Подумайте, как лучше проводить совещание или собрание, и дайте ответы на следующие вопросы.
▲ Правильно ли вы начинаете совещание?
▲ Всегда ли вы начинаете совещание вовремя?
▲ Напоминаете ли вы людям о целях встречи?
▲ Придерживаетесь ли вы повестки дня? Если дискуссия отклонилась от темы собрания, направляете ли вы обсуждение в нужное русло?
▲ Вы четко придерживаетесь установленного порядка?
▲ Предоставляете ли вы всем участникам возможность высказаться?
▲ Проверяете ли вы, что все согласны с принятым решением?
▲ Подводите ли вы итоги по окончании совещания? Проверяете ли вы, что все знают свои задания?
Все получится, если…
• проводить собрание так, чтобы получить определенный результат;
• начинать собрание вовремя, даже если еще не все приглашенные пришли;
• иметь повестку дня и обсуждать поднятые вопросы;
• предоставить всем участникам возможность высказаться;
• принимать только обоснованные решения;
• направлять отклонившуюся дискуссию в нужное русло;
• удостовериться, что все согласны с принятым решением;
• подводить итоги по окончании собрания и отмечать, кто получил задание и в какие сроки должен его выполнить;
• сосредоточиться на получении запланированных результатов от совещания.
Ведение протокола встречи
По окончании собрания или совещания необходимо составить протокол, в котором будут описаны принятые решения, а также зафиксировано, кто из присутствующих получил задание. Было бы разумно попробовать оценить собрание: подумать, что получилось и над чем еще нужно поработать, чтобы в следующий раз мероприятие прошло более успешно.
Составление протокола
Нежелательно, чтобы протокол вел председатель собрания. Записи должен делать профессиональный секретарь, для того чтобы у председателя была возможность контролировать обсуждение.
В ходе заседания
Человек, который ведет протокол, должен делать следующее:
• записывать важные мысли напротив каждого вопроса, вынесенного на повестку дня; фиксировать принятое решение и лицо, ответственное за его выполнение;
• помогать председателю вести собрание (особенно при проведении официальных встреч) согласно правилам;
• иметь под рукой протокол и повестку дня предыдущего собрания, а также дубликаты этих документов для неинформированных участников;
• контролировать время, предназначенное для обсуждения каждого вопроса. Это поможет не задерживаться на какой-либо одной теме.
Иногда во время проведения собрания приходится одновременно делать стенограмму и краткие записи.
Убедитесь, что секретарь очень внимательно слушает и записывает важные детали и ключевые фразы. Также он должен записывать имена и фамилии всех выступающих, чтобы предупредить возможные недоразумения.
По окончании совещания
После совещания протокол необходимо оформить согласно правилам. Это лучше сделать сразу же после совещания, по горячим следам. Откладывать на потом – плохое решение.
В протоколе обязательно должны быть:
• шапка с указанием целей встречи и даты проведения;
• список присутствующих лиц;
• список лиц, не пришедших на собрание;
• краткое содержание принятых решений, вклад участников заседания в решение того или иного вопроса;
• принятые решения и перечень сотрудников, получивших задание.
Протокол должен содержать краткое описание собрания в деловом стиле. Для этого необходимо:
• использовать только косвенную речь, писать в прошедшем времени. Например: «Джим Смит отметил, что…», «Джейн Браун сказала, что это не сложно, потому что…», «Было решено…»;
• записывать только основные факты, не указывая личных мнений;
• выделять задания жирным шрифтом или же записывать в таблице с заданиями, указывая фамилию и должность человека, отвечающего за их выполнение.
Прежде чем напечатать протокол, убедитесь, что его содержание соответствует реальному положению дел, так как неточности могут привести к недоразумениям.
Необходимо помнить, что протокол не конечный результат собрания, а руководство к дальнейшим действиям. Имея протокол, вы будете уверены, что все сотрудники в курсе обсуждавшихся на совещании вопросов и принятых решений.
Оценка совещания или собрания
Большинство людей, которые проводят совещания или собрания, утомившись от этого нелегкого занятия, радуются их завершению и поэтому не утруждают себя подробным анализом проведенной встречи. Если вам приходится проводить заседания постоянно, по окончании заседания следует обдумать, все ли получилось, как запланировано. Также во избежание ошибок при проведении следующего совещания желательно поинтересоваться мнением других его участников.
Наиболее простой способ узнать мнение других людей – попросить их заполнить небольшую, заранее подготовленную анкету.
Можно задать следующие вопросы:
• Было ли полезным для вас это собрание? (Да/нет.)
• Сказали ли все, что было необходимо? (Да/ нет.)
• Довольны ли вы организацией собрания? (Да/нет.)
• Знаете ли вы, что нужно делать по окончании собрания? (Да/нет.)
• Есть ли у вас комментарии?
Получив ответы (даже если на вопрос о комментариях никто не даст развернутого ответа), вы сможете оценить, насколько успешно прошло собрание, допущены ли какие-нибудь оплошности. И в следующий раз попытаетесь провести собрание на более высоком уровне.
Делаем выводы
Составление протокола – очень важный вид деятельности при проведении собрания. Ведение протокола позволяет сохранить содержание всей встречи в письменном виде и позднее избежать искажения принятых решений.
Протокол составляется в лаконичной форме непосредственно после заседания. Протокол должен быть четким и понятным для всех, а также способствовать тому, чтобы люди приняли к сведению полученные задания. Этот документ поможет вам быть уверенным в том, что встреча прошла успешно и результативно.
Спросите себя
Подумайте о необходимости ведения протокола и дайте ответы на следующие вопросы.
▲ Плодотворно ли вы работаете с человеком, который составляет протокол встречи?
▲ Все ли ключевые моменты были записаны при проведении собрания?
▲ Записаны ли все принятые решения?
▲ Был ли протокол составлен сразу же после совещания?
▲ Действительно ли были записаны только основные факты, а не личные мнения?
▲ Проверили ли вы протокол, перед тем как его напечатать?
▲ Уверены ли вы, что протокол – это точное описание собрания?
Все получится если…
• вам будет помогать человек, который ведет протокол собрания;
• записывать все принятые решения;
• точно указывать задания и фамилии людей, ответственных за их выполнение;
• составлять протокол сразу же после собрания;
• понимать, что протокол – это точное, сжатое и объективное описание совещания.
Ваше отношение к деловым совещаниям
Для того чтобы совещание прошло продуктивно, необходимо не только умение его проводить, но и позитивный настрой. Активное участие и контроль над совещанием приносит желаемый результат.
Управление совещанием
Если вы хотите, чтобы совещание прошло успешно, то должны быть готовы взять бразды правления в свои руки. Не сделав этого, вы много потеряете. Взвалив на себя ношу ведущего, вы можете:
• позволять себе навязывать другим собственную точку зрения, причем делать это безапелляционным тоном.
• напоминать себе о своем праве контролировать собрание.
• убеждать себя в том, что вы можете это сделать и даже получите от этого удовольствие.
Люди, присутствующие на встрече, видят в вас лидера и ждут от вас соответствующих действий. Поскольку они не могут управлять собранием самостоятельно, то полностью полагаются на вас.
В ожидании чуда
Возлагая определенные надежды на заседание, можно получить нужный результат. Чтобы мечты стали реальностью, необходимо быть уверенным в том, что:
• заседание имеет очень большое значение (если думать иначе, то нет необходимости проводить заседание);
• на собрание приглашены компетентные люди (если вы не уверены в компетентности присутствующих людей, то не сможете поддержать или отвергнуть их идеи и предложения);
• время не будет потрачено зря (если вы так не думаете, то время и в самом деле будет потрачено впустую);
• будут получены нужные результат (уверенность в том, что ваша деятельность не принесет плодов, заранее обрекает мероприятие на неудачу).
Отношение к заседанию влияет на атмосферу мероприятия. Если изначально вы будете настроены негативно, возникнет угнетающая обстановка. И наоборот, собрание пройдет в теплой, доброжелательной атмосфере, если сразу настроиться на хорошее и даже немножко пошутить.
Реализация
Только с помощью общих усилий участников можно успешно провести собрание. Но если ничего не будет сделано для реализации его решений, то, конечно же, ничего не получится. Чтобы быть уверенным в том, что заседание было проведено не напрасно:
• перечитайте еще раз протокол собрания, уточните, что должны сделать вы и ваши коллеги;
• разработайте план, который поможет выполнить все задания в срок;
• действуйте, а не надейтесь, что вас освободят от возложенного задания.
Приступив к выполнению заданий сразу же после заседания, вы добьетесь успеха. Если каждый внесет свою лепту, то результат совещания превзойдет все ожидания.
Делаем выводы
Ваше отношение к проведению собрания или совещания играет немаловажную роль в успехе этого мероприятия. Результаты встречи будут незначительными, если не выполнить принятых решений. Тщательная подготовка к встрече гарантирует, что вы не зря потратите время и силы. Чем больше вы ожидаете от встречи, тем продуктивнее она будет.
Прикладывая усилия для достижения результатов во время проведения встречи, вы подаете отличный пример другим. В награду вас ждет успех. И, конечно же, вы никогда не услышите, что заседание под вашим руководством было пустой тратой времени.
Спросите себя
Подумайте о вашем отношении к деловым совещаниям и дайте ответы на следующие вопросы.
▲ Ожидаете ли вы каких-то результатов от собрания?
▲ Можете ли вы вдохновить других людей позитивным отношением к совещанию?
▲ Верите ли вы в целесообразность проведения совещаний?
▲ Проводя совещание, всегда ли вы уверены в том, что делаете это на соответствующем уровне?
▲ Контролируете ли вы процесс проведения совещания?
▲ Отклоняетесь ли вы от правил проведения совещания, если это необходимо?
▲ Выполняете ли вы свое задание после совещания?
Все получится, если…
• возлагать большие надежды на заседание;
• позитивно относиться к совещанию;
• считать каждое заседание, которое вы проводите, очень важным;
• верить, в то, что вы сможете эффективно провести собрание;
• с самого начала контролировать процесс проведения собрания;
• уметь влиять на людей;
• надеяться на хорошие результаты;
• перечитать протокол и приступить к выполнению заданий сразу же после совещания.
Проверяем еще раз
Если вам кажется, что заседание прошло не так успешно, как хотелось бы, подумайте, – возможно, вы что-то упустили.
Поведение участников встречи
Если во время заседания люди ведут себя неадекватно, возможно, вы уделили очень мало времени процессу развития сотрудничества в коллективе, необходимого для продуктивной работы. Или вы не подумали о влиянии группы на индивидуума и не осознали, что под давлением группы человек может вести себя не свойственным ему образом.
Организация собраний
Если собрание началось не вовремя, не продуманы вопросы для обсуждения, отсутствует человек, который должен вести протокол, не подан кофе – это указывает на отсутствие организации и способствует появлению множества проблем. Если перед собранием участников не ознакомили с повесткой дня, значит, у них не было возможности подготовиться и результаты собрания будут весьма незначительны.
Управление дискуссией
Совещание затягивается, окончательные решения не приняты, никто из присутствующих не понял, как все пришли к тому или иному решению и принято ли оно вообще… Подобная ситуация – результат отсутствия контроля над собранием со стороны ведущего. Возможно, вы не контролировали обсуждение, и оно отклонилось от повестки дня; или же не удостоверились в том, что все согласны с принятыми решениями; а может быть, у вас не осталось времени подвести итог совещания.
Составление протокола
Если сразу же после собрания не составить протокол, то самые важные факты будут упущены и в протоколе не будет зафиксирована вся необходимая информация.
Отношение к совещанию
Если рассматривать проведение совещания как простую формальность и не надеяться на положительный результат, то по окончании собрания вы будете разочарованы. Необходимо знать, что отношение к совещанию прямо влияет на успех его проведения.
Преимущества эффективного проведения собраний и совещаний
Совещания – неотъемлемая часть современной жизни. Чтобы совещание прошло успешно, уделите внимание его подготовке.
Преимущества хорошо подготовленного собрания.
• Участники хорошо проинформированы.
• У всех есть возможность высказаться.
• Люди изучают и оценивают мнение других.
• Достигнут консенсус.
• Приняты решения, даже если было решено ничего не предпринимать.
• Люди охотно выполняют принятые решения, так как они участвовали в обсуждении непосредственно.
• Предприняты те или иные меры.
• Задания выполнены.
Для выполнения заданий необходимо вовлечь людей в процесс обсуждения вопросов. Проведенное эффективно совещание обеспечит необходимый результат.
Глоссарий
Вывод – умозаключение, то, что выведено.
Группа – совокупность людей, объединенных общностью интересов, профессии и деятельностью.
Индивидуум – человек, как отдельная личность.
Контроль – проверка, а также постоянное наблюдение в целях управления или надзора.
Отчет – детальное описание выполненной работы.
Перерыв – промежуток, на время которого прекращается деятельность.
Повестка дня – перечень вопросов, подлежащих обсуждению на собрании. Вопросы должны располагаться в строго определенном порядке.
Подготовка – приведение чего-либо в состояние готовности.
Предложение – то, что предложено, предлагается.
Председатель (ведущий) – выборное лицо, руководящее собранием.
Протокол – документ с записью всего происходящего на собрании, совещании, встрече.
Результат – то, что получено в завершение какой-нибудь деятельности, итог.
Секретарь – лицо, ведущее протокол собрания, заседания.
Совещание (собрание) – совместное присутствие где-нибудь нескольких членов коллектива для обсуждения, решения каких-либо вопросов.
Цель – предмет стремления; то, что нужно, желательно осуществить.
Об авторе
Кейт Кинан – дипломированный психолог со степенью бакалавра, магистр философии. В 1978 году открыла центр психологического консультирования для сотрудников крупных производственных предприятий. Ее цель – помочь людям реализовать свои скрытые возможности.
Разработанные Кейт Кинан индивидуальные программы помогают современным руководителям самостоятельно находить и решать организационные проблемы – от индивидуальной оценки при подборе персонала до создания команды и изучения отношений внутри коллектива. Кейт отдает предпочтение обучению менеджеров, помогает им разрабатывать программы по расширению и развитию ресурсов компании.
Раньше Кейт всегда волновалась, когда ей приходилось самостоятельно проводить совещание, но позже она поняла, что, сконцентрировавшись на достижении поставленных целей, можно достичь хороших результатов, а не просто потратить время зря.