в том или ином списке, звучит так: «Написать книгу». Это слишком масштабно, чтобы быть задачей или даже целью. Издать книгу – это цель, но написать книгу? Написать сотню слов – вот пример конкретной и осуществимой задачи, которую можно выполнить за пятнадцать-двадцать минут.
Списки дел неприятны потому, что, когда вы смотрите на сорок задач и некоторые из них не в силах выполнить, вы всего лишь осознаёте, что именно не сделано. Так рождается когнитивный диссонанс: подсознательно нам не по себе, и мы не можем двигаться вперед. Как следствие, возникает психологический Зейгарник-эффект[19], при котором внутренний голос заставляет нас заниматься незавершенными делами[20]. Закономерно, что люди стремятся выполнять свои задачи. Но крайняя форма такого стремления может привести к обсессивно-компульсивному расстройству[21].
Мы огорчаемся, если не доводим до конца какое-то дело. Если вспомнить об эволюции, то такое поведение объяснимо: перед пещерным человеком ежедневно стояло две задачи – питаться и выживать. Однако теперь-то мы располагаем телефонами, компьютерами, отчетами и многим другим. Очень тяжело держать все эти вещи в голове одновременно, поэтому необходимо освобождать от них сознание.
Не надо зацикливаться на списках текущих дел и приоритетов. Вам нужно лишь правильно распределить время. У каждого задания есть свой срок: когда начать, когда проконтролировать, когда завершить. Главное – заняться делами именно тогда, когда вы располагаете возможностями, и, поставив точку, забыть о них навсегда.
Здесь нам снова поможет сервис FollowUp.cc, который привязан к электронной почте и способен заменить собой список дел. В этом случае разобрать папку входящих сообщений часто означает закончить сами дела. Вы наверняка сталкивались с тем, что всплывает напоминание календаря, а вы снова и снова пропускаете его, пока оно не исчезает. Но дело так и не сделано. С электронной почтой так не получится. Если задача указана в списке, значит, ее надо либо выполнить, либо отложить, либо удалить. Точка.
Для устранения списка дел взгляните на него и задайте себе вопрос: «В какой день и время я могу выполнить эту задачу?» Затем выберите один из четырех вариантов.
• Выполнить сейчас.
• Отложить до подходящего момента, воспользовавшись FollowUp.cc. Если задача регулярная, задействуйте Re: snooze для регулярных задач и HassleMe для дел без жестких сроков.
• Передать задачу своему помощнику.
• Отправить по почте или внести вручную в систему Evernote, если речь идет об идеях, заметках или исследованиях.
Для большинства пунктов в списке задач необходимо точно определить сроки. Надо не просто понять, заняты вы или нет – у всех абсолютно разные суточные ритмы. Есть жаворонки и совы, а также люди, работоспособные в любое время дня, поэтому для каждого из нас часы, когда лучше всего заниматься звонками или ходить на встречи, разные. Сейчас нам всем приходится трудиться по режиму, установленному другими, но для максимально продуктивной деятельности работайте по графику, который больше всего подходит именно вам.
Сортируя содержимое ящика и пользуясь FollowUp.cc для переноса сроков, вы поддержите порядок в почтовых папках, не отвлекаясь на списки дел. CRM, или систему взаимодействия с клиентами, тоже можно заменить, ведь теперь у вас есть ресурс для отслеживания планов и ответов клиентам.
Избавившись от списка дел, вы уже никогда не будете в нем нуждаться. Почтовый ящик станет де-факто емким планом действий. После оптимизации почты и настраивания ее на текущие задачи следующим вашим шагом к созданию внешней памяти станет внештатный ассистент.
Нанимаем ассистента
Уверен, что на каком-то этапе всем нужен ассистент. Собираетесь вы обзавестись им или нет, но такая работа учит доверять свои дела другому. Объясню, почему это важно: если вы можете передать выполнение задачи чужому человеку (которого, возможно, никогда не видели), значит, ваши процессы выходят на новый уровень. В ходе разъяснения задания вы сами начинаете лучше представлять свои цели и идеально формулировать их. Поскольку задач много, то вы создаете тот самый справочник о себе, с помощью которого можно доверять дела абсолютно любому и не полагаться на конкретного исполнителя. Такое сотрудничество полезно хотя бы для того, чтобы научиться оптимизировать процессы.