Компания пригласила консультанта, применившего о теорию сложности к процессу рассмотрения заявок на страхование. Он выяснил, что заявка проходит через двадцать две пары рук, и каждый сотрудник проверяет и одобряет какую-то отдельную ее часть, прежде чем форма ляжет на стол того, кто вынесет окончательное решение. Весь процесс как раз и занимал шесть недель. Однако реальное время, затраченное на полис, сводилось к одному часу.
Вооружившись данной информацией, компания разительно упростила работу с полисами. Первый двадцать один шаг теперь поручался одному-единственному человеку. Второй сотрудник просто перепроверял проделанную работу. В результате они смогли сократить время на одобрение заявки с шест недель до двадцати четырех часов. И вот результат: их бизнес увеличился более чем на миллиард долларов.
Отдел кредитов под залог недвижимости «Citibank» в Нью-Йорке пошел практически тем же путем. Первоначально от момента получения заявки на кредит из-за необходимости проходить многочисленные инстанции до решения о выделении ссуды уходило пять-шесть недель. К тому времени потенциальный покупатель недвижимости уже работал с другим банком.
Уменьшив число шагов, «Citibank» уменьшил время работы с заявками с шести недель до двадцати четырех часов. Благодаря такой головокружительной скорости «Citibank» вскоре стал самым популярным ипотечным заимодателем среди всех финансовых учреждений и увеличил свой «кредитный портфель» до сотен миллионов долларов, не снижая при этом качества работы.
СЕМЬ ПРИЕМОВ ПРОЦЕССА УПРОЩЕНИЯ
Используйте один или несколько предложенных приемов для упрощения и рационализации любого аспекта жизнедеятельности.
□ Пересмотр. Если вы вдруг обнаруживаете, что на вас повисло слишком много дел, а времени практически не остается, остановитесь и подумайте о работе. Спросите, а есть ли другой путь, лучший.
Это особенно актуально в тех случаях, когда вы встречаете сопротивление или различного рода трудности. Не суетитесь, не напрягайтесь. Вместо этого поставьте себя на место стороннего наблюдателя. Представьте, что вас пригласили оценить собственную ситуацию и предложили объективный совет по ее урегулированию. Будьте открыты и восприимчивы. Не исключайте возможность того, что ваш подход может оказаться неверным.
G Переоценка. Получив новую информацию, остановите часы и возьмите тайм-аут. Переоцените всю ситуацию с учетом поступившей информации. Джек Уэлш, президент корпорации «Gene ral Electric», называет это «принципом реализма».
Принцип реализма требует абсолютной честности по отношению к самому себе и умения оценивать ситуацию такой, какая она есть на самом деле, прямо сейчас, а не такой, какой вам хотелось бы ее видеть или какой она могла бы быть в прошлом
Каждое совещание или обсуждение возникшей проблемы Джек Уэлш начинает с вопроса: «Что мы имеем в настоящий момент?» И вы должны делать то же самое. В книге «Дневник дьявола» Амброз Бирс писал: «Фанатизм есть удвоение усилий тогда, когда цель уже забыта». Не позволяйте этому случиться с вами.
□ Реорганизация. Цель реорганизации жизни и работы состоит в получении большего количества прибыли от вложенных средств того же количества и качества. В условиях постоянных стремительных перемен вы обязаны постоянно проводить реорганизацию. Как сказал один специалист по высоким технологиям, «в этом бизнесе вы спокойно можете выбрасывать в мусорную корзину свои предположения каждые три недели».
Будьте готовы к реорганизации рабочего места, к изменению графика в течение дня, а также порядка и приоритетности дел. Никогда не исключайте возможность существования лучшего способа выполнения работы, чем тот, который вы используете в настоящий момент. Всегда пребывайте в состоянии его поиска.
□Реструктурирование. При реструктурировании всю энергию, время, деньги и ресурсы вы направляете на 20% деятельности, которые приносят наибольшую выгоду и наибольший доход. Компании производят реструктурирование, сосредоточивая большую часть своих ресурсов на продуктах, услугах или деятельности, которые выше всего ценят клиенты. Одновременно они отказываются от деятельности, которая не заботит клиентов и не приносит никакой прибыли.
Реструктуризируя свою деятельность, вы постоянно фокусируете внимание и энергию на нескольких вещах, обеспечивающих большую часть результатов, концентрируетесь на самых важных заданиях.
□ Переустройство. Это один из самых важных приемов упрощения жизни и работы, при котором все ваше внимание направлено на усовершенствование процесса. Вы постоянно ищете новые, лучшие, более дешевые и простые способы исполнения заданий и достижения желаемых результатов.
Переустройство жизни начинается с составления перечня шагов того или иного рабочего процесса - с самого начала до конца. Далее вы ставите в качестве цели уменьшение числа шагов на 30%. Вас поразит то, как легко выполнить это задание.
Шесть способов переустроить жизнь и работу
Объединяйте несколько заданий в одно.
Поручайте несколько заданий одному сотруднику, а не распределяйте их между несколькими людьми.
Передавайте определенные задания компаниям или от дельным профессионалам, специализирующимся в данной области.
Поручайте дела другим сотрудникам или другим отделам.
□Отказывайтесь от занятия определенными делами, выяснив, что они неактуальны или несущественны.
□ Меняйте порядок выполнения заданий, чтобы снизить число возможных трудностей и повысить эффективность.
Анализируйте любое сложное задание, состоящее из последовательности шагов, и ищите новые дуги его переустройства. Упрощайте его для быстроты и эффективности выполнения.
□ Открытие заново. Вы полностью восстанавливаете себя В условиях стремительных изменений вам необходимо заново открывать не только себя, но и свою работу, причем делать эта следует каждые шесть-двенадцать месяцев Постоянно используйте прием «мышление с нулевого уровня». Постоянно спрашивайте себя: зная то, что вы знаете сейчас, и начни вы все сначала, делали бы вы это снова?
Представьте, что вы начинаете спою карьеру заново. Чему бы вы посвятили больше времени? Чему меньше? Что из того, чем не занимаетесь сейчас, начали бы делать? Что прекратили бы делать совсем"
Вы собираетесь заниматься самыми разнообразными видами деятельности и занимать самые различные должности в течение жизни. Смотрите вперед и думайте о том, чем бы вам хотелось заниматься. Спрашивайте себя: «Какая работа у меня будет следующей?» Чего вы ожидаете от нее?
Затем спросите себя: «Каково будет мое следующее достижение?» К чему вы стремитесь? Если вы сами не в состоянии ответить на эти вопросы, может появиться кто-нибудь посторонний и ответить на них за вас.
□ Обретение контроля. На данном этапе вы устанавливаете новые цели и составляете новые планы. Принимаете новые решения и посвящаете себя новым занятиям. Несете полную ответственность и осуществляете контроль над своей жизнью. Вы не ждете у моря погоды, не ждете, пока в жизни появится что-то хорошее. Вы работаете, и сами приносите хорошее в свою жизнь. Вы контролируете и свое время, и свою жизнь.
ОПРЕДЕЛИТЕ СВОИ ЦЕННОСТИ
В процессе фокусирования определение ценностей - это первый шаг на пути упрощения жизни. Что для вас имеет смысл? Какие ценности и принципы в личной жизни волнуют вас больше всего?
Вот кое-что из того, что вы можете ценить: мир, простота, спокойствие, удовлетворенность, удовольствие, счастье, любовь и радость. Выберите пять ценностей, наиболее важных для вас, и расположите в порядке приоритетности (см. приложение).
СОЗДАЙТЕ ИДЕАЛЬНОЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ О БУДУЩЕМ
Основываясь на выбранных ценностях, создайте такое представление о будущем, как если бы ваша жизнь была идеальна во всех аспектах. Представьте, что вы ничем не ограничены, и вы можете выбрать идеальный стиль жизни. Каким он будет?
ОПРЕДЕЛИТЕ ЦЕЛИ
Разобравшись с целями и представлением о будущем, вы устанавливаете конкретные цели, призванные упростить вашу жизнь. Способность выбирать нужную альтернативу и затем принимать твердые решения - это наиболее мощный инструмент для достижения желаемых целей. Если по каким-то причинам вы недовольны сложившейся ситуацией, делайте новый выбор и принимайте новые решения касательно того, чего хотите, а затем приступайте к претворению желаний в действительность.
Пользуйтесь «идеализацией» как можно чаще. Вспоминайте счастливые моменты из личной жизни, случаи, когда вы проявили себя на работе как ценный, продуктивный, организованный сотрудник, и думайте, как повторить эти моменты в будущем.
Спросите: если бы жить вам осталось шесть месяцев, каким образом вы изменили бы свою жизнь?
Если бы провести на земле вам осталось совсем немного времени, чему вы бы посвятили больше времени, а чему меньше? Чем бы вы начали заниматься, а что прекратили? Как вы бы проводили время и с кем?
Если бы вы были финансово независимыми, чем бы вы вообще перестали заниматься? Какие шаги вы предприняли бы немедленно, чтобы упростить свою жизнь и сделать ее счастливой и спокойной?
Какова ваша точка фокуса по отношению к ценностям, представлению о будущем и целям? Что в работе и личной жизни вам нужно отметить крестиком для получения мгновенного эффекта? Что вам следует начать делать, а что прекратить?
НАУЧИТЕСЬ ГОВОРИТЬ «НЕТ»
Какие привычки и какой стиль поведения вам следует сформировать, чтобы сделать свою жизнь проще и не потерять этой простоты в дальнейшем? Вероятно, самая полезная привычка - это умение говорить «нет» любым вещам, отнимающим у вас время, но никак не совместимым с вашими стремлениями.
Слово «нет» - одно из самых влиятельных в нашем словаре. Просто скажите «нет» всему, что является для вас пустой тратой времени. Тогда вы сможете сказать «да» тем вещам, которые доставляют вам удовольствие.
ШЕСТЬ СПОСОБОВ УПРОСТИТЬ ЕЖЕДНЕВНУЮ ЖИЗНЬ
Прямо сегодня начните упрощать свою жизнь и работу, пусть это станет вашей целью. Составьте план ее реализации и работайте над упрощением каждый день без перерыва. Вот несколько советов в помощь.
1. Наведите порядок. Прежде чем приступать к работе, уберите на рабочем месте. Даже если вам придется положить вещи на пол, вы должны оставить на столе лишь одно задание.
2. Разберитесь с бумажными завалами на рабочем столе и полках. Без сожаления выбрасывайте все ненужное. Любой журнал, которому больше шести месяцев, можно считать хламом. Любая информация, которую можно получить из других источников, - хлам. Большинство бумаг, газет и журналов, отложенных с целью не потерять нужные данные, никогда более не берутся в руки. Вокруг вас громоздятся огромные кипы бесполезных бумаг, которые, в конце концов, все равно отправятся в мусорную корзину. В некоторых домах, офисах и на рабочих столах можно наблюдать такие груды материалов - старых и абсолютно бесполезных.
3. Чтобы давать себе время на отдых, постарайтесь отказаться от некоторых привычек. Поборите искушение включать радио в машине и дома. Не включайте телевизор вечером и по утрам. Старайтесь иногда оставаться в тишине. Это помогает вашему мозгу расслабиться и лучше функционировать.
Отказавшись от некоторых вещей, вы получаете серьезное преимущество, которое состоит в том, что вы сможете больше времени посвящать своей семье и друзьям, искреннему, спокойному общению с ними. Но как только вы включаете радио или телевизор, нормальному общению приходит конец. Вы можете поразительным образом улучшить свою жизнь, научившись отказываться от некоторых привычек.
Многие люди либо совсем избавляются от телевизоров, либо переносят их в отдельную комнату. Они были просто потрясены улучшениями, произошедшими в их общении с близкими.
4. Проверьте свою машину, шкафы, кладовые, гараж и избавьтесь от всего вышедшего из моды, устаревшего, ненужного или не подлежащего ремонту. Избавьтесь от этой болезненной боязни выбрасывать вещи - поведения, перенимаемого многими от родителей. Лучше подарите бесполезные для вас вещи людям, которые в них нуждаются. Пусть ваша жизнь будет аккуратной и простой, изысканной и элегантной.
5. Старайтесь каждый день тридцать-шестьдесят минут находиться в одиночестве и тишине. Пусть мозг расслабляется. Дышите глубже и позвольте мыслям течь свободно, перескакивая с предмета на предмет, без давления и конкретного направления.
Такая практика одиночества может изменить всю вашу жизнь. Каждый, кто последовал данному совету и позволял себе время от времени оставаться в одиночестве, был весьма удивлен улучшением своей жизни. Иногда в одиночестве вам в голову приходят настолько глубокие и значительные идеи и озарения, что они в состоянии изменить ход вашей карьеры или даже всей жизни. Просто попробуйте пару раз и убедитесь сами.
6. Займитесь какой-либо конкретной деятельностью, исходя из того, что вы узнали в данной главе. Делайте что-нибудь, но действуйте без промедления, чтобы упростить себе жизнь. Сделав первый шаг, вы обнаружите, что уже автоматически делаете следующий. В мгновение ока вы обретете контроль над своей жизнью.
ГЛАВА ЧЕТВЕРТАЯ ОТКРОЙТЕ В СЕБЕ САМЫЕ ЦЕННЫЕ РЕСУРСЫ
Способность размышлять - самое ценное ваше качество. Способность принимать решения и действовать определяет все, что с вами случается. Вы полностью контролируете также свою способность выбирать ваши собственные мысли и реакции.
Бобу Сильверу, живущему в Чикаго (Иллинойс), исполнилось тридцать два года. Он посещал мои семинары, а через год написал мне письмо и рассказал удивительную историю о том, как изменилась его жизнь за последние двенадцать месяцев.
До того как прийти на семинар, он страдал от лишнего веса, у него были проблемы с работой, он дважды женился и разводился, к тому же глубоко увяз в долгах. Боб озлобился на весь мир, а особенно на тех, кто, по его мнению, являлся частью «системы». Он был убежден, что судьба от него просто отвернулась. Жизнь несправедлива, а сам он лишь несчастная жертва потока неудач. Бобу казалось, что во всех его проблемах, а также проблемах общества в целом виноваты люди, добившиеся большего успеха, чем он.
Он пришел на мой семинар неохотно, исключительно потому, что друг подарил ему билет и настоял на этом посещении. Боб уселся, скрестив руки на груди и низко опустив подбородок, неприступный, не поддающийся на всю эту «мотивационную чепуху», которая - в этом он был абсолютно уверен - была чистым надувательством.
В своем письме он признался, что мои слова прозвучали для него как удар грома, заставивший его выпрямиться и полностью изменить привычное мышление. Я сказал следующее: «Вы - тот, кто вы есть, и находитесь там, где находитесь, только из-за себя самого и никого больше. Природа здесь ни при чем. Ей все равно. Если вы сделаете то, что делают все преуспевающие люди, вы получите те же результаты, что и они. Если не будете, то, соответственно, не получите ничего».
Вероятно, вы не раз слышали эту мысль в различных вариациях. Но когда Боб осознал ее, вся его жизнь перевернулась на сто восемьдесят градусов. Благодаря внезапному озарению он понял, что в глубине души ему хотелось быть счастливым и преуспевающим. Боб хотел, чтобы его ценили и уважали. Но впервые ему открылось и то, что своим отношением он вредил сам себе.
Боб ушел с семинара с твердой решимостью изменить и свое поведение, и свое мышление. Год спустя его жизнь стала абсолютно иной. У него была отличная работа, и его дважды повышали. Он сбросил тридцать фунтов, счастливо женился и перебрался в новую квартиру. Боб чувствовал себя на все сто и с радостью встречал каждый новый день. Он стал совершенно другим человеком.
Что же произошло? Ему открылась великая истина, которую не раз открывали в течение всей истории человечества: самый ценный источник - это ваш разум. Способность думать, планировать, принимать решения и действовать - самая мощная сила вашей жизни. Эта сила есть начальная точка всего хорошего, что с вами случается. Обретя полный контроль над своим мышлением, вы меняете весь свой мир.
Сегодня вы вошли в новую эру, которую Харлоу Шейпли называет психозойской эрой или эрой разума. Ваш разум настолько могуществен, что, будучи направленным в нужное русло, может помочь вам достичь практически всего. В вас сокрыты нерастраченные источники настолько мощного потенциала, что за целую жизнь вам, наверное, не совершить и малой доли того, на что вы действительно способны.
ПОВОРОТНЫЙ ПУНКТ
В начале жизни преимуществ у меня не было никаких. Изматывающая физическая работа, безработица, по меньшей мере, пять месяцев в году, довольно скудное образование, отсутствие опыта, ограниченные связи. Однажды я спросил себя: «Почему одни люди преуспевают больше, чем другие?»
Поиски ответа на заданный вопрос направляли мою жизнь с тех самых пор, как мне исполнилось девятнадцать лет. Моим первым великим открытием стал закон причинной связи Аристотеля. Сегодня мы называем его законом причины и следствия. В Библии он называется законом посева и жатвы. Сэр Исаак Ньютон назвал его законом действия и противодействия. Это величайший закон западной цивилизации, вобравший в себя достижения науки, медицины, технологии и бизнеса за две тысячи лет.