Собираем урожай: отслеживание
День в рамках метода помидора делится на пять основных этапов, которые важно пройти для достижения конкретно поставленной цели:
• Планирование. Ваш день начинается с того, что вы переносите из своего списка дел наиболее важные и переносите в список на день.
• Мониторинг. На следующей ступени вам потребуется таймер, который вы заводите на 25 минут и приступаете к первому по значению делу. Каждый «помидор» (25-минутка) поможет вам узнать больше о вашем рабочем процессе. К примеру, если вы находитесь в людном офисе, можете посчитать, сколько раз вас прервали.
• Запись. В конце трудового дня вы заносите результаты наблюдений в протокол. Если вы отслеживали количество помех, то и это число нужно записать.
• Обработка. Уже на листе бумаги вы превращаете данные в ценные для вас сведения. К примеру, достаточно просто вычислить, сколько раз в среднем вы отвлекались в течение 25-минутного отрезка времени.
• Визуализация. Вы можете упорядочить информацию, полученную в течение дня так, чтобы увидеть возможные улучшения своего рабочего процесса.
По сути, это и есть конечная цель, которую человек ставит перед собой ежедневно.
Приведите свои привычки в соответствие с реальностью, и вы сможете работать более плодотворно в течение дня.
Таким образом, каждый день начинается с планирования, а заканчивается детальным анализом, что получилось и что мешало достичь желаемого.
Цикл «спланировать – выполнить – проверить – исправить» был придуман американским статистиком Уильямом Демингом совместно с Уолтером Шухартом. Этот цикл можно использовать для улучшения разных процессов. И именно этот подход лежит в основе метода помидора. Сами посудите: утром вы планируете, какие задачи будете решать и какие показатели изучать в течение дня. Затем на протяжении этого времени вы постоянно помечаете происходящие события определёнными метками, понятными вам. В конце дня происходит сравнение записей с ожиданиями, насколько они оправдались. Получилось ли у вас завершить все запланированные дела? Если нет, то как можно изменить это, чтобы завтрашний день прошёл лучше? Постоянное циклическое повторение даёт определённую точку опоры для совершенствования рабочего процесса.
Лучше тупой карандаш, чем острая память: ведение записей
Метод помидора становится простым, если вы знаете, как применять его инструменты. А сделать это не так сложно, как кажется на первый взгляд. Выбирая жизнь по помидору, вы становитесь способныы сосредоточиться на реальных задачах, игнорируя механику процесса. Основными инструментами являются карандаш, ручка, таймер и три листа бумаги.
Можно использовать совершенно любой вид таймер, начиная от электронного кухонного и заканчивая таймером в мобильном телефоне. Используя механику, вы ещё и тренируете свои условные рефлексы. Спустя время вы сможете соблюдать ритм, опираясь на это действие. Почему нужно использовать три листа бумаги, спросите вы. Во-первых, один из них будет включать список дел на день. Информация в нём содержит текущую дату, ваше имя и список дел, которые вы запланировали сделать сегодня. Каждое утро вам предстоит наполнять список новыми делами.
Второй лист – это перечень упорядоченных по релевантности задач, ориентированных на ближайшее будущее. На нём тоже нужно записать ваше имя. Используя один и тот же реестр день за днём, вы добавляете новые дела и вычёркиваете завершённые.
И последний лист – это протокол. Здесь вы фиксируете свои результаты. Он тоже помогает вам ежедневно сравнивать сегодняшние результаты со вчерашними.
Итак, как же составить список дел? Для начала возьмите перечисленные инструменты и заведите таймер на 5 минут. Вверху листа напишите «Список дел» и начинайте думать, что вам нужно сделать сегодня, к примеру, по дому. Пока что вас не должны волновать приоритеты и порядок: записывайте ситуацию такой, какой она будет, если вы сделаете то или иное дело. К примеру: «готов ужин» или «напечатан отчёт». Лучше всего избегать длинных повествований или аббревиатур – пишите слова, которые действительно важны. Поскольку вы пишете для себя, самое главное – чтобы вы могли понять названия своих дел спустя неделю или месяц.
Записывать дела нужно вертикальным столбиком, по одному на строке. Вы можете также отмечать, к какому сроку нужно решить тот или иной вопрос. Хотите сходить в кино – записывайте «куплены билеты на сеанс в 19 часов вечера». Не прекращайте упражнение до тех пор, пока не прозвенит таймер.
Люди, играющие в покер или бильярд, имеют конкретную ясную цель – обыграть противника. Для этого они используют соответствующие инструменты. После каждой сдачи или удара кием они немедленно получают результат. Количество шаров на поле важно только в определённом контексте. Что следует, если я сейчас выиграю сдачу? Сколько шаров нужно забить, чтобы добрать противника? Каждый человек испытывает удовольствие в момент, когда затраты сил или внимания приводят к успеху.
Занимаясь определённым делом в течение нескольких дней или месяцев, крайне важно получать моментальную обратную связь. Если же это возможно только после решения главной задачи, неуверенность человека возрастает. Особенно это характерно в те моменты, когда наступает дедлайн. Ситуация становится хуже: неуверенность в выполнении растёт, вы начинаете беспокоиться. Этим и хорош метод помидора, который обеспечивает моментальную обратную связь. В течение каждых 25 минут вы получаете определённый результат, а приложенные усилия расцениваются как успех.
Если вы хотите избежать концентрации на менее важных делах, нужно не забывать о регулярной переоценке важности дел. Помимо этого, не забывайте делать перерывы и периодически анализировать собственную деятельность, чтобы быть в курсе слабостей и стремится усилить способности. В этом поможет письменный план, выверенный рабочий процесс и запрограммированный таймер.
Ретроспективная память человека занята прошлым. Её дополняет проспективная память, позволяющая запоминать дела, которые мы отложили на будущее. Мы используем последний вид памяти, когда вспоминаем, что нам нужно сделать в конкретный момент времени, например, позвонить или прийти на встречу. Возрастные изменения не идут на пользу: активность лобных долей мозга снижается и проспективная память слабеет. Однако компенсировать этот процесс можно с помощью внешних стимулов, например, создавая напоминания в ежедневнике или смартфоне.
Проспективная память тесно связана с нашими намерениями и планами. Если вы собираетесь добиться какой-то цели, чтобы в будущем что-то произошло, мы строим долгосрочный план. Как только он выполняется, мы получаем награду.
Глава четвёртая. Сделал дело – гуляй смело: анализируем и делаем выводы
Давайте представим, что перед вами стоит новая масштабная задача – к примеру, новый проект. Вам предстоит проанализировать множество информации и обсудить её со многим людьми, прежде чем приступить непосредственно к работе. Даже поиск тех, с кем нужно поддерживать связь по вопросам проекта, представляет собой кажущуюся сложной задачу. Так что одна только подготовка занимает много времени. А мы с вами ещё не приступили к делу.
Спустя некоторое время можно определить закономерности в том, что ранее казалось полной путаницей. Вы сосредотачиваетесь полностью на задаче, постоянно думаете о ней и трудитесь над её решением. Однако, прежде чем сдать завершённый проект, вам нужно подготовить его к сдаче. И здесь снова тот же процесс, который вы проходили в самом начале.
Готовность – это состояние повышенной психической активности. Для того чтобы двигаться в устойчивом темпе для решения поставленной задачи, нужно оградиться от всплесков или спадов активности.
А вот тут вам поможет прокрастинация. Что же это такое? Прокрастинация представляет собой механизм, который помогает справиться с тревогой, связанной с началом или завершением любой задачи. Не стоит думать, что люди не могут принимать решительных действий из-за собственной лени. Всё гораздо проще и одновременно сложнее: прокрастинаторы обладают достаточной целеустремлённостью, чтобы заниматься различными вещами или хобби по интересам.
Стремление откладывать дела на потом имеет три основных причины:
• Вы вынуждены делать что-либо против своего желания, подвергаясь влиянию других людей.
• Вы хотите получить безупречный результат.
• Вы боитесь сделать ошибку или боитесь критики.
К примеру, вы систематически опаздываете, а сроки сдачи работы всегда застают вас врасплох. Соответственно, у вас не остаётся времени на личную жизнь и восстановление сил. Что же происходит? Дело в том, что прокрастинация приносит ощутимую выгоду: она даёт временное освобождение от стресса. Но помните, что источник стресса находится внутри вас. Для того чтобы полностью и реально избавиться от него, важно найти в своём проекте отправную точку.
Стремление откладывать дела на потом имеет три основных причины:
• Вы вынуждены делать что-либо против своего желания, подвергаясь влиянию других людей.
• Вы хотите получить безупречный результат.
• Вы боитесь сделать ошибку или боитесь критики.
К примеру, вы систематически опаздываете, а сроки сдачи работы всегда застают вас врасплох. Соответственно, у вас не остаётся времени на личную жизнь и восстановление сил. Что же происходит? Дело в том, что прокрастинация приносит ощутимую выгоду: она даёт временное освобождение от стресса. Но помните, что источник стресса находится внутри вас. Для того чтобы полностью и реально избавиться от него, важно найти в своём проекте отправную точку.
Переработки порождаются сочетанием геройства и чувства вины. Оно, в свою очередь, может быть вызвано обещанием сделать работу. Однако нужно с самого начала осознавать: у переработок много общего с покупкой в кредит. Если с помощью кредитной карты вы можете приобрести какую-то вещь прямо сейчас, то впоследствии вы так или иначе должны будете расплатиться за это живыми деньгами. И кроме основной суммы покупки, вам придётся потратиться и на проценты банку. То же самое происходит и со временем. Не сделав что-то сейчас, вы в будущем также будете выплачивать по процентам, которые будут тормозить вас.
Человек способен сделать больше, если будет придерживаться устойчивого темпа. Наш мозг нуждается в регулярном отдыхе, и короткие передышки ему на пользу. Кроме того, не стоит забывать и про длинные ежедневные перерывы, когда вы отдыхаете от рабочей обстановки в целом.
В 1933-ем году Хедвиг фон Ресторф осуществила несколько опытов, связанных с памятью. На основании своих экспериментов она сделала вывод, что элемент, выделенный среди остальных, запоминается лучше. Скажем, если вы пойдёте в магазин и заметите среди белых ценников один цветной, то скорее всего именно он вам и запомнится.
Эффект Ресторф говорит о том, что человек способен хранить в памяти то, что выделено в ряде других предметов. Для того чтобы использовать это знание при работе со списком сегодняшних дел, запишите текущую задачу на полоску бумаги. Положите перед собой и выделите её каким-либо цветным маркером. По завершении достаточно вычеркнуть его из списка.
Выделенная задача – это задача, которой вы посвящаете всё своё внимание в данный момент. Получается, что список определяет два состояния человека: полный фокус на одном деле или отсутствие фокуса на чём-либо другом. В этом списке только одно дело, которое требует решения. И ваша задача – в течение 25 минут полностью сосредоточиться именно на этом деле.
Итак, прошло 25 минут – таймер подаёт сигнал. Это значит, что вы справились с одним помидором. Смело ставьте пометку рядом с этим делом, а после этого можно прерваться. Длительность перерыва зависит от вас: в это время вы должны полностью отключиться от своего занятия и вообще любой другой деятельности, связанной с умственным напряжением. Трёх – пяти минут достаточно, чтобы попить воды или подумать о будущем обеде.
Лучше всего, если вы сможете отойти от своего рабочего места. Скажем, размять ноги. Так вы сможете освободить свою голову от мыслей о предыдущей задаче и расслабить плечи и спину.
После перерыва определитесь, хотите ли вы заниматься далее этим делом или возьмётесь за другое. Переключение происходит в двух случаях: когда задача полностью решена, или вы сменили приоритеты.
Вычёркиваем лишнее
Необходимость выбирать между имеющимися вариантами может вызвать чувство тревоги и помешать сосредоточиться. Имея слишком большое количество альтернатив, человек вынужден принимать много решений. Получается, что на действительно важные вещи остаётся совершенно немного времени. Выбор порождает беспокойство, а оценка альтернатив забирает бесценный ресурс и мешает сконцентрироваться.
Однако каждый из нас хочет посвящать время только наиболее важным вещам. Когда вокруг всё меняется, мы также должны пересматривать приоритетность задач. Тем не менее, важно ограничить моменты, когда человек вынужден расставлять или пересматривать приоритеты. Вместе с тем такие моменты должны быть достаточно частыми, чтобы можно было адекватно реагировать на смену обстановки. Или иными словами, переключаться с одной деятельности на другую.
К примеру, в середине помидора вы вдруг вспомнили, что обещали сходить с другом в кино. Уже бросились набирать номер? Ни в коем случае не прерывайте процесс, предписанный методом помидора. Если вы хотите сократить до минимума помехи, прежде всего, нужно осознать эти факты. Сколько раз в день вы прерываетесь на различные отвлечения? С чем они связаны? Вы должны увидеть их.
Вместо того чтобы звонить другу, запишите на листке «позвонить другу». В середине листа прямо под запланированными делами можно расположить прочие срочные и внеплановые задачи. К примеру, если вы уже практически опаздываете на сеанс, звонок становится более срочным делом. После этого на полях списка дел на день справа от текущего дела поставьте маленькую черту. Она позволит сосчитать внутренние помехи, которые прерывают вас в течение дня. Не забывайте анализировать результат: это число не просто дань лихорадочному чувству, что вы что-то забыли, а информация о том, сколько помех в работе вы преодолевали сегодня. Важно не упустить момент и ещё решительнее взяться за текущую задачу, чтобы завершить её.
Сталкиваясь с внутренней помехой, вы должны не просто принять её, но и записать, немедленно возвращаясь к прерванной текущей задаче.
Лучшая стратегия работы с помехами заключается в том, чтобы замечать и принимать их, корректируя план или устраняя помеху. Не забывайте, что внутри помидора нельзя переключаться между делами! Основное правило заключается именно в этом: раз уж начали работать с конкретной задачей, работайте до конца. Внутренние убеждения могут подталкивать вас к отвлечению, но шаг в сторону, и вы уже нарушите свою концентрацию. Важно понять, что касса кинотеатра или друг ответит на звонок в любом случае, позвоните вы сейчас или через пару часов.
Подумали о каком-то деле? Запишите его. Так вы не забудете о нём, но в то же время освободите свой мозг. Тем более что вы можете либо внести это дело в сегодняшний план, либо назначить на другой день. Другими словами, то, что внезапно вам захотелось сделать, теперь есть в плане и является его частью.
Однако существуют помехи, которые невозможно преодолеть. К примеру, банальный поход в туалет. Если вы чувствуете необходимость выйти, не стоит пытаться завершить свой помидор, даже если осталось 10 минут. Можно ли вернуться и продолжить начатую задачу? Нет, поскольку метод помидора предполагает неделимость. Если вы оставили своё дело даже на некоторое время, вы должны обнулить его. Этот «помидорный» отрезок времени не принимается в расчёт, поэтому вы не можете пометить его как завершённый. Вместо этого вам предстоит завести таймер на следующие 25 минут и начать следующий «помидор».
Почему же нельзя сформировать «помидор» из коротких интервалов времени? Дело в том, что так вы нарушите приемлемый для вас ритм и сведёте на нет всю пользу метода, потому что будете чрезмерно подвержены искушению прерваться. В то же время обнулённый помидор не стоит рассматривать как неудачу. Ведь количество завершённых дел не является универсальным мерилом вашего профессионализма, усидчивости или компетентности в делах. Это обычное число полноценных двадцати пяти минут усилий, направленных на совершенствование своего рабочего процесса.
Теперь поговорим о планировании. Если вы будете взвешенно оценивать результаты своего труда, то ваше ежедневное соглашение с собой станет более реалистичным. В результате усилится ваша мотивация. Записывая количество завершённых помидоров, вы сможете получить правильное представление о своей скорости работы.
Выбирая в начале дня самые важные дела из списка, вы должны иметь в виду свою скорость. Список оценок не должен превышать выбранные дела. Записывая выбранные дела, используйте простую схему: добавляйте рядом с каждым из них столько квадратиков, сколько помидоров требуется по вашему мнению.
Соответственно, после каждого звонка таймера, сигнализирующего, что помидор кончился и настало время перерыва, ставьте крестик в квадратик с текущим делом. Это поможет вам понимать, сколько времени потрачено на данное дело и насколько правильно вы оценили свои возможности. В этом случае могут быть три варианта развития событий:
Первый. Пустые квадратики кончатся раньше, чем вы завершите дело. Это говорит о том, что вы недооценили масштаб задачи.
Второй. Вы завершаете дело быстрее, чем зачеркнули последний квадрат.
Третий. Вы уложились в план.